التخطيط المرن للأعمال: أساسيات التخطيط السنوي المرن

تتجه الشركات نحو التحول الرقمي بشكل متسارع، وتُعيد التقنيات الجديدة تشكيل الوظائف والعمليات والأنشطة. تقوم العديد من المؤسسات بتطوير برامجها المخصصة، مما يفتح الباب أمام مزيد من فرص الرقمنة. وتدفع هذه العوامل المؤسسات إلى اعتماد ممارسات وأساليب تخطيط مرنة.

يُعد التخطيط المرن نهجًا تكراريًا في إدارة المشاريع يركز على تقديم القيمة بشكل متكرر، والحصول المستمر على تعليقات المستخدمين، والتعاون بين الفرق متعددة التخصصات، والتحسين المستمر. وعلى عكس العمل ضمن نطاق وحجم محددين مسبقًا، يعتمد التخطيط المرن على مبادئ مرنة. تمكّن هذه المبادئ أعضاء الفريق من التكيف في الوقت الفعلي، مما يعزز مرونة الأعمال في المؤسسة.

تمثل المنهجية المرنة أسلوبًا مختلفًا جذريًا في العمل والتخطيط. وعندما يتعين التخطيط للعمل المرن جنبًا إلى جنب مع المشاريع التقليدية المعتمدة على نموذج الشلال، تظهر تحديات حقيقية. ومع تطور البرامج المرنة لتغطي مجالات أوسع من العمل والاستثمار، يصبح من الضروري أن يفهم جميع المخططين في مجال الأعمال الفروقات الرئيسية بين الممارسات المرنة، وأن يستعدوا لكيفية دمجها بأفضل شكل ضمن خطة العمل.

توجد عناصر مشتركة بين جميع أعمال وخطط العمل المرنة. وفهم هذه العناصر يمكّن المؤسسات من تضمين البرامج المرنة ضمن دورات التخطيط السنوية التقليدية بنجاح، بل واعتماد بعض عناصر المنهجية المرنة لجعل عمليات التخطيط التقليدية أكثر استجابة ومرونة.

تتمثل العناصر الثلاثة للتخطيط المرن في:

• العمل ضمن حدود زمنية محددة
• التكرار
• القدرة على الاستجابة

ورغم أن مبادئ العمل المرن تشرح بشكل موسَّع كيفية إعلاء قيمة مرونة الأعمال، فإن وضع على هذه الأفكار الأساسية في الحسبان يساعد المؤسسات على تنفيذ تخطيط الأعمال المرن بفعالية.

من المهم تذكُّر مدى أهمية "الحدود الزمنية" عند دمج ممارسات العمل المرن. وعلى الرغم من تعدُّد المنهجيات والأطر الخاصة بممارسات العمل المرن على مستوى الفرق والمؤسسات، فإنها جميعًا تركّز على فترات زمنية متكررة ومحددة.

تستخدم منهجيات العمل المرن على مستوى الفرق ما يُعرف باسم "sprints" أو "دورات التطوير القصيرة"، والتي تمتد عادةً بين أسبوعين وأربعة أسابيع. أما الأطر المؤسسية للعمل المرن، فغالبًا ما تركّز على البرامج، وهي تتكوّن من عدد محدد من الدفعات، وتمثل عادةً ثلاثة أشهر ميلادية. تقوم فرق المنتجات والبرامج المرنة، بالإضافة إلى مديري المحافظ الذين يديرون محافظ تحتوي على نسبة كبيرة من البرامج المرنة، بالتخطيط الاستباقي لكل شيء وفق هذه الحدود الزمنية.

ويجب على مخططي الأعمال توقُّع الحاجة إلى الموازنة بين المشاريع التقليدية، التي تمتلك جداول زمنية خاصة بها، وبين المشاريع والبرامج المرنة ذات الحدود الزمنية الثابتة والمتساوية.

يُعد الالتزام الصارم بهذه الحدود الزمنية مفيدًا على جميع مستويات التخطيط، لأن ممارسات العمل المرن تقوم أيضًا على التكرار. فكل فترة زمنية تتبع نفس الهيكل والمنهجية لتخطيط دورة التطوير القصيرة أو التكرار، وتسليم النتائج، وإجراء مراجعات ختامية لمرحلة دورة التطوير القصيرة واستخلاص الدروس المستفادة. وتمكّن هذه الطبيعة التكرارية الفرق من تحسين دقة تخطيط الأعمال المستقبلية بشكل مستمر.

