في جامعة كاليفورنيا، يعمل برنامج شامل لتقييم حالة المرافق على تحويل البيانات إلى معارف قابلة للتنفيذ وإنشاء أساس متين لإدارة المجموعات الاستثمارية القائمة على البيانات
عند إدارة مجموعتك الاستثمارية، هل تعرف ما المرافق والأصول التي لديك؟ هل يمكنك إنشاء إطار عمل موثوق به للميزانية؟ هل يمكنك تبرير إستراتيجيات الاستثمار للأطراف المعنية؟ إذا كانت الإجابة لا، فربما حان الوقت للنظر في إجراء تقييم شامل لحالة المرافق (FCA).
على مدار سنوات، واجهت جامعة كاليفورنيا صعوبة في إدارة برنامج الصيانة المؤجلة لديها. وفي ذلك الوقت، لم يكن هناك مسار واضح لتحديد الأصول التي تمتلكها الجامعة وحالتها والمخاطر التي تشكلها الأصول المتدهورة ومدى تراكم الصيانة المؤجلة لديها. كانت إدارة الجزء المؤهل من مجموعتها الاستثمارية عبر 10 فروع جامعية و2300 مبنى بمساحة تزيد على 62 مليون قدم مربعة—بالإضافة إلى أنظمة البنية التحتية للحرم الجامعي—أمرًا شاقًا في أفضل الظروف.
أضف إلى ذلك أكثر من 20 نظامًا مختلفًا مستخدمًا لإدارة دورة حياة مجموعة الأصول عبر الجامعة، بل حتى مكالمات البيانات البسيطة—مثل المكالمات المتعلقة بالصيانة المؤجلة—أصبحت معقدة. لدرجة أن الدعوة السنوية للصيانة المؤجلة في الحرم الجامعي أصبحت متمثلة في مجموعة من جداول البيانات. ونظرًا إلى أن معلومات الأصول والتكاليف كانت تُستخرج بشكل مختلف في كل موقع، لم تكن هناك أولويات واضحة محددة للمشاريع التي يجب معالجتها أولاً لحماية رسائل جامعة كاليفورنيا (التعليم والبحث والخدمة العامة).
يوضح Nathan Brostrom، نائب الرئيس التنفيذي والمدير المالي في مكتب رئيس جامعة كاليفورنيا (UCOP)، قائلاً: "نحن لم نقدّر احتياجاتنا بشكل جيد من حيث الصيانة المؤجلة للمباني أو البنية التحتية. لم يُقصر أي حرم جامعي في بذل الجهد لمحاولة تقدير احتياجاته، ولكن لم تكن هناك معايير موحدة لفعل ذلك".
ومع ذلك، وبصفتها مؤسسة عامة، فإن تقديم طلبات ميزانية ذات مصداقية ومبررة للدولة وغيرها من الأطراف المعنية ليس أمرًا متوقعًا فحسب، بل يعكس أيضًا الإدارة المالية المسؤولة. ودائمًا ما يشكل الحصول على التمويل الكافي تحديًا، ولن يكون هناك القدر الكافي من المال لتنفيذ كل ما ينبغي تنفيذه. ولكن من خلال تطوير أساليب مبتكرة لتخصيص المبلغ المناسب من رأس المال للمشاريع المناسبة وفي الوقت المناسب، يمكن تقديم حجة موضوعية لكل دولار استثماري مطلوب.
وفي ضوء هذا الإدراك، أنشأ Brostrom في عام 2015 فريقًا لتطوير برنامج جديد يُعد من أفضل البرامج في جامعة كاليفورنيا ويسمى برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية (ICAMP). ومن شأن هذا البرنامج الجديد أن يمهد الطريق لتطوير نظام أكثر كفاءة لإدارة دورة حياة الأصول.
