Desafio de negócios
A Goodpack IBC(Singapura) Pte Ltd. queria garantir que o provedor de soluções de cadeia de suprimentos em crescimento tivesse um sistema em vigor para abordar os requisitos dos seus relatórios de gerenciamento, orçamento e previsão.
Transformação
A Goodpack escolheu o Planning Analytics desenvolvido com a tecnologia TM1 para os seus recursos write-back e o potente add-in Excel, que a empresa usa para gerar os relatórios padrão.
Resultados
Produziu resultados financeiros de gerenciamento
em 5 diasEconomizou 24 horas de trabalho da equipe
por mêsReduziu a coleta de orçamentos em 108 horas por trimestre
ajudando a transformar várias versões do orçamento mais rapidamenteCaso do desafio de negócios
Relatório de gerenciamento manual
Com base em Singapura, a Goodpack disponibiliza soluções eficientes e integradas de cadeia de suprimentos através de uma rede de depósitos globais estrategicamente localizados e frotas de contêineres retornáveis inteligentes e patenteados, conhecidos como contêineres graneleiros intermediários (IBCs). O IBC é utilizado em várias indústrias, tais como borracha, alimentos, componentes, produtos químicos e bens de consumo.
Em julho de 2018, um novo CFO, Alexander Tan, veio a bordo. Ele percebeu que, embora a Goodpack pudesse produzir relatórios financeiros jurídicos usando sua solução SAP Business Planning and Consolidation (BPC) existente, o sistema não era adequado para os relatórios financeiros de gerenciamento. Para agravar o problema, a empresa estava com dificuldades para preparar seu orçamento fiscal do ano seguinte.
Observando a diferença crítica entre o relatório financeiro jurídico e de gerenciamento, Marcus Dietrich, Principal Consultant no Parceiro de Negócios IBM PMsquare, diz: “Você administra seus negócios com base nos objetivos e relatórios de gerenciamento.”
A Goodpack foi desafiada a transformar seus relatórios jurídicos em relatórios de gerenciamento. "Nós estávamos fazendo isso no Excel. Isto era apenas muito demorado e propenso a erros", diz Tan.
A Goodpack precisava abordar o relatório de gerenciamento da equipe de finanças e os requisitos de preparação do orçamento, o que indicou a necessidade da empresa em automatizar e, ao mesmo tempo, permitir a flexibilidade para as receitas internas e os ajustes de custos.
“ Tínhamos dificuldades para obter dados em tempo hábil e não tínhamos um sistema de relatórios de gerenciamento financeiro. A preparação do orçamento financeiro para o ano seguinte foi um desafio. ”
— Alexander Tan, Chief Financial Officer, Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.
Casos de transformação
Relatórios e previsões contidas em conjunto
Com a preparação do orçamento financeiro do ano seguinte iminentemente grande e em dificuldades para transferir relatórios jurídicos para relatórios financeiros de gerenciamento, a Goodpack precisava rapidamente de uma solução.
Em setembro de 2018, Tan começou a examinar as soluções de gerenciamento de desempenho. Depois de considerar muitas soluções competitivas, incluindo a tecnologia Anaplan, o CFO escolheu o Planning Analytics desenvolvido com a tecnologia TM1 software. Tan já estava familiarizado e satisfeito com as capacidades da solução de planejamento integrado de AI desde sua função anterior. Ele selecionou o software Planning Analytics porque "abordou as nossas necessidades de relatórios financeiros de gerenciamento, bem como os requisitos orçamentários e de previsão, em uma só solução."
Tan escolheu a opção em cloud pois o ajudou a implementar a solução mais rápido do que uma opção no local. A cloud também permitiu que a equipe de TI da Goodpack evitasse assumir responsabilidades adicionais da infraestrutura de aplicativos.
Depois de selecionar o software Planning Analytics, a Goodpack se tornou um Parceiro de Negócios IBM PMsquare para ajudar a desenvolver seu modelo de relatório de gerenciamento financeiro.
