Introducción a Business Process Management (BPM)

El presente artículo tiene como objetivo presentar de manera breve los conceptos fundamentales de la disciplina de BPM, por qué ésta se debera adoptar en las empresas y finalmente cómo la misma se relaciona con las tecnologías de IT para dar soluciones de valor agregado a los negocios de empresa. Está pensado para una audiencia que no conoce de este tópico y con la necesidad de querer aprenderlo de una forma rápida y sencilla.

Diego Sánchez Schenone , Arquitecto de Software, IBM China

Desde el año 2004, Diego Sánchez Schenone se ha desempeñado como consultor, comenzando como programador J2EE Senior, Arquitecto de Software y Líder de Tecnología primariamente para Toyota Argentina S.A. Actualmente en IBM desempeña el rol de WME Specialist en el área de Global Delivery / E-Business Hosting, brindando soluciones de middleware. Ante cualquier consulta o comentario contactar a Diego por email a la dirección schenone@ar.ibm.com..



29-04-2011 (Primera publicación 29-04-2011)

Introducción a Business Process Management (BPM)

Introducción

El presente artículo tiene como objetivo presentar de manera breve los conceptos fundamentales de la disciplina de BPM, por qué ésta se debería adoptar en las empresas y finalmente cómo la misma se relaciona con las tecnologías de IT para dar soluciones de valor agregado a los negocios de empresa.

Está pensado para una audiencia que no conoce de este tópico y con la necesidad de querer aprenderlo de una forma rápida y sencilla.

¿Qué es BPM?

Se puede definir a BPM como una disciplina o enfoque disciplinado orientado a los procesos de negocio, pero realizando un enfoque integral entre procesos, personas y tecnologías de la información.

BPM busca identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear, controlar y medir los procesos de negocios que una organización implementa. El enfoque contempla tanto procesos manuales como automatizados y no se orienta a una implementación de software.

Algo importante a tener presente es que BPM no es una tecnología de software, pero se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva.

Dependiendo del uso del enfoque y su aplicación, BPM puede verse como una metodología, como una herramienta estratégica o bien como conjunto de herramientas tecnológicas, no existe definición precisa, todo depende del prisma que utilicemos para ver la realidad. No obstante, personalmente creo que la definición de “enfoque disciplinado” es el mejor acercamiento para describirla.

¿Por qué una organización debería implementar esta nueva disciplina?

Una organización podría hacer uso de este enfoque por muchas razones, pero personalmente creo que el hecho que BPM traiga de la mano a los procesos, las personas y la tecnología de la información de manera conjunta es la razón principal para adoptarla.

Los enfoques previos trataban de manera separada a estos tres elementos, produciendo una brecha a veces insalvable entre las tecnologías de IT y negocio. Esta brecha al mediano/largo plazo resulta en pérdidas (millonarias en muchos casos) que las empresas deben afrontar.

La orientación al proceso es un enfoque más real para el modelado de situaciones organizacionales. Una organización esta regulada por procesos, y son estos lo que hacen que la organización tenga vida. Dependiendo de cómo estos están implementados, esta vida podrá ser mas corta o larga.

Si una empresa conoce de sus procesos, podrá entonces modelarlos, estudiarlos, medirlos y finalmente optimizarlos para satisfacer los objetivos del negocio.

Si en este modelado de procesos, además se integran las tecnologías de IT de manera inteligente y los recursos humanos que forman parte de los procesos, el producto final será más integral, consistente y con menos grietas

¿Qué beneficios se obtendrían de implementar BPM?

BPM se basa en muchos principios o consideraciones que atacan a problemas típicos del día a día en empresas y el desarrollo de sistemas de información dentro de las mismas. Todas estas consideraciones llevadas a la práctica efectiva mitigan estos problemas diarios.

BPM considera fundamental el monitoreo del proceso para estar midiendo su performance y detectar posibles falencias. Mediante el monitoreo se puede determinar si el proceso genera los resultados esperados en función de los objetivos del negocio. La creación y uso de métricas y KPIs (Key Performance Indicators), es clave para realizar un control detallado de cada proceso.

Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es necesario tener una documentación detallada de cada actividad organizacional. BPM impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la documentación. Apoyándose en herramientas de software de modelado de procesos este punto puede ser alcanzado eficientemente.

