A MÁV évente 140 millió utast fuvarozó személyszállító leányvállalatán belül működő kontrollingnak egyáltalán nem volt informatikai támogatása, a nagyszámú adatot Excel-alapon dolgozták fel, mielőtt 2009 végén belevágtak az IBM Cognos bevezetésébe. A helyzetet nehezítette, hogy a vasúttársaság szervezeti felépítése miatt az informatika nagy része egy másik leányvállalathoz, illetve az üzemeltetés egy külső céghez van kiszervezve, a MÁV-START csak viszonylag kis létszámú IT-szakembergárdával rendelkezik a megrendelői funkciók ellátására.
Ujlaki András
Kontrolling vezető
A szerződést 2009 december elején írták alá, a megvalósításról szóló pályázatot az IBCnet Kft nyerte. A projekt során adatpiacot is fejlesztettek, mely a cég különböző szakmai rendszereiből érkező adatokat fogadja be és rendszerezi, míg a Cognos Planninget és a Cognos Riporting-ot egymással párhuzamosan vezették be. “Nem lehet a tervezést elkülöníteni a riportkészítéstől, hiszen ugyanazokkal a folyamatokkal foglalkoznak” – indokolja a megközelítést Ujlaki András, a MÁV-START kontrolling vezetője. A szakember részben az informatikai struktúrával magyarázza, miért az egyszerűbben kezelhető Cognos Planning-et választották, míg vannak cégek, melyek az informatikai szaktudást megkövetelő IBM Cognos TM1-t alkalmazzák.
A szakember a bevezetéssel kapcsolatban fontosnak tartja, hogy az újítást ott alkalmazzák, ahol a legnagyobb eredményeket lehet elérni, és – alapos előkészítést követően is – érdemes körülbelül 25 százaléknyi tartalék időt beépíteni a tervekbe. A következetes projektmenedzsment és professzionális tanácsadók bevonása nem spórolható meg.
A szervezeti egységnél nem csak pénzügyi adatokkal dolgoznak, sokféle üzleti területről érkeznek információk az értékesítéstől a vasúti adatokon át a humán erőforrásig. A riportok készítésénél a Cognos BI előnyei egyértelműek: sokkal gyorsabb a nyers adatok feldolgozása, így több idő marad az elemzésre. “Ez az egész projekt legnagyobb előnye, mivel néha szinte azonnal kell egy-egy riportot előállítani” – hangsúlyozza Ujlaki András, átlagosan 30 százalékra becsülve az időmegtakarítást.
További előny, hogy csökken a nagyméretű fájlokat tartalmazó e-mail forgalom, összességében pedig biztonságosabbá, ellenőrizhetőbbé váltak a folyamatok. Lényeges szempont a Cognos BI rugalmassága, melynek segítségével meg tudnak felelni a riportok tartalmával szemben gyorsan változó igényeknek. Az előre definiált riportok automatikusan frissülnek az új adatokkal, és a rendelkezésre álló adatokból tetszőleges számú riportvariáció állítható elő.
A Cognos támogatásával működtetik a Közszolgáltatási Riport Rendszert, amelynek keretében a vasúti személyszállítási közszolgáltatás megrendelőjének elvárásai alapján készül a vasútvonali szintű eredménykimutatás. A KRR-t helyezték elsőként üzembe, 2010 áprilisában. A teljes Kontrolling Rendszer 2010 decemberében startolt élesben, lehetővé téve a komplex, hatékony tervezést, előrejelzések készítését, valamint támogatva a vezetői információk előállítását a részletező tábláktól a KPI mutatókig.
Az üzleti analitikához, tervezéshez használt Cognos Planningnek ugyancsak számos előnye van. Előzetes forgatókönyveket dolgozhatnak ki adott paraméterek mentén, nemcsak az egész vállalatra, hanem egyes részterületekre is, például a karbantartásra. A szcenáriótervezés hasznos, például amikor a tavalyi izlandi vulkánkitörés nyomán bevezetett légtérzár miatt megugrott a vasúttársaság nemzetközi forgalma vagy amikor korábban megszüntetett vasútvonalakon indult újra a közlekedés.
A körülbelül egyéves bevezetési folyamatot követően jelenleg közel 50-en használják az IBM Cognos rendszert. Köztük megtalálhatók a teljes körű jogosultsággal rendelkező adminisztrátorok, az adatfeltöltők, a modellezéssel foglalkozó elemzők, illetve a riportokat készítő avagy csak megtekintő felhasználók.
MÁV-START
