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Estudos de caso

Digital Office Company

De minutos a segundos: transformando o gerenciamento de documentos com IA
Digital Office Company e IBM
renderização digital do watsonx.ai para leadspace
Superando desafios de gerenciamento manual de documentos

A Digital Office Company (DOC), fornecedora de soluções e serviços de gerenciamento de informações com sede na Finlândia, ajuda as empresas a encontrar e gerenciar grandes volumes de documentos com rapidez e escala, permitindo que elas identifiquem, classifiquem e extraiam insights dos documentos.

Na maioria das vezes, os sistemas automatizados de classificação de documentos fornecem insights superficiais sobre a natureza dos documentos por meio de tags genéricas ou enriquecimentos de metadados. Essa classificação superficial não leva totalmente em conta o conteúdo do próprio documento, o que significa que o verdadeiro valor dos dados não pode ser aproveitado, a menos que cada documento seja avaliado manualmente.

O resultado final é que tal processo de avaliação manual para identificar tipos de documentos, detectar documentos extraviados e extrair detalhes cruciais é muito trabalhoso e demorado. Além disso, a falta de tratamento adequado dos metadados traz possíveis preocupações relacionadas ao RGPD e prejudica a qualidade dos dados para as tarefas posteriores. Se não forem resolvidos, esses desafios podem ameaçar a vantagem competitiva e a eficiência dos clientes da DOC devido a esses problemas de qualidade dos dados e de conformidade regulatória.

2,4 segundos Tempo para classificar um documento reduzido de alguns minutos para 2,4 segundos
Utilizando o melhor dos dois mundos

Para enfrentar esses obstáculos, a DOC colaborou com o IBM Ecosystem Engineering Build Lab, IBM Client Engineering e IBM Technology Expert Labs para desenvolver um piloto que aproveitasse uma combinação de aprendizado de máquina tradicional e IA generativa (grandes modelos de linguagem ou LLMs) com o IBM® watsonx.ai e IBM® Watson Discovery.

Por meio de um piloto de cocriação de seis semanas, a DOC desenvolveu uma solução de pipeline de dados baseada na plataforma IBM Watson Discovery que utiliza modelos de aprendizado de máquina personalizados juntamente com o Mixtral-8x7B LLM da Mistral AI para classificar documentos com rótulos personalizados e tags de metadados. O foco do piloto foi definido no setor imobiliário devido à variedade de tipos de dados e requisitos regulatórios enfrentados pelos clientes da DOC nesse domínio. Esse foco no setor levou à criação de um recurso adicional que ampliou o escopo da solução, usando LLMs para extrair insights ricos, como decisões do conselho com base em documentos de atas de reuniões.

Melhoria na classificação de documentos, insights e economia de custos

O piloto demonstrou ser muito bem-sucedido em termos de aumento na velocidade e qualidade da classificação de documentos e insights de grandes volumes de documentos. Além disso, os resultados do piloto fornecem uma indicação clara dos benefícios de uma abordagem combinada de aprendizado de máquina tradicional e IA generativa, na qual as deficiências de cada abordagem são cobertas pelos pontos fortes da outra. O que antes levava alguns minutos para uma pessoa examinar manualmente um documento e classificá-lo, agora pode levar apenas dois segundos por documento, por meio de um processo automatizado que exige uma avaliação humana somente em documentos que são sinalizados como discrepantes pelo sistema.

De olho no futuro, a DOC pretende expandir esse piloto, desenvolvendo ainda mais a sua solução para ampliá-la para outros setores e segmentos de clientes.

Logotipo da DOC
Sobre a Digital Office Company

A Digital Office Company (DOC) (link externo ao site ibm.com) é uma empresa finlandesa fundada em 1996 que oferece soluções modernas de gerenciamento de informações para organizações de diferentes portes. Os escritórios ficam em Espoo, Hämeenlinna, Lahti e Lappeenranta, na Finlândia.

Componente da solução IBM watsonx.ai™ IBM Watson Discovery
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