IT-Abteilungen werden bei der Erstellung elektronischer Formulare entlastet – Offene Standards und Web 2.0-Technologien machen das Arbeiten einfacher und effizienter
Stuttgart – 28. November 2008 – IBM präsentiert mit IBM Forms eine neue Software, die Geschäftsprozesse beschleunigt, indem sie durch Papier hervorgerufene Engpässe beseitigt. Mitarbeiter jeder Abteilung können ab sofort ohne technische Vorkenntnisse elektronische Formulare in Minutenschnelle erstellen; dies spart Unternehmen bis zu 500.000 EUR jährlich.
Bislang waren nicht Minuten, sondern ganze Wochen diverser IT-Mitarbeiter und damit zusammenhängende hohe Kosten nötig, um Formulare und Umfragen zu erstellen. Elektronische Formulare (E-Formulare) werden allerdings immer wichtiger, um die Engpässe zu vermeiden, die durch das Ausdrucken und Ausfüllen von Papierdokumenten entstehen und um gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck eines jeden Unternehmens zu verkleinern.
Mit der neuen Version 3.5 von IBM Lotus Forms wird es für nicht-technische Mitarbeiter sehr einfach, E-Formulare innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens zu erstellen, zu speichern und über Email oder das Web zu verteilen. Individuelle Formulare können mit Hilfe neuer Features automatisiert entworfen werden, ohne zusätzliche Software auf dem einzelnen PC installieren oder die oftmals bereits überlastete IT-Abteilung zu Hilfe rufen zu müssen.
IBM Lotus Forms 3.5 wurde für komplizierte Vorgänge wie Versicherungs- und Steuerformulare entworfen und enthält darüber hinaus eine neue so genannte „Turbo“-Software, die auch als separates Produkt erhältlich ist. Turbo übernimmt einfachere Aufgaben, wie zum Beispiel Neueinstellungen, Urlaubsanträge, Kundenzufriedenheitsumfragen, Bewerbungen, Produktbestellungen oder Meinungsumfragen. Diese Software basiert auf einer Open Software-Plattform und Web 2.0 Technologien und ist in IBM WebSphere Portal integriert; Kunden und Mitarbeiter haben damit eine bereits bekannte Arbeitsoberfläche zur Verfügung.
Die IBM WebSphere Portal Web 2.0 Software verbindet auf sichere Art Informationen sowohl aus einem Unternehmen als auch aus dem Internet. Ein Unternehmensportal stellt externe und interne Webseiten mit Informationen, Anwendungen oder Prozessen personalisiert zur Verfügung. Web 2.0-Werkzeuge werden von Unternehmen verstärkt eingesetzt, weil sie Content, soziale Verbindungen und andere Tools liefern, um moderne Herausforderungen im Geschäftsalltag zu meistern.
Die Deutsche Sporthochschule Köln nutzt IBM Lotus Forms in Verbindung mit IBM WebSphere Portal und dem hauseignen IT-System zur Eingabe und Weiterverarbeitung von Athleten-Daten. Vor Einführung der neuen Software hatten die Mitarbeiter der Sporthochschule nur einen isolierten Blick auf die Daten der jeweiligen Athleten, die sie aus Tabellen oder XML-Daten übertragen mussten. Dadurch war es sehr aufwändig die Daten für Auswertungen und Studien zu verwenden.
Die Nutzung elektronischer Formulare ist ein sehr effektiver Weg, die von einem Unternehmen genutzte Papiermenge zu reduzieren. Die aktuelle „IBM No Paper Weight“-Studie ergab, dass Unternehmen zwischen 80 und 90 Prozent des Papierverbrauchs einsparen können, wenn sie das Ausdrucken originär elektronischer Formulare stoppen. Die Vision des papierlosen Büros rückt also mit IBM Lotus Forms näher; Geschäftsprozesse werden beschleunigt, indem das Speichern, Ausdrucken und Ausfüllen von Papier beendet werden.
IBM Lotus Forms unterstützt auf offenen Standards basierende E-Formulare mit XForms. Die dadurch mögliche Kompatibilität mit existierenden Systemen bei den Kunden bringt IBM einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen wie Adobe und Microsoft. Zusätzlich ist in der neuen Version die Möglichkeit digitaler Signaturen verbessert und die Software unterstützt den Safari Browser 3.1 auf Macintosh.
Ein kostenloser Test von IBM Lotus Forms ist unter https://greenhouse.lotus.com möglich.