En este artículo, presentaremos generalidades sobre IBM® LotusLive Meetings y describiremos sus características singulares. En otros artículos de esta serie, examinaremos cada una de las ofertas en más profundidad.

Amit M. Surana, Software Engineer, IBM

Amit Surana has been with IBM India Software Labs from November 2007. Amit is currently part of the LotusLive Integration development team focusing on integration of various products and services in LotusLive for customers. His research and development interests cover a broad range of current technology trends including Atom, REST, JAX-WS, OSGi, OpenSource, Web 2.0, and Eclipse related technologies. You can reach him at amitsurana@in.ibm.com.



Dattatreya S. Vellal, Software Engineer, IBM

Dattatreya S Vellal has worked for with IBM India Software Labs since July 2007. He is associated with the LotusLive team for usability testing and LotusLive usage scenario development. His area of interests includes Eclipse-based technologies, Expeditor on devices, and cloud computing. You can reach him at davellal@in.ibm.com.



Rajkiran Guru, IT Architect, IBM India Software Labs

RajKiran Guru has been working with IBM since 1999. He is the Technical Lead and Architect for the LotusLive Customers Integration Center. Guru also plays the role of Technical Evangelist, enabling partners, customers, and IBMers on LotusLive capabilities. He has published several articles for developerworks and external publications and has co-authored two IBM Redbook publications. You can reach him at Rajkirang@in.ibm.com.



16-12-2009

Nota del editor: ¿Conoce mucho sobre este tema? ¿Desea compartir su experiencia en el mismo? Participe en el programa wiki sobre el software IBM Lotus en el día de la fecha.

Introducción

A principios de los ’80, cuando las tecnologías aún se encontraban en etapa de crecimiento, encontrarse con otras personas significaba trasladarse físicamente a un lugar para hablar con ellas. Esto era un impedimento para un hombre de negocios que debía interactuar con muchas personas, especialmente si los distintos grupos se encontraban en lugares geográficos diferentes. El tiempo que se perdía en viajes, el costo financiero de los mismos, el estrés que esto implicaba y las diferencias geográficas constituían factores importantes que se debían considerar antes de tomar la decisión de llevar a cabo una reunión de negocios.

Con el nacimiento de las audio-conferencias, se encararon los puntos urticantes de las reuniones tradicionales, pero esta mejora en los costos operativos tampoco pudo solucionar el factor de mayor importancia en una reunión de negocios: el toque personal. Para encarar este problema se concibieron las videoconferencias.

La videoconferencias es una idea relativamente nueva que permite a personas de distintos lugares del mundo reunirse en Internet. Desde su introducción, distintos tipos de videoconferencias han adquirido popularidad:

  • Webinars. Los seminarios web, que normalmente involucran la comunicación en un sentido desde el orador a los oyentes, pero que permiten una limitada interacción entre ellos.
  • Las conferencias web. Constituyen una versión ampliada de las videoconferencias, en las cuales aumentó en gran medida la interacción entre el moderador y la audiencia, con Web 2.0 como un gran contribuyente al enriquecimiento de la experiencia del usuario.

Este artículo se centra en las ofertas de LotusLive denominadas LotusLive Meetings.


LotusLive Meetings

Ya sea que se trate de un colega que trabaja desde su casa, o de un cliente ubicado del otro lado del mundo, será necesario intercambiar ideas e información sin interrupciones y en tiempo real. Para ocuparse de esta necesidad, se desarrolló LotusLive Meetings. Anteriormente conocido como IBM Lotus® Sametime® Unyte® Meeting, LotusLive Meetings es un completo servicio de reuniones online que integra las conferencias web con las videoconferencias, permitiendo a los usuarios organizar con rapidez una conferencia web para uno o cientos de participantes. LotusLive Meetings permite que los usuarios compartan sus escritorios, realicen demostraciones, y lleven a cabo presentaciones sin esfuerzo, y sin tener que abandonar sus hogares u oficinas.

Las empresas que necesitan colaborar dentro y fuera de su firewall en un entorno basado en un proyecto determinado con equipos ubicados en distintos lugares sabrán aprovechar las ventajas que ofrece LotusLive Meetings. Además, aquellas compañías que buscan minimizar sus gastos de recursos de TI o expandir las soluciones existentes en sus negocios con el uso de una oferta de software como servicio (software as a service - SaaS) podrán sacar el máximo provecho de LotusLive Meetings para adecuarlo a sus necesidades.