يوضح Rich Powers، مدير البرنامج بالفريق، قائلاً: "كانت مهمتنا واضحة وهي: توحيد المعايير عبر المجموعة الاستثمارية. بدأنا من الصفر. لقد صممنا البرنامج للتغلب على تعقيدات إدارة مجموعة الأصول عبر أنظمة متعددة من خلال طرح نظام جديد وموحد لإدارة أصول الممتلكات العقارية—إلى جانب وضع معايير موحدة لتحديد أولويات الأصول والتكلفة والمخاطر والتي سيعمل على متابعتها فريق من المراقبين باتباع عملية موحدة لتقييم حالة المرافق على مستوى المنظومة".
فرص الصيانة
قدرت قيمة فرص الصيانة المؤجلة المتعلقة بالمباني بقيمة 6.7 مليارات دولار أمريكي حتى عام 2022
الأصول والفرص
جرى جرد 125000 من الأصول وتسجيل 41000 فرصة صيانة مؤجلة
تعاون كل من مكتب رئيس جامعة كاليفورنيا وشركة IBM لتنفيذ نظام متكامل طويل الأجل لصيانة عقارات الجامعة الواسعة. طبّق مكتب رئيس جامعة كاليفورنيا واحدًا من أكبر وأشمل تقييمات حالة المرافق عبر نظام الجامعة بأكمله باستخدام IBM® TRIRIGA® Application Suite. يوفر نظام الإدارة المتكاملة لأماكن العمل (IWMS) مزايا التطبيق المتعددة وقابلية التوسع بما يتناسب مع تزايد الطلب.
بدأ فريق برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية بتهيئة وحدة تقييم حالة المرافق من IBM TRIRIGA وإنشاء النظام لدعم التوسع إلى وحدات أخرى، والتي ستتمكن في المستقبل من توفير تجربة أكثر ثراءً وتكاملاً في إدارة دورة حياة الأصول.
وللتغلب على تحديات الأنظمة العديدة واتفاقيات إدارة الأصول المطبقة في كل حرم جامعي، شرع برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية في تطوير كتالوج موحد لأصول المباني والبنية التحتية ودمجه، وذلك بتطبيق إطار تصنيف المباني الموحد. تضمن الكتالوج أيضًا وحدات قياس موحدة ودورات حياة لكل أصل ومجموعة كاملة من تكاليف أنشطة المعالجة لتنفيذ الصيانة المؤجلة.
ويوضح Powers قائلاً: "إن إمكانات الكتالوج (BSCs & Assemblies) في TRIRIGA فائقة للغاية، وهي تشكل بالفعل الأساس الذي يقوم عليه البرنامج ... فهي الطريقة التي نحقق بها توحيد المعايير."
لقد كانت اللبنة الأساسية التالية التي احتاجت إلى تصميم هي طريقة تحديد المخاطر المحتملة التي قد يسببها فشل كل أصل من الأصول في مرفق معين ومهمته. ولمعالجة ذلك، طوّر برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية مجموعة موحدة من تصنيفات المخاطر.
يوضح Ron Kalich، مدير إدارة أصول المرافق وبرنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية في مكتب رئيس جامعة كاليفورنيا، قائلاً: "لقد وضعنا إطار عمل لتصنيف المخاطر وتحديد الأولويات على أساس عنصرين رئيسيين: احتمالية حدوث الفشل وعواقب هذا الفشل. سيسمح لنا هذان البعدان معًا بتحديد مخاطر فشل الأصول؛ وهذا من شأنه أيضًا أن يحل مشكلة قائمة الصيانة المؤجلة غير محددة الأولويات ويوفر إمكانية ترتيب فرص الصيانة المؤجلة وترميزها باللون الأحمر والأصفر والأخضر."
