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Cómo desencadenar la innovación con la colaboración

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Innovar dentro de una compañía responde a factores tecnológicos, pero también a la colaboración entre los equipos de trabajo y su alineación hacia los mismos objetivos; los empleados sin compromiso son uno de los obstáculos más desafiantes, ya que da como resultado miles de millones de dólares perdidos por año y altos niveles de desgaste.

Para que una empresa funcione sin problemas es necesario que todos los empleados estén comprometidos y trabajen en conjunto de manera eficiente. Este precedente para la colaboración está dirigido a todos los niveles de la organización y llega hasta los más altos niveles de equipos e individuos, reflejándose en una mejor experiencia del cliente.

El ingrediente más importante para que los empleados se sientan satisfechos y comprometidos con lo que hacen es avanzar con el trabajo importante. Suena sencillo, sin embargo, los empleados se ven cada vez más bombardeados con aplicaciones nuevas, información nueva y también modos de comunicación novedosos, tanto dentro de su día laboral como en su vida personal. Lograr inspirar a los equipos para que progresen de manera significativa puede ser un desafío complejo.

Según diversos estudios, al empleado promedio se le interrumpe cada 11 minutos y luego son necesarios 25 minutos extra para que éste retome la tarea que estaba haciendo. De acuerdo con Basex, las interrupciones que sufren los empleados en las oficinas generan un costo de $588,000 millones de dólares anualmente a las compañías.

Junto con estas nuevas aplicaciones surgen consideraciones comerciales que hay que tener en cuenta: los costos por los diferentes servicios en la nube, la incapacidad de controlar una infraestructura que incluye una amplia variedad de aplicaciones de colaboración no autorizadas y de las que los departamentos de TI no tienen conocimiento (“Shadow IT”, que podría traducirse como “TI en las sombras”) y posibles vulnerabilidades de la seguridad, lo cual pone en jaque datos y propiedad intelectual. ¿Sería posible que sumar muchas aplicaciones al lugar de trabajo complique la colaboración en lugar de facilitarla como era la intención?

La colaboración no debe ser un laberinto compuesto por diferentes aplicaciones, todas con inicios de sesión independientes y mil contraseñas que memorizar. Por el contrario, debe ser una experiencia en un único lugar y con la mayor parte de la colaboración integrada. Siempre habrá alguna excepción, pero la mayoría de la colaboración debe realizarse en una plataforma conocida por todos, que usan todos y en la que confían, y que posee características de seguridad diseñadas específicamente para los ambientes comerciales. Debe ser flexible para las organizaciones que pueden tener oficinas distribuidas en distintas regiones geográficas, además de ser prolongable, de manera que se pueda conectar todo lo que la organización necesita para innovar, crecer y evolucionar.

Es fundamental establecer una relación de confianza y transparencia, y proporcionar a los empleados un conjunto de herramientas unificadas. Mediante esta utopía colaborativa, los empleados pueden realizar todas las tareas centrales a sus empleos, ahorrando tiempo ya que no deben cambiar entre distintas soluciones. Aquí es donde los empleados deben relacionarse, delegar, practicar la gestión de tiempos y proyectos. Pueden publicar en comunidades y foros, compartir blogs, crear actividades y marcar las tareas significativas completadas. Pueden crear contenido, almacenarlo y compartirlo fácilmente en la nube. Pueden enviar correos electrónicos con funcionalidades de asistencia personal, chatear y participar en reuniones en línea de audio/video, como si estuvieran en una reunión en persona. Necesitan una solución que les ofrezca toda la capacidad que los equipos necesitan para comunicarse, colaborar y hacer el trabajo.

Una solución unificada conlleva muchos beneficios, como eficiencias financieras y de productividad, y en muchos casos, una mayor retención del talento. Hemos visto los beneficios que aportan las herramientas unificadas de colaboración y las soluciones seguras que se han creado para los entornos de negocios: la analítica avanzada puede aumentar la productividad con búsquedas rápidas y precisas; la inteligencia cognitiva permite acceso instantáneo a conocimientos y asistencia personal.

Estos sistemas tienen la capacidad de aprender de sus comportamientos, adaptarse a sus necesidades y crear así eficiencias nuevas que los sistemas tradicionales no podían crear anteriormente. Además, la estabilidad en una plataforma de nube confiable y el diseño personalizado de las soluciones es clave para el crecimiento futuro, de manera que todos los beneficios pueden aprovecharse y maximizarse tanto para las necesidades del negocio como de las personas.

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Collaboration Solutions Leader, IBM México

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