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IBM觀點:企業因應新冠肺炎之應對措施

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作者:

游復興  副合夥人

賴禹心  顧問

IBM 全球企業諮詢服務事業群/企業策略暨數位轉型

 

產業受創程度不一,考驗營運能力

新冠肺炎蔓延全球,針對疫情發展對於台灣各產業的正負影響狀況有別,其中觀光旅遊業受負面衝擊最為明顯;傳統產業布局於中國的產能不高,供給面受影響程度有限;製造業亦因主要工廠不在中國,影響不大;生技醫療產業方面,醫材供不應求,免疫力強化等相關保健食品有潛在商機。但無論影響程度如何,企業都應就此機會省思營運持續計畫(Business Continuity Planning, BCP)的重要性。根據iTHome 武漢肺炎IT大作戰調查,七成受訪企業的營運持續計畫沒有考量傳染病對策,六成受訪企業雖具備遠距辦公能力,但僅四成受訪企業能即時追蹤供應商風險。因應疫情風險,遠距會議、視訊軟體及即時通訊需求興起,有8成受訪企業完成關鍵系統和資料備份。

 

四大面向強化企業韌性及應變疫情

面臨前所未有的衝擊且高度不確定的情況下, IBM認為企業要思考的是如何保持「韌性」,亦即面對突發緊急事件,仍然能夠維持企業運作如常的能力 (Business Contingency)。即使未來疫情即將緩解,仍應趁此機會建立具備「韌性」的各種能力,如此,除了可以確保企業的持續運作,更能永續發展。何況,類似這種疾病攻擊、突發狀況造成社會衝擊及商業停擺的情況,將可能時常發生,此次因疫情而調整或創造出的工作模式,勢必將成為「新常態」(New Normal)

 

綜合組織韌性的基本要素及特質,我們認為應聚焦於員工、顧客與夥伴、組織內財務營運及社群關係四個構面,採取積極的行動,以建立韌性,應變疫情危機。

 

 

員工–保護核心資產

企業在員工方面應思考,是否能透過虛擬辦公、工作調換或其他方式來極大化員工價值;此外,企業在危機中是否有持續採用的團隊工作模式、系統及工作流程。以下提供幫助企業於員工方面確保行動到位的盤點表:

  • 一個跨部門的決策團隊,能夠對疫情或危機可能帶來的所有衝擊、工作場域及遠距辦公的調整,以及從健康關懷到財務問題等全方面議題,進行掌握與判斷
  • 一個多頻道的溝通平台,用於進行協作,包括影片、文件的分享及即時會議
  • 一個規律的全面性評估會議,議題包括業務永續、電子郵件與網頁 (員工與外部利益相關者必須區分開)、新資料與政策改變等
  • 一個應變系統,包括緊急溝通事宜、從訊息發送到電話通知
  • 一個回饋系統,涵蓋了員工的意見收集到企業永續的有效性評估、可能遺漏議題的發現及未來應變計畫的調整

 

顧客與夥伴–建立信任

企業在顧客與夥伴方面應思考,是否重新評估能夠在短期收益與長期商機間取得平衡,並自問是否持續改善顧客體驗,同時對於數位資源投入更多關注。以下提供幫助企業於顧客與夥伴方面確保行動到位的盤點表:

  • 提供關於企業的營業據點及產品,與應變相關的清楚資訊,以及商業活動的各種改變 (例如位置、營業時間、交貨方式等)
  • 一個明確的溝通策略與清楚的評估方式,包括 CEO 的對外發言、其他高階主管與關鍵利益關係人的一對一溝通
  • 一個專案小組,用於確保所有與產品及服務相關的活動,都被妥善溝通、即時回饋,且能持續改善
  • 一個多頻道的運作機制,用於掌握尚未被解決的問題,包括持續的社群平台監測及恰當的回應機制

 

財務與營運–掌控不確定性

企業在財務與營運方面應思考,是否能強化財務流程以管理現金、信用狀況與風險,並與策略夥伴密切合作以驅動數位化、彈性與效率優化。以下提供幫助企業於財務與營運方面確保行動到位的盤點表:

  • 一個危機管理的中央監控塔台,集合了所有重要高階主管,以確保所有單點的、全體組織的訊息傳遞
  • 強化數位化平台,透過可靠的訂單管理與多點生產方法極大產值,同時部署可以跨區的規劃方式,進而確保更好的供需調配
  • 一個即時反應庫存、供應鏈與上下游生態系的系統,並且需要配備早期預警的機制
  • 一個及時的員工輪職系統,並運用彈性的人力調配以避免太多閒置人力,強化數位能力並探索AI及自動化帶來的機會
  • 一個清楚的損益評估,包括一組定義好的底線,以及短程、中程的行動計畫,確保所有曝險面向被完整地考慮到

