Desafio de negócios
A KAZANCI HOLDING desejava desenvolver uma solução para elaboração do orçamento e relatórios financeiros integrada em todo grupo, para substituir os seus processos manuais e desarticulados.
Transformação
Juntamente com o Planist, a empresa estabeleceu uma plataforma centralizada de planejamento, orçamento e consolidação suportada pelo software IBM Planning Analytics.
Resultados
Menos de 5 dias
para consolidar as finanças do grupo, 10 dias mais rápido do que o método anteriorImpulsiona a precisão
de relatórios com formatos de dados padronizados e um portal de gerenciamento centralPromove a integridade e a reconciliação
de planos e orçamentos com base em indicadores e modelos de planejamento integradoCaso do desafio de negócios
Quanto maior o volume de negócios, maiores serão os desafios associados
Desde quando existem os negócios, também existe a escrituração. O conhecimento da localização e o valor real dos ativos existentes, bem como ter uma compreensão precisa dos fluxos de caixa passados, atuais e esperados, é fundamental para tomar sólidas decisões corporativas. E quando esses detalhes permanecem obscuros, ou ainda piores, são imprecisos, as empresas, particularmente as grandes como a KAZANCI HOLDING, enfrentam desafios substanciais.
“Nosso grupo é muito grande e diversificado,” explica MustafaÖzen, Budget and Reporting Director na KAZANCI HOLDING. “Como um grupo global de energia, estamos presentes em oito setores de mercado diferentes e temos operações em 21 países, 4 continentes e com mais de 8.000 funcionários. Temos exportações para 173 países no mundo todo.”
De fato, a KAZANCI HOLDING precisou de aproximadamente duas semanas para consolidar as finanças entre as suas diversas geografias e organizações, significando que qualquer visualização sobre as operações em todo do grupo foi sempre um pouco desatualizada. Como uma complicação agregada, em que cada uma dessas empresas estava usando plataformas financeiras independentes, significando que os dados, uma vez coletados, ainda precisavam ser transformados antes que pudessem ser usados.
Özen lembra: "Anteriormente, como usávamos plataformas diferentes e independentes para cada empresa do grupo, não conseguíamos estabelecer padrões comuns de orçamento e planejamento, o que tornava todo o processo complicado. Passamos muito tempo coletando, transformando e consolidando dados, só para criar um orçamento, levávamos cerca de dois meses de ponta a ponta."
Todos esses processos manuais também deixavam a KAZANCI HOLDING mais vulnerável a possíveis erros de orçamento, o que incentivou a empresa a começar a buscar uma estratégia mais padronizada e automatizada.
“ Antes desta solução, consolidar e finalizar nossas demonstrações financeiras do grupo levava cerca de duas semanas. Mas agora, conseguimos concluir em cinco dias. ”
— Mustafa Özen, Budget and Reporting Director, KAZANCI HOLDING
Casos de transformação
Integração. Automação. Consolidação.
Para ajudar a desenvolver essa nova framework de orçamento, planejamento e consolidação financeira, a KAZANCI HOLDING engajou-se com a Parceira de Negócios IBM Planist e o software IBM Planning Analytics.
“Avaliamos muitas empresas diferentes,” explica Özen. “E no final das contas, adotar uma solução flexível foi um fator fundamental para nossa escolha. Já que trabalhamos entre o setores de mercado, entre empresas e continentes, precisávamos de algo que não fosse padrão. Precisava ser algo mais robusto. E com base na prova de estudo do conceito que conduzimos com produtos IBM e Planist, estávamos confiantes de que íamos obter a flexibilidade que exigimos.”
A equipe Planist implementou uma solução unificada que, automaticamente, extrai registros financeiros e operacionais relevantes dos diversos sistemas em todo o grupo e consolida essas informações em um modelo de cubo comum, robusto e flexível, que é acessado por meio de uma solução centralizada com segurança de dados integrada.
“Eles podem executar um nível muito abrangente de planejamento que eles não poderiam executar antes,” observa Mücahit Erdal, Managing Consultant e Director of Planist. “Por exemplo, em um processo de planejamento específico, em vez de planejar apenas a receita, o sistema agora permite que eles planejem quantidades, preços, níveis de estoque, prazos de pagamento e outros parâmetros de decisão para conduzir o espectro completo dos resultados financeiros que estão vinculados a esse processo de planejamento.
Ele continua, acrescentando: “A nova solução também possui módulos de planejamento completo, incluindo mas não limitado a vendas e planejamento de receita, planejamento de produção e operações, planejamento da OpEx e CapEx, financiamento e planejamento tributário. O sistema calcula os resultados e automaticamente produz demonstrações financeiras também, concedendo a eles acesso ao painel centralizado à demonstração de rendimentos, balanços patrimoniais, fluxos de caixa direto e quaisquer outras demonstrações financeiras. E se houver algo mais que eles precisam, eles podem facilmente desenvolver em uma análise ad-hoc.”
O mecanismo desta plataforma de planejamento e análise de dados conta com software Planning Analytics, bem como a solução de consolidação financeira do grupo Planist. Enquanto isso o IBMCognos® Analytics supervisiona a integração do Active Directory, bem como a autenticação e gerenciamento de acesso. Os dados financeiros e de operação reais utilizados pela solução são extraídos dos sistemas de origem integrada do cliente, incluindo sua instância SAP ERP, sistema de informações geográficas (GIS) e sistema de gerenciamento de informações de assinantes.