وبالنسبة لمخططي الأعمال، فهذا يعني إمكانية وضع ثقة أكبر في الخطط والتنبؤات المرتبطة بالبرامج المرنة، خاصةً تلك التي تعتمد على فرق عمل مستقرة. وعلى المستوى الاستراتيجي، قد يؤدي ذلك إلى تقليل المخاطر المرتبطة بالأهداف المُعلنة في خطة عمل سنوية يتم تنفيذها عبر برامج مرنة.

ويمكن لمخططي الأعمال جعل دورات التخطيط المعتمدة لديهم أكثر تكرارًا من خلال تنفيذ مراجعات مبسطة وتحديث الخطط الاستراتيجية على أساس ربع سنوي أو حتى شهري.

وتُعد الطبيعة المحددة زمنيًا والتكرارية للعمل هي ما يمنح هذه الممارسات مرونتها الجوهرية. وإذا دعت الحاجة، يمكن إيقاف العمل المرن مؤقتًا، وإعادة تخطيط دورات التطوير القصيرة التالية وباقي البرنامج ليتماشى مع استراتيجية محدّثة. تتمتع الفرق المرنة بقدرة عالية على الاستجابة السريعة للتغييرات، وهي معتادة في الغالب على ذلك.

يُعدّ هذا الأمر عاملًا جوهريًا يجب أن يدركه مخططو الأعمال. ويمكن تعديل البرامج المرنة في منتصف التنفيذ، مما يمنح مخططي الأعمال مرونة أكبر للاستجابة للتغيرات في الاتجاهات الاقتصادية الكبرى أو للأحداث غير المتوقعة، مثل جائحة كوفيد-19. ومن الطرق التي يمكن للمؤسسات من خلالها تقليل مخاطر المحفظة الاستثمارية، توسيع نطاق البرامج المرنة ضمن المحفظة وتقليص عدد المشاريع التقليدية، التي تكون بطبيعتها أقل قدرة على الاستجابة.

ويمكن أيضًا جعل خطط الأعمال الشاملة، التي تشمل البرامج المرنة والمشاريع التقليدية معًا، أكثر قدرة على الاستجابة من خلال اعتماد إعادة التخطيط التكرارية على أساس ربع سنوي أو حتى شهري. مع اعتماد المؤسسات لدورات تخطيط أكثر تكرارًا وتحسين نهجها في العمل المرن، يمكنها حتى تيسير تحديثات التخطيط بشكل مُحفَّز في أي وقت استجابةً للتغيرات في السوق.

تعتمد أساليب التخطيط التقليدية غالبًا على خطة طويلة الأمد. ففي خطة العمل التقليدية، يتم تحديد المعالم الرئيسية وخارطة الطريق في بداية العملية، على أمل أن تكون الخطة الموضوعة بعناية كافية لاستيعاب جميع تقلبات السوق والتغييرات اللازمة في عمليات الابتكار. لكن في الواقع، سواء في الحياة أو في مجال الأعمال، نادرًا ما تسير الأمور وفق ما هو مخطط لها.

يهدف التخطيط المرن للأعمال إلى التكيف مع بيئة أعمال سريعة التغير. وهو يمكّن المؤسسات من إعطاء الأولوية لتدفقات القيمة والاستراتيجية الشاملة للأعمال على حساب مؤشرات ثابتة مثل المقاييس الجامدة. كما يسمح التفكير المرن للمؤسسة بالتركيز بشكل أكبر على احتياجات العملاء عند تطوير أي منتج أو خدمة جديدة، من خلال دمج الجلسات التقييمية والتعليقات مع الأطراف المعنية. ويساعد هذا النهج في تقليل الوقت المُهدَر على استراتيجيات أو خطط لا تحقق النتائج المرجوة، كما يدعم الفرق في إنشاء منتجات أو خدمات أكثر تركيزًا وفعالية.

يقوم التخطيط المرن على تبنّي التفكير والمبادئ المرنة. فبدلًا من اتباع خطة طويلة الأمد وثابتة، يتم تقسيم المشاريع إلى دورات تطوير قصيرة (sprints) تتيح إمكانية التعديل المستمر والمتكرر. وفي نهاية كل دورة تطوير قصيرة، تُعقد جلسة تقييم مع الأطراف المعنية لمراجعة الأعمال المُنجزة. يتم تدوين الدروس المستفادة، وتُجرى التعديلات اللازمة للدورة التالية. أما الأعمال غير المكتملة، فيُعاد إدراجها في سجل المهام (Backlog) وتُعاد جدولتها لإتمامها في دورة التطوير القصيرة التالية.

