وبصفته مدير الأعمال الإلكترونية لمنطقة أمريكا الشمالية في Saint-Gobain، تم تكليف Chase Shelby باستبدال الكم الهائل من الأوراق التي تتبادلها الشركة مع العملاء والبائعين للطلب وتتبع الشحنات والفواتير.
كانت الشركة بحاجة إلى خفض التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية وتبسيط العمليات اليدوية. وكان الأمر يتطلب حلاً آليًا لتحقيق ذلك. كان ممثلو خدمة العملاء (CSRs) يتعثرون في عمليات إدخال الطلبات يدويًا ويشعرون بأنهم غارقون في طلبات فواتير التحميل وتتبع الشحنات والفواتير.
كانت الشركة تتطلع أيضًا إلى ضم العملاء بشكل أسرع، وتبسيط الطلب من خلال تقديم منتجات بائعين تكميلية، وتحسين كفاءة الطلب للعملاء الكبار ونشر حل تبادل البيانات الإلكتروني (EDI) الذي يمكن أن يوفر ميزة تنافسية لجذب المزيد من العملاء والبائعين.
أرادت شركة Saint-Gobain أيضًا أن يكون هذا الحل آمنًا ومبنيًا على السحابة.
يقول Shelby إنه قبل ترقيته إلى منصبه في مجال الأعمال الإلكترونية، كان يعمل مسؤولاً عن CSR في شركة Saint-Gobain. ويشير إلى أنه اضطر إلى تلقي الطلبات يدويًا عبر الهاتف وإدخالها واستقبال المكالمات لتقديم معلومات التتبع أو معالجة طلبات تقديم مستندات العملاء مثل الفواتير. ويصف هذه العملية بأنها غير فعالة وبطيئة. كانت تجربته الشخصية هي التي ساعدت في دفع الحاجة إلى إيجاد حل أكثر كفاءة للتبادل الإلكتروني للبيانات.
توفير التكاليف
تبلغ التكاليف التي يتم توفيرها باستخدام تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات الإلكترونية 92% لكل طلب خطي
عمليات متواصلة دون انقطاع
يمكن للشركة الآن استلام المستندات على مدار 24 ساعة في اليوم، كل يوم من أيام الأسبوع
اختارت Saint-Gobain نشر حل خطة Premium لمنصة البرمجيات كخدمة (SaaS) للتكامل بين الشركات IBM Sterling القائم على السحابة لإنشاء مواصفات التبادل الإلكتروني للبيانات لإرسالها إلى مورّديها. وقد اختارت هذا الخيار بسبب مزايا كفاءة التكلفة التي يوفرها التبادل الإلكتروني للبيانات الإلكترونية (EDI) مقارنة بالعمليات اليدوية.
يشير Shelby إلى أن حل سلسلة التوريد من IBM قد حسن الكفاءة في الطلب والفواتير والشحن. ويقول إنه يمكن للعملاء الآن تلقي إشعارات الشحن التلقائية التي تنتقل مباشرةً إلى أنظمتهم، وعرض أرقام التتبع، ومعرفة موعد وصول طلباتهم، والوصول إلى جميع معلومات الشحن الأخرى ذات الصلة.
وفي معرض شرحه للمعلومات المفصّلة التي يوفرها نظام التبادل الإلكتروني للبيانات لعملائه، يقول Shelby إن شركة Saint-Gobain تستطيع الآن إرسال إشعارات الشحن المتقدمة (ASNs) إلى مراكز التوزيع الخاصة بعملائها. عندما يقوم العملاء بالمسح الضوئي للرموز الشريطية على المنتجات التي يتلقونها، فإنها ترتبط مباشرةً بشبكات ASN المرسلة بواسطة التبادل الإلكتروني للبيانات وتشير إلى كل ما هو موجود في كل عبوة. نتيجة لذلك، لم يعد يتعين على هؤلاء العملاء الاتصال بممثلي خدمة العملاء للحصول على قسيمة تعبئة أو أي وثائق أخرى متعلقة بالشحن.
يقول Shelby: "لدينا منتجات مصنوعة حسب الطلب ومنتجات مخزنة". "من النادر جدًا أن يكون لدينا طلب شراء واحد وفاتورة واحدة وشحنة واحدة مقابلها. لذا، إذا طلب العميل مخزونًا وأصنافًا مصنوعة حسب الطلب في طلب شراء واحد، فسيكون لدينا العديد من الفواتير و ASNs. باستخدام أداة تحليل الأعمال الخاصة بالحل، يمكننا الدخول والبحث فقط عن رقم طلب الشراء، وإعادة جميع ASNs، وجميع الفواتير وجميع المستندات ذات الصلة وإرسالها إلى العميل في استعلام واحد".
