社内の生産性を向上するために、情報共有推進の施策を打出し、グループウェアや企業情報ポータルなどを導入したにもかかわらず、成果を上げられないという例が増え始めています。「Lotus Notes / Domino」などのグループウェアを導入しても、各部門で続々と作っていったデータベースの数が膨大になっていき、「必要な情報がどこにあるのかわからない」、「どの情報が正しいのか、どちらの情報が新しいのかわからない」という情報の洪水を招くケースです。導入時に、全社共通のルールを策定していないと、内容も形式も異なるデータベースが散在する結果に陥りがちです。イントラネットやグループウェア上の情報がどれだけ豊富になっても、欲しい情報が簡単に検索出来なくては、利便性はほとんど消えてしまうからです。最終的には、誰も使わないデータベースを多く抱えるということになってしまうでしょう。
社内に定着したグループウェアを再構築するには大きな困難を伴うため躊躇し、放置しておけば混乱状況が増すばかりという状況を乗り切るにはどうすればいいのでしょうか。企業内にはさまざまな情報が多様なデータソース内に保管されていますから、社員は必要な情報の保管場所を把握できていないのが当然なのです。そこで問題解消のための有力なツールであるとともに、蓄積した情報資産を有効活用して生産性をあげる切り札として注目されているのが企業向けの検索エンジンです。グループウェアのデータベース内の情報だけでなく、参考資料として添付されたMicrosoft® WordやAdobe® PDFなどさまざまな形式の文書ファイルやファイル・サーバー、イントラネットなどの膨大なデータから必要な情報だけを迅速に検索できるソリューションが求められているのです。
しかし、「Google」や「Yahoo!」のような一般向けの検索エンジンを、そのまま企業のデータ検索に利用するには、セキュリティー面に大きな課題があります。セキュリティー・ポリシーがなければ、アクセス権限を持たないユーザーが検索結果として当該情報を見ることができてしまうからです。このため、一般向けのインターネット検索エンジンが急速に進化するのに対し、企業用検索エンジンの導入は遅れていました。リスク管理の観点からもJ-SOXなど法制面からも、社内情報に対する社員へのアクセス管理の徹底は強く求められています。このため、個々のユーザーのアクセス権限を検索結果に反映させる機能が絶対に求められるのです。データベースAには全社員のアクセスを許可するが、内部の文書レベルでは職務によってアクセスを許可するものと拒否するものに区別しなければいけないケースは多々あります。
セキュリティー・ポリシーがあっても、検索結果に権限のない情報がリストされ、サマリーが表示されると大変なことになります。情報が存在すること自体を知られたくないことも、企業にはあります。さらにアクセス制御を確実にするには、Microsoft Windows®やLotus Notes/Dominoなどで設定されたファイルやフォルダーなどシステム内のさまざまなオブジェクトに対するアクセス可否を管理する機能−「アクセス制御リスト（Access Control List :ACL）」を利用することが必要です。
通常、アクセス権のある情報のみを検索すると応答時間が遅くなり、ユーザーの満足度を下げてしまいます。ACLをリアルタイムに確認しつつ、瞬時の応答時間を実現する技術はOmniFind™の特長です。また、アクセス権が変更された時点で、検索ヒットリストに表示されなくなりますので、安心してお使いいただけます。
 IBMは、このようなセキュリティー面の問題を全て解消した自社開発の検索エンジン「OmniFind」を、2003年から全世界の社内イントラネットの検索エンジンとして24時間365日使用しています。検索対象は、PDFとHTML形式の約2500万の文書ですが、1日に80,000件以上の検索が行われています。IBMでは、この高度な検索機能がもたらした成果として、年間50万ドルの経費が削減できたと考えています。
IBMでは、OmniFindを2つの形式の文書ファイル検索用に利用していますが、OmniFind自体は、Lotus Notes/DominoやDB2®、Microsoft Windows Fileをはじめ200種類以上のファイル・フォーマットに対応しています。最近、大規模な企業統合に成功された金融業のお客さまは、各企業が使用していたIT資産を双方で活用し、社員全員のコミュニケーションを向上するためにポータル・サイトを構築されました。ポータルで扱うLotus Notes/DominoやMicrosoft Windows File Server、DB2、Webなどの100万を超える文書を検索するツールとしてOmniFindを導入し、統合後のコミュニケーションに大きな成果を上げられたそうです。
企業の検索エンジンには、情報検索だけでなく、結果として得られた情報を分析することも求められます。言葉の相関関係を把握することができれば、「テキスト・マイニング」のツールとして多様な文書を解析できるようになります。これが実現すると、CRMやコールセンターに寄せられたお客さまの声のビジネスへの活用や製品の品質管理面などで大きな成果を上げられるでしょう。OmniFindには、テキストデータの中から概念（キーワードとなる文字列とカテゴリー）を抽出し、独自開発した多様な分析機能や構文解析エンジンによって、分析結果をさまざまな観点で提示する「OmniFind Analytics Edition」も提供されています。単語による検索だけでは難しかった文章の意味を踏まえた情報検索の実現を支援できるテキストマイニング技術は、情報検索環境には欠かせないのです。 OmniFindでは、エントリー・レベルの企業向け検索用ソフトウェア（機能限定版）として「IBM OmniFind Yahoo! Edition」を無料で提供しています。企業向け検索ソリューションの購入と実装にはコストがかかりますが、Yahoo!のWeb検索サービスを組み込んだ本バージョンは簡単にダウンロードでき、既存のハードウェアに3ステップでインストールして無償利用できます。日本語の検索にも対応していますので、例えば、チームの共有ファイルサーバーの検索エンジンとして、是非ご利用下さい。
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IBM、IBMロゴ、Lotus Notes、Domino、OmniFind、DB2は、International Business Machines Corporationの米国およびその他の国における商標。
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