Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft

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Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft

„Schöpfen Sie mehr Wert aus den vorhanden Verbindungen,

die zwischen den Mitarbeitern innerhalb Ihrer Organisation bestehen.“

 

 

Unternehmen müssen agiler und dynamischer auftreten – dies hört man heute in jedem Management Seminar. Diese Dynamik soll in der Zukunft bereits bei jedem einzelnen Arbeitsplatz beginnen. Traditionelle Tools, die bisher nur am Schreibtisch nutzbar sind, sollen mobiler sowie sicherer gestaltet werden und auf Zusammenarbeit ausgerichtet sein. Hierdurch wird die Produktivität des einzelnen Mitarbeiters deutlich gesteigert.

Konventionelle Elemente der Zusammenarbeit können aufgrund der raschen Entwicklung der Technologie und durch die Digitalisierung nur noch eingeschränkt genutzt werden. Immer mehr Mitarbeiter haben das Bedürfnis ortsunabhängig und flexibel arbeiten zu können. Hinzukommt, dass aufgrund des hohen Arbeitsvolumens verschiedene Aufgaben oftmals gleichzeitig bearbeitet werden müssen und dies ohne digitale Unterstützung kaum möglich ist.

Der Gedanke der sogenannten „Shared-Economy“ setzt sich auch im internen Arbeitsumfeld durch. Ideen Einzelner werden geteilt und Projekte gemeinsam gestaltet. Um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen benötigt der einzelne Mitarbeiter für viele Arbeitsprozesse im Alltag fachspezifische Informationen. Aufgrund des massiven Informationsüberflusses bei öffentlichen Suchmaschinen kostet die Informationssuche jährlich durchschnittlich 15.000 Euro pro Informationsarbeiter im Jahr (Feldman, Susan: Hidden Cost of Information Work: A Progress Report). Auch innerhalb der Unternehmen fehlt meist die Strukturierung der Daten. Dadurch entsteht ein hoher Zeitaufwand, sowohl für die Suche an sich, als auch hinsichtlich der Aufarbeitung der Informationen. Dies ist ein Kostenfaktor, den man mit strukturierten, unternehmensinternen Informationsplattformen erheblich senken kann.

Das Wissen erfahrener Mitarbeiter, welche die Entwicklung des Unternehmens miterlebt und mitgestaltet haben, wird meist weder gespeichert noch intern verbreitet. Dadurch geht wertvolles Know-how mit viel Potenzial für zukünftige Mitarbeiter verloren und kann nicht genutzt werden. Aus dem Wissen Einzelner soll ein Mehrwert für die Gesamtheit erzielt werden. Relevante Informationen müssen für das gesamte Unternehmen gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Denn erst dann entstehen bereichsübergreifende Synergien.

Durch die gemeinsame Gestaltung von Projekten kann genau dieser Aspekt – das Teilen von Wissen und Information – angewendet und bestmögliche Ergebnisse erzielt werden. Um das Potential des einzelnen Mitarbeiters zu erhöhen muss projektübergreifend und parallel an Aufgaben gearbeitet werden können. Der Erfahrung nach gelingt eine effektive Zusammenarbeit mit traditionellen Methoden nur teilweise und die Ergebnisse sind oft nicht zufriedenstellend. Die direkte, persönliche Zusammenarbeit ist oft aufgrund räumlicher Trennung nicht möglich und fernmündliche Kommunikation zu oft nicht eindeutig, was so den Arbeitsprozess eher hindert als fördert.

Somit muss im traditionellen Arbeitsmodus zwischen zwei negativen Seiten abgewogen werden. Entweder führt die direkte Zusammenarbeit aufgrund des hohen Zeitaufwands zu Ineffizienz oder es kommt aufgrund fehlerhafter Kommunikation zu Informationsasymmetrie.

Um trotz der Komplexität eine grundlegende Dynamik im Arbeitsalltag zu erhalten benötigen Unternehmen eine Lösung, um sowohl effektiv als auch effizient zusammenarbeiten zu können. Grundsätzlich soll durch Kollaboration im Arbeitsalltag ein Mehrwert und kein größerer Zeitaufwand entstehen.

