大量のメールをどう処理する? IBM Verseの利用で万全か?

カモシーこと鴨志田です。
みなさま、突然ですが、「電子メールを毎日たくさん受け取ってませんか?」「メールを減らしたくありませんか?」

次のような調査データがあります。

出典:ガートナー ジャパン「日本における社内コミュニケーションに関する調査」https://www.gartner.co.jp/press/html/pr20160331-01.html
実に2/3の方が「メール減らしたい」とおっしゃっています。
そこで今回、「減らしたい」と思っていながら実際にはどのようにメールの対応をしているのかと思い、私のまわりに居る人たちから聞き取り調査を行ってみました。約30名の声ですので全体の傾向とは言えませんが、参考になる「行動」もありましたので紹介させていただきます。

ご協力いただきましたみなさま、この場を借りて御礼申し上げます。ありがとうございました。
調査内容は次の2点です。

  1. 未読メールの数
  2. 大量メールをどう処理するか?

 

結果:
1.未読メールの数
これは大きく2つに分かれました。

極力ゼロに近い、その日のうちにゼロにしようとしている方々:「未読ゼロ派」と呼ぶこととします。
未読が数100通あり、未読ゼロはあきらめている方々:「未読大量派」と呼ぶこととします。

2.大量メールをどう処理するか?
上記の2つの派閥に分けて、利用者の声を列記します。

未読ゼロ派

  • とにかくすぐ返す
  • ちょこっとやってみる
  • ざっと見て、「すぐ返す/フラグを立てる/カレンダーに予定として処理する時間の枠を確保」に分ける

未読大量派

  • 新しいものから順に処理する※※
  • ざっと見て、送信者と件名で判断し優先度の高そうなものから処理する※※
  • ざっと見て、案件っぽいモノから処理する※※
  • 送信者色分けしているので、特にそのメールは処理する
  • 偉い人からのメールはすぐ返す
  • 顔が表示されている人からの新着メールから確認して返す
  • 数日経つと未読が増えて気持ち悪いのでメニューの「全て既読にする」でスッキリさせる

 
マークの声について補足です。

※※の人たちに「全てを処理できないままミーティングなどに行って戻るとまた新着メールがあると元々の未読メールが埋もれませんか?」と聞きました。その答えとして多くの方が、
「それはたまにありますね。ただ本当に(返信が)必要なものはまたメールが来ますよ」とおっしゃっていました。

「ちょこっとやってみる」とは、調べ物や資料作成モノはまず少し取り掛かってみて、直ぐにできるものはそのまま調べるなどして返す、時間の掛かりそうなものは「いついつ返す」と宣言するというものでした。素敵な行動ですね。

また、未読大量派の方の中でもマネージャークラスの方になるとワークフロー等システムからくるメールが大量で「未読大量派」になってしまっている人も居たことを追記します。

 
感想

派閥としましたが、どちらの場合も「すぐ返す」工夫をしていることがわかりました。
また、IBM NotesやIBM Verseの特長をうまく利用している方が多いこともわかりました。
私からの聞き方の問題だと思いますが、チャット(Sametime)と連動してサクッと処理する、グループ・チャット(Watson Workspace)に切り替えるようなメールの枠を飛び出す声が聞こえてこなかったのは若干驚きでした。

 
参考までに私は、未読ゼロ派です。千葉県松戸市出身なので「すぐやる課」です(苦笑)
前述の「ちょこっとやってみる」のように直ぐにできそうにないものは「いつまでに返します、問題ないですか?」と宣言します。
宣言しそれをIBM Verseで言う「要アクション」に入れておきます(フラグを立てる)。また他の人の力が必要なものほどすぐに相談します。これらの行動によって「自分で覚えておく必要が無い」ようにしています。あれをやらなければ・・・って思っているのは辛いので。

 
これらのようにIBM Verseで大量メールの処理をお手伝いすることはできると思いますが、またチャットツールなどでメールを少しは減らすことはできるかもしれませんが、大量メールが日々来ることは変わらないと思います。
しかし、これらのツールやモバイルデバイスの活用および考え方や行動力によって「働き方改革」につなげることはできるはずです。

 
最後に番宣になりますが、2月に次のようなイベント・セミナーを開催・出展します。IBM Verse他展示もありますので、是非お立ち寄りください。
「IBM Watson」と「Box」でナレッジを働き方改革に活用する5つの方法

東京 2/9(金) 11:45-12:30 http://bit.ly/jsf2018_tokyo0209 (2/7-9にて開催)
大阪 2/16(金) 11:45-12:30 http://bit.ly/jsf2018_osaka0216 (2/15-16で開催)
名古屋 2/22(木) 13:00-13:45 http://bit.ly/jsf2018_nagoya0222 (2/21-22にて開催)

よろしくお願い申し上げます。

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