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Um estudo recente da IBM intitulado "Dentro do mercado das médias empresas: Uma perspectiva para 2008" demonstrou que quase 70 por cento das médias empresas indicam que a produtividade do empregado é um desafio muito importante para o crescimento e a rentabilidade. As ferramentas de colaboração para compartilhar informações e a interação contínua através de diversos locais podem ajudar a fornecer o impulso em produtividade desejado por essas empresas. E graças a um maior número de opções no mercado, as capacidades em tempo real agora são accessíveis para empresas menores.
As novas ferramentas de colaboração enfrentam a necessidade de urgência com novas tecnologias que permitem que os empregados, parceiros e fornecedores em um ecossistema de negócios sejam cientes dos fatores de pressão de maneira imediata. As capacidades de colaboração podem abranger comunicações unificadas, como serviços de Voice over IP (VoIP), mensagens imediatas e conferências via Web até ferramentas de entrega de informações integradas, como portais, intranets e quartos para equipes on-line determinados para projetos específicos.
Para juntar tudo e fazer com que as informações possam ser usadas e organizadas, os sistemas de colaboração unificados garantem que os usuários possam encontrar, conectar e compartilhar informações em tempo real, e intercambiá-las mediante diferentes dispositivos, como PC até telefones móveis.
Essas ferramentas também permitem mais colaboração com parceiros que são vitais para o sucesso dos negócios. "Você realmente deseja incluir seus parceiros de negócios como parte de sua organização estendida " diz Bower da IBM. "Cada vez mais, vemos empresas que se associam com outras organizações para garantirem que vão continuar no mercado com um alto grau de efetividade. O trabalho em equipe com outras organizações permite que essas organizações sejam mais ágeis em geral"
A experiência recente de uma média empresa ao implementar as tendências mais modernas em ferramentas de colaboração ilustra a rapidez com que a cooperação alimentada pela tecnologia pode incrementar a eficiência geral dos empregados e parceiros. Quando a empresa especializada em nutrientes para agricultura, a Nutra-Flo de Iowa, se associou com a Genebiotech de Coréia do Sud para construir um estabelecimento de soja de alta tecnologia no meio-oeste, velocidade e precisão foram necessárias para obter uma rápida rentabilidade do projeto.
Como o Presidente da Nutra-Flo, Erich Lohry, lembra, os tempos de resposta lentos e os erros no controle de versão em documentos essências para os negócios tiveram um impacto negativo no resultado final. "Sem um local central para armazenar, intercambiar e procurar esses documentos essenciais, arriscamos problemas de controle de versão e tempos de demora em projetos caros " Lohry diz. "Confiar nos e-mails para nos comunicar com a região da Ásia Pacífico significava muito tempo perdido – eles estavam dormindo quando nós estávamos acordados. Necessitávamos incrementar a produtividade mediante uma maneira mais efetiva de trabalhar com uma equipe dispersa".
Para a Nutra-Flo e seu parceiro de ultramar, enfrentar problemas de controle de versão foi um primeiro passo essencial para incrementar as capacidades de colaboração. Um software especializado de gestão de documentos permite, agora, que os usuários em Iowa e em Coréia armazenem arquivos comuns em um só local em vez de enviar e receber e-mails com documentos. O resultado? É mais provável que os membros das equipes não percam tempo atualizando documentos errôneos.
No entanto, a gestão de documentos foi só um aspecto do pacote de colaboração unificada da Nutra-Flo. Mensagens instantâneas combinadas com percepção de presença (presence awareness) permitem, agora, que as equipes na Ásia e nos Estados Unidos de América discutam assuntos importantes durante a breve janela do tempo dos negócios para que toda a equipe possa se comunicar em tempo real.
"Em vez de perder tempo olhando minha caixa de entrada ou deixando um correio de voz, eu simplesmente posso clicar para ver se um membro da equipe estiver presente on-line e, depois, abrir uma seção de mensagens instantâneas para fazer contato " Lohry diz. "Além disso, os membros das equipes podem levar essas capacidades com eles em dispositivos móveis, para ficar conectados com colegas mediante mensagens instantâneas, mesmo quando estiverem fora do escritório."
