ادارة عمليات الأعمال

menu icon

ادارة عمليات الأعمال

تعرف على إدارة عمليات الأعمال وكيف يمكن أن تساعدك على تحسين عمليات أعمالك وتشغيلها آليا بشكل مستمر لتحسين الكفاءة وتقليل التكاليف.

ما هي ادارة عمليات الأعمال؟

تقوم إدارة عمليات الأعمال (BPM)، كما تم تعريفها بواسطة Gartner (يوجد الرابط خارج شركة IBM)، بتوظيف طرقا لاكتشاف وتكوين نماذج وتحليل وقياس وتحسين استراتيجيات وعمليات الأعمال. في حين أنه يتم الخلط بينها وبين إدارة المهام والمشروعات في بعض الأحيان، إلا أن نطاقها يكون أوسع من هذه الموضوعات المجاورة. تركز إدارة المهام على المهام الفردية بينما تراقب BPM العملية الكاملة من البداية إلى النهاية. تشير إدارة المشروعات إلى نطاق العمل لمرة واحدة بينما تركز إدارة عمليات الأعمال بشكل خاص على العمليات التي يمكن تكرارها. من خلال إعادة التعديلات الهندسية للعمليات المستمرة، يمكن للمؤسسات تبسيط مسارات العمل الخاصة بها بشكل عام، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف. هذا المفهوم ليس جديدا؛ تعد مبادئ six sigma (الحيود السداسي) وLean هي أمثلة على منهجيات إدارة عمليات الأعمال.

من خلال دمج التحليلات المتقدمة ومراقبة الأنشطة وإمكانيات إدارة القرار، تكون مجموعات إدارة عمليات الأعمال قادرة على تنسيق الأشخاص والأنظمة والمعلومات والمواد لتحقيق نتائج الأعمال. ونتيجة لذلك، فقد كانت مفيدة بشكل خاص في تسريع استراتيجيات التحول الرقمي.

أنواع إدارة عمليات الأعمال

هناك ثلاثة أنواع رئيسية لإدارة عمليات الأعمال: التمحور حول التكامل، والتمحور حول الإنسان، والتمحور حول الوثائق

  • إدارة عمليات الأعمال المتمحورة حول التكامل: يركز هذا النوع من إدارة عمليات الأعمال على العمليات التي لا تتطلب الكثير من المشاركة البشرية. حيث تعتمد هذه العمليات بشكل أكبر على واجهات برمجة التطبيقات والآلية التي تدمج البيانات عبر الأنظمة، مثل إدارة الموارد البشرية (HRM) أو إدارة علاقات العملاء (CRM).
  • إدارة عمليات الأعمال المتمحورة حول الإنسان: على عكس إدارة عمليات الأعمال المتمحورة حول التكامل، فإن هذا النوع يتمحور حول المشاركة البشرية، حيث تكون الموافقات مطلوبة عادة. تسمح واجهات المستخدم البديهية مع خصائص السحب والوضع للفرق بتعيين المهام لأدوار مختلفة، مما يسهل مساءلة الأفراد طوال العملية.
  • إدارة عمليات الأعمال المتمحورة حول الوثائق: هذا النوع من إدارة عمليات الأعمال يتمحور حول وثيقة معينة، مثل العقد. عند قيام الشركات بشراء منتج أو خدمة، فإنها تحتاج إلى المرور خلال نماذج وجولات مختلفة من الموافقة لتطوير اتفاقية بين العميل والمورد.

دورة حياة إدارة عمليات الأعمال

يبدأ نظام إدارة عمليات الأعمال الناجح بتحديد المراحل التي ينطوي عليها مسار العمل. يساعد هذا الفريق على تحديد مجالات التحسين والمقاييس لتتبع التقدم. من خلال تطبيق إدارة عمليات الأعمال، يمكن للمؤسسات تحسين عملياتها، مما يؤدي إلى نتائج أعمال أفضل. لتحقيق هذه النتائج، يجب أن تفهم تماما دورة حياة إدارة عمليات الأعمال. فيما يلي خطوات دورة الحياة الخمس:

