Prácticas Probadas de IBM Cognos: Pautas para el Uso de Índices Históricos en el IBM Cognos Controller

Naturaleza del Documento: Pauta; Producto(s): IBM Cognos Controller; Área de Interés: Gestión Financiera

Pautas para la configuración y el uso de índices históricos en el IBM Cognos Controller.

Introducción

Finalidad

Este documento proporciona pautas para la configuración y el uso de índices históricos en el IBM Cognos Controller.

Aplicabilidad

IBM Cognos Controller

Exclusiones y Excepciones

Al momento de elaboración de este documento, no hay excepciones y exclusiones conocidas.


Índices Históricos

Índices de Divisas – Registro de Índices Históricos

El registro de divisas en el que usted ingresó y almacenó los índices de divisas para un período dado y en la actualidad. Los índices históricos se ingresan en un menú aparte, Group/Data Entry/Historical Rates.

La Figura 1 muestra el Registro Histórico de Divisas y los filtros disponibles
La Figura 1 muestra el Registro Histórico de Divisas y los filtros disponibles

Ingreso de Índices Históricos

Con esta función pueden ingresarse los índices históricos como valores fijos en dos monedas a elección, por lo general en la moneda local y la moneda del grupo, para calcular un índice histórico fijo. El registro se usa para proporcionar valores históricos convertidos a una determinada moneda para cuentas de movimiento, por ejemplo, cuentas para el tema de nuevas acciones o para alguna otra cuenta que requiera un índice histórico. Los valores históricos se ingresan para cada nuevo período y actualidad que se utilizará. Alternativamente, puede emplearse Group/Copy/Historical Rates Between Periods para copiar los valores históricos de un período y actualidad a otro.

Nota: La conversión de divisas de lleva a cabo a partir de la moneda local a todas las monedas comprendidas en la estructura de consolidación elegida. Para mantener la relación de los valores históricos durante todo el transcurso de la estructura de consolidación, deben ingresarse los índices históricos de las monedas de todos los grupos y sub-grupos de la estructura. Puede necesitarse añadir varios registros para el mismo ítem. Las monedas no ingresadas al registro de índices históricos serán convertidas a partir de la moneda local utilizándose índices de cierre o promedio. Si la empresa está conectada a más de una estructura de consolidación, también deben ingresarse los índices históricos de estas monedas. Adviértase el hecho de que un conjunto muy detallado de índices históricos (por ejemplo, índices históricos en dimensiones extendidas o en los números del libro de cuentas) hará que el análisis de los importes convertidos sea más complicado. Por otro lado, cuando se ingresan índices históricos para cuentas con código G es importante ingresar los índices históricos con el apropiado nivel de detalle.

Nota: Pueden ingresarse los índices históricos directamente cuando se ingresan los libros de cuentas de la empresa.

Códigos de Índices Históricos

Las cuentas que desean convertirse a valores históricos de acuerdo al registro de índices históricos deben definirse con los códigos de conversión de divisas E, F o G utilizando la función Define Accounts. Estas cuentas aparecen automáticamente cuando se especifica para qué empresa se desean registrar los índices históricos. Si se selecciona un formulario específico, sólo se mostrarán aquellas cuentas con códigos de conversión de divisas E, F o G que están incluidas en este formulario.

Código E de Conversión de Divisas

Los índices históricos pueden ingresarse al registro de índices históricos para la cuenta especificada. Todo importe que exceda lo que se ingresa al registro también es convertido según el índice histórico. Si no hay ningún importe en el registro, la cuenta es convertida según el índice de cierre. Este código puede estar seguido por una referencia a la cuenta especificada.

Código F de Conversión de Divisas

Los índices históricos pueden ingresarse al registro de índices históricos para la cuenta especificada. Todo importe que exceda lo que se ingresa al registro también es convertido según el índice histórico. Si no hay ningún importe en el registro, la cuenta es convertida según el índice promedio.

