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EStG konforme Erstellung von Jahressteuerbescheinigungen und FSAK-Meldungen in einem steuerlich heterogenen Systemumfeld

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In einem steuerlich heterogenen Systemumfeld stellt die korrekte Erstellung der Jahressteuerbescheinigung (JStB) und der FSAK-Meldung für einen Teil der Bankkunden eine Herausforderung dar.

Ein steuerlich heterogenes Systemumfeld kann beispielsweise im Zuge von Bankenübernahmen entstehen, wenn dabei zwar die rechtlichen Einheiten verschmolzen, insbesondere aber die Systeme für Kundenstammdaten und die Berechnung der kundenseitigen Steuern (Steuerkerne) parallel weiter betrieben werden. Dieses nicht ungewöhnliche Vorgehen hat steuerliche Konsequenzen, die Entscheidern nicht immer bekannt sind und unerwartete Probleme mit der steuerlichen Compliance erzeugen können.

Herausforderungen ergeben sich hier für die Erstellung der JStB und der FSAK-Meldung für Kunden, die in einem Steuerjahr in mehr als einem Steuerkern der Bank vorhanden und aktiv waren, die sog. gemeinsamen Kunden.

Handlungsbedarf aufgrund der regulatorischen Verpflichtung zur Ausstellung einer JStB für gemeinsame Privatkunden

Aus steuerlicher Sicht müssen gemeinsame Privat-Kunden, die mehrere Konten/Depots in den verschiedenen Steuerkernen führen, auf Ebene der rechtlichen Einheit (Gesamtbank) zusammengefasst und als ein Kunde behandelt werden. Banken sind rechtlich verpflichtet, für private Kunden nur eine JStB pro Kunde auszustellen. Dazu müssen Gewinne und Verluste von gemeinsamen Kunden übergreifend, auf Ebene der Gesamtbank verrechnet werden. 

Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass Freistellungsaufträge von gemeinsamen Kunden nach § 20 Abs. 9 EStG und § 44a Abs. 10 EStG insgesamt nur in zulässiger Höhe ausgeschöpft und gemäß Verlustverrechnungsreihenfolge auf Ebene der Gesamtbank angewendet werden. Die Ausschöpfungen von Freistellungsaufträgen und NV-Bescheinigungen müssen dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in der FSAK-Meldung bis spätestens Ende Februar eines jeden Jahres übermittelt werden.            

Um die gesetzliche vorgesehene Verrechnung von Gewinnen und Verlusten eines gemeinsamen Kunden sowie eine korrekte FSAK-Meldung auf Ebene der Gesamtbank abbilden zu können, bedarf es vor Erstellung der JStB und der FSAK-Meldung eines Austausches zwischen den Steuerkernen. Dadurch wird die Verrechnung der Gewinne und Verluste sowie die Auslastung der Freistellungsaufträge pro Kunde über die beteiligten Steuerkerne verdichtet und damit die Grundlage für eine korrekte JStB und FSAK-Meldung geschaffen.

Ohne die Verdichtung

  • werden gemeinsame Kunden von der Bank zwei JStB (aus zwei Steuerkernen) erhalten. Das ist in der Steuergesetzgebung nicht vorgesehen, denn innerhalb der gleichen Bank würden die FSA und Verluste nur pro Steuerkern angewendet, nicht aber übergreifend auf Ebene der Gesamtbank. Eine schlichte Addition der Beträge der JStBs eines Kunden aus den einzelnen Steuerkernen zu einer gesamthaften JStB ist als Verdichtung nicht zulässig, da so weder die (ehegattenübergreifende) Verlustverrechnung noch die vollständige Nutzung von FSA erfolgt.
  • werden gemeinsame Kunden von der Bank in der FSAK-Meldung zweimal an das Bundeszentralamt für Steuern berichtet (einmal aus jedem Steuerkern). Haben gemeinsame Kunden einen – über die Gesamtbank betrachtet – zu hohen FSA gestellt und ausgeschöpft, wird die Überausschöpfung durch das BZSt bemerkt.

Diese Problematiken lassen sich vermeiden, wenn die Systeme für Kundenstammdaten und die Berechnung der kundenseitigen Steuern je nur einmal in der Gesamtbank existieren, beispielsweise nach einer Übernahme zeitnah zusammengelegt werden. Ein zentraler Steuerkern für die Gesamtbank bietet erheblich Vorteile, unter anderem:

  1. Korrekte steuerliche Jahresendverarbeitung für alle Kunden
  2. Regulatorische Anpassungen in nur einem Steuerkern
  3. Verbesserung der Synchronität steuerlich relevanter Stammdaten gemeinsamer Kunden

Sollte ein zentraler Steuerkern jedoch nicht gewollt bzw. nicht möglich sein, bedarf es einer Lösung zur Wahrung der steuerlichen Compliance.

