Moderne Verwaltung arbeitet mobil

By | 5 minute read | August 4, 2016

Mit dem neuen eGovernment-Aktionsplan will die EU-Kommission die öffentlichen Verwaltungen modernisieren. Ziel ist es unter anderem, den Datenaustausch mit Bürgern und Wirtschaft zu erweitern und benutzerfreundlicher zu machen. Auch sollen hochwertige öffentliche Dienste mit kurzen Bearbeitungszeiten angeboten und der digitale Binnenmarkt verwirklicht werden. Vor diesem Hintergrund gilt es auch, die Abläufe in den Ämtern zu überdenken. Die mobile Transformation – also auch das Arbeiten mit Smartphones und Tablets – unterstützt diese Vorhaben.

Naheliegend ist, dass Verwaltungsmitarbeiter, die viel auf Reisen sind oder an Besprechungen teilnehmen, von mobilen Prozessen profitieren. Auf einem Tablet haben sie ihr gesamtes Büro im Miniformat zur Hand und können über sichere Verbindungen auf ihre Daten zugreifen. Die Unterstützung führt dabei weit über E-Mail- und Kalenderfunktion hinaus. Beispielsweise können die Mitarbeiter auch online E-Akten lesen und bearbeiten oder auf Fachverfahren und Daten zugreifen, die im sicheren Rechenzentrum gespeichert sind. Der Vorteil des Online-Arbeitens mittels Mobilgerät: Die Mitarbeiter haben immer den aktuellen Sachstand als Arbeitsgrundlage und können ihre Fortschritte daran sofort einarbeiten und anderen wieder verfügbar machen. Latenzen aufgrund von Datenabgleichen gibt es so nicht mehr – die Prozesse beschleunigen sich.

Sicherheit ist Grundvoraussetzung

Szenarien wie dieses sind jedoch nur denkbar, wenn die Vorgänge auf allen Ebenen gesichert sind: Die Verbindungen müssen sicher sein, ebenso wie die Geräte selbst sowie die Programme und Daten auf dem Gerät. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Daten vertraulich und nach den Maximen des Datenschutzes behandelt werden. Sichere Onlineverbindungen machen etwa die Speicherung ganzer Akten auf dem Tablet überflüssig, das Arbeiten wird viel flexibler und sicherer. Sollten dennoch Verwaltungsdaten dort gespeichert werden, dann sollten diese immer auch verschlüsselt sein.

Spaß an der Arbeit nicht ausgeschlossen

Neben der Sicherheit ist auch die Benutzerfreundlichkeit der mobilen Geräte und Anwendungen wichtig, um die Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Denn nur wenn die Mitarbeiter ihre Anwendungen auf dem Mobilgerät auch einfach und intuitiv bedienen können, werden sie die Möglichkeiten, die in ihnen stecken, voll ausleben – ganz so wie sie es von ihrem privaten digitalen Lebensstil gewohnt sind.

Sicheres und branchenspezifisches Handling von betrieblichen Daten einerseits, Lifestyle-konforme Nutzung anderseits, das sind zwei Anforderungen, zwischen denen bislang Galaxien lagen. Doch haben sich unlängst zwei der prominentesten Vertreter beider Seiten zusammengetan – IBM und Apple. Erstere stehen für Sicherheit, Datenkompetenz und Branchenwissen, letztere für unnachahmliche Nutzererlebnisse und Spaß am digitalen Lebensstil. Beide gemeinsam haben ihre Kompetenzen zusammengelegt, um die mobile Transformation in der Berufswelt voranzutreiben.

Daraus sind mittlerweile zahlreiche IBM MobileFirst Apps for iOS entstanden, die speziell auf unterschiedliche Branchen ausgerichtet sind wie Tourismus, Handel und Gesundheitswesen und sogar den Bergbau – das Portfolio wächst stetig. Und diese Apps machen Szenarien wie das oben beschriebene überhaupt erst möglich. Ihr Gewinn liegt in der vollen und schnellen Handlungsfähigkeit der Mitarbeiter außerhalb ihres Büros.

Entscheidende Informationen einfach online nachladen

Im Außendienst werden Verwaltungsmitarbeiter besonders wirkungsvoll durch mobile Geräte unterstützt. Techniker im Einsatz haben beispielsweise immer digitale Handbücher und Pläne dabei. Wenn sie vor Ort online gehen, können sie gezielt weitere Informationen nachladen. So können sie sich zum Beispiel auch Videos mit speziellen Instruktionen anschauen, auf Blogs Erfahrungen der Kollegen nachlesen oder diese kurz per Chat nach Informationen fragen. Einsatzleiter der Feuerwehr können noch während der Fahrt zum Einsatzort mit aktuellen Hinweisen über den Einsatz, etwa zu besonderen Gefahren in den Gebäuden, informiert werden. Grundlage sind entsprechende Datenbanken und Geoinformationssysteme, die etwa Pläne mit Strom- und Gasleitungen enthalten.