Otro aspecto importante es la automatización de los procesos. Esto es algo que toda empresa quiere lograr para mejorar sus operaciones, reducir costos y aumentar las ganancias. La cuestión clave que muchos olvidan, es que antes de automatizar cualquier proceso primero se lo tiene que entender y mejorar. Bien vale recordar las palabras de Bill Gates respecto a este tema:

La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia.
La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia.

De esta frase se desprenden muchas lecciones por aprender en todo la disciplina IT (podría ser artículo completo respecto al asunto), pero yendo a lo específico del modelado de procesos es el punto es que la automatización no sirve de nada si no se arregla o mejora el proceso desde el punto de vista del negocio. Mediante BPM es más fácil comprender los procesos, por ende modelarlos, entenderlos y optimizarlos, para luego una posterior automatización.

Como se menciono previamente, la visión conjunta de los procesos, las personas y la tecnología, en orden para mejorar la performance de los procesos es clave para el éxito de cualquier empresa.

Muchos estudios sobre empresas que han aplicado BPM han demostrado los beneficios son mayores a los intentos tradicionales de otras metodologías o enfoques. Personalmente creo que la clave del éxito fue poner mismo canal el lenguaje de los negocios (procesos y recursos humanos) y el lenguaje de IT, y conjuntamente definir un enfoque para mejorar las ganancias y beneficios del negocio.

Herramientas de IBM para soluciones BPM

Como se mencionó previamente, BPM se basa en las últimas herramientas tecnológicas de software para la implementación de soluciones.

IBM proporciona una suite de productos para desarrollar de forma exitosa todas las etapas que intervienen en el desarrollo de una solución BPM. La siguiente tabla describe los principales productos.

ProductoDescripción
WebSphere Business Modeler

Esta herramienta es utilizada por el analista de negocios para modelar, documentar, visualizar y entender los procesos del negocio.

La misma permite ejecutar simulaciones sobre los procesos definidos para identificar problemas o cuellos de botella.

También en esta etapa de modelado se pueden definir métricas y KPIs para luego ser utilizados por WebSphere Business Monitor.

Los modelos aquí generados luego se pueden exportar para tomarlos como entrada en WebSphere Integration Developer para el desarrollo de los artefactos de software. Es importante destacar que los modelos se exportan a lenguaje BPEL (Business Process Execution Language), siendo éste último un estándar de la industria.

WebSphere Integration Developer

Con WebSphere Integration Developer se pueden desarrollar servicios o soluciones basadas en SOA (Service Oriented Architecture) utilizando WebSphere Process Server, WebSphere Enterprise Service Bus y WebSphere Adapters.

Esta herramienta fomenta el uso de SOA, creando activos de IT como componentes de servicios y fomentando la reutilización de componentes.

Al momento de trabajar, el desarrollo y conexión de componentes es muy fácil dado que los mismos se desarrollan visualmente y con la tecnología de drag and drop.

WebSphere Process Server

Este producto es el motor donde se instala y ejecuta la solución BPM desarrollada en WebSphere Integration Developer.

El mismo tiene en su base un servidor IBM WebSphere Application Server, trayendo consigo la confiabilidad y robustez ya característica de este servidor líder en el mercado.

WebSphere Business Monitor

Es un entorno que permite monitorear de manera constante e integral la solución BPM, proporcionando visibilidad punto a punto de toda la actividad del negocio.

Mediante este producto los analistas de negocio y ejecutivos pueden ver de manera sencilla la performance de sus procesos.

La siguiente Figura 1 muestra un ciclo básico de vida bajo el enfoque BPM utilizando las herramientas que se describieron.

Figura 1.
La siguiente figura muestra un ciclo básico de vida bajo el enfoque BPM utilizando las herramientas que se describieron.

Al utilizar una suite unificada de herramientas de alto nivel, todos los artefactos que se generan en el proceso quedan interrelacionados y conectados. Esto último permite reducir las brechas que casi siempre se producen entre las fases de:

  • Análisis – Desarrollo
  • Desarrollo – Implementación
  • Implementación – Monitoreo/Mantenimiento

Recordar siempre que es vital nunca perder la interrelación de los artefactos que se producen en las diferentes etapas, esto es clave para la etapa de mantenimiento del sistema (le etapa que más tiempo consume del ciclo de vida del sistema!!!).

Bibliografía y recursos principales

Recursos

Aprender

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