中小・中堅企業の受発注業務の多くは、今もなお、FAXや電話などのアナログ機器を使用して行われているのが現状です。しかし、そのような社外とのやりとりを含めてデジタル化を進めることができれば、ペーパーレスの実現や作業負荷の軽減など、大きな業務改善効果が期待できます。今回は、伝票などの電子化や受発注業務、経理業務のDX化を進めたいとお考えのお客様向けに、見積、発注から請求まで、業務データを一気通貫で連携可能なEDIサービスをご紹介します。
(※EDI : Electronic Data Interchangeの略。電子データ交換。異なる企業間でやり取りされる注文書や請求書などの伝票類を、インターネットを使用してデータにより送受信すること)
「社内のデジタル化は進めているが、社外との電子取引には着手できていない」というお声をいただくことがございます。取引先よりFAXやメールで注文書を受け取った際、自社の受注システムに手入力をする、という作業が当たり前に行われているかと思います。ただ、このような業務では人的ミスが発生しやすく、また納品トラブルが発生した場合には企業の信頼を失いかねません。また、取引量が増えるほど人的コストもかさむことになります。
多画面問題とは、取引先ごとに異なる仕組みでデータを扱うため、複数の画面を切り替えて受注処理を行わなければならないという問題です。特に、中小・中堅企業では、主導的な立場にある取引先により指定された仕組みを利用しなければならないケースが多く、導入運用・管理業務やシステム投資が追いつかない問題が発生しております。
2022年1月に「電子帳簿保存法」の改正が施行となり、企業間の受発注業務をアナログからデジタルへと切り替えることがコンプライアンスの観点からも急務となっています。現在、各企業の経理担当者は、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に追われているのではないでしょうか。特に、これまで手作業による請求業務を行っていた企業では、従来の方法のままでは、業務負荷が非常に大きくなってしまいます。
中小企業の受発注業務ではEDIシステムの導入を検討しつつも、IT人材不足、活用方法の浸透不足、コストの問題などにより、業務のデジタル化は検討のハードルが高いというのが現状です。
本ソリューションでは、取引先などの相手先企業を含め、見積から発注、出荷・検収、請求、支払までの一連の業務をデータで連携することが可能です。データをCSVやExcelでダウンロードし、自社内システムに取り込むことで、手入力を行うことなく業務が進んでいきます。
本ソリューションは、注文データ等をアップロードすると、共通化された情報フォーマットを基にデータ変換を行うため、複数の相手先企業にデータを一斉送信する際にも、項目名や並び順を気にすることなく、自社フォーマットのまま送受信することが可能となります。それにより、これまで取引先ごとに個別対応をしていた受発注業務が一気に改善されます。
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しており、請求業務のデジタル化を加速させます。
本ソリューションは「インボイス制度の登録番号」「適用税率」「消費税等の額」が標準項目として備わっています。基幹システムとデータ連携すれば、受け取った請求データを基幹システムにそのまま連携できます。受け取ったデータを基幹システムに手入力する必要がなくなるため、入力ミスがなくなり、人的作業が軽減されます。さらに電子インボイス制度にも対応しており、適格請求書を電磁的記録で管理することも可能です。
また、電子帳簿保存法についても「電子取引データ」の保存要件である下記項目に対応しています。
本ソリューションは「中小企業共通EDI」に準拠した共通EDIプロパイダ製品です。専門のIT要員などの人手がない場合も、中小企業が簡単に使えることを目的とし、受発注業務のIT化を実現できる汎用性の高い仕組みとして認定されています。中小企業共通EDIは、平成28年度中小企業庁事業「次世代企業間データ連携調査事業」により策定され、その効果として、約50％程度の業務時間削減効果が得られると実証されています。そして、国連CEFACTの業界横断EDI辞書に基づいているため、これまで業界・業種間で異っていた、取引データにおける情報項目やフォーマットを共通化します。さらに、クラウドサービスのため自社でのサーバー導入は不要ですぐに始められます。（本ソリューションはIBM Cloud上で稼働いたします。）
普段、当たり前のように行っているFAXでの受発注業務ですが、実は相当なコストがかかってます。例えば、月に100社の取引先に78,500件の伝票・明細を送る際に発生するコスト（回線費、印刷費、人件費など）約150万円を、受発注業務のメインツールをFAXから本ソリューションに変更した場合、約127万円のコストダウンが期待できます。これほどの費用を1ヶ月で削減できるのであれば、かなりの費用削減効果を実感することができますね。
本ソリューションをご導入いただいたお客様の事例をご紹介します。本ソリューションの導入前は、電話・FAXで発注業務を行われていましたが、仕入先が既にEDIを活用されていたことをきっかけに導入が決まりました。また、EDIを自社開発することも検討されましたが、多額の開発費用が必要となり、断念されたという経緯がありました。今では、70社超の取引先様と本ソリューションを利用し、受発注業務のデジタル化に成功されています。従来のFAX・メールのやりとりでは専任担当者による対応が必要でしたが、本ソリューションの導入による効率化で、担当者1人分の作業量を削減することができました。現在では作業量が減った分、それまではチャレンジしたことがなかった見積り業務などを担当するようになり、社員の業務範囲の拡大やキャリア・アップにも貢献しています。
本ソリューションは従量課金制プランと年額費用固定化プランをご用意しております。従量課金制プランはEDIデータの送信量に応じて金額が変動する仕組みです。一方、年額費用固定化プランはEDIデータをどれだけ送っても利用料は変わりません。また、社内に専門のシステム担当者がいらっしゃらないお客様向けに、初期導入支援やオンライン説明会等のオプション・サービスもご用意しております。
本ソリューションを導入後も安心してご利用いただけるように手厚くサポートさせていただきます。お客様にご要望に寄り添いながら、課題解決に向けた最適なプランをご提案いたします。お気軽にお問い合わせください。
いかがでしたでしょうか。企業間取引がEDI化されることにより受発注・請求・決済における業務のデジタル化が加速されます。EDIシステム導入は、サプライチェーン・バリューチェーン全体におけるDX推進の「はじめの一歩」につながります。
これまで紙やFAXで行ってきた業務をデジタル化することは社内外の業務プロセスを改善する取り組みになります。もちろん取引先の理解・協力をえないことには始まりません。導入の敷居が高いと思われましたら、ぜひEDIシステムの使い勝手や効果をご理解いただくために、テストアカウントを取得して無料トライアルをご活用ください。個別のデモや説明会の開催も承っておりますので、下記リンクよりお気軽にお申し込みください。