“ Agora tudo é capturado em logs de transações, por isso sabemos quem fez a mudança. A que horas. Qual era o valor anterior. O que o novo valor é. É tudo rastreável. ”
— Gökhan Demiray, Budgeting, Planning and Reporting Applications Executive, KAZANCI HOLDING
Casos de resultados
Uma riqueza de valor
Depois de padronizar seus dados para uma plataforma comum, a KAZANCI HOLDING acelerou seus processos de planejamento financeiro e de elaboração de relatórios de maneira significativa.
“Antes dessa solução,” explica Özen , "consolidar e finalizar nossas demonstrações financeiras do grupo levava cerca de duas semanas. Mas agora, conseguimos concluir em cinco dias. Nossa elaboração de relatórios também está muito mais rápida. Para obtermos um relatório sobre as despesas operacionais no passado, precisávamos de três dias. Agora, isso agora leva cerca de meio dia.”
Com essa aceleração de processos, a KAZANCI HOLDING tornou as suas informações financeiras mais facilmente acessíveis. Ao invés de procurar por meio de pastas e planilhas compartilhadas, os usuários agora acessam os registros financeiros completos do grupo a partir de modelos de planejamento estruturado comum e cubo de relatórios com recursos avançados de análise de dados e relatórios que podem ajudar a tornar a vida mais fácil, tanto para os funcionários de finanças como para os de outros departamentos.
“Nós apenas clicamos um botão no portal, e vemos o relatório correto,” acrescenta Eray Ersöz, Financial Systems Development Managerna KAZANCI HOLDING. "E podemos facilmente comparar o desempenho em relação aos registros históricos e orçamentados ou entre as diferentes empresas do grupo, apenas mudando de campos.”
Ao mesmo tempo, os processos de relatórios padronizados reduziram a interação manual com as finanças da empresa, liberando o tempo para análise de dados e promovendo a elaboração de relatórios e registros mais precisos.
“Também foi melhorado o arquivamento financeiro e a recuperação", observa Gökhan Demiray, Budgeting, Planning and Reporting Applications Executive para a KAZANCI HOLDING. “Anteriormente, não fomos sequer capazes de fazer backup adequadamente e manter o orçamento e elaborar relatórios sobre os dados. Mas, com a nova solução, é feito backup dos dados duas vezes todos os dias, sete dias por semana, e isso agregou rastreabilidade para quando os dados são modificados. Agora tudo é capturado em logs de transações, por isso sabemos quem fez a mudança. A que horas. Qual era o valor anterior. O que o novo valor é. É tudo rastreável.”
“Além disso,” ele continua, “a partir de uma perspectiva de TI, temos dados totalmente integrados e reais, que vêm de nossos sistemas operacionais como os sistemas ERP, GIS e CRM, para esta nova solução de gerenciamento de desempenho financeiro completo.”
Em última análise, o acesso facilitado aos dados financeiros e a elaboração simplificada de relatórios tornou mais fácil para a KAZANCI HOLDING conduzir escolhas financeiras sólidas ao longo de suas diversas organizações e geografias. “Fomos capazes de expandir a pegada do nosso processo de orçamento para um corpo maior dentro do grupo,” observa Özen. “Isso nos ajudou a estabelecer uma cultura orçamentária desde o topo do grupo até os níveis mais baixos de gerenciamento em nossas várias empresas.”
Ele conclui, acrescentando: “Estamos satisfeitos com as mudanças que a equipe Planist nos ajudou a desenvolver. Mesmo com uma equipe pequena, eles tiveram um enorme impacto sobre nós. E é importante também reconhecer o esforço excepcional e a colaboração que as nossas equipes de relatórios orçamentários na KAZANCI HOLDING têm mostrado ao participar deste projeto tão importante.”
“ Basta clicar em um botão no portal e veremos o relatório correto. E podemos facilmente comparar o desempenho em relação a registros históricos e orçamentados ou entre as diferentes empresas do grupo apenas modificando campos. ”
— Eray Ersöz, Financial Systems Development Manager, KAZANCI HOLDING
KAZANCI HOLDING
Com uma história que remonta à década de 1950, KAZANCI HOLDING (link externo à ibm.com) é mais amplamente reconhecida através de sua marca Aksa. A Holding e suas diversas empresas especializam-se na distribuição e venda de gás natural, geração, distribuição e venda de eletricidade, fabricação de geradores, agricultura e turismo. A organização mantém sua sede em Istambul, na Turquia, com operações adicionais espalhas por quatro continentes e 21 países. Atualmente, a KAZANCI HOLDING emprega mais de 8.000 funcionários.
Sobre o Planist Bilisim Hizmetleri ve Danismanlik Tic. Ltd. Sti.
Planist (link externo à ibm.com), ou juridicamente estabelecido como Planist Bilisim Hizmetleri ve Danismanlik Tic. Ltd. Sti. é um provedor de serviços de consultoria e implementação para soluções de gerenciamento de desempenho financeiro e operacional. Com sede em Istambul, na Turquia, a empresa atende clientes de todo o mundo, e como um Parceiro de Negócios IBM, o Planist é especialista em soluções e serviços com base no software IBM Planning Analytics.
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