In vier Schritten zu einer verdichteten Jahressteuerbescheinigung

Das grundlegende Vorgehen für die korrekte steuerliche Verarbeitung gemeinsamer Kunden ist grob in vier Schritte zu unterscheiden:

In einem ersten Schritt müssen die gemeinsamen Kunden identifiziert werden, woran üblicherweise auch das Meldewesen ein Interesse hat. Die Erkennung und nachfolgende Markierung der gemeinsamen Kunden im Stammdatensystem empfiehlt sich zunächst auf Ebene der einzelnen Personen, danach eine Überführung auf Inhaber-/Gläubigerebene. Signifikante Aufwände können dabei in der manuellen Nachbearbeitung (wegen abweichenden Stammdaten) von nicht sicher erkannten gemeinsamen Personen auftreten.

Für die erkannten gemeinsamen Kunden bedarf es im nächsten Schritt eines Abgleichs der steuerlich relevanten Stammdaten der gemeinsamen Kunden. Nur die wenigsten gemeinsamen Kunden werden beispielsweise Umzüge, Nachlassfälle, FSA und NV-Bescheinigungen synchron an beide Plattformen der Bank kommuniziert haben. Die Harmonisierung der (steuerlichen) Stammdaten gemeinsamer Kunden empfiehlt sich

  • generell aus KYC-Perspektive
  • für die korrekte unterjährige Steuerberechnung in den einzelnen Steuerkernen. Ein gemeinsamer Kunde darf beispielsweise nicht Steuerausländer in einem Steuerkern und gleichzeitig Steuerinländer in einem anderen Steuerkern der Bank sein.
  • für die korrekte Erstellung von JStB und FSAK-Meldung. Hier ist die Synchronität der Stammdaten gemeinsamer Kunden eine Vorbedingung, denn Kunden mit differierenden steuerlichen Stammdaten können generell nicht für JStB und FSAK auf Ebene der Gesamtbank verdichtet werden.

Der dritte Schritt ist im Februar eines Jahres zu vollziehen, nach Ende der Zoll-Kodex-Periode (Januar) und vor Ende der Abgabefrist für die FSAK-Meldung (Ende Februar). Zwischen den Steuerkernen müssen die Verlustsalden und FSA-Beträge zwischen den beteiligten Steuerkernen ausgetauscht und von diesen zur Steueroptimierung inkl. ehegattenübergreifender Verlustverrechnung verarbeitet werden.

Erst nach Abschluss des Austauschs zwischen den Steuerkernen können im vierten Schritt sowohl die JStB-Daten durch Addition zu einer verdichteten JStB für die gemeinsamen Kunden zusammengeführt werden als auch die FSAK-Meldung für die Gruppe der gemeinsamen Kunden erstellt werden.

Das Risiko von Bußgeldern für inkorrekte Jahressteuerbescheinigungen steigt

Generell sind wachsende Anforderungen an steuerliches Reporting und zunehmende Transparenzbestrebungen des Gesetzgebers und der Finanzverwaltung festzustellen. Relevante Gesetzesänderungen, wie das „Gesetz zur Modernisierung der Entlastung von Abzugssteuern und der Bescheinigung von Kapitalertragsteuer“ (Abzugssteuerentlastungsmodernisierungsgesetz – AbzStEntModG) und das Jahres-Steuergesetz 2020 schaffen u.a. neue Meldeverpflichtungen rund um die JStB.

Das erhöht perspektivisch die Transparenz bzgl. JStB bei den Meldebehörden und damit das Risiko von Bußgeldern für inkorrekte JStB. Es ist an dieser Stelle besonders hervorzuheben, dass sich aus dem AbzStEntModG zudem ein erhöhtes Maß an Haftung für depotführende Stellen und Verwahrstellen ergibt: Im Gegensatz zur noch aktuellen Systematik der Haftungsregelungen wird der JStB ausstellenden Stelle ab dem 1.1.2025 die Möglichkeit der Exkulpation genommen. Darüber hinaus haben Banken auch für etwaige Informationen zu haften, die von Dritten zugeliefert werden.

Das Fazit

Für gemeinsame Kunden erfordern die aktuellen gesetzlichen Grundlagen in steuerlich heterogenen Systemlandschaften einer Bank ein Vorgehen zur steuerfachlich korrekten Zusammenführung der JStB und der Daten für die FSAK-Meldung. Bereits beschlossene Regulationen werden über die kommenden Jahre zu den JStB mehr Transparenz gegenüber den Meldebehörden sowie eine verschärfte Haftungsregelung schaffen und damit das Risiko von Geldstrafen für Banken im Bereich der kundenseitigen Steuern deutlich erhöhen.

Das beschriebene Vorgehen versetzt die Organisation in die Lage, unter Gewährleistung eines hohen steuerlichen Compliance Niveaus, die Zusammenführung von Kundenstammdaten-Systemen und Steuerkernen voranzutreiben.

Unser IBM Banking & Financial Markets Team bietet Ihnen sowohl fachliche und technische Expertise für eine EStG konforme Erstellung von JStB und FSAK-Meldungen als auch bei der Zusammenführung von Kundenstammdaten-Systemen und Steuerkernen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele mit einem bankerfahrenen Projektmanagement, vom Projektstart bis hin zu einem erfolgreichen Abschluss in Produktion.


Autoren

Maximilian Güldenpfennig

Associate Consultant Banking Transformation

Maximilian.Guldenpfennig@ibm.com

Jan Springer

Managing Consultant

leuchtturm@de.ibm.com

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