 

社群–提供利益相關者必要支援

企業在社群方面的主要思考點為,是否為組織及社群做好準備,為恢復社會經濟活動採取所需的行動。以下提供幫助企業於社群方面確保行動到位的盤點表:

  • 一個對外的溝通計畫,確保超前部署並且掌握大眾、媒體、社群、政府單位與同業公司決策者的狀況
  • 只要能夠有助於控制或掌握疫情與危機,針對任何企業之資訊或資源,都能做到誠實且透明的分享
  • 在財務、物資及各種方面提供對減緩新型冠狀肺炎疫情的幫助
  • 對其他陷入困境的企業或組織提供協助,特別是給予實務經驗的指導

 

建立智能供應鏈及透過雲端維持業務連續性,挺過疫情危機

疫情流行之際,企業正面臨許多預期外的議題,如全球物流配送皆受限制,各國採取區域封閉管制以減緩疫情影響,使企業面臨供應鏈挑戰;此外,許多企業緊急採取居家工作 (Work from Home) 模式時,維持業務連續性及確保遠端存取的資訊安全成為重要議題。

 

IBM 於過程中透過瞭解企業所遭遇的難題,規劃出相關方案協助企業強化組織韌性,並承諾客戶會盡可能提供支援。因此,IBM 於疫情階段針對新客戶提供 90 天免費使用系統的服務,以協助客戶渡過疫情艱困時刻。

 

 1.建立智能供應鏈並優化可視度:

當前市場動盪凸顯供應鏈在企業中的重要程度,2003 年 SARS 爆發期間,中國僅佔全球 GDP 2%;而今天面臨新冠肺炎的衝擊,中國在全球 GDP 中所佔的比例已近20%,2020年初中國停產的連鎖反應衝擊企業供應鏈。台灣的硬體製造能力在全球製造業分工生產供應鏈扮演重要角色,因此,優化供應鏈佈局成為目前疫情應變乃至未來發展的重要舉措之一。

 

IBM 提供智能型供應鏈管理工具,幫助企業與供應鏈合作夥伴共同建立一致的危機支持系統,優化供應鏈的透明度,透過 AI 提供即時訊息及建議,以提前解決供應鏈交易問題,以確保按時交貨。串聯供應鏈各廠商,達成以下三種目的:

  • 精準預測需求:對於關鍵產品和地區,針對疫情影響消費者購買意願進行出貨量預測
  • 庫存透明度:即時查看關鍵產品的位置及庫存數量
  • 智能決策:透過 AI 及數據提供決策支援

 

2.借助雲端加速敏捷並維護資訊安全:

從實體辦公室到分散異地的遠距工作,大幅改變企業既有工作流程,因此每個環節的備援都要重新檢視,除了維持業務連續性,更應確保遠端資料的存取安全。

 

客戶透過使用IBM雲端服務啟用高速文件共享,在混合雲環境中快速且安全共享任何類型的文件及數據,維持業務連續性,並使客戶能夠在勞動力中斷的情況下迅速應變,大幅降低損失。透過 IBM 雲端儲存平台替換部分儲存空間,可縮短修復時間達80%。另外,IBM 也提供資安軟體,保護客戶在各種行動設備上(iOS, macOS, Android 及Windows) 數據的安全性。

 

結語

建立企業韌性有賴於洞燭機先的判斷智慧,與超前部署的行動力。而這些能力的建立需構築於組織及人員的彈性調度與敏捷的決策、加上流程的簡化與快速回應情勢,以及內外部資訊工具及雲端平台的快速部署,在在皆考驗著企業領導人的智慧及執行力。

 

參考資料

  1. IBM Institute for Business Value
    《COVID-19 ACTION GUIDE: How to manage amid chaos, ambiguity, and fear》
  2. IBM MD&I 《2020 Taiwan Coronavirus Impact Analysis》
  3. IBM 官網:雲端解決方案

https://www.ibm.com/cloud/covid-19

https://www.ibm.com/services/business-continuity/covid-19

https://www.ibm.com/tw-zh/security/campaign/portal-cloud

4.IBM 官網:供應鏈解決方案

https://www.ibm.com/products/supply-chain-insights

https://www.ibm.com/products/supply-chain-business-network

https://www.ibm.com/supply-chain/covid19

https://www.ibm.com/products/inventory-visibility

https://www.ibm.com/thought-leadership/institute-business-value/report/covid-19-supply-chains#

 

 

IBM Consulting 副合夥人

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