En este artículo presentamos una visión general de IBM® LotusLive Engage y describimos sus características exclusivas. En otros artículos de esta serie, examinamos cada producto en detalle.

Amit M. Surana, Software Engineer, IBM

Amit Surana has been with IBM India Software Labs from November 2007. Amit is currently part of the LotusLive Integration development team focusing on integration of various products and services in LotusLive for customers. His research and development interests cover a broad range of current technology trends including Atom, REST, JAX-WS, OSGi, OpenSource, Web 2.0, and Eclipse related technologies. You can reach him at amitsurana@in.ibm.com.



Dattatreya S. Vellal, Software Engineer, IBM

Dattatreya S Vellal has worked for with IBM India Software Labs since July 2007. He is associated with the LotusLive team for usability testing and LotusLive usage scenario development. His area of interests includes Eclipse-based technologies, Expeditor on devices, and cloud computing. You can reach him at davellal@in.ibm.com.



Rajkiran Guru, IT Architect, IBM India Software Labs

RajKiran Guru has been working with IBM since 1999. He is the Technical Lead and Architect for the LotusLive Customers Integration Center. Guru also plays the role of Technical Evangelist, enabling partners, customers, and IBMers on LotusLive capabilities. He has published several articles for developerworks and external publications and has co-authored two IBM Redbook publications. You can reach him at Rajkirang@in.ibm.com.



16-12-2009 (Primera publicación 16-12-2009)

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Introducción

IBM LotusLive fue diseñado para que las empresas puedan trabajar y colaborar de manera más inteligente, poniendo énfasis en facilitar y simplificar su uso. Los servicios online de LotusLive brindan acceso a herramientas de colaboración enriquecidas a todo tipo de empresas. Para obtener más información, consulte nuestro artículo introductorio, “Introducción a IBM LotusLive”. En este artículo que se encuentra en developerWorks®, analizamos en detalle uno de los productos del servicio: LotusLive Engage.


LotusLive Engage

LotusLive Engage es una suite integrada de herramientas que combina su red de negocios con capacidades de conferencia Web y de colaboración, por ejemplo, almacenar y compartir archivos, mensajería instantánea y creación de cuadros. LotusLive Engage facilita la colaboración en un marco de excelencia y desde cualquier ubicación o punto geográfico.

Entre los servicios de LotusLive Engage se incluyen los siguientes:

  • Web Meetings (Reuniones Web) es una sala de reuniones online que siempre está disponible en el momento en que se necesita. Puede alojar reuniones con facilidad e invitar a otros a unirse a esas reuniones.
  • Store and Share (Almacenar y compartir) le permite compartir rápidamente materiales seleccionados de la empresa con un grupo o una persona.
  • Activities (Actividades) le permite crear, priorizar y compartir información, documentos y listas de tareas para realizar.
  • El Networking Service (Servicio de red) le permite agregar información de contacto personalizable y que se pueda compartir y potenciar las funciones de la red social para conectarse con otros.
  • Instant messaging (Mensajería instantánea) le ayuda a localizar un contacto de la comunidad LotusLive para iniciar una conversación en tiempo real con ese contacto. También puede comenzar una sesión de chat durante las reuniones.
  • El servicio de Forms (Formularios) le permite crear una encuesta y visualizar los datos correspondientes con rapidez por medio de diferentes tipos de tablas, gráficos, diagramas y mapas.
  • Puede cargar o crear conjuntos de datos y hacer que el servicio de cuadros activos le muestre una vista gráfica instantánea para compartir con otros.

A diferencia de los productos de software como servicio (Saas) que ofrecen otros proveedores, todos estos servicios están integrados en LotusLive Engage para lograr el uso más eficiente de las capacidades de Web 2.0 y de la colaboración online. En este contexto, integración significa que todos las cuadros creados usando el servicio de cuadros activos se guardan como archivo en la Store and Share Library y estén listas para compartir con otros usuarios. Las reuniones Web están integradas con actividades y listas de tareas para realizar, lo cual le permite que el host tome nota y que cualquier participante tenga su sesión de chat con otros participantes utilizando la herramienta integrada de mensajería instantánea.


Panel de control de LotusLive

Cuando los usuarios de LotusLive Engage inician sesión, ven el Panel de control LotusLive Engage que se muestra en la figura 1. El panel de control es el punto de entrada a varios de los servicios de LotusLive Engage. Se puede utilizar para iniciar reuniones o unirse a una reunión, navegar a varios servicios y revisar actualizaciones, que brindan una visión general sobre la red de usuarios. La figura 1 muestra un panel de control LotusLive Engage clásico. La interfaz de usuario (UI) se mantiene en todos los servicios de LotusLive Engage y proporciona capacidades de rebranding para los clientes.