Servicios ofrecidos por LotusLive Meetings

Consideremos un escenario en el cual nuestro representante de ventas, Bob, siempre está en movimiento, interactuando con numerosos clientes y colegas de su empresa, ABC. Bob puede aprovechar al máximo LotusLive Meetings con el fin de facilitar la experiencia de las reuniones. Al utilizar LotusLive Meetings, Bob puede hacer lo siguiente:

  • Celebrar una videoconferencia. Bob puede realizar una videoconferencia y pedir a sus colegas y clientes que se unan a la misma para un breve intercambio de ideas.
  • Presentar archivos. Bob puede dar una presentación para todos los participantes de la reunión, a fin de ayudarlos a comprender mejor la idea.
  • Usar punteros y resaltadores. Para llamar la atención de la audiencia virtual a una sección de la pantalla en particular, puede usar punteros y resaltadores.
  • Compartir escritorios. Si lo que se debe mostrar no es sólo la presentación de un archivo sino el demo de una aplicación que Bob necesita para su exposición, podrá compartir su escritorio con otros participantes de la reunión.
  • Realizar encuestas. Durante la reunión, si Bob tuviera que realizar una pequeña encuesta para ver cuántas personas están de acuerdo con una determinada idea, podrá hacerlo con la función de realización de encuestas.
  • Administrar a los participantes. Gracias a los derechos de acceso del moderador a la reunión, Bob puede otorgar control de la misma a otros participantes, hacer que otro participante sea el presentador, permitiendo así que esa persona continúe en la reunión desempeñando el rol de anfitrión, obtener rápidamente feedback de los demás participantes, compartir archivos con ellos, y actualizar la información de contacto de los integrantes de la reunión.
  • Bloquear una conferencia. Bob puede evitar que ciertos participantes se unan a la reunión durante un determinado periodo mediante el bloqueo de la conferencia. Al desbloquearla, estos participantes podrán unirse a la reunión.
  • Chatear con los participantes. Una ventana de chateo integrada permite a los participantes interactuar entre sí, enviar una pregunta al equipo de Preguntas y Respuestas, obtener respuestas a las mismas, e intercambiar información.
  • Responder cuando un participante levanta su mano. Cualquier participante de la reunión podrá levantar la mano, para solicitar la atención del presentador de manera elegante y sin ocasionar interrupción alguna. Bob puede responder a esta solicitud, y aclarar así cualquier pregunta que surja.
  • Compartir un video. Bob puede compartir con los participantes de la reunión señales de video en vivo directamente desde su cámara web.
  • Grabar la reunión. Bob puede grabar la totalidad o parte de la reunión utilizando el servicio de grabación.
  • Realizar un audiocast. Bob puede dar inicio a una audio-conferencia mediante el servicio de audiocast.

Organizar una reunión online.

Bobse encuentra de vacaciones y recibe una llamada de su gerente, quien le pide que organice de inmediato una reunión con un cliente determinado. Entonces, Bob usa LotusLive Meetings para organizar la reunión virtual. Se conecta a su cuenta de LotusLive Meetings y da inicio a la videoconferencia desd la página de inicio de LotusLive Meetings, como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Página de inicio de LotusLive Meetings
Página de inicio de LotusLive Meetings

Cómo invitar a los participantes

Como se muestra en la figura 1, Bob puede invitar a los participantes para que se unan a la reunión con las siguientes opciones:

  • Los usuarios de LotusLive Meetings pueden unirse a la reunión al obtener la ID de la reunión de Bob e ingresarla en el casillero de texto etiquetado como Join a Meeting – Meeting ID (Unirse a una reunión – ID de la reunión).
  • Bob puede enviar el vínculo directo copiando el URL de la reunión y pegándolo en una ventana de chat o enviando un correo electrónico. Este vínculo permite que los usuarios invitados se unan a LotusLive Meetings.
  • Bob puede invitar a los participantes enviándoles un correo electrónico que contenga información sobre la ID y el URL de la reunión. Puede presionar el vínculo Send an Invite (Enviar e invitar). Este vínculo al cliente de correo electrónico predeterminado para que éste envíe mensajes a los participantes requeridos.

Cómo presentar archivos

Bob ha comenzado la reunión, y todos los participantes se han unido a ella. Bob debe realizar una presentación de ventas para todos los integrantes de la reunión. Puede hacerlo usando la opción Publish (Publicar) provista por LotusLive Meetings.

Figura 2. Pantalla de presentaciones de LotusLive Meetings
Pantalla de presentaciones de LotusLive Meetings

Bob puede agregar archivos de su computadora y subirlos a LotusLive Meetings. Puede subir múltiples archivos y cambiarlos durante su presentación. Con el uso de las flechas derecha e izquierda de la barra de herramientas, podrá navegar por todas las páginas de su presentación.