ومن دون وجود العنصر البشري، فإن النظام يظل مجرد نظام، لذا في الخطوات التالية من الخطة، عمل برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية مع فروع الجامعة لتشكيل العنصر الأساسي الأكثر أهمية في البرنامج، وهو فرق تقييم حالة المرافق. استقرت جامعة كاليفورنيا على اتباع نهج هجين في عملية إنشاء الفريق: ففي بعض فروع الجامعة، أُحيلت مهمة فرق تقييم حالة المرافق إلى موظفي الصيانة الحاليين الذين عملوا على تركيب العديد من الأصول وصيانتها منذ تركيبها الأصلي. بينما في فروع الجامعة الأخرى، حيث لم يكن إنشاء الفرق من موظفي الصيانة خيارًا، دخلت جامعة كاليفورنيا في شراكة مع Parsons، وهي شركة رائدة معترف بها في جرد أصول المرافق وتقييمات الحالة، بهدف مساعدة الموظفين المحليين.
وستخضع هذه الفرق معًا لبرنامج تدريبي أولي مكثف حول عملية ونظام تقييم حالة المرافق في جامعة كاليفورنيا وتتعلم كيفية إجراء تقييم فائق الجودة لحالة المرافق.
يوضح السيد الدكتور Hayden Collins، رئيس برنامج تقييم حالة المرافق في Parsons، قائلاً: "لم نلتزم جميعنا بالتدريب على المنهجية الأساسية فحسب، بل عقدنا أيضًا اجتماعات معايرة منتظمة عبر فرق فروع الجامعة لضمان أن نتيجة عملنا قابلة للتكرار ومتسقة. لقد استخدمنا نتائج مراقبة الجودة لتحديد التحسينات الرئيسية. لقد أدى هذا النوع من تبادل المعرفة إلى إنشاء دورة مثمرة".
على مدار السنوات الأربع القادمة، ستعمل هذه الفرق على 2300 مبنى، بالإضافة إلى أنظمة البنية التحتية في فروع الجامعة، باستخدام منصة ICAMP-TRIRIGA لجرد أكثر من 125000 أصل، وتحديد حالتهم، وتحديد تصنيفات المخاطر، وتقدير تكلفة أكثر من 41000 فرصة للصيانة المؤجلة. ويوضح Powers قائلاً: "وفي النهاية، نكون قد حددنا تراكمات الصيانة المؤجلة التي بلغت قيمتها الإجمالية 6.7 مليارات دولار أمريكي والتي حددناها كلها من خلال الكتالوج الموحد وعملية تقييم حالة المرافق."
تقول Susan Fish، مديرة إدارة الأصول وخدمات المرافق في فرع جامعة كاليفورنيا في Berkeley: "لقد أصبح من الواضح أن البيانات التي جُمعت في برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية كانت مكملة لما كان لدينا في [IBM] Maximo". فهي تكمل الأجزاء المفقودة، مثل أهمية الأصول لرسائل الحرم الجامعي والمخاطر التي تشكلها الأصول على العمليات. لقد أصبح لدينا الآن معلومات تسمح للفرق باتخاذ قرارات أفضل لتوقع الأعطال المحتملة واتخاذ إجراءات تصحيحية أو استبدال الأصول قبل فشلها وتعطيلها للعمليات
في الماضي، كان التراكم يتمثل في صفوف من المشاريع في جدول بيانات ولم يكن من الواضح أي من المشاريع العديدة لديه الأولوية وأي منها يجب تمويله أولاً. ومع تدفق البيانات إلى النظام، كان التراكم يأخذ منظورًا جديدًا. لم تقتصر إمكانات البيانات على تسجيل تفاصيل التراكم فحسب، ولكن يمكن تجميعها حسب درجات المخاطر الإجمالية والألوان، إلى جانب تصنيفات ضرورة المعالجة، ما يسمح لبرنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية بعرضها في فئات أكثر تميزًا وقابلية للإدارة للاحتياجات ذات الأولوية.
