К 2001 году на предприятии одновременно использовалось несколько разных приложений для учета, контроля и администрирования данных компании. Три из них служили для расчета заработной платы: собственная разработка на базе DOS, программное обеспечение компании SunSystems и система российского разработчика «Монолит». Для управления кадрами применялись самостоятельно созданные модели на базе Excel. Такую информационную среду часто называют "лоскутной", поскольку она создает на предприятия отдельные изолированные участки автоматизации, слабо связанные друг с другом. Каждый из них содержит немало полезных данных, но из-за отсутствия интеграции их трудно эффективно использовать вместе.

В этих условиях было принято решение о внедрении единой информационной системы управления ресурсами компании. При этом первоочередными задачами являлось улучшение качества информации, сокращение количества ресурсов, необходимых для выполнения административных и расчетных задач, внедрение унифицированных бизнес-процессов и обеспечение быстрого доступа к необходимой информации всех подразделений «БАТ России». Для этого было необходимо иметь единый надежный источник данных по персоналу, позволяющий оперативно получать требуемую информацию в удобном формате, создать и единые для всех предприятий (включая фабрики) бизнес-процессы для администрирования персональных данных, расчета заработной платы и прочих компенсаций сотрудникам, иметь удобный инструмент для бюджетирования расходов на оплату труда и других затрат на персонал на основе унифицированной организационной структуры.

Выбирая программное обеспечение для автоматизации, компания «БАТ Россия» в качестве главных требований выдвигала способность обеспечения единого информационного пространства для всего предприятия, широкие возможности развития и средства улучшения контроля за бизнес-процессами. Большое значение имело наличие у поставщика представительства в России и поддержка требований российского законодательства в части ведения данных и учета расчетов с персоналом, предоставления отчетности, требуемых форматов файлов и других национальных требований.

В результате была выбрана система SAP R/3 4.6C. На стороне этого решения оказалось также и то, что SAP R/3 уже была внедрена в ряде отделений «Бритиш Американ Тобакко» в разных странах, хотя и не является корпоративным стандартом. Кроме того, между «Бритиш Американ Тобакко» и SAP AG существует соглашение на уровне головных офисов, что позитивно повлияло на стоимость лицензий на программное обеспечение для российского отделения компании. В качестве консультанта по внедрению была выбрана компания PriceWaterhouseCoopers Consutlng, позже ставшая подразделением Global Business Services корпорации IBM.

Проект автоматизации компании «БАТ Россия» был реализован в течение двух лет – с 2001 по 2003 г. За это время совместной проектной командой IBM Global Business Services и «БАТ Россия» были созданы описания и проведена систематизация бизнес-процессов, а затем настроены, внедрены и интегрированы модули HR и Payroll для управления персоналом и расчета зарплаты.

Сейчас в системе работает 130 пользователей, в числе которых работники бухгалтерии и отдела кадров, а также табельщики из разных отделов предприятия. Подготовка персонала к переходу на новые программные средства проходила в два этапа. Сначала консультанты IBM обучили ключевых пользователей, а те, в свою очередь, разработали методические материалы и провели занятия со всеми остальными сотрудниками.

Благодаря новой системе удалось автоматизировать учет рабочего времени и интегрировать этот процесс с расчетом зарплаты, ускорить доступ к нужной информации, повысить прозрачность данных, упростить составление отчетов и, тем самым, позволить руководству в любое время получать необходимые сведения по любому подразделению. Ручная работа сейчас сведена к минимуму и используется лишь при проверке правильности данных и их исправлении в случае обнаружения ошибки.

Важное преимущество достигается за счет повышения качества информации, прозрачности данных, унификации бизнес-процессов. Все это значительно ускоряет принятие решений и повышает их точность. Таким образом, качественные сдвиги налицо.

«Внедрение системы, обеспечившей надежность, качество, прозрачность и удобство обработки информации, позволило нам более эффективно использовать ресурсы компании и сократить время принятия решений, зависящих от данных о персонале компании», - сказал менеджер по администрированию персонала и системам отчетности Владимир Шевелев.

«Несомненно, сам процесс внедрения оказался для нас также ценным опытом, который будет очень полезен при осуществлении других проектов компании, - добавила Юлия Веряскина, финансовый контролер ЗАО "МУМТ" (подразделение «БАТ России»). Ведь возможности системы SAP R/3 не ограничиваются уже внедренными модулями. В ней можно реализовать многие другие функции. Поэтому, выбрав этот продукт, компания «БАТ Россия» получила готовую платформу для дальнейшего повышения уровня автоматизации и совершенствования управления предприятием».