Luego de subir múltiples archivos, Bob puede elegir cualquiera de ellos presionando sobre la flecha descendente ubicada al lado de la opción Publish. La opción Clear File (Limpiar archivo) que se brinda permite a Bob limpiar el área de la presentación.

Figura 3. Barra de herramientas con la opción Publish destacada
Barra de herramientas con la opción Publish destacada

Cómo usar los punteros y resaltadores

Durante su presentación, si Bob desea señalar un lugar determinado del área de la presentación o resaltar una sección determinada de la misma, puede hacerlo con las opciones Pointer (Puntero) y Highlighter (Resaltador) que brinda la barra de herramientas. La opción de resaltador incluye colores a medida para que Bob pueda usar distintos colores para resaltar distintas secciones.

Cómo compartir el escritorio

Bob ya ha mostrado la presentación a los participantes, y desea mostrar un video que presenta el producto que está tratando de vender. Para mostrar el video a los clientes, Bob puede usar la opción Sharing (Compartir) disponible en la barra de herramientas. Al hacerlo, puede personalizar las aplicaciones que desea compartir con los participantes, como se muestra en la figura 4. Luego, la aplicación será visible para los participantes, y Bob podrá pasar el video para ellos.

Figura 4. Cómo compartir aplicaciones
Cómo compartir aplicaciones

Realización de encuestas

Durante la reunión o al finalizar la misma, si Bob necesita saber cuántas personas están de acuerdo con su idea, podrá realizar una breve encuesta usando la opción Polling (Realización de encuesta) que brinda la barra de herramientas. Luego de enviar la pregunta de la encuesta, la misma será visible en la ventana del participante. Los participantes pueden responder a la pregunta de la encuesta, y dicha respuesta será visible en la pantalla de Bob, brindándole una representación gráfica de cuántos son los participantes que están de acuerdo con su idea y cuántos consideran que se debe mejorar la misma.

Figura 5. Polling
Polling

Cómo administrar a los participantes

Como moderador de la reunión, Bob goza de ciertos privilegios que lo ayudan a controlar y organizar el flujo de la reunión. Los privilegios del moderador son los siguientes:

  • Convertir a un participante en presentador. Bob desea mostrar una aplicación al cliente establecido e el sistema de su colega Alice; puede hacerlo convirtiendo a Alice en presentadora. Al hacerlo, Alice podrá compartir sus aplicaciones, archivos y presentaciones con el fin de mostrárselos al cliente. En cualquier momento, Bob puede quitarle este derecho a Alice, o puede convertir en presentador a cualquier otro participante.
  • Compartir archivos con los participantes. Bob ha modificado la presentación al incorporar el feedback del cliente, y desea compartir con Alice esta versión actualizada durante la reunión para que ella pueda trabajar en esta versión más adelante. Bob puede hacerlo compartiendo los archivos con Alice o con cualquier otro participante.
  • Transferir el control a otro participante. Bob desea que Alice explique un documento de diseño al cliente. Puede hacerlo otorgándole el control de la reunión a Alice. Alice puede usar el área de la presentación que Bob comparte y así explicar el documento de diseño.
  • Actualizar la información de contacto. Bob cuenta con la opción de actualizar la información de contacto, ayudando así a los participantes a reconocerse entre sí de manera sencilla..
  • Desconectar a un participante de una reunión. Bob puede usar esta opción cuando desea presentar datos confidenciales solamente a ciertos participantes.

Con estos privilegios, Bob puede comandar la reunión, asegurando la calidad de los contenidos que se presentan en la misma.

Cómo chatear con los participantes

Si Bob recibe una pregunta durante la reunión para la cual no tiene respuesta pero sabe que Alice, su colega, puede responder, entonces podrá chatear brevemente con Alice usando el servicio de chat integrado de LotusLive Meetings, para obtener la respuesta y responder a la pregunta del cliente. Además, Bob puede asignar a un participante a un grupo de Q & A (Preguntas y Respuestas). Las preguntas dirigidas al Grupo Q & A son enviadas directamente a ellos, permitiendo así que Bob presente sus archivos sin interrupciones y que las personas del grupo de Q & A designadas para responder tomen todas las preguntas que surjan.

Cómo levantar la mano

Durante la reunión, si un participante, por ejemplo Alice, desea formular una pregunta para Bob sin interrumpir su disertación, puede hacerlo levantando la mano. Cuando Alice levanta la mano, el ícono de mano en la ventana de Bob se encenderá de manera intermitente, y Bob podrá tomar las medidas necesarias para manejarlo.