Código G de Conversión de Divisas

Los índices históricos pueden ingresarse al registro de índices históricos para la cuenta especificada. Todo importe que exceda lo que se ingresa al registro es convertido según el índice promedio del período. Si no hay ningún importe en el registro, la cuenta es convertida de acuerdo a las normas del código D de conversión de divisas. Este código puede estar seguido de una referencia a una cuenta específica.

Actualidad del Período

Todos los índices históricos se almacenan por período y actualidad, lo cual significa que puede volverse a un período anterior y localizar los valores exactos que se utilizaron durante la conversión de divisas.

Almacenamiento por Períodos y Actualidades Específicos

Es posible dejar que todos los índices históricos sean almacenados en un período y actualidad. En estos casos debe definirse el período y actualidad en la configuración general, en la pestaña de Conversion.

Dimensiones Extendidas

Si una cuenta dividida en dimensiones extendidas va a emplear el mismo índice histórico para todas las dimensiones extendidas, no se registra ninguna información al nivel de la dimensión extendida en el registro de índices históricos. Sin embargo, si las dimensiones extendidas van a utilizar diferentes índices históricos, debe registrarse la relación entre índices al nivel de la dimensión extendida.

Counter Company

Si se registran índices históricos para "Counter Companies" específicas, el índice se utilizará sólo para la conversión monetaria de los valores registrados para esa "Counter Company". Para otras compañías, se usarán los índices de cierre o promedio.

Tipo de Libro

Si se registran índices históricos para determinados tipos de libros, el valor histórico sólo será utilizado para la conversión monetaria de los valores registrados para ese tipo de libro. Otros tipos de libros serán convertidos según los índices de cierre o promedio. Si se desea aplicar el valor histórico a todos los tipos de libros, debe marcarse la casilla All Journal Types. Esta casilla está marcada en forma predeterminada.

Nota: Si un valor histórico de un libro de la compañía se ingresa a través del menú Data Entry/Company Journals, este valor histórico puede aún ser cambiado.

Número de Libro

Si se registran índices históricos para determinados números de libro, el índice se utilizará sólo para la conversión monetaria de los valores registrados para ese número de libro. Otros números de libro serán convertidos según los índices de cierre o promedio.


Copiar Índices Históricos de Divisas

Copiar índices de divisas entre períodos

Con esta función se pueden copiar índices históricos entre períodos y actualidades.

Pasos:

  1. En el menú Group, haga clic en Copy/Historical Rates Between Periods. Se abrirá la ventana de Copy Historical Rates Between Periods.
  2. En el área Copy From, ingrese la actualidad y período de los cuales se can a copiar los índices históricos. No se pueden seleccionar varios períodos y actualidades. En el área Copy To, ingrese la actualidad y período a los que se van a copiar los índices históricos. No se pueden seleccionar varios períodos y actualidades. Marque la casilla Clear Existing Historical Rates for Current Selections Before Copying para borrar todos los valores que pudieran estar ya registrados para las compañías, códigos de divisas y actualidad/período de interés seleccionados. Haga clic en Run.
  3. Si se desean copiar índices históricos para todas las divisas y compañías, marque la casilla All Companies and Currency Codes. Todas las compañías quiere decir todas las compañías a las que se tiene acceso.

Nota

  • Cuando se copian Índices Históricos entre períodos, los códigos de divisas de origen y destino coinciden. Esto significa que los índices históricos sólo serán copiados cuando existen valores para divisas de origen y de destino. Puede seleccionarse más de un código de divisas. Los cuadros de texto de divisas de origen y destino están habilitados sólo si la opción All Companies and Currency Codes queda sin marcar.
  • No existen normas incorporadas de cambio de año para OB/CB en esta función de copia, pero todas las cuentas serán idénticas en Período/Actualidad de origen y destino.

Copiar Índices Históricos entre Compañías

Esta función puede usarse para copiar índices históricos entre períodos y actualidades. Esta información se ingresa según:

  • Si se desean copiar índices históricos para todos los códigos de divisas y compañías.
  • Si se desean copiar índices históricos para determinadas compañías o determinados códigos de divisas.
  • Los períodos y actualidades entre los cuales se desean copiar los índices.

Nota:

Sólo puede copiarse de un período y actualidad a otro período y actualidad por vez.

