ما المقصود بالتخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ

• يوفر التخطيط إطار عمل للأهداف المالية للشركة — عادةً للسنوات الثلاث إلى الخمس القادمة.
• يوضح إعداد الميزانية كيفية تنفيذ الخطة شهرًا بشهر، ويغطي بنودًا مثل الإيرادات والمصروفات والتدفقات النقدية المحتملة وتخفيض الديون. في السابق، كانت الشركات تحدد سنة مالية وتنشئ ميزانية للعام. وقد تعدل الميزانية بناءً على الإيرادات الفعلية أو تقارن البيانات المالية الفعلية لتحديد مدى قربها من تحقيق الميزانية أو تجاوزها.
• يأخذ التنبؤ البيانات القديمة وظروف السوق الحالية ثم يُجري عمليات تنبؤ بشأن حجم الإيرادات التي يمكن أن تتوقع المؤسسة تحقيقها خلال الأشهر أو السنوات القليلة المقبلة. وعادةً ما يتم تعديل التنبؤات عند توفر معلومات جديدة.

عادةً ما يدير المدير المالي (CFO) والقسم المالي العملية. ومع ذلك، يمكن توسيع التعريف ليشمل جميع مجالات التخطيط التنظيمي بما في ذلك: التخطيط والتحليل المالي وتخطيط سلسلة التوريد وتخطيط المبيعات وتخطيط القوى العاملة وتخطيط التسويق.

تعود ممارسات المحاسبة التجارية الأساسية إلى القرن الخامس عشر، عندما تتبع مستثمرو البندقية بعثاتهم التجارية الآسيوية باستخدام نظام القيد المزدوج وقوائم الدخل والميزانيات العمومية. وكلمة "الميزانية" مشتقة من الكلمة الفرنسية القديمة "bougette"، التي تعني "المحفظة الصغيرة". بدأت الحكومة البريطانية في استخدام عبارة "فتح الميزانية" في منتصف القرن الثامن عشر، عندما قدم المستشار البيانات المالية السنوية. وبدأت الشركات في استخدام مصطلح "الميزانية" لتمويلها بانتظام بحلول أواخر القرن التاسع عشر.

بدأت تنبؤات الأعمال الحديثة استجابة للدمار الاقتصادي الناجم عن الكساد الكبير في ثلاثينيات القرن العشرين. تم تطوير أنواع جديدة من الإحصاءات والتحليلات الإحصائية التي يمكن أن تساعد الأعمال التجارية على التنبؤ بالمستقبل بشكل أفضل. وظهرت شركات استشارية لمساعدة الشركات على استخدام أدوات التنبؤ الجديدة هذه.

كانت المحاسبة والتنبؤ صعبين في أوائل القرن العشرين لأنهما كانتا تعتمدان على المعادلات المكتوبة يدويًا ودفاتر الحسابات وجدول البيانات المرهقة. أدى ظهور الكمبيوتر المركزي في الستينيات والحواسيب الشخصية في الثمانينيات إلى تسريع العملية. أصبحت تطبيقات البرمجيات مثل Microsoft Excel شائعة على نطاق واسع لإعداد التقارير المالية. ومع ذلك، كانت برامج Excel وجداول البيانات عرضة لأخطاء الإدخال، كما كانت مرهقة عندما كانت مختلف الأقسام أو الأفراد تحتاج إلى التعاون في إعداد تقرير ما.

بحلول بداية العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، حصلت الشركات على إمكانية الوصول إلى مصادر بيانات تشغيلية متزايدة باستمرار، بالإضافة إلى معلومات خارج أنظمة المعاملات الخاصة بالشركات — مثل بيانات الطقس والميول الاجتماعية والبيانات الاقتصادية القياسية. وخلقت الكميات الهائلة من البيانات المتاحة للتنبؤ حاجة إلى أدوات برمجية أكثر تطورًا لمعالجتها.

ظهرت العديد من برامج التخطيط للتعامل مع هذا التعقيد البياني، ما أدى إلى تسريع عمليات التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ وتسهيلها — سواء للمعالجة أو للتعاون. وبفضل الرؤى التنبئية المستمدة تلقائيًا من البيانات، تمكنت الشركات من تحديد الاتجاهات المتطورة وتوجيه صناعة القرار بالاستناد إلى التنبؤات المستقبلية، وليس فقط إلى الماضي.

اليوم، أصبحت الأنظمة السحابية هي المعيار، حيث توفر المزيد من المرونة والأمان وتوفير التكاليف — ما يساعد المؤسسات على توليد توقعات وميزانيات دقيقة مع تقليل الأخطاء.

ولكن على الرغم من هذه التطورات، لا تزال الشركات تعتمد بشكل كبير على جداول البيانات التقليدية.¹ وتقول سبعون في المائة من الشركات إنها تعتمد بشكل كبير على إعداد التقارير باستخدام جداول البيانات، بينما تستخدم 16 في المائة فقط من الشركات برمجيات محلية متخصصة، وتستخدم عشرة في المائة فقط برمجيات سحابية للتخطيط.