Con Sharing video LotusLive Meetings brinda una opción para compartir videos que Bob puede utilizar para presentar una señal de video en vivo desde su cámara web. Al dar inicio al video, Bob puede compartir la señal de video en vivo desde su propia cámara web (o desde la del presentador) para que la vean todos los participantes de la reunión. Los medios visuales en vivo agregan un alto impacto a la colaboración.

Cómo bloquear una conferencia

Digamos que Bob se encuentra en una reunión con gerentes que están discutiendo una política de la empresa. Cuando todos los gerentes se unen a la misma. Bob puede bloquear la conferencia de manera que ninguna otra persona pueda participar en esta videoconferencia. De este modo, protege la privacidad de la conferencia, incluso si los demás conocen la ID de la reunión. Luego de que se discuta la información confidencial, Bob puede desbloquear la conferencia para permitir que otros participantes se unan a la misma.

Cómo grabar una reunión

En cualquier momento durante la reunión, Bob puede grabar la sesión presionando sobre la opción grabar que brinda la barra de herramientas. Al hacerlo, se abrirá una ventana que solicita las credenciales necesarias, que Bob recibiera cuando reinscribió en el servicio.

Figura 6. Grabar una reunión
Grabar una reunión

Audiocast

En cualquier momento durante la reunión, Bob puede dar inicio a un audiocast presionando la opción Audiocast. Al hacerlo, los demás participantes podrán escuchar el audio de Bob en los parlantes de sus computadoras, en lugar de tener que conectarse a una audio-conferencia distinta. Bob deberá ingresar las credenciales correspondientes para habilitar la opción audiocast, y luego, oprimir el botón Start Audiocast (Iniciar Audiocast).

Figura 7. Audiocast
Audiocast

Capacidades administrativas

Revisemos las configuraciones de administración de cuentas de LotusLiveMeetings a las cuales tiene acceso un usuario según se muestra en la figura 8:

  • Name (Nombre)
  • Email address (Dirección de correo electrónico)
  • Role (Rol)
  • Password (Contraseña)
Figura 8. Configuraciones de administración
Configuraciones de administración

Los usuarios pueden cambiar sus configuraciones personales, como por ejemplo el nombre que se muestra y la contraseña.

El usuario administrador de LotusLive Meetings goza de beneficios administrativos adicionales como se muestra en la figura 8. Estos permiten que el administrador establezca o modifique el nombre de la empresa, el correo electrónico de contacto de la empresa, y la dirección de correo. Entre las demás configuraciones administrativas se incluyen:

  • Suscripciones. Enumera todas las suscripciones de usuarios de LotusLive Meetings a las cuales se ha suscripto la empresa. Se brinda, además, la opción de visualizar cada una de ellas en detalle.
  • Cuentas de usuarios. Permite al administrador visualizar quiénes son los usuarios de LotusLive Meetings. El administrador puede editar sus cuentas, cambiar contraseñas, etc. También puede agregar usuarios a la compañía; con lo cual se envía automáticamente una invitación electrónica para que los nuevos usuarios se unan a LotusLive Meetings.
  • Historial de pedidos. Brinda una lista de todos los pedidos realizados por la empresa.

Cómo personalizar LotusLive Meetings

La interfaz de usuario de LotusLive Meeting (UI) puede adaptarse a medida; puede modificarse para que use el logo de una empresa, refleje la organización estándar de la misma, y mucho más. Para ver más detalles acerca de estas adaptaciones a medida, consulte los Foros de soporte.


Comentario sobre LotusLive Events

LotusLive Events es un servicio de gestión de eventos online y de videoconferencias, que ayuda a los usuarios a crear, organizar y gestionar seminarios web. Además del completo servicio de conferencias web que brinda LotusLive Meetings, los usuarios cuentan con todas las herramientas necesarias para gestionar inscripciones, organizar eventos y realizar un seguimiento con un análisis posterior al evento. LotusLive Events puede ayudar a los usuarios a mejorar la asistencia a los webinars con invitaciones profesionales listas para usar, correos electrónicos recordatorios y sencillas plantillas de inscripción. Los usuarios podrán mantener a su audiencia conectada con los servicios de videoconferencias. Además, la obtención de un feedback valioso resulta sencilla gracias a las simples encuestas que se brindan.

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Zone=Lotus, Cloud computing
ArticleID=457181
ArticleTitle=Introducción a IBM LotusLive Meetings
publish-date=12162009