"Foi uma grande correria, mas foi muito bem-sucedida", lembra Dietrich. "Iniciamos no final de dezembro de 2018, e até meados de fevereiro de 2019 já tínhamos todo o orçamento financeiro funcionando e preparado no IBM Planning Analytics. A Goodpack iniciou seu processo orçamentário com a solução IBM no início de março. "O PMsquare vem executando este tipo de implementação rápida do software Planning Analytics por quase uma década, com uma metodologia de implementação testada e comprovada.
Dietrich observa que a Goodpack adotou a solução muito rapidamente porque o software é bem direto e intuitivo de usar." Essencialmente, nós apenas mostramos a eles como fazer o login e depois é como navegar na internet. É assim que é fácil", diz ele.
Ele ressalta que, ao automatizar uma parte significativa do relatório de gerenciamento, a Goodpack obtém resultados mais rápidos e de maneira mais confiável do que com sua solução anterior. "Levou menos tempo para a sede da Goodpack obter os números e proporcionar uma comunicação mais rápida e mais fácil com escritórios em outros países sobre resultados de gerenciamento", diz Dietrich.
Ele também acrescenta os processos de gerenciamento de desempenho padrão da tecnologia para criação de relatórios, planejamento, orçamento e previsão ajudam a simplificar as operações existentes, tornando-as rápidas e confiáveis.
Com a ajuda do PMsquare, a Goodpack usa o software Planning Analytics para criação de relatórios detalhados de receitas, planejamento e previsão no nível do cliente e para as faixas de negócios. O Parceiro de Negócios IBM também ajuda a empresa a criar as declarações e extratos de lucros e perdas consolidados (P&L), jurídicos e de gerenciamento para que todas as informações possam ser visualizadas facilmente dentro de uma só solução.
Como a Goodpack opera globalmente fora de Singapura, as taxas de câmbio representam uma consideração crítica para a empresa. Por esta razão, a Goodpack usa a tecnologia Planning Analytics para modelagem de taxa de câmbio e para simular impacto da taxa de câmbio nas análises de dados.
Com o advento da pandemia de COVID-19 e seu impacto nas condições de negócios, é ainda mais crítico ter sistemas flexíveis em vigor que possam reagir rapidamente. "Você precisa de insights diferentes", diz Dietrich." As repercussões globais do COVID-19 e de outros fatores externos acionaram as coisas em suas mentes para os negócios da Goodpack. O software Planning Analytics, com sua modelagem de cenário, possibilitou a eles se ajustarem e responderem rapidamente".
“ Escolhemos o IBM Planning Analytics pois ele atendeu as nossas necessidades de relatórios de gerenciamento, orçamento e previsão. A interface do usuário no Planning Analytics Workspace foi um bônus, é tão fácil e intuitiva que foi necessário pouco treinamento. ”
— Hock Sheng Tan, Head of Financial Planning & Analysis, Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.
Casos de resultados
Distribuindo relatórios financeiros rapidamente
Dentro de aproximadamente seis semanas, o PMsquare substituiu o sistema de planejamento financeiro manual da empresa pelo software Planning Analytics, ajudando a empresa a transformar seus relatórios jurídicos em relatórios de gerenciamento.
A tecnologia Planning Analytics automatiza resultados de gerenciamento do grupo e permite que a Goodpack produza e distribua os resultados até o quinto dia útil do mês.
A empresa reduziu em 24 horas por mês o tempo necessário para extrair dados e fazer ajustes manuais para relatórios gerenciais. Além disso, aumentou a sua eficiência na ordenação de previsão e orçamento, economizando 108 horas por trimestre. Como resultado, o pessoal pode produzir diversas versões do orçamento e distribuí-las globalmente mais rápido do que antes. Com a tecnologia Planning Analytics, a Goodpack também pode criar previsões trimestrais com o mesmo nível de detalhes de seus orçamentos.
O software Planning Analytics reduz significativamente o tempo necessário para preparar relatórios de gerenciamento mensais, de dias para apenas algumas horas, pois são, em sua maioria, automatizados e requerem pouca intervenção manual. "Antes, o processo os consolidavam no SAP BPC e depois os exportavam e os transformavam para o Microsoft Excel", explica Dietrich." Isso levava muito tempo. Reduzimos significamente o tempo total para concluir o processo. A Goodpack agora pode compartilhar relatórios mensais no mesmo dia em que a consolidação do grupo estiver concluída."
