أساسيات أتمتة الأعمال

12 مايو 2021

4 دقائق للقراءة

استكشف ما المقصود بأتمتة الأعمال، وأسباب أهميتها، وكيف يُمكن الاستفادة منها في إدارة منظمتك.

على مرّ العقود، أثرت عملية الأتمتة على جميع الصناعات تقريبًا- من أجهزة الصراف الآلي إلى خطوط التجميع وأنظمة الرعاية الصحية. لكن الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) والتعلم الآلي يرفعان الأتمتة إلى مستوى مختلف تماما. فهذه العملية التي تسمى "الأتمتة الذكية" تغير الطريقة التي يتفاعل بها البشر مع الآلات، مما يتمكن الشركات من زيادة الكفاءة وتعزيز الإيرادات والازدهار في الأسواق الصعبة.

في الواقع، تُظهر الأبحاث فوائد هائلة من عملية الأتمتة. وتشير تقديرات معهد IBM لقيمة الأعمال إلى أن الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي ستولد مليارات الدولارات من القيمة العمالية في عام 2022 وحده.

يستكشف هذا المقال التغيرات التي تحدث في مجال أتمتة الأعمال، وأهميتها في الوقت الحالي وما يجب مراعاته عند استخدام الأتمتة داخل منظمتك.

 

ما هي أتمتة الأعمال؟

أتمتة الأعمال هو مصطلح يشير إلى استخدام التطبيقات التقنية التي تنفذ المهام المتكررة، مما يحرر الموظفين للقيام بأعمال ذات قيمة أعلى. ويشمل ذلك أتمتة العمليات التجارية (BPA)، وأتمتة العمليات الآلية (RPA)، والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

في الماضي، كانت الأتمتة تتطلب أجهزة كمبيوتر مركزية ضخمة وفريقا من الخبراء لصيانتها. والآن، تجعل منصات الأتمتة المستندة إلى السحابة هذه الوظائف في متناول الشركات من جميع الأحجام. تتضمن بعض أنواع أتمتة الأعمال ما يلي:

  • الأتمتة الأساسية: هي عملية أخذ المهام البسيطة والبدائية وتلقين الآلات للقيام بها تلقائيًا. باستخدام القليل من الترميز أو بدونه، تقوم أدوات الأتمتة الأساسية برقمنة المهام المتكررة - مما يساعد على القضاء على الأخطاء وتسريع وتيرة العمل المعاملاتي. إدارة عمليات الأعمال (BPM) وأتمتة العمليات الآلية RPA هي أمثلة على الأتمتة الأساسية.
  • أتمتة العمليات: تعمل أتمتة العمليات على إدارة عمليات الأعمال لتحقيق الاتساق والشفافية. ويتم غالبا تنفيذ أتمتة العمليات باستخدام برامج مخصصة، ويمكن أن اسلهم في زيادة الإنتاجية والكفاءة - بالإضافة إلى تقديم رؤى قيمة للأعمال. يعد تحليل العمليات وأتمتة سير العمل أمثلة على أتمتة العمليات.
  • الأتمتة المتقدمة: تجمع الأتمتة المتقدمة بين البشر والآلات لدمج أنظمة متعددة في جميع أقسام المنظمة. تدعم الأتمتة المتقدمة العمليات الأكثر تعقيدًا وتعتمد على البيانات غير المنظمة إلى جانب التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية وتحليلها. وهي تعزز إدارة المعرفة ودعم اتخاذ القرار للعمل المتخصص.
  • الأتمتة الذكية: الأتمتة الذكية، المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تعني الأتمتة الذكية أن الآلات يمكنها "التعلم" واتخاذ القرارات بناءً على المواقف التي واجهتها وحللتها. على سبيل المثال، في خدمة العملاء، يمكن للمساعدين الافتراضيين المدعومين من الذكاء الاصطناعي تقليل التكاليف مع السماح بتفاعلات أكثر ذكاء بين العملاء والوكلاء البشريين. نتيجة لذلك، يحصل العملاء على تجربة عملاء أفضل.

لماذا تعتبر أتمتة الأعمال مهمة؟

سواء كنت تدير شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة، فإن الأتمتة هي طريقة ممتازة لتبسيط العمليات وتعزيز نمو الأعمال. تم تصميم أدوات الأتمتة لتحل محل العمالة البشرية بعمالة آلية حتى تتمكن من توجيه تلك الموارد البشرية للعمل في أماكن أخرى في الشركة.

لتحقيق الإمكانات الكاملة للأتمتة، تحتاج الشركات إلى استخدام برامج الأتمتة التي أثبتت جدواها وأفضل الممارسات بشكل مستمر في جميع مهام سير العمل- من إنشاء تجارب عملاء رقمية أسرع إلى تبسيط العمليات الداخلية. ومع ذلك، ليس كل الحلول تحتوي على المجموعة الكاملة من التقنيات اللازمة لأتمتة العمليات من بدايتها إلى نهايتها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى العديد من الحلول النقطية وارتفاع التكاليف وعدم القدرة على التوسع.