والآن أصبح بإمكان صانعي القرار الرجوع إلى مصفوفة "إجمالي الصيانة المؤجلة حسب لون المخاطر والإطار الزمني للعمل" وإظهار مقدار التمويل اللازم لتنفيذ عمليات الصيانة المؤجلة ذات الأولوية القصوى (ذات اللون الأحمر والأصفر) إلى الأقل أولوية (ذات اللون الأخضر) خلال السنوات الخمس القادمة.
يوضح Kalich قائلاً: "أصبح بإمكاننا الآن أن نُظهر لمستخدمينا أي الأصول لديه فرص صيانة مؤجلة وأيها من المرجح أن تؤثر في عملياتهم. وبالإضافة إلى ذلك، أصبح لدينا الآن أفق احتياجات استثمارية مدته خمس سنوات مدمج في النظام يمكننا من خلاله البدء في التحليل وصناعة القرار."
في مؤسسة كبيرة مثل جامعة كاليفورنيا، يوجد دائمًا العديد من المطالب المتضاربة على رأس المال، فعلى سبيل المثال، يتزايد الطلب على المرافق الجديدة وعمليات التجديد لدعم زيادة الالتحاق، والتحول إلى الطاقة النظيفة، وتنفيذ التحسينات المقاومة للزلازل، وتجديد النظام والصيانة المؤجلة، والتي تتطلب الاستفادة من البيانات مثل تلك التي يوفرها برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية بهدف المساعدة على توزيع رأس المال بشكل أكثر كفاءة.
وقد أدت هذه الحاجة إلى بُعد آخر مهم لصناعة القرارات القائمة على البيانات، والذي أضافه برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية إلى البيانات، وهو يعكس إمكانية الربط بين فرص الصيانة المؤجلة والعديد من المبادرات الرئيسية والأهداف الإستراتيجية لجامعة كاليفورنيا. وقد أصبح من الممكن في الوقت الحالي تصنيف مشاريع الصيانة المؤجلة لتوضيح ما إذا كان من الممكن ربطها بمشاريع الطاقة أو مشاريع خفض الكربون، أو مشاريع مقاومة الزلازل، أو ما إذا كان من الممكن تجميعها في برامج أكبر للسلامة العامة أو الاستدامة. يسمح هذا الربط لجامعة كاليفورنيا بتسليط الضوء على تلك المشاريع التي من شأنها تحقيق أهداف متعددة، ومن ثَم تحقيق أقصى استفادة من كل دولار من أموال الاستثمار.
يشير Kalich إلى أن آخر عمليات تخصيص الأموال الحكومية تبرز الأبعاد العديدة لبيانات برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية، قائلاً: "نظرًا إلى أننا نستطيع تحديد احتياجات الصيانة المؤجلة ذات الأولوية القصوى لدينا وإثبات كيف يمكننا دعم أهداف أخرى مثل الاستدامة، يمكننا تقديم حجة أكثر إقناعًا للحصول على التمويل اللازم. في العامين الماضيين فقط، تلقينا 475 مليون دولار أمريكي، أي تمويل يزيد بنسبة 30% عن السنوات الست السابقة مجتمعة. أصبح الآن لدى جامعة كاليفورنيا بيانات موثوقة ويمكنها استخدامها لتطوير إستراتيجيات استثمارية وطلبات تمويل مبررة".
لا يدعم برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية قيادة جامعة كاليفورنيا في تطوير إستراتيجيات استثمارية أكثر قابلية للتبرير على مستوى المنظومة فحسب، بل إنه يُحدث فرقًا على مستوى الحرم الجامعي، حيث يشكل توفير موارد التمويل الكافية دائمًا تحديًا وحيث يكون تحقيق أقصى استفادة من كل استثمار أمرًا ضروريًا. لكن تحقيق أقصى استفادة من كل استثمار يتطلب تعاونًا متعدد الوظائف وبيانات يمكن للمستخدمين النهائيين الوثوق بها.