Figura 1. Panel de Control LotusLive Engage.
Panel de Control LotusLive Engage.

El panel de control está formado por los siguientes elementos:

  • Un vínculo a la página principal de la empresa junto con el logo de la compañía.
  • Una página con la visión general que tiene acceso directo a todos los servicios centrales de LotusLive Engage.
  • Acceso al servicio Host a Web Meeting (Alojar una reunión Web) o a unirse a una reunión como participante.
  • Un resumen de todas las solicitudes recientes, por ejemplo para participar en una encuesta o para conectarse con otro miembro de LotusLive Engage.
  • Acceso al panel de control del administrador desde el panel de control para los administradores.
  • Un listado de todas las actualizaciones recientes resaltadas en la sección de actualizaciones que incluye:
    • Todos los archivos, encuestas, marcadores y actividades que se han compartido con usted.
    • Todas las notificaciones de solicitudes de conexión que usted envió a otros miembros.
    • Todas las actualizaciones de perfiles de contactos con los cuales usted se encuentra conectado.
    • Todas las actualizaciones de archivos y colecciones que se han compartido con usted.

La barra de herramientas del panel de control está formada por los siguientes vínculos de navegación:

  • My Dashboard (Mi panel de control): para navegar con facilidad a su panel de control.
  • My Network (Mi red):
    • Contacts (Contactos): para agregar o modificar detalles de sus contactos.
    • Profiles (Perfiles): para editar la configuración de su perfil.
    • Groups (Grupos): para crear o participar en los grupos LotusLive.
    • El directorio de su empresa, en el cual se enumeran todos los miembros de la empresa en la cual usted se encuentra registrado.
  • My Services (Mis servicios):
    • Files (Archivos): para almacenar y compartir archivos entre los miembros de LotusLive.
    • Charts (Cuadros): para crear y compartir cuadros.
    • Activities (Actividades): para crear y compartir actividades y listas de tareas para realizar.
    • Meetings (Reuniones): para alojar o unirse a las reuniones Web de LotusLive.
    • Forms (Formularios): para crear y enviar encuestas, formularios y comentarios.
    • Instant messaging (Mensajería instantánea): para colaborar con miembros de la empresa.

Single sign-on – SSO (Inicio de sesión único)

LotusLive Engage ofrece una experiencia de inicio de sesión único (SSO). Los usuarios acceden a los servicios de LotusLive por medio de un servicio único de acceso y autenticación. Una vez que son autenticados, no se les vuelven a solicitar sus credenciales. Cuando se inicia, cada servicio se visualiza dentro del marco del navegador principal sin abrir una ventana por separado. Todos los servicios comparten una UI similar. Como todos los componentes de LotusLive Engage están construidos sobre la misma infraestructura de seguridad, no es necesario instalar ningún complemento en las computadoras del cliente.


Servicio My Network (Mi red)

El servicio Mi red es un lugar para administrar todos los contactos y las conexiones. Mi red brinda más utilidades que una libreta de direcciones. Con un solo clic, los usuarios pueden colaborar con otros miembros de sus redes, compartir archivos, agregar un usuario a una actividad y muchas tareas más. Los usuarios pueden crear sus perfiles personales, conectarse con otros usuarios de LotusLive, crear grupos y compartir archivos con todo el grupo y también chatear de manera instantánea con cualquier usuario que de su red. Se mantiene un directorio de la empresa que contiene todos los contactos correspondientes a los usuarios de LotusLive Engage que pertenecen a una empresa específica.


Reuniones Web

Clientes, socios comerciales, colegas y visitantes pueden unirse a una reunión Web, inclusive a través del firewall. Las reuniones de LotusLive están basadas en la herramienta de conferencias Web, IBM® Lotus® Sametime® Unyte®.

Figura 2. LotusLive Engage: Web Meetings
LotusLive Engage: Web Meetings

Puede iniciar la reunión desde su panel de control o desde la página principal de Meetings (Reuniones) que se muestra en la figura 2. Cuando se crea la cuenta LotusLive Engage, LotusLive genera una ID de reunión exclusiva para cada usuario. Esta ID puede ser usada por clientes, socios comerciales y otros para unirse a la reunión. En la parte inferior de la página principal de Reuniones hay vínculos para verificar la compatibilidad con el navegador y para instalar un complemento que permita compartir la solicitud durante la sesión de la reunión. No se necesita este complemento si usted sólo desea participar y ver una reunión Web.