Toda la información registrada en el menú Data Entry - Historical Rates será copiada. El copiado sólo tendrá lugar si hay valores almacenados en las dos columnas, From Currency Code y To Currency Code. Marque la casilla Copy Options si el período y actualidad a los que está copiando ya incluyen índices ingresados previamente. El borrado tiene lugar cuando se satisfacen los criterios para el priodo/actualidad seleccionado, la compañía seleccionada, los códigos de divisas seleccionados y tanto el From Currency Code como el To Currency Code al que se está copiando.

Nota: No hay normas para copiar a través de un fin de año en cuanto al OB/CB construido dentro de esta función de copiado. Todas las cuentas serán idénticas en el Período/Actualidad de origen y destino. La razón principal para copiar índices históricos entre compañías es probablemente cuando ocurre un cambio estructural y la misma compañía queda incluida en dos lugares distintos en el grupo, uno para manejar la venta de la compañía y otro para manejar la compra de la compañía. Antes de poder copiar los índices históricos, la compañía a la que se va a copiar debe estar definida. Pueden seleccionarse varios períodos para los cuales copiar, pero sólo una actualidad por vez. No se pueden seleccionar varias compañías desde las cuales copiar ni a las cuales copiar. Toda la información en el menú Data Entry - Historical Rates será copiada, pero el copiado sólo tendrá lugar si hay valores almacenados tanto en la columna From Currency code como en la columna To Currency code. Marque la casilla de Copy Options si la compañía a la que está copiando ya incluye índices previamente ingresados. El borrado tiene lugar cuando se satisfacen los criterios para el período y actualidad seleccionados, los códigos de divisas seleccionados, tanto From Currency Code como To Currency code, y el seleccionado.

El Copiado de Compañía a Compañía

Pasos Requeridos:

  1. En el menú Group, haga clic en Copy/Historical Rates Between Companies. Se abrirá la ventana Copy – Historical Rates Between Companies.
  2. En el área de Copy Selections, ingrese la actualidad y período para los cuales se van a copiar los índices históricos. Pueden seleccionarse varios períodos pero sólo una actualidad a la vez.
  3. Deje sin marcar la casilla All Currency Codes si no desea copiar índices históricos para todos los códigos de divisas. En cambio, ingrese los códigos From Currency y To Currency que desea copiar. Se pueden seleccionar varios códigos de divisas haciendo clic sobre los códigos relevantes en combinación con las teclas Control o Shift.
  4. En el área de Copy From, ingrese la compañía de la cual se copiarán los índices históricos. No se pueden seleccionar varias compañías.
  5. En el área de Copy To, ingrese la compañía a la cual se copiarán los índices históricos. No se pueden seleccionar varias compañías.
  6. Marque la casilla Clear Existing Historical Rates for Current Selections Before Copying para borrar todo valor que estuviera previamente registrado para la actualidad/período, códigos de divisas y compañía de destino seleccionados.
  7. Haga clic en Run.

Nota

Cuando se copian Índices Históricos entre compañías, los códigos de origen y destino coinciden. Esto significa que los índices históricos sólo serán copiados cuando existen valores para ambas divisas. Puede seleccionarse más de un código de divisas. Los cuadros de texto de From Currency Code y To Currency Code son habilitados sólo si la opción All Currency Codes queda sin marcar.


Orden para el Cálculo de Divisas en el IBM Cognos Controller

Orden de Cálculo de Divisas

Pasos completados como parte de la conversión de divisas:

  1. Los códigos de conversión de divisas B, M, K, L y N se calculan para todas las cuentas que los usan.
  2. Se calculan las cuentas con el código D de conversión de divisas.
  3. Se calculan los saldos iniciales, códigos C e I de conversión de divisas.
  4. Se calculan los índices históricos, códigos E, F y G de conversión de divisas.
  5. Se calculan las diferencias por conversión de divisas, códigos O y P de conversión de divisas.
  6. Todas las cuentas se suman a resúmenes de cuenta.
  7. Se calcula el código A de conversión de divisas.
  8. Todas las cuentas se suman a resúmenes de cuenta.
  9. Se calcula el código A2 de conversión de divisas.
  10. Todas las cuentas se suman a resúmenes de cuenta.
  11. Se copian los valores a partir de cuentas con normas de conciliación a todas las cuentas con códigos U, V, X y Z de conversión de divisas .
  12. Todas las cuentas se suman a resúmenes de cuenta.
  13. Se calcula el código A3 de conversión de divisas.
  14. Todas las cuentas se suman a resúmenes de cuenta.
  15. Se calcula la diferencia final por conversión de divisas, el ítem de balance, y se registra utilizando las normas de la configuración general.