يوضح Powers قائلاً: "إن عملية تقييم حالة المرافق تُنشئ بطبيعتها نهجًا منظمًا لجمع بيانات الأصول وتسجيل فرص الصيانة المؤجلة. كما أنها تؤدي إلى وجود محادثة بين مراقبي عملية تقييم حالة المرافق ومديري المرافق وفرق دعم الصيانة، حيث يمكنهم العمل معًا لاستكشاف المعلومات التي غالبًا ما تكون مخزنة في أذهان الناس أو موجودة في السجلات فقط. وبهذه الطريقة، تضمن عملية تقييم حالة المرافق عدم ضياع معرفة الخبراء المتخصصين بمرور الزمن، كما أنها تقدم رؤية شاملة لاحتياجاتنا من الميدان إلى مكاتب الفرق التي تخطط للاستثمارات الحساسة وتنفذها".
تقول Fish إن جامعة كاليفورنيا في بيركلي مثال جيد على هذا التعاون الجديد والمعزز في صناعة القرارات القائمة على البيانات في العمل: "تبحث فرقنا دائمًا عن طرق لاستخدام أموال الصيانة المؤجلة جنبًا إلى جنب مع أموال الاستثمار الأخرى لتحقيق أقصى استفادة من مشروع معين. في مكتبة Moffitt، أسهمت كل من المرافق وتخطيط رأس المال في الجمع بين تمويل الصيانة المؤجلة وتبرع خاص كبير. وبذلك تمكنا من الشروع في عملية تجديد كبيرة من شأنها تحديث جزء كبير من المساحة ومعالجة العناصر الحيوية مثل أدوات التحكم في الإضاءة والتركيبات، بالإضافة إلى أدوات التحكم في المباني التي تدهورت وتجاوزت عمرها الافتراضي. ونتيجة لذلك، عالجت فرق العمل أنظمة المباني القديمة وحققت أهدافًا متعددة، بما في ذلك الاستدامة وتحسين قدرتنا على دعم رسائلنا البحثية والتعليمية عالية القيمة."
عندما تتزايد فرق جامعة كاليفورنيا التي تبدأ في رؤية تقاطع بيانات تقييم حالة المرافق مع مبادرات مهمة مثل مقاومة الزلازل أو الاستدامة، فإن ذلك سيعزز صناعة القرار القائمة على البيانات. ويضيف Kalich قائلاً: "ستكون الأداة والطريقة قيّمة للغاية في المساعدة على تعزيز أفضل الممارسات الجديدة لإدارة دورة حياة الأصول وتطوير الإستراتيجيات الاستثمارية المثلى."
لم تكن إدارة المجموعة الاستثمارية أبدًا بالأمر السهل، خاصة في بيئة اقتصادية وفنية وتشغيلية متغيرة باستمرار. لذا، أصبح إنشاء نظام وعملية ديناميكية لإدارة بيانات المجموعة الاستثمارية أكثر أهمية من أي وقت مضى.
في النموذج الاستشاري القديم لتقييم حالة المرافق، كان على التقنيين زيارة المرفق ربما كل ثلاث إلى خمس سنوات وإعداد قائمة بالاحتياجات وتوفير كتاب للرجوع إليه. وفي نموذج جامعة كاليفورنيا، يوضح Kalich قائلاً: "لدينا نظام حيوي في برنامج الإدارة المتكاملة للأصول الرأسمالية. وبينما يجري موظفو الحرم الجامعي والمراقبون تغييرات على البيانات، تُحدّث تلك البيانات في لوحات معلومات الإدارة الرئيسية مرتين في اليوم. وهذا من شأنه أن يحافظ على بقاء البيانات جديدة ومحدثة وقابلة للتنفيذ، وهو أمر ضروري في مجموعة استثمارية يزيد قدرها على 40 مليار دولار أمريكي.