ميزة أتمتة الأعمال

تعد أتمتة الأعمال أمرا بالغ الأهمية لعالم سريع التغير. على سبيل المثال، يمكن أن يكون التنبؤ بسلوكيات العملاء التي تستمر بعد الوباء — من التقلبات الشديدة في الطلب إلى الاحتياطات الصحية والسلامة المتزايدة — أمرا صعبا. ولكن أحد المجالات التي يمكنك التحكم فيها هو كيفية إدارة التجارب التي تنشئها لعملائك. يمكن أن تساعدك الأتمتة، خاصة الأتمتة المدمجة مع الذكاء الاصطناعي، على إصلاح هذه التجارب أو تحسينها، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات واستخدام أفضل للموارد وزيادة رضا العملاء.

أحد أفضل الطرق للقيام بذلك هو من خلال منصة أتمتة تساعدك على القيام بما يلي:

  • اكتشاف العمليات: حدد أوجه القصور أو المناطق الحرجة في عملياتك لتحديد الأماكن التي يمكن أن تحدث فيها العمليات الآلية أكبر الأثر. وهذا ينطوي على عملية التعدين والنمذجة.
  • تطبيق الذكاء: استخدم البيانات من أتمتة التي جمعتها من عملياتك باستخدام التعلُّم الآلي والذكاء الاصطناعي للتوصية بالإجراءات وتحرير الأشخاص للقيام بمهام أكثر استراتيجية.
  • تعزيز القوى العاملة لديك: قم ببناء أدوات أتمتة العمليات الآلية RPA ونشر عمال رقميين للتعاون مع البشر أينما يمكن تحقيق مستوى أعلى من الإنتاجية أو عند الحاجة إلى الدعم.
  • أتمتة العمليات الأساسية: قم تطبيق قدرات الأتمتة الأساسية - مثل معالجة المستندات وتنسيق سير العمل وإدارة القرارات وخدمات المحتوى - على المجالات التشغيلية الرئيسية لتلبية احتياجات الأعمال.

الاستخدامات الشائعة لأتمتة الأعمال

تعد أتمتة الأعمال مناسبة تماما لتبسيط العمليات في جميع مجالات المنظمة تقريبا:

  • أنشطة التسويق: باستخدام أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني، يمكن للشركات استخدام البرنامج لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى قائمة توزيع العملاء وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا، مما يقلل من تكاليف تشغيل الحملات يدويًا. ويمكن ربط جهود التسويق بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وحتى القيام بأشياء مثل استهداف العملاء برسائل آلية عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
  • الموارد البشرية: يمكن لأنظمة إدارة الموارد البشرية أتمتة مجموعة كبيرة من مهام الموارد البشرية، بما في ذلك معالجة طلبات التوظيف، وجدولة المقابلات، وعروض التوظيف، والإلحاق بالوظيفة، وإدارة كشوف المرتبات، وإدارة المزايا. باستخدام التحليلات، يمكن لهذه الأنظمة أيضا توفير رؤى حول إنتاجية القوى العاملة.
  • عمليات المبيعات: تتيح أدوات أتمتة المبيعات مثل Salesforce وغيرها من أدوات البرمجيات كخدمة (SaaS) لفرق المبيعات قضاء وقت أقل في تسجيل أنشطتهم المتعلقة بالصفقات ووقت أطول في إجراء المكالمات الهاتفية التي تساهمفي إتمام الصفقات. تستطيع هذه الأدوات أتمتة المهام المتكررة عبر مراحل عملية المبيعات المختلفة، سواء من خلال تأهيل العملاء المحتملين بناء على رحلتهم الشرائية، أو تخصيص العملاء المحتملين للمندوب المناسب أو إنشاء توقعات مبيعات مدعومة بالبيانات.
  • التمويل والمحاسبة: من خلال التشغيل الآلي للتخطيط المالي ووظائف المحاسبة، يمكن للشركات توفير المزيد من الوقت للمهام الهامة مثل التحليل والإستراتيجية والتعاون مع الأطراف المعنية. ففي إدارة الحسابات المستحقة الدفع (AP)، على سبيل المثال، يتم أتمتة عملية التقاط البيانات، وتتم مطابقة الفواتير تلقائيًا مع المستندات ويتم توجيه الموافقات تلقائيًا. يساعد هذا في يقلل أخطاء البيانات ومنع الاحتيال من خلال ضوابط مراقبة دقيقة.

أتمتة الأعمال وشركة IBM

توفر شركة IBM منصة واحدة لكل من أتمتة الأعمال وتقنية المعلومات، مما يساعد المنظمات في جميع أنحاء العالم على أتمتة كلا المجالين بشكل فعال. على سبيل المثال، استخدمت إحدى شركات إعادة التأمين العالمية في سويسرا برنامجًا من شركة IBM لأتمتة مهام الإغلاق ربع السنوية الخاصة بها، ونجحت في توفير 40 ألف دولار أميركي لكل ربع سنة.

IBM Cloud Pak for Business Automation هي الأداة الفعّالة التي تقف وراء كل هذه العمليات. توفر منصة الأتمتة توصيات مدعومة بالذكاء الاصطناعي وتحليلات لقياس التأثير وأدوات سهلة الاستخدام منخفضة الترميز لمساعدة المنظمات على تقليل الوقت المستغرق في العمليات اليدوية وتقليص أوقات انتظار العملاء. باستخدام منصة IBM Cloud Pak for Business Automation، يمكنك التخلص من المهام المتكررة وإعادة تخصيص مواردك نحو أعمال ذات قيمة أعلى.

لمعرفة المزيد عن الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي من IBM، استكشف دليل المشتري لأتمتة الأعمال الذكية.

مؤلف

IBM Cloud Education Team

IBM Cloud Education