Las organizaciones han elaborado reportes desde hace años, de hecho, la presentación de informes de los estados financieros, cuentan con rígidos procesos internos con el fin de garantizar la entrega oportuna de estos importantes documentos. En los últimos 5 años ha ido aumentando la presión para los responsables para preparar estos documentos con exactitud para entregarlo a los accionistas. Muchas de estos siguen expuestos a procesos y sistemas manuales para la consolidación financiera que añaden el riesgo para la calidad de los resultados financieros.

Raúl Hernández, IT Specialist FPM Business Analytics, IBM México

Extensa experiencia en la implantación y administración del proyectos, diseño e implantación de modelos de presupuestación a nivel internacional y proyecciones financieras, en industrias de Retail y Manufactura. Actualmente Especialista de Cognos TM1, Planning, Controller y Clarity FSR.



23-06-2011

¿Cuánto tiempo le toma a una empresa, crear un reporte para un banco, un informe anual, el informe para el consejo? El equipo de personas responsables para elaborarlos, a menudo tiene que ir con diferentes áreas a solicitar la información (contabilidad, tesorería, marketing, etc..) y tener acceso a las diferentes bases de datos, esto produce una gran cantidad de documentos de Word y de Excel.

Estos documentos pueden cambiar su contenido de un periodo a otro, y la herramienta de comunicacion que se utiliza para estos casos, son los correos electronicos, que van y vienen entre los usuarios. Durante este ciclo se manejan diferentes versiones de la información no logrando tener una adecuada trazabilidad de estos contenidos, con lo cual, este proceso se vuelve una pesadilla.

En general las empresas requieren elaborar al menos un documento anual .La información que típicamente se incluye en este tipo de reportes son datos financieros, gráficas de Excel, comentarios sobre la situación financiera de la empresa por lo cual Word suele ser una opción válida, pero con desafíos de integrar todo estos elementos separados en un reporte central. Entonces, ¿Cómo asegurar que la informacion sea correcta? ¿Cómo mantener los cambios a nivel de texto cuando los gráficos son actualizados?, ¿quién es el responsable de validar la información? ¿Cuánto tiempo lleva organizar la información y qué tan facil es adaptarla a los cambios?

Grafica 1
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IBM Cognos FSR (Financial Statement Reporting) permite a las organizaciones automatizar el proceso de colectar, preparar, certificar y controlar un informe para una presentación electrónica. Proporciona un ambiente de colaboración donde los responsables dentro de este ciclo puedan participar en la creación del documento, en un entorno seguro y con una conexión transparente a la base de datos de origen.

Con FSR la creación de cualquier informe se beneficiará con un formato de alta calidad, un flujo de trabajo, auditoría, un “checklist” de verificación de cumplimiento.

Los informes son dinámicos ya que están conectados a las diferentes bases, y se pueden aprovechar las funciones de los formatos de MS Word, los cálculos y gráficos de Microsoft Excel, y las características de presentación de MS PowerPoint.

Con FSR la colaboración se ha simplificado, además de reducir el tiempo de elaboración, el número de correos electrónicos y los intercambios de datos.

Grafica 2
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Características yBeneficios de Cognos FSR.

Enlace de la fuente de datos al Informe.

Cada valor o número en el reporte final esta ligado directamente a la fuente de datos, asegurando que no haya información errónea (o desactualizada con su origen). Cuando los valores del sistema fuente cambian, el informe se actualiza de manera automática. Esto asegura que sólo hay una única versión de la información.

Utilice el reporte anterior como plantilla del próximo informe.

En generar, un reporte nuevo suele contener algunas secciones con datos de un informe anterior, por lo que se puede reutilizar las fuentes de los mismos datos (por ejemplo ingresos, gastos, utilidad, etc.). Los últimos datos se cargan automáticamente en una plantilla de informe que se pre-formatea, dejando al usuario enfocarse en la edición del documento en lugar de colectar, consolidar y dar formato a los datos.

Colaboración

Cada sección del documento se puede asignar a un usuario por separado, de modo que cualquier número de usuarios pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo.

Control Interno

Cognos FSR proporciona un conjunto completo de controles internos para garantizar que los pasos que se estan haciendo en el informe son los adecuados y se está siguiendo el proceso de creación, presentación y aprobación de cada sección del documento.

Seguimiento de auditoría

Cognos FSR ofrece un proceso de auditoría completo para darle seguimiento a cada cambio del documento. Y los usuarios pueden comparar las versiones del documento para saber qué ha cambiado, quién lo cambio y cuando fue cambiado.

Grafica 3
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Facilidad de Uso

Si los usuarios ya saben utilizar MS Word y MS Excel, entonces FSR será intuitivo y fácil de usar, ya que proporciona una interfaz que aprovecha todas las capacidades del formato de MS Word y todas las habilidades del cálculo de MS Excel.

Grafica 4
Grafica 4

Flujo de Trabajo

El flujo de trabajo que tiene el FSR, da seguimiento al estado de cada sección del documento, mostrando la fecha de elaboración y las personas responsables asignadas. El administrador puede ver fácilmente el estado de cada sección del documento, cuáles están retrasados y quién es el responsable de cada sección.

Grafica 5
Grafica 5

Redondeo

Proporciona un método automatizado para completar sus datos financieros a miles, millones o miles de millones, garantizando al mismo tiempo que todos los números concuerden con los totales de la base de datos.

Salidas

Cognos FSR soporta una amplia variedad de opciones de salidas:

  • XBRL
  • MS-Word
  • Adobe PDF
  • XHTML dinámico con datos XBRL

Conclusion.

IBM Cognos FSR es una solución unificada de administración financiera que se centra en la mejora de los procesos y controles financieros, especialmente en las etapa final antes de divulgar la información a un banco, a un comite o a un inversionista.

Ayuda a que el departamento de finanzas mejore en la puntualidad, la calidad de los procesos de la presentación de información, facilitar las auditorias, ampliar los controles en un ERP y mejorar el riesgo financiero.

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