Tan continua: "O potente cliente Planning Analytics for Excel nos possibilita desenvolver relatórios flexíveis do Excel preenchidos com os números do IBM Planning Analytics. Com a ajuda do nosso Shared Services Center, distribuímos as informações aos países usando decks no padrão PowerPoint. Isso elimina as inconsistências que encontrávamos muito antes. Não há mais tempo desperdiçado em questionar a correção dos números!"
A Goodpack obteve maiores insights sobre seus clientes. Agora é possível comparar facilmente os resultados reais vs. orçamento, examinar as faixas de negócios e volume, faturamento e provisões dos clientes.
Embora tenha demorado apenas seis semanas para implementar a solução, o departamento de Finanças da Goodpack sentiu o impacto quase imediatamente. "Eles rapidamente perceberam o valor da solução e sua capacidade", diz Dietrich. "Nós assumimos o risco de implementar a nova solução de planejamento apenas seis semanas antes do início do novo processo de planejamento. Eles perceberam os resultados positivos dentro de duas ou três semanas."
Outro benefício da solução é que os usuários agora podem aproveitar a conveniência da autoajuda para suas consultas, o que economiza quatro horas de trabalho por mês para a equipe de planejamento financeiro. Este tempo economizado, juntamente com os ganhos de tempo obtidos na extração de dados, ordenação, precisão e segurança, traduzem-se para um aumento notável na qualidade dos relatórios e das análises.
Jason Rankin, CFO do Grupo PMsquare e General Manager da ASEAN, diz: "Como consultor de análise de confiança da Goodpack, colaboramos para desenvolver e entregar inovações impulsionadas por dados e ajudamos a descobrir insights valiosos para aumentar a vantagem competitiva e obter o máximo sucesso comercial. A Goodpack, agora impulsionada pelos dados do IBM Planning Analytics, está em uma posição perfeita para conhecer e mensurar os seus negócios em toda a região, enquanto realiza a modelagem de cenários em relação aos fatores de disrupção de negócios globais e locais. Isto a possibilita ajustar e responder rapidamente para garantir a continuidade dos negócios."
“ Percebemos os resultados quase imediatamente. Após o fechamento de livros jurídicos, podemos produzir resultados financeiros de gerenciamento com facilidade. Ser capaz de criar previsões trimestrais ao lado de orçamentos monetários comparáveis era algo que não poderíamos fazer antes. ”
— Hock Sheng Tan, Head of Financial Planning & Analysis, Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.
Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.
Com sede em Singapura, a Goodpack (link externo à ibm.com) é um provedor global de logística que atende setores de mercado que exigem soluções seguras, protetivas, com boa relação custo-benefício e de cadeia de suprimentos. Por mais de quatro décadas, a empresa expandiu-se globalmente, entregando solução de cadeia de suprimentos integrada aos clientes em alguns dos setores de mercado mais exigentes, incluindoborracha, alimentos, componentes, produtos químicos e bens de consumo.A empresa foi fundada em 1980.
Sobre o PMsquare
Fundado na Austrália em 2008, o Parceiro de Negócios IBM PMsquare (link externo à ibm.com) tem mais de uma década de experiência como consultoria líder em análise de dados, combinando alcance internacional com experiência em toda a Ásia. O PMsquare orienta seus clientes para que se tornem orientados por dados e agiliza o acesso a insights valiosos, empregando soluções inovadoras que maximizam os resultados comerciais. A empresa iniciou suas operações em Cingapura em 2012 e abriu escritórios nas Filipinas, Tailândia e Sri Lanka nos anos seguintes. Atualmente, o PMsquare é o único Parceiro de Negócios Platinum da IBM na região da Ásia.
Dê o próximo passo
Para saber mais sobre a solução da IBM apresentada neste caso, entre em contato com o representante IBM ou com o IBM Business Partner.