  1. تصميم العملية: يجب أن يبدأ الفريق بتحديد المعالم الرئيسية في العملية. من هناك، يجب تحديد المهام الفردية ضمن عملية إدارة عمليات الأعمال الشاملة جنبا إلى جنب مع مالكي المهام لكل خطوة في مسار العمل. يجب تحديد الخطوات بوضوح حتى يتمكن الفريق من تحديد مناطق تحسين العملية والمقاييس اللاحقة لتتبع تحسينها.
  2. تكوين نموذج: خلال هذه الخطوة، يجب على الفريق تكوين تمثيل مرئي لنموذج العملية. يجب أن يتضمن ذلك تفاصيل محددة، مثل الجداول الزمنية وأوصاف المهام وأي تدفق للبيانات في العملية. يعد استخدام برنامج إدارة عمليات الأعمال مفيدا خلال هذه المرحلة.
  3. التنفيذ: يجب أن يقوم الفريق بإجراء إثبات للمفهوم، واختبار نظام إدارة عمليات الأعمال الجديد مع مجموعة محدودة. بعد دمج أي ردود فعل، يمكن للفريق البدء في طرح العملية لجمهور أوسع.
  4. المراقبة: خلال هذه المرحلة، يجب أن يقوم الفريق بمراقبة العملية، وقياس التحسينات في الكفاءة وتحديد أي اختناقات إضافية.
  5. التحسين: في الخطوة الأخيرة، يقوم الفريق بإجراء أي تعديلات نهائية على العملية لتحسين نشاط الأعمال.

يتطلب مشروع إدارة عمليات الأعمال الناجح تخطيطا دقيقا وتواصلا مفتوحا، ولكن بعد تحسين مجموعة من الأنشطة، سرعان ما ترى الفرق المزايا المترتبة عليه.

مزايا إدارة عمليات الأعمال

تعمل حلول إدارة عمليات الأعمال على زيادة القيمة التنظيمية من خلال تحسين العملية، مما يؤدي إلى عدد من المزايا. تشمل بعض هذه المخاوف:

  • زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف: تساعد أنظمة إدارة عمليات الأعمال على تحسين العمليات الحالية ودمج المزيد من الهياكل في تطوير العمليات الجديدة. وهي تقوم بذلك عن طريق إزالة تكرار العمليات والاختناقات، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية. مع مزيد من سرعة الأداء، يمكن للشركات تحقيق نتائج الأعمال المرجوة بمعدل أسرع، ويمكنها تخصيص أي مصادر زائدة للأعمال الأخرى ذات الأولوية العالية.
  • تجربة محسنة للموظفين والعملاء: تساعد مجموعة أدوات إدارة عمليات الأعمال في القضاء على العمل المتكرر وجعل المعلومات متاحة بشكل أكبر. من خلال إزالة الانحرافات، يمكن للموظفين التركيز على عملهم وعملائهم، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء. كما تعمل مسارات العمل الواضحة على تقصير منحنى التعلم داخل عملية إعداد والحاق الموظفين، مما يعزز الإنتاجية والمشاركة.
  • عمليات أكثر قابلية للتوسع: نظرا لأن إدارة عمليات الأعمال تتيح تنفيذ العمليات والتشغيل الآلي لمسارات العمل بشكل أفضل، فإن هذا ينتقل بشكل جيد عند توسيع نطاق العمليات إلى مناطق جغرافية أخرى في جميع أنحاء العالم. يمكن لأدوات إدارة عمليات الأعمال أن تضفي الوضوح على الأدوار، مما يضمن الاتساق على طول العملية، ويمكن أن تبرز أيضا فرصا لدمج قواعد لأعمال للتشغيل الآلي، مما يسمح للفرق بالتركيز أكثر على الابتكار.
  • شفافية أكبر: نظرا لأن التشغيل الآلي لعمليات الأعمال يحدد بوضوح مالكي المهام على طول العملية، فإن هذا يوفر مزيدا من الشفافية والمساءلة خلال عملية معينة. هذا يعزز المزيد من التواصل بين الفرق.
  • اعتماد أقل على فرق التطوير: تقدم إدارة عمليات الأعمال خصائص ذات أكواد منخفضة تقوم بإزالة الارتباطات المحتملة عند التطوير. يمكن لمستخدمي الأعمال الانضمام إلى هذه الأدوات بسرعة وسهولة، مما يزيد من التشغيل الآلي للعمليات في جميع أنحاء الشركة.