لا تزال العديد من الشركات تبني إستراتيجيتها على الخطط والميزانيات السنوية، وهي تقنية إدارية تم تطويرها منذ أكثر من قرن من الزمان. لكن في بيئة اليوم الأكثر تنافسية، تدرك المؤسسات أن الخطط والميزانيات والتنبؤات يجب أن تعكس الواقع الحالي — وليس واقع ربعين أو ثلاثة أرباع سابقة أو أكثر. أصبح التخطيط المستمر والتنبؤات المتجددة منهجيات مستخدمة على نطاق واسع لتحديث الخطط والميزانيات والتنبؤات بشكل متكرر على مدار العام، على أساس ربع سنوي أو حتى شهري. تساعد هذه الأساليب المديرين على اكتشاف الاتجاهات قبل منافسيهم — ما يساعدهم على اتخاذ قرارات أكثر وعيًا ومرونة بشأن التسعير ومزيج المنتجات وتخصيص رأس المال، وحتى مستويات التوظيف.

إن إنشاء عملية تخطيط وإعداد ميزانية وتنبؤ سليمة يساعد المؤسسات على إنشاء تقارير وتحليلات مالية أكثر دقة، ما قد يؤدي إلى تنبؤات أكثر دقة وإلى نمو الإيرادات في نهاية المطاف. وتزداد أهمية هذه العملية في بيئة الأعمال اليوم، حيث يدخل منافسون مُخلّون حتى إلى الصناعات الأكثر التزامًا بالتقاليد.

عندما تتبنى الشركات البيانات والتحليلات بالاقتران مع أفضل ممارسات التخطيط والتنبؤ الراسخة، فإنها تعزز عملية اتخاذ القرار الإستراتيجي ويمكن أن يؤدي ذلك إلى حصولها على خطط أكثر دقة وتنبؤات في الوقت المناسب. بشكل عام، يمكن لهذه الأدوات والممارسات أن توفر الوقت وتقلل من الأخطاء وتعزز التعاون وتشجع ثقافة الإدارة الأكثر انضباطًا التي توفر ميزة تنافسية حقيقية.

وعلى وجه التحديد، تتمكن الشركات من القيام بما يلي:

• تحديث الخطط والتوقعات بسرعة استجابةً للتهديدات والفرص الجديدة، وتحديد مجالات المخاطر في وقت مبكر بما يكفي لتصحيح المشكلات قبل أن تصبح خطيرة.
• تحديد تأثير التغييرات عند حدوثها وتحليله.
• تعزيز الروابط بين الخطط التشغيلية والمالية.
• التخطيط بشكل أفضل والتنبؤ بالتدفقات النقدية.
• تحسين التواصل والتعاون بين المساهمين في الخطة.
• تقديم خطط وتنبؤات موثوقة وفي الوقت المناسب، بالإضافة إلى خطط الطوارئ، لمجموعة من الأحداث المحتملة.
• تحليل الاختلافات والانحرافات عن الخطط واتخاذ الإجراءات التصحيحية على الفور.
• إنشاء ميزانية مخصصة للنمو، والتمتع بالثقة تجاه المبلغ الذي يمكن إنفاقه.
• إدارة خطوط المبيعات بدقة أكبر مع تتبع الأداء ومقارنته بالأهداف.
• اتخاذ قرارات إستراتيجية أكثر موثوقية استنادًا إلى البيانات الملموسة، بدلاً من الاعتماد على الآمال أو التخمينات.
• توفير دليل على المسار المستقبلي للمؤسسة للمستثمرين المحتملين ومؤسسات الإقراض بناءً على مصادر بيانات متعددة وتحليل متطور.

يمكن شراء برامج إعداد الميزانية والتخطيط والتنبؤ كحل جاهز أو كجزء من حل أوسع نطاقًا لإدارة الأداء المؤسسي (CPM).

تمكّن الحلول البرمجية المتقدمة المؤسسات من القيام بما يلي:

• قياس الأداء ومراقبته من خلال لوحات معلومات الخدمة الذاتية التفاعلية والتصورات.
• فحص الأسباب الجذرية بتحليل عالي الدقة للبيانات الغنية بالأبعاد.
• تقييم الاتجاهات وإجراء التنبؤات تلقائيًا من البيانات الداخلية أو الخارجية.
• إجراء نمذجة سريعة لسيناريوهات "ماذا لو؟" وإنشاء خطط وتنبؤات موثوقة وفي الوقت المناسب.

يصبح التخطيط أسهل وأكثر فعالية عندما يتبع الممارسون أفضل الممارسات الراسخة. يمكن للحلول البرمجية التي تدعم هذه الممارسات أن تعزز توقيت المعلومات وموثوقيتها وتزيد من مشاركة الأشخاص الرئيسيين في جميع أنحاء المؤسسة؛ وخاصة أولئك الذين يعملون في الخطوط الأمامية.