وأشار إلى تحسن مهم آخر أتاحه الحل للشركة. نتيجة لنشر حلول IBM، دخلت Saint-Gobain في شراكة مع شركة أخرى تبيع سلعًا تكميلية. باستخدام حل IBM Sterling، يمكن للعميل الطلب مباشرةً من Saint-Gobain وطلب المنتج التكميلي على نفس الفاتورة. تقوم Saint-Gobain بشحن منتجها إلى العميل، ويقوم شريكها بشحن المنتج التكميلي. ويتم التعامل مع العملية بأكملها من خلال التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI).
يقول Shelby: "يستمتع العميل بهذا لأنه سيتلقى فاتورة واحدة فقط من شركتين تحت رقم طلب شراء واحد". "الشراكة ليست جيدة لكلينا فحسب، من حيث المبيعات، ولكنها جيدة أيضًا للعميل، الذي لا يتعين عليه التعامل مع بائعين متعددين."
لأن Saint-Gobain مستخدم Sterling B2B Integration SaaS Premium، فهو يتمتع بإمكانية الوصول إلى خبراء رسم الخرائط لدى IBM الذين تم تعيينهم للجوانب المهمة لحلول التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بالشركة المُصنّعة. يقول شيلبي: "يتيح لنا ذلك أن تكون لدينا مشاريع متعددة في وقت واحد لأنني أستطيع فتح مشكلات مع IBM وجعلهم يعملون على إنشاء خريطة لأحد العملاء، بينما أقوم باختبار عميل آخر".
ويقول إن استخدام موارد IBM يسمح أيضًا لشركته بضم العملاء بسرعة أكبر مما لو كان يقوم بذلك داخليًا. فهي ليست أسرع فحسب، بل إن العملية أكثر بساطة أيضًا. "أقوم بملء استمارة بسيطة. أنا فقط أملأها بمعلومات التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بالعميل وأخبر فريقنا بالخرائط التي يجب النسخ منها،" يقول Shelby. ويضيف أنه يمكن نسخ هذه النماذج وتخصيصها لكل عميل لتناسب احتياجات التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بكل عميل.
تستطيع Saint-Gobain أيضًا الاستفادة من الرؤية المتزايدة وقدرات الذكاء الاصطناعي التي تأتي مع حل سلسلة التوريد المتميز من IBM. يقول Shelby إن أتمتة نقل المستندات وإشعارات الشحن للفواتير مباشرةً إلى أنظمة عملائها يوفر لهم رؤية أكبر للعملية. على هذا النحو، لا يتعين على العملاء الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني إلى Saint-Gobain للحصول على معلومات إضافية، مما يحرر ممثلي خدمة العملاء لأداء مهام أخرى ذات قيمة مضافة.
وتعليقًا على تأثير نقل التبادل الإلكتروني للبيانات لسلسلة التوريد الخاصة بشركة Saint-Gobain إلى السحابة، يشير شيلبي إلى أنه "يمكننا نقل بعض أحمال الخوادم التي كانت لدينا داخل الشركة إلى السحابة، مع إدارة شركة IBM لها من خلال IBM Sterling B2B Integration SaaS Premium".
ويفيد حل IBM شركة Saint-Gobain لأنه يلغي الإدخال اليدوي للطلبات من قِبل ممثلي خدمة العملاء بحيث يتفرغون للتعامل مع العملاء بشكل استباقي وليس كرد فعل. يقول Shelby: «إنهم لا يقضون وقتهم في إدخال الطلبات كل يوم، وتلقي المكالمات الهاتفية وطلب نسخ من الفواتير أو قسائم التعبئة".
ومن المزايا الأخرى أنه أصبح بإمكان الشركة الآن إرسال طلبات الشراء وسندات الشحن والفواتير إلى العملاء عن طريق التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). في السابق، كان العملاء يطلبون هذه المعلومات من ممثلي خدمة العملاء؛ الآن، انخفض عدد هذه المكالمات بشكل كبير.