As capacidades de presença também permitem que membros das equipes convidem outros membros das equipes a conferências frente a frente via Web, o que incrementa as capacidades de colaboração sem incrementar os custos, Lohry salienta. "As conferências via Web nos permitem estar comunicados com parceiros em todo o mundo, sem estarmos lá em pessoa - e ter essa capacidade significa não ter que depender de um serviço externo".
Muitas das ferramentas de colaboração atuais requerem pouca gestão interna, graças a templates pré-fabricados e à capacidade de elas serem implementadas junto com os sistemas existentes. Além disso, os serviços de assinatura também podem ajudar para que as empresas administrem essas ferramentas sem necessidade de maior experiência interna em TI. "Dependendo do que a empresa deseja obter com o sistema unificado, ela pode ser verdadeiramente operativo em dias ou semanas", Bower diz.
Dependendo da rapidez com que os empregados e parceiros podem trabalhar com velocidade mediante as novas ferramentas de colaboração, Bower diz que a facilidade de uso é característica de muitas soluções agora disponíveis. "Essas ferramentas novas são fáceis de usar, e são altamente intuitivas," ela diz. "Uma média empresa deveria esperar realmente que seus empregados sejam operacionais e proficientes em poucas horas a partir da implementação da ferramenta".
Mas, antes de implementar o pacote de colaboração, Bower sugere que as médias empresas se assegurem de que as novas ferramentas sejam capazes de satisfazer necessidades específicas. "As médias empresas não podem dar-se ao luxo de um passo errado no mercado", ela diz. "Assim, o que elas procuram são ferramentas seguras, confiáveis e fáceis de serem usadas".
As considerações sobre ferramentas de colaboração deveriam incluir:
- Há só uma interface personalizável? "A interface única é essencial" Bower diz. Na Nutra-Flo, a empresa tem acesso a todas suas capacidades de colaboração em um só local, o que permite que os usuários obtenham o máximo das ferramentas novas.
- As ferramentas novas vão atender os assuntos de serviço ao cliente? Um ecossistema de negócios não é formado somente por parceiros e empregados. Tal como é observado por Bower, "No mundo atual, os clientes e os consumidores estão perfeitamente bem informados. Vimos que as mensagens instantâneas forneceram acesso imediato aos especialistas que podem oferecer respostas aos clientes rapidamente".
- A solução pode fornecer a história de todas as comunicações passadas? O pacote selecionado pela Nutra-Flo permite que os usuários procurem comunicações passadas – independentemente se essas transações foram feitas com mensagens instantâneas, conferência via Web ou ainda mediante e-mails tradicionais. Isso permite que a empresa descubra rapidamente porque um erro ocorreu, e os usuários podem descobrir informações relevantes específicas de um projeto determinado.
- Diferentes funções podem ser acrescentadas depois da implementação inicial? Alguns negócios podem precisar, inicialmente, de só algumas capacidades de colaboração. Mas, com o decorrer do tempo e à medida que a empresa crescer, a capacidade de adicionar funções de maneira fácil torna-se uma consideração de custos importante.
- A solução é móvel? "Quando os empregados realmente precisam viajar, devem estar conectados para responder às necessidades de outros clientes ou às demandas do escritório" Bower diz. E, como é salientado por Lohry, da Nutra-Flo, sobre as novas capacidades de colaboração de sua empresa, "Agora, eu posso ficar conectado com minha equipe independentemente do local onde os negócios me levarem".
- A solução fornece possibilidades de baixar o custo das comunicações tradicionais? A maioria das ferramentas de colaboração de hoje estão baseadas em IP, o que permite que as comunicações tradicionais das médias empresas sejam mais econômicas. O VoIP, por exemplo, é incluído, muitas vezes, em muitos pacotes de colaboração.
Bower também sugere que as médias empresas considerem como as ferramentas de colaboração podem utilizar a experiência interna. "Quando você tiver acesso aos especialistas, também tem a capacidade de interagir através dos processos de negócios" ela diz. "Isso pode inserir o produto no mercado mais rapidamente, e com menor custo, reduzindo e baixando os riscos".
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