Die unmittelbaren Transaktionen über mobile Apps führen zu wesentlich effizienteren Abläufen: Ein fehlendes Ersatzteil wird sofort und noch vor Ort bestellt, Arbeits- und Reisezeiten werden unmittelbar erfasst, am Ende der Tätigkeit wird gleich der Abschlussbericht oder die Rechnung erstellt und an die Systeme im Rechenzentrum übermittelt. Alle Vorgänge können dadurch schneller abgeschlossen werden, es entstehen weniger Medienumbrüche – etwa Notizen auf Papier – und die Transparenz gegenüber dem Bürger nimmt zu.

Mobil gehört die Zukunft – auch in der Verwaltung

Die bisher beschriebenen Szenarien verbessern und beschleunigen die Abläufe. Die Möglichkeiten der mobilen Transformation werden in Zukunft noch darüber hinausgehen und die Nutzung mobiler Geräte als festen Bestandteil der Verwaltungsvorgänge einplanen. Denn in wenigen Jahren wird der Einsatz von Smartphones und Tablets genauso selbstverständlich sein, wie Lesen und Schreiben. Ein durchgängig elektronischer Ablauf erspart viel Zeit und vermeidet zahlreiche Fehler, insbesondere beim Wechsel der Medien.

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Moderne Verwaltung – mobile Apps machen viele Prozesse einfacher und effizienter.

Das folgende Beispiel aus dem betrieblichen Umfeld zeigt die Möglichkeiten: Mit der App Shift Sync auf dem iPhone können die Mitarbeiter ihre Einsatz- und Schichtpläne sehen und beeinflussen, Urlaub beantragen sowie Krankmeldungen absetzen. Das Gegenstück ist die App Shift Track auf dem iPad ihrer Manager, die darüber hinaus die Schulungen für ihre Mitarbeiter planen und die Leistung ihrer Abteilung verfolgen können. Gegenüber den früher papier- und telefonbasierten Abläufen geht es jetzt einfacher, schneller, und alle Beteiligten werden beinahe in Echtzeit informiert.

Eine wichtige weitere Möglichkeit zur Beschleunigung liegt bei den Entscheidungen, die den Ablauf steuern, wie beispielsweise Mitzeichnungen. Intelligente Ablaufsteuerungen und Systeme zur Entscheidungsunterstützung können den Mitarbeitern zahlreiche Entscheidungen abnehmen. Jede Entscheidung zwingt den jeweiligen Mitarbeiter, den Sachstand zu erfassen, nach Regeln und beispielhaften Fällen zu suchen, eine Entscheidung zu fällen und möglicherweise die Gründe zu notieren. Für zahlreiche Entscheidungen ist dieser Aufwand unverhältnismäßig groß. Systeme zur Entscheidungsunterstützung kennen nicht nur die Vorschriften und Regeln, sondern auch gängige Muster für gute, akzeptierbare Sachverhalte und für schlechte, abzulehnende Sachverhalte. Hinter letzteren stecken vielleicht sogar betrügerische Absichten, sodass deren Erkennung die Qualität der Entscheidungen erhöht und die Kosten senkt.

Als Vision für 2020 sehen IBM und Apple Verwaltungsabläufe, die ohne Papier − also komplett elektronisch ablaufen. Die Interaktionen zwischen Bürgern, Wirtschaft und den Verwaltungsmitarbeitern wird dann im Normalfall elektronisch, häufig mobil und dezentral ohne Behördengänge ablaufen. Viele Entscheidungen werden elektronisch erfolgen, kritische Entscheidungen werden elektronisch vorbereitet und dann dem Verwaltungsmitarbeiter vorgelegt. In der Summe darf man eine effizientere Bearbeitung, eine viel kürzere Durchlaufzeit, Transparenz zwischen den Beteiligten und insgesamt einen deutlichen Schub in der Verwaltungsmodernisierung erwarten.

Weiterführende Literatur unter:

www.isprat.net

www.ibm.com/mobilefirst/de/de

www.apple.com/de/business/mobile-enterprise-apps

ibv.dst.ibm.com/industry/government.html