Figura 3. LotusLive Engage Getting Started Windows (Ventana de inicio de LotusLive Engage)
LotusLive Engage Getting Started Windows (Ventana de inicio de LotusLive Engage)

Después de que la reunión entró en sesión, los hosts pueden hacer lo siguiente:

  • Presentar archivos de su computadora o abrir cualquier archivo que se haya cargado en el servicio LotusLive Store and Share Library.
  • Iniciar la aplicación compartir (sharing) para compartir el escritorio o cualquier aplicación con todos los participantes.
  • Usar el servicio Actividades, que se encuentra ubicado como barra lateral, el cual le permite crear actividades y tareas para realizar durante la sesión de la reunión.
  • Encuestar a los asistentes a la reunión con la ayuda de la barra lateral en la que se encuentra el servicio de Formularios.
  • Realizar una videoconferencia (verificar los requisitos del sistema antes de usar esta función).
  • Prepararse para la conferencia antes de que comience la reunión publicando archivos para que los hosts puedan alternar la lectura de esos archivos durante la conferencia.
  • Realizar una votación rápida con todos los participantes y publicar los resultados de manera inmediata.
  • Usar resaltadores y marcadores para navegar por los distintos temas punto tratados durante la reunión.
  • Bloquear la conferencia para evitar que se unan más participantes.
  • Iniciar una sesión de chat con cualquier participante de la reunión usando la barra lateral de mensajería instantánea.

Las reuniones Web presentan las siguientes características:

  • Una interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Hay un único punto de gestión para los servicios de videoconferencia y conferencia Web.
  • Son accesibles en cualquier momento y lugar por medio de un navegador de Internet.
  • Brindan acceso a la reunión basado en credenciales.
  • Ofrecen un servicio responsable de apoyo al cliente que responde al primer llamado.
  • Proporcionan integración del calendario con IBM Lotus Notes® y Microsoft® Outlook.
  • Brindan la posibilidad de iniciar sesión en la conferencia Web con un clic desde IBM Lotus Sametime.

Archivos (Store and Share Library)

La Store and Share Library es un espacio online para almacenar y compartir documentos, presentaciones, marcadores y colecciones de contenidos.

LotusLive hace que compartir archivos sea sencillo y práctico. En primer lugar los documentos se cargan en la Store and Share Library por medio del navegador. Una vez que el archivo está en la biblioteca, se puede hacer clic en la acción Compartir (Share) de la lista de opciones desplegable y sensible al contexto para compartir el archivo con los usuarios que usted seleccione o para hacer público el archivo. Los archivos compartidos también se pueden presentar desde dentro de Add Files to Present sidebar (Agregar archivos a la barra lateral actual) en Reuniones LotusLive.Ver la figura 4.

LotusLive almacena los archivos de manera segura y aplica todas las credenciales que se requieren para que solamente los usuarios autorizados puedan ver el archivo. LotusLive también provee REST APIs para acceder a la Store and Share Library. Cada llamado que se reciba en estos API debe ser seguro (HTTPS) y estar autenticado con las credenciales correspondientes.

Figura 4. Ventana Store and Share Library
Ventana Store and Share Library

Los documentos pueden contener texto enriquecido, gráficos y fotografías que aumentan el tamaño del archivo. Es bastante frecuente encontrarse con documentos de una presentación de 20 MB. En la mayoría de los sitios para compartir archivos es posible que no se les permita a los usuarios cargar archivos grandes.

LotusLive Engage no tiene límite de tamaño para los archivos, ni impone cupos de tamaño para cada tipo de archivo. LotusLive supera esta barrera y permite compartir archivos de cualquier tamaño.


Activities (Actividades)

Actividades es el lugar en el que se pueden introducir nuevos proyectos, hacer el seguimiento de una lista de tareas para realizar, discutir nuevas soluciones y más tareas. El servicio se basa en IBM Lotus Connections Activities, al cual es prácticamente idéntico. Actividades de LotusLive se puede utilizar para hacer el seguimiento de detalles o el progreso del trabajo. Un usuario puede asignar una actividad o una tarea para realizar a cualquier otro usuario, establecer prioridades o borrar la actividad cuando finaliza. Ver la figura 5.

Figura 5. Ventana My Activities (Mis actividades)
Ventana My Activities (Mis actividades)

Se puede usar Actividades para crear una hoja de seguimiento similar a un cronograma para cualquier tarea. Por ejemplo: si un equipo tiene un cronograma fijo para ejecutar un proyecto desde el desarrollo hasta la implantación en la ubicación del cliente. Usted puede crear una actividad dividiendo las tareas de todo el proyecto en una serie de listas de tareas para realizar. En esencia, usted puede estructurar la actividad como una serie de tareas y artefactos que se reúnen o se generan durante el proceso. Estos artefactos pueden ser archivos, vínculos, marcadores, transcripciones de chats o texto plano. Los miembros de las actividades pueden ir marcando los elementos correspondientes a las tareas para realizar a medida que las completan, lo cual los ayuda a indicar el progreso del proyecto. Este enfoque permite que el proceso se desarrolle de manera mucho más natural porque es compatible con la manera real en la que la gente trabaja.