حالات استخدام إدارة عمليات الأعمال

يوفر برنامج إدارة عمليات الأعمال مزيدا من البنية حول العمليات، مما يؤدي إلى إزالة بعض أوجه القصور داخل مسار عمل معين. تتضمن بعض الأمثلة التي تم تطبيقها بنجاح ما يلي:

  • توزيع المحتوى: يمكن لشركات الوسائط استخدام إدارة عمليات الأعمال للتشغيل الآلي لعملية إعداد المحتوى وتسليمه، بدءا من تكوين المحتوى إلى التوزيع. يمكن تصميم نظام إدارة عمليات الأعمال للتفاعل مع إدارة المحتوى وإدارة الحقوق وحركة إرسال واستقبال بيانات المحتوى وأنظمة أوامر العمل.
  • خدمة العملاء: يمكن لممثلي خدمة العملاء تحديد الأسئلة التي يكثر طرحها لروبوتات المحادثة للتعامل معها، مما يخفف على الفريق عندما يكون هناك عدد كبير من طلبات الخدمة. يمكن أن تساعد بيانات النسخ طبق الأصل من مراكز الاتصال وروبوتات المحادثة أيضا في التشغيل الآلي للعمليات بشكل أكبر بالإضافة إلى تقديم إجابات أكثر تخصيصا للعملاء.
  • الخدمات المالية: يمكن للشركات تكوين قوالب لتوحيد عمليات إرسال طلبات الشراء من فرق مختلفة، مما يسمح لهم بشراء برامج أو أجهزة أعمال بسرعة أكبر. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحديد مسارات العمل للسيناريوهات المتفردة.
  • الموارد البشرية: يمكن للموارد البشرية استخدام إدارة عمليات الأعمال لتبسيط إدارة الوثائق ومسارات العمل. حيث توفر بيئة أكثر تنظيما لمعالجة نماذج الموارد البشرية، مثل حضور وانصراف الموظف، وتقييمات الأداء، وطلبات الإجازة، والموافقة على كشوف الحضور والانصراف.
  • الخدمات المصرفية: عند معالجة عمليات الأفراد أو الشركات للحصول على قروض، تحتاج البنوك إلى تقييم المتقدمين لمخاطر الائتمان المحتملة. يتضمن ذلك جمع المعلومات من مصادر متعددة، مثل المتقدمين وأصحاب العمل ووكالات التصنيف الائتماني. تعمل إدارة عمليات الأعمال على تسريع القرارات المتعلقة بأهلية القرض من خلال إدارة تدفق المعلومات خلال العملية وتقليل الأخطاء في الوثائق.
  • تنفيذ الطلب: يمكن للشركات تحسين الكفاءة التشغيلية لأنظمة تنفيذ الطلبات باستخدام إدارة عمليات الأعمال. يمكنهم استخدام إدارة عمليات الأعمال لإدارة العروض الخاصة والتقاط الطلبات وتنفيذ الطلبات. يؤدي هذا إلى تحويل العملية نحو إدارة الطلبات التي تتمحور حول العميل والتي توفر قيمة أعمال أكبر.

إدارة عمليات الأعمال وIBM

تساعد إدارة عمليات الأعمال شركتك على اكتساب قيمة تجارية وصقل قدرتها التنافسية. إنها أيضا خطوة مهمة إلى الأمام حيث أن الحاجة إلى التشغيل الآلي تتسع عبر عمليات الأعمال وتكنولوجيا المعلومات. للتحرك نحو مزيد من التشغيل الآلي، يجب أن يبدأ الأمر بمشروعات صغيرة يمكن قياس نجاحها، والتي يمكنك بعد ذلك توسيع نطاقها وتطويرها لتشمل العمليات الأخرى والأجزاء الأخرى من مؤسستك.

من خلال العمل مع شركة IBM، ستتمتع بإمكانية التوصل إلى إمكانيات التشغيل الآلي المدعومة بالذكاء الاصطناعي — بما في ذلك حلول إدارة عمليات الأعمال القابلة للتطوير التي تعمل على التشغيل الآلي وزيادة عمليات الأعمال والقرارات والمحتوى — للمساعدة في تسريع الابتكار من خلال جعل كل عملية أكثر ذكاء.

اتخذ الخطوة التالية:

البدء باستخدام حساب IBM Cloud اليوم.