انتقلت الشركات الرائدة إلى حلول تعالج دورة التخطيط الكاملة — أي جمع البيانات والنمذجة والتحليلات وإعداد التقارير — على منصة تخطيط مشتركة تتمتع بمتطلبات بنية تحتية مرنة. ويمكن لهذه المنصات التعامل مع مجموعة متنوعة من وظائف الأعمال، بدءًا من مهام التمويل التي تركز على الميزانية وصولاً إلى مهام مثل التخطيط الذي يركز على سلسلة التوريد لبيئات البيع بالتجزئة التي تضم آلاف وحدات حفظ المخزون (SKUs).

تقدم شركات مثل IBM حلولاً برمجية متكاملة ومدمجة لتبسيط عملية التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ. ويكمن المنطق وراء ذلك في أنه للتكيف مع ظروف الأعمال المتغيرة بسرعة اليوم، تحتاج المؤسسة إلى حل واحد يخلق مصدرًا واحدًا للحقيقة ورؤية كاملة لجميع بياناتها. يمكن لهذه الحلول أن تمتد إلى ما هو أبعد من الجوانب المالية للأعمال، لتصبح محرك تنبؤ قويًا عبر المؤسسة بأكملها. وباستخدام حلول البرمجيات هذه للتخطيط المرن والتحليلات الاستكشافية — سواء كانت على السحابة أو داخل الموقع — يمكن للشركات إجراء التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ بسرعة أكبر وبمرونة ورؤية معززة.

إن تقييم برامج التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ واختيارها مهمة معقدة. حيث يتطلب الأمر دراسة دقيقة لوظائف البرنامج وقيمته في عملية التخطيط وقدرته على دعم أفضل ممارسات التخطيط. هناك أيضًا عوامل مثل موثوقية البائع والدعم واتصالات مجتمع المستخدمين والالتزام بنجاح العملاء بمجرد إتمام عملية البيع.

نشرت IBM Analytics مؤخرًا دليلاً لمساعدة المؤسسات على تقييم برامج التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ — مع تحديد الصفات الرئيسية التي يجب البحث عنها:

• قابل للتكيف. هل يمكنك تغيير النماذج بسرعة وإعادة التنبؤ بشكل متكرر بناء على إدخال وحدة الأعمال؟ هل يمكنك تحديث الخطط كلما كان ذلك ضروريًا؟
• في الوقت المناسب. هل معلوماتك محدثة دائمًا لأن المستخدمين يسهمون مباشرة في قاعدة بيانات التخطيط المركزية؟ هل تم إجراء عمليات الدمج والتجميع تلقائيًا للالتزام بالمواعيد النهائية بسهولة؟
• مُدمج. هل توجد وظائف التخطيط والتحليل وسير العمل وإعداد التقارير على منصة واحدة مشتركة، ما يقلل الحاجة إلى الحفاظ على أنظمة التخطيط "الظلية"؟
• تعاوني. هل الحل الخاص بك يعتمد على الويب؟ هل يتيح إمكانية المشاركة في أي وقت ومن أي مكان باستخدام اتصال آمن؟
• الخدمة الذاتية. هل يستطيع المستخدمون الوصول إلى البيانات وإجراء تحليلات معقدة دون مساعدة تكنولوجيا المعلومات؟ هل أنت قادر على استخدام واجهة جدول بيانات مألوفة ليتبناها المستخدمون بشكل أسرع ولتسريع الوقت المناسب للقيمة؟
• سعة البيانات على مستوى المؤسسة. هل الحل الخاص بك قادر على التعامل مع أحجام البيانات الكبيرة جدًا دون الحد من حجم المكعب؟ لا تتعامل بعض الحلول مع "ندرة البيانات" بشكل جيد — ما يؤدي إلى تقسيم البيانات إلى مكعبات متعددة للتحليل، ما يتسبب في مشكلات في التحكم في الإصدار.
• فعال. هل يستطيع مديروك قضاء وقت أقل في إدارة البيانات ووقت أكثر في إدارة الأعمال؟
• ذو صلة. هل لديك القدرة على تخصيص طرق العرض لأدوار المستخدمين المختلفة، للمساعدة على زيادة الاعتماد وملكية العملية؟ هل لديك قدرات الصيغة التي تُمكِّن من نمذجة جميع محركات الأعمال ذات الصلة؟
• دقيق. هل تحتوي خططك على أخطاء بسبب الروابط المعطلة والبيانات القديمة والترحيلات غير الصحيحة والعناصر المفقودة؟

لا يقتصر الأمر فقط على تقييم ميزات المنتج وقدراته فحسب، بل يجب أيضًا تقييم كيفية تنفيذ المستخدمين المختلفين لهذه الميزات داخل المؤسسة. من المهم اختبار أي حل تخطيطي ستستخدمه مجموعة واسعة من الأطراف المعنية مثل المالية والعمليات والموارد البشرية والمبيعات.