Nem megszokott ma még Magyarországon, hogy egy 1200 alkalmazottat foglalkoztató vállalat dolgozóinak mintegy kétharmada számítógéppel végezze az ügykezeléssel járó napi feladatokat. A TVK e cégek közé tartozik, ráadásul már akkor felfigyeltek a csoportmunkában végzendô dokumentumkezelés elônyeire, amikor ezt még alig ismerték nálunk. Az IBM Premier Business Partner címmel is büszkélkedô UniOffice Rendszerház pedig még náluk is régebbi játékos: már másfél évtizeddel ezelôtt kezdett érdeklôdni e téma iránt.
– 1992-ben alig hallott valaki Magyarországon elektronikus dokumentumkezelésrôl, a Lotus Notes pedig még Európában is újdonságnak számított – kezdi a történetet Kolesár András. – A sors és a szerencse úgy hozta, hogy cégünk igen korán megismerkedhetett ezzel a programmal, valósággal összenôtt vele, hiszen négy évig kizárólag mi foglalkoztunk vele Magyarországon, és ma is e termék bázisán fejlesztjük az alkalmazásainkat.
– Mikor kerültek kapcsolatba a UniOffice-szal, illetve a Notesszal? – fordulok a TVK informatikai vezetôjéhez.
– 1996-ban olyan szoftvereszközt kerestünk, amelylyel nyomon követhetjük a mindennapok kommunikációját, kezelni tudjuk a bejövô és kimenô dokumentumokat, s megoldhatjuk a belsô ügyfelekkel való kapcsolattartást. Ekkor találtunk rá a UniOffice-ra és a Lotus Notesra, s talán nem meglepô, hogy elôször szûkebb körben, az informatika berkein belül próbálgattuk a programot. Néhány havi használat és tapasztalat után bemutattuk a felsô vezetésnek, s ôk igen pozitívan reagáltak rá. 1997. január 1-jével megtörtént a vállalati szintû bevezetés a legfelsô és az alatta lévô szinten, majd az azt követô két év alatt egyre lejjebb, egyre többen megismerkedhettek a Notes kínálta elônyökkel.
Papp Albert nem gyôzi hangsúlyozni a vezetôi hozzáállás fontosságát a termék vállalati elterjedését és elfogadását illetôen, hiszen ha a használata elvárás a vezetôség részérôl, akkor a beosztottaknak is ezzel kell dolgozniuk.
S hogy a vezetôség jó lóra tett, azt a most már közel egy évtizedes folyamatos használat, illetve a programmal nyert tapasztalatok igazolják. A TVK – állítja az informatikai vezetô – valóban sokat nyert a Notesszal. Szavait alátámasztandó, még egy példát is említ: integrált vállalatirányítási rendszerük nagyjából nyolcórányi meghibásodást visel el, viszont ha a Notes ügykövetés esik ki, akkor már tíz perc múlva csörög a telefon az informatikai osztályon, hogy baj van, csináljanak gyorsan valamit. Mára ugyanis annyira hozzászoktak a dolgozók a használatához, hogy gyakorlatilag nem is tudnak létezni nélküle.
Az elmúlt tíz év alatt természetesen a Notes is sokat változott. A UniOffice nemcsak karbantartja, hanem folyamatosan fejleszti is a rendszert, s ennek során a felhasználók, így természetesen a TVK tapasztalatait is figyelembe veszik.
– A fejlesztés egy idô után kifejezetten strukturális kérdéseket is felvetett, ezért úgy döntöttünk, hogy mûszaki szempontból is megújítjuk a rendszert – magyarázza Kolesár András. – Ez pedig azt eredményezte, hogy ha ma kérnek tôlünk valamilyen változtatást, azt jóval gyorsabban meg tudjuk valósítani, mint a régi rendszerben.
– Gondolom, a felhasználók is pozitívnak tartják a változásokat...
– Valóban, ám az igazsághoz hozzátartozik, hogy idônként egyfajta korlátozást is jelent a számukra. A fejlesztés során ugyanis igen komolyan és következetesen átalakítottuk a jogosultsági rendszert, s bizonyosan vannak olyan felhasználók, akik némi szabadságfok - csökkenést éreznek. Viszont hibát is nehezebb elkövetni, az egész rendszer korrektebbé vált.
– S hogyan látja ön mint felhasználó az új verziót? – kérdezem Papp Alberttôl.
– Tény, hogy a munkafolyamatok, pontosabban az egyes lépések jobban nyomon követhetôk, mint régebben. Minthogy minden egyes jóváhagyás regisztrálva (logolva) van, egyértelmûen látható, ki a felelôs, ha valahol „áll” egy dokumentum, s bármikor utólag is megtekinthetô, hogy ki mikor mit csinált egy-egy anyaggal.
A UniOffice vezetôje a helyettesítési funkciót is megemlíti, amelyet azért építettek a rendszerbe, hogy ne legyen fennakadás, ha egy vezetô szabadságon van. A program ismeri a szervezeti struktúrát, s ha szükséges, a jogosultságokat a kellô idôben átadja az egy szinttel lejjebb lévô, azaz a helyettesítést végzô személynek. Így aztán nem fordulhat elô, hogy hetekig nem történik semmi egy-egy ügyirattal.
– Ugyancsak fontosnak érezzük még, hogy minden egyszerûen kikereshetô – veszi át a szót Papp Albert. – A Notes ügykövetésben ugyanis elektronikusan tároltak a dokumentumok, és egyértelmûen azonosítható bármelyikük. Mondok egy sarkított példát: nálunk, az informatikán még akkor is megtalálunk egy óra alatt egy régebbi dokumentumot, ha valaki csupán az évszámra és arra emlékszik, hogy nagyjából mivel volt kapcsolatos a szóban forgó irat. Képzelje el, meddig tartana a keresés a hagyományos, papír alapú rendszerben!
A TVK-nak egyébként nemcsak a forgalmazó UniOffice-szal, hanem az IBM-mel is nagyon jó a kapcsolata. E témát érintve, kicsit a múltba is visszatekint az informatikai vezetô.
– Emlékeim szerint volt egy igazán pozitív periódus, amikor a Lotus Notes kiemelt szerepet játszott az IBM termék-portfóliójában. Azután viszont következett egy viszonylag rövid, egy-másfél éves, ám számunkra annál aggasztóbb idôszak, amikor nem lehetett pontosan tudni, hogy mi lesz a szoftvertermék sorsa. S ez nemcsak az ügykövetés miatt izgatott bennünket, hanem azért is, mivel jó néhány alkalmazás mûködik még nálunk Notes-bázison. Szerencsére mára az IBM egyértelmûvé tette, hogy kiáll a Notes mellett, és stratégiai termékének tekinti. Azt hiszem, ez nemcsak minket nyugtatott meg, hanem a termék további, legalább 120 millió felhasználóját a világon.