وتشير Fish إلى الأمر نفسه قائلة: "في جامعة كاليفورنيا في بيركلي، لا يُعد تقييم حالة المرافق مجرد مبادرة مؤقتة. ففي الوقت الحالي، تعمل فرق إدارة المرافق والعمليات على تحديث الأصول وتسجيل تلك الجوانب من البيانات في الوقت الفعلي، مع إظهار التغيير في سلامة الأصول بمرور الوقت."
وفيما يتعلق بمستقبل ICAMP-TRIRIGA، يشير Kalich قائلاً: "توجد العديد من الإمكانات الأخرى داخل المنصة يمكن الاستفادة منها، بما في ذلك إدارة الأصول الرأسمالية ووضع الميزانية الرأسمالية وإدارة المشاريع الرأسمالية. وتوجد مجموعة كبيرة من المزايا الإضافية وحالات الاستخدام التي يمكن أن تسفر عن كفاءات تشغيلية واستثمارية بدءًا من التخطيط ومرورًا بالمشتريات ووصولاً إلى الاستدامة".
تعمل جامعة كاليفورنيا على تغيير المفهوم بحيث تسمح لمديري المرافق والأطراف المعنية باتخاذ قرارات قائمة على البيانات تتناسب مع الظروف الحالية، والابتكار عند الحاجة بناءً على البيانات الصحيحة، والتغلب على التحديات والاحتياجات عند ظهورها.
ملاحظة: تطورت IBM® TRIRIGA® Application Suite إلى IBM® Maximo® Real Estate and Facilities.
تأسست جامعة كاليفورنيا عام 1868 بعشرة أعضاء هيئة تدريس و40 طالبًا فقط. وفي عام 2022، كان يعمل بالجامعة أكثر من 150000 ألف موظف ويدرس بها أكثر من ربع مليون طالب سنويًا. وتضم 10 فروع جامعية وستة مراكز طبية تتكون من 6000 مبنى. UCOP (الرابط ينقلك خارج موقع ibm.com)، يقع في أوكلاند، كاليفورنيا، وهو المقر الرئيسي للجامعة.
قانوني
حقوق النشر © محفوظة لصالح شركة IBM Corporation لعام 2022. IBM Corporation، طريق نيو أورشارد، أرمونك، نيويورك 10504
أُنتج في الولايات المتحدة الأمريكية، ديسمبر 2022.
IBM وشعار IBM وibm.com وMaximo وTRIRIGA هي علامات تجارية تابعة لشركة International Business Machines Corp.، ومسجلة في عدد من البلدان حول العالم. قد تكون أسماء منتجات وخدمات أخرى علامات تجارية تابعة لشركة IBM أو لشركات أخرى. تتوفر قائمة حالية بعلامات IBM التجارية على الموقع ضمن علامة التبويب "معلومات حقوق النشر والعلامات التجارية" عبر الرابط التالي: ibm.com/trademark.
يصبح هذا المستند ساريًا بدءًا من تاريخ النشر الأول، ويجوز لشركة IBM تغييره في أي وقت. لا تتوفر بعض العروض في بعض الدول التي تعمل بها شركة IBM.
تُعرض جميع أمثلة العملاء المنقولة أو المذكورة كإيضاحات للطريقة التي استخدم بها بعض العملاء منتجات IBM، والنتائج التي قد يحققونها. وستختلف التكاليف البيئية الفعلية وخصائص الأداء وفقًا لتكوينات وظروف كل عميل على حدة. لا يمكن توفير النتائج المتوقعة بشكل عام؛ لأن نتائج كل عميل تعتمد بشكل كامل على أنظمة العميل والخدمات المطلوبة. المعلومات الواردة في هذا المستند تُقدَّم "كما هي" دون أي ضمانات صريحة أو ضمنية، مثل جميع ضمانات الصلاحية التجارية، أو الملاءمة لغرض معين، أو الضمانات والشروط الخاصة بعدم انتهاك حقوق الأطراف الأخرى. تشتمل منتجات IBM على ضمان وفقًا لشروط الاتفاقيات التي تُوفَّر بموجبها وأحكامها.