Die Zusammenarbeit kann unter solchen Bedingungen nur mithilfe einer digitalen Plattform erfolgen. Das Unternehmen benötigt eine angepasste Kommunikations- und Managementlösung für das Netzwerk der Mitarbeiter. Durch eine digitale Plattform, die sowohl die interne Kommunikation als auch die gemeinsame Ausarbeitung von Projekten erleichtert, kann die geforderte Dynamik im Arbeitsalltag erreicht werden.

Unbenannt

Hierfür bietet IBM eine Kollaborations-Plattform an. Es handelt sich vor allem um Anwendungen, die den Mitarbeiter ins Zentrum des Unternehmens stellen, denn das Potenzial jedes einzelnen Mitarbeiters stellt einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt dar. Die Kollaborationswerkzeuge ermöglichen nicht nur eine bessere interne Kommunikation, sondern bieten eine Plattform zur effektiven Gestaltung von Projekten und zur Steuerung von Innovationen über Bereichs- oder Landesgrenzen hinweg an.

„IBM Connections“ bündelt die gesamten Herausforderungen einer modernen Kommunikation und bietet eine übergreifende Lösung in Form einer Kollaborationsplattform an.

Die digitale Kommunikation kann sowohl über den klassischen E-Mail Austausch als auch durch Instant Messaging („Sametime“ oder „Watson Workspace“) zum direkten Informationsaustausch erfolgen.

Zur Herausforderung bezüglich der Suche und Verbreitung von unternehmensinternen Informationen bietet IBM Connections zum Beispiel Wikis, Blogs oder Foren an. Hierdurch können Wissen, Innovationen oder Ideen der Mitarbeiter gesammelt, gespeichert und verteilt werden. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die gesuchten Informationen, die für die jeweiligen Projekte benötigt werden, um so zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

IBM Connections verbindet nicht nur die Ideen einzelner Personen sondern auch die Mitarbeiter untereinander. Es können interne Communities gebildet werden, in denen sich die Nutzer mit ihren Stärken und Fähigkeiten präsentieren. Einzelne Personen können sich als Spezialisten zu bestimmten Themen ausweisen („tagging“) und bestätigt werden. Sobald andere Kollegen einen bestimmten Experte suchen, kann über die Suche der entsprechenden „tags“ die relevante Person gefunden werden. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene, digitale Visitenkarte. Dies bedingt eine erhebliche Vereinfachung der Suche nach Spezialisten in den nachgefragten Bereichen.

Die größte Komplexität entsteht jedoch bei der gleichzeitigen Organisation und Durchführung mehrerer Projekte. Die Lösung „Connections Docs“ bietet die Möglichkeit, für mehrere Personen ortsunabhängig, digital und simultan am selben Dokument zu arbeiten. Über das integrierte File-sharing kann die Information im Anschluss intern, aber auch extern ver- bzw. geteilt werden. Somit können im Arbeitsalltag Prozesse optimiert werden, wodurch Synergien entstehen und Zeit gespart wird.

Das „IBM Connections Engagement Center“ (ICEC) stellt eine Schnittstelle zwischen einzelnen Kanälen her und kann zusätzlich durch ein Social Intranet die Zusammenarbeit erleichtern. Somit können alle Tools als eine Gesamtlösung und aus einer Hand angewendet werden.

Die Lösungen von IBM Connections helfen bei der Weiterentwicklung zu einem agilen Unternehmen, das nach außen hin zukunftssicher aufgestellt ist. IBM bietet eine Vielzahl von Lösungen an, die die interne Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern und die Effizienz der Kommunikation im Unternehmen steigern.

Hat dieser Artikel auch Ihr Interesse geweckt, die Dynamik an Ihrem Arbeitsplatz zu optimieren? Dann sind Sie herzlich zu unserem Webcast „Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft – schon heute“ am 20. Februar 2018 eingeladen!

 

 

Um die Zugangsdaten für den Webcast zu erhalten klicken Sie hier.

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