A Viaflow, em parceria com a IBM, passa a representar a solução de Digitalização Registrada® , desenvolvida pela IMAGE ONE. Essa solução contempla, além da guarda e preservação dos documentos do acervo com valor de original no meio eletrônico, a redução de custos operacionais, do tempo de espera para localizá-los e a vantagem de trafegá-las no mundo eletrônico com validade jurídica.
A Digitalização Registrada® com fé pública é o processo pelo qual todos os documentos do acervo documental em papel são migrados para o meio digital e registrados em Cartório De Registro De Títulos E Documentos – RTD, para fins de guarda e conservação perpétua de seu conteúdo, conforme preceitua o art. 127, inc. VII da Lei Federal 6.015/73, combinado com o art. 142, e art. 41 da Lei Federal 8.935/94. Os documentos podem voltar ao papel, sempre que necessário, com valor de original se acompanhado da respectiva Certidão de Registro. A consulta aos documentos é feita pelo GedFlow, um software com base de desenvolvimento IBM – DB2 Content Management, que permite o gerenciamento de documentos (digitais e digitalizados) de forma eletrônica, com controle de acesso por usuário e tabela de temporalidade.
O projeto pode ser aplicado para documentos de Recursos Humanos, Contratos, Bobinas (PDV), Notas Fiscais, Prontuários, Plantas de Engenharia, Livros Contábeis (diário e razão), entre outros.
Responsabilidade ambiental e social
Mediante autorização do cliente, trituramos o papel do acervo de forma segura, vendemos a celulose e doamos o dinheiro arrecadado para o Instituto do Câncer Infantil ou devolvemos ao cliente para fazer cartões e papel reciclável.
Curiosidade
20.000 páginas representam aproximadamente 25 caixas de papel A4 e cabem em um CD.
Clique aqui (2.74MB) e acesse podcast sobre a Solução Ecológica para Gerência de Documentos - Viaflow.
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Eliminação de gastos mensais com guarda física de documentos
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Fim de controles de tabelas de temporalidade, pois os documentos serão guardados para sempre em Cartório de RTD
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Múltiplos backups do documento original
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Eliminação de custos com autenticação de cópias dos originais
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Fim da logística/distribuição física de documentos
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Acesso rápido aos documentos
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Compartilhamento das informações
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Documentos passam a ser corporativos e não setoriais ou particulares
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Controle total de acesso aos documentos
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Controle de versão de documentos
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Log de acesso aos documentos
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Otimização do tempo dos recursos humanos
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Retorno de Investimento (ROI) em curto espaço de tempo
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Software
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Software de GED - D540XLL - DB2 Content Manager Enterprise Ed Authorized User Lic+SW IBM-Content 12 Months para 20 usuários.
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Hardware
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Servidor x3400 com 1 processador Xeon QC 2.00Ghz, 2GB RAM (4 pentes de 512MB), 2 discos SATA 250GB (para espelhamento do sistema, suporte a RAID 0 e 1), 01 porta de rede Ethernet gigabit, teclado e mouse, garantia padrão IBM, 9X5, NBD 3 anos.
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Serviços
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Nos valores da campanha estão inclusos: Instalação do software, personalização de interface e dos tipos de documento, definição de controle de acesso, treinamento para consulta aos documentos, migração de 20.000 páginas de documentos e carga única dos documentos para o sistema.
A personalização consiste na inclusão do logotipo e interface do cliente, inclusão do processo no workflow da ferramenta (máximo 5 etapas), sem avisos automáticos de e-mail e sem integração com sistemas legados.
O treinamento é para nível de usuário para uma turma com no máximo 5 (cinco) pessoas com 8 (oito) horas de duração.
Não está prevista a integração com sistemas legados.
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Preços: a partir 36 parcelas de R$ 1.770,70* ou a partir de
R$ 48.896,09* à vista
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* Preços válidos até 31/12/2009.
A IBM e a ViaFlow/ImageOne se reservam o direito de atualizar ou modificar esta promoção a qualquer tempo.
Frete rodoviário incluso para retirada dos documentos para até 600 km de Campinas/SP.
O preço do Servidor x3400 possui impostos inclusos (base de impostos São Paulo).
Oferta válida para todo território nacional. Valores de licença de uso e serviços possuem impostos inclusos. Cenário de Leasing Financeiro (Full Pay Out) s/ imposto. Opção de compra do bem é de R$1,00 no final do leasing. Operações limitadas a 50% de serviços. Juros de 1,39% a.m. + imposto, válido somente para pessoa jurídica. Operação isenta de TAC. Cenário válido para contratos faturados até 31/12/2009 ou até o próximo envio de taxas pelo Banco IBM. Operação condicionada a análise de crédito pelo Banco IBM. Esse cenário não é válido para Produtos Lenovo ou Infoprint. A condição financeira poderá ser alterada sem aviso prévio.
A IBM ou a assistência técnica autorizada irá reparar a máquina com defeito no estabelecimento do cliente. Em determinadas situações, os reparos poderão exigir o envio da máquina para um centro de serviço IBM.
A escalabilidade do servidor dependerá da quantidade e tamanho das imagens. Licença de Software referente a 20 usuários. A taxa de manutenção mensal das soluções ViaFlow/IMAGE ONE - Digitalização Registrada de documentos originais estão inclusos no valor da oferta. Não está incluso atualização anual do software DB2 Content Management. Os serviços serão oferecidos pela ViaFlow/ImageOne. Foram estimados 10 dias úteis para instalação e importação dos documentos digitalizados e registrados a partir da data de retirada dos documentos. Os custos com deslocamento para execução dos serviços serão repassados para o cliente.Módulos adicionais ou qualquer alteração solicitada pelo cliente estarão sujeitos a avaliação. A devolução, se necessário, é por conta do cliente. As marcas ViaFlow são de titularidade da ViaFlow Consultora e Sistemas e ImageOne e Digitalização Registrada são da ImageOne Tecnologia.
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