Figura 6. Ventana Project Activity (Actividades del proyecto)
Ventana Project Activity (Actividades del proyecto)

Todos los usuarios que tienen acceso a la actividad pueden suscribirse a la actividad Atom feed y recibir actualizaciones con regularidad. La barra lateral de reuniones de LotusLive brinda la capacidad de asignar acciones desde dentro de la reunión antes de que se pierdan o queden en el olvido. Las Actividades LotusLive se pueden integrar con Lotus Notes usando un complemento. Ver figura 7.


Forms

Formularios es un servicio basado en un asistente que guía a los usuarios para que puedan crear y publicar contenidos basados en formularios, por ejemplo encuestas y otros formularios comerciales. Este servicio facilita el envío de encuestas y la obtención rápida de comentarios de los clientes y colegas. El servicio de formularios de LotusLive se basa en IBM Lotus Turbo Forms.

La información de los formularios puede variar desde informes de gastos o encuestas hasta informes de fallas. La información se puede organizar de manera sencilla en un formato que se puede analizar o visualizar en un informe.

Figura 7. Ventana Formularios
Ventana Formularios

Crear un formulario en LotusLive es fácil. Los formularios no requieren que el cliente instale ningún complemento o accesorio. Los formularios LotusLive brindan a los usuarios una herramienta de diseño de formularios basada en applet para asistir en la creación de formularios de comentarios y encuestas a nivel empresarial. Ver la figura 8.

Figura 8. Ventana de customización de Formularios
Ventana de customización de Formularios

Luego de que se diseña un formulario en LotusLive, se guarda en la Store and Share Library del usuario, en la cual se puede compartir con individuos, grupos, toda la organización o el público. Los usuarios utilizan su navegador para ingresar datos, los cuales son almacenados en un archivo de resultados por separado. Este archivo se puede descargar para su procesamiento sin conexión. Los resultados también se pueden visualizar por medio del servicio de cuadros de LotusLive. Ver la figura 9.

Figura 9. Encuesta de Formularios
Encuesta de Formularios

Cuadros activos

Los cuadros activos son un servicio innovador que brinda LotusLive para transformar con rapidez datos que se capturaron o se cargaron en visualizaciones dinámicas. El servicio es completamente impulsado por el navegador y no requiere otro cliente. Los usuarios cargan un archivo que contiene los datos, eligen un tipo de cuadro y los datos se distribuyen en ese cuadro; el proceso completo tarda sólo algunos minutos. Existe una amplia variedad de cuadros disponible, incluyendo el gráfico de barras y de torta y variedades más esotéricas como el diagrama de dispersión, los histogramas de bloques y las redes. Se puede distribuir el texto libre usando nubes de etiquetas y diagramas de mapa de árbol.

Figura 10. Ventana Create New chart (Crear nueva gráfica)
Ventana Create New chart (Crear nueva gráfica)

La visualización del cuadro está vinculada a los datos subyacentes para que se reflejen de manera inmediata todos los cambios realizados. Los cuadros de LotusLive permiten compartir rápidamente los datos visuales con los demás miembros del equipo o con toda la empresa casi sin curva de aprendizaje.


Mensajería instantánea

La mensajería instantánea permite que los usuarios se comuniquen al instante con los colegas y los contactos del negocio. LotusLive Engage usa IBM Lotus Sametime, un entorno de mensajería instantánea para empresas que permite a los usuarios comunicarse con simples mensajes mecanografiados, documentos o video. El entorno IM brinda una seguridad inviolable que frustra intentos de intrusión así como software malicioso (malware) proveniente de los mensajes. Para utilizar la mensajería instantánea, los usuarios pueden descargar e instalar Lotus Sametime de LotusLive o agregar una comunidad LotusLive a su cliente de Lotus Sametime para chatear con otros miembros de LotusLive.


Conclusión

IBM ha redefinido el concepto de colaboración para sacar las máximas ventajas del potencial que brindan la computación social y Web 2.0. LotusLive Engage es el primer paso para permitir a los usuarios ir más allá de sus límites tradicionales de organización y poder colaborar con los clientes, los socios y los proveedores.

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ArticleTitle=Introducción a IBM LotusLive Engage
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