غالبًا ما يتضمن التخطيط المرن أطرًا ومنهجيات مرنة شائعة مثل Scrum وKanban. Scrum هو إطار عمل مرن شائع يُستخدم غالبًا في تطوير البرمجيات، ويتيح للفرق تحمُّل المسؤولية الكاملة عن اتخاذ القرارات خلال تطوير المنتج أو الخدمة.

في scrum، يتم تقسيم الفرق الكبيرة إلى وحدات صغيرة يقود كل منها مدير scrum. يتولى مدير scrum رفع التقارير إلى مالك المنتج، وهو بدوره نقطة الاتصال الأساسية بين فرق scrum المختلفة. يُشجَّع كل فريق فرعي على تحمُّل المسؤولية الكاملة عن المهام الموكلة إليه خلال كل sprint، مما يتيح حلولًا مبتكرة وقدرة على التكيّف دون الحاجة إلى انتظار التعليقات من الأطراف الأخرى.

أما Kanban، فهو منهج مرئي لإدارة المشاريع وسير العمل يستخدم لوحة Kanban تتضمن بطاقات وأعمدة لتسهيل فهم مراحل التقدم في المشروع وتوزيع المسؤوليات. تساعد لوحات Kanban الفرق على تتبُّع موقع المشروع الحالي ومن هو المسؤول عن نقله إلى المرحلة التالية. ويُستخدم Kanban للحد من العمل الجاري، وتحديد نقاط الاختناق وحلها، وتحسين تدفق المشروع بشكل مستمر.  

تأخذ الممارسات المرنة في الحسبان عامل التكاليف من خلال كلٍ من التنبؤات وتسجيل التكاليف الفعلية. ولكن بسبب الطبيعة المحددة زمنيًا والتكرارية والقابلة للاستجابة للعمل المرن، فإن توقيت وطريقة تقدير التكاليف وتحقيقها تختلف عن الأساليب التقليدية. بدلاً من تخصيص الميزانيات وفقًا للمبادرات، يركّز إعداد الميزانيات في البيئات المرنة على تمويل تدفقات القيمة أو المنتجات لفترة زمنية محددة. بالإضافة إلى ذلك، يتم تحقيق التكاليف الفعلية بناءً على الجهد المُنجَز أو العمل المنفَّذ من قِبل كل فريق.

ويُعد أحد الاعتبارات المهمة لمخططي الأعمال أن معظم أنشطة الإدارة المالية وتحسين التكاليف ضمن الممارسات المرنة اليوم تركّز بشكل كبير على تكاليف العمالة. ومع ذلك، ومع استمرار المؤسسات في توسيع نطاق هذه الممارسات، بدأت تدرك الأثر الكبير الذي يمكن أن تُحدثه آلية التسليم المرن على إجمالي تكلفة ملكية المنتج (TCO)، والنفقات التشغيلية العامة، والإيرادات.

فقد تؤثر الميزة الجديدة على الإيرادات، والاشتراكات، واستهلاك الخدمات السحابية، ورسوم الدعم والعقود، وتكاليف الوحدة، ومصروفات الأصول الرأسمالية المطلوبة، والتكاليف التشغيلية طويلة الأمد. وهذه من المجالات التي قد يحتاج فيها مخططو الأعمال إلى اتخاذ خطوات استباقية للتعاون مع فرق التخطيط المرن، مع التأكيد على ضرورة تبني نظرة شاملة للشؤون المالية ضمن دورة التخطيط.

إن إدراج قطاعات متنامية من الأعمال والممارسات المرنة عبر مختلف أنشطة المؤسسة ضمن دورات التخطيط السنوي أمر بالغ الأهمية لروّاد الأعمال اليوم. ورغم أن المؤسسات غير التقنية أو حتى الأقسام التقنية الكبرى داخل المؤسسات قد لا تصبح مرنة بالكامل، إلا أن على مخططي الأعمال توقُّع كيفية دمج البرامج المرنة ضمن الخطط الاستراتيجية، إلى جانب ما توفره من فرص (مثل تقليل المخاطر) والاعتبارات التي تتطلب إعطاء الأولوية للمنظور المالي الشامل.

ويمكن لأدوات تخطيط المؤسسات المرنة (EAP) تسهيل هذه العملية. فالأدوات الرائدة توفر حلولًا متنوعة تساعد مخططي الأعمال على تحديد الاستراتيجية والأهداف، والتأكد من أن العمل على جميع المستويات في المؤسسة يرتبط بهذه الأهداف، وتبنّي مبادئ العمل المرن في مجالات تخطيط أخرى، مثل إدارة الموارد.