يشير Shelby إلى أن أحد أهم مكاسب الكفاءة من استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات لطلبات الشراء هو زيادة السرعة والدقة، ويمكن للشركة الآن استلام المستندات على مدار 24 ساعة في اليوم، كل يوم من أيام الأسبوع. "هدفنا الرئيسي في كل عام هو جلب أكبر عدد ممكن من العملاء إلى EDI. نحن نحوم في نطاق يتراوح بين 50% و60% في الوقت الحالي،" يقول Shelby.
وبفضل إمكانية الوصول التي يوفرها حل سلسلة التوريد من IBM لخبراء رسم الخرائط من IBM، تستطيع Saint-Gobain أن تحافظ على انخفاض تكاليف التبادل الإلكتروني للبيانات لأنها تحتاج إلى عدد أقل من خبراء رسم الخرائط والمسؤولين. يسهل الحل أيضًا على الشركة العمل في مشاريع متعددة في وقت واحد.
وتحقق وفورات أخرى في التكاليف بالنسبة إلى Saint-Gobain من خلال تحليلات الحل. يقول Shelby إنه باستخدام التحليلات، يمكن للشركة تقليل التكاليف من خلال تحديد العمليات التي كانت قديمة وغير فعالة. ويستشهد بمثال: "في ذلك الوقت، عندما كنا نرسل فاتورة إلى أحد العملاء، كنا نرسل أيضًا مستند حالة إلى نظام SAP الخاص بنا لإعلامه بأن الفاتورة قد استلمتها شركة IBM. ومن خلال التخلص من هذه العملية، وفرنا الكثير من تكاليف المستندات الشهرية."
يقول ر إن Saint-Gobain تخطط لتوسيع نطاق الوصول إلى حل IBM Sterling Business Transaction Intelligence ليشمل قسم الحسابات المدينة في الشركة. يأتي هذا القسم في كثير من الأحيان إلى فريق الأعمال الإلكترونية الخاص به للسؤال عما إذا كان العميل قد استلم فاتورة بنجاح من خلال التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). لكن السماح لقسم الحسابات المدينة بالاتصال بـ Sterling Business Transaction Intelligence سيقلل من التنقل بين الأقسام وبالتالي يمكنه الوصول مباشرةً إلى البيانات التي يطلبها.
Saint-Gobain (الرابط موجود خارج ibm.com) هي شركة عالمية رائدة في تصنيع المواد الكاشطة. تقوم الشركة بتصميم حلول مخصصة لتأمين أفضل خيار للأداء والتكلفة والسلامة. مع أكثر من 130 عامًا من الخبرة وأكثر من 10000 موظف، تخدم الشركة العملاء من خلال شبكتها المكونة من 60 منشأة في حوالي 30 دولة. يقع المقر الرئيسي للشركة في ورسيستر، ماساتشوستس.
الحواشي
© حقوق النشر محفوظة لشركة IBM Corporation لعام 2020. شركة IBM، سلسلة توريد IBM، New Orchard Road, Armonk, NY 10504
أُنتج في الولايات المتحدة الأمريكية، نوفمبر 2020.
IBM ، شعار IBM ، ibm.com ، IBM Sterling و Sterling هما علامتان تجاريتان لشركة International Business Machines Corp. ، مسجلة في العديد من الولايات القضائية في جميع أنحاء العالم. قد تكون أسماء المنتجات والخدمات الأخرى علامات تجارية لشركة IBM أو شركات أخرى. تتوفر القائمة الحالية للعلامات التجارية لشركة IBM على الويب ضمن علامة التبويب "معلومات حقوق النشر والعلامات التجارية" على الرابط https://www.ibm.com/ae-ar/legal/copytrade.
يعد هذا المستند ساريًا بدءًا من تاريخ النشر الأول، ويجوز لشركة IBM تغييره في أي وقت. لا تتوفر جميع العروض في جميع الدول التي تعمل فيها شركة IBM.
يتم عرض بيانات الأداء وأمثلة العملاء المذكورة لأغراض توضيحية فقط. قد تختلف نتائج الأداء الفعلي وفقًا للتكوينات وظروف التشغيل المحددة. المعلومات الواردة في هذا المستند تُقدَّمُ "كما هي" دون أي ضمانات صريحة أو ضمنية، بما في ذلك جميع ضمانات الصلاحية التجارية، أو الملاءمة لغرض معين، أو الضمانات والشروط الخاصة بعدم انتهاك حقوق الأطراف الأخرى. تشتمل منتجات IBM على ضمان وفقًا لشروط الاتفاقيات التي تُوفَّر بموجبها وأحكامها.