Orden para el Cálculo de Divisas en el IBM Cognos Controller

Conversión de la Declaración de Ingresos e Índices Históricos

La cuenta para la utilidad neta total en la declaración de ingresos es 8999. Algunas de las cuentas que aportan a la 8999 no se convierten según el índice promedio debido al uso de índices históricos fijos. La cuenta para la utilidad neta en el balance general (especificación de equidad) es 2099525. La cuenta 2099621 se utiliza para diferencias de conversión sobre la utilidad neta en la especificación de equidad, para permitir que el balance de cierre para la utilidad neta (en la especificación de equidad) 2099699 sea convertido según el índice de cierre. Para lograr eso, 2099621 emplea el código de conversión A (apuntando a 2099699) y 2099699 emplea el código de conversión B. Sin embargo, el resultado no será el esperado.

Causa Raíz:

No pueden usarse los códigos de conversión A u O sobra la base de montos en los que está involucrada la utilidad neta BS. Esto se relaciona con el cálculo Calculation Order. En este caso, la cuenta 2099525 primero se convierte mediante el índice M a -63132 SEK.

Las cuentas con código A y código O se calculan en base a este valor en 2099525. Luego, la utilidad se mueve de 8999 a 2099525 y se reemplaza el monto SEK con -61251. Para entonces, las cuentas con código A y código O ya están calculadas.

Solución:

Evite usar índices históricos en la declaración de ingresos (o asegúrese de que la utilidad neta total es convertida según el índice promedio).

O

Use los códigos de conversión V o X (en lugar de M) para la utilidad neta en el balance general (aquí, 2099525) y use el código de conversión A3 (en lugar de A) para la cuenta que mantiene la diferencia de conversión para la utilidad neta (aquí, 2099621).

Carga de Índices Históricos en el Cognos Controller

El único método permitido para actualizar "Índices Históricos" es el método que se encuentra disponible bajo el menú "Group", y usar un script SQL no está permitido, ya que puede conducir a una base de datos corrupta. La única forma correcta para ingresar los índices históricos en el Controller es manualmente. Luego se pueden copiar a otros períodos. Para índices de cambio normales, puede importarse con una especificación como estructuras externas, en Transfer/External structures/Import external structures.

No se pueden borrar Índices Históricos

No se puede borrar la última aparición de la cuenta 'XXXXXX' en la pantalla de ingreso de datos para índices históricos. Cambie los valores mostrados a cero. La línea no puede borrarse, ya que la pantalla de ingreso de datos automáticamente muestra todas las cuentas para el formulario seleccionado que están definidas para contener índices históricos.

Otras consideraciones

Si se desean almacenar todos los montos históricos en un período fijo, este período y actualidad pueden definirse en la configuración general, pestaña Conversion. Debe advertirse el hecho de que un conjunto demasiado detallado de índices históricos (por ejemplo, en dimensiones extendidas o números de libros) hará que el análisis de las cuentas convertidas sea más complicado. Por otro lado, cuando se ingresan índices históricos para cuentas con código G, es importante ingresar los índices históricos con el nivel de detalle apropiado. Si se usan libros, los índices históricos deben ser ingresados al nivel de los números de libros. Si para ingresar índices históricos se usa un nivel más agregado, la comparación con los libros será incorrecta y los valores convertidos estarán mal calculados. Esto también es válido si se usan cuentas con dimensiones extendidas o "counter company". En la columna Account, se muestran todas las cuentas que emplean índices históricos (códigos E, F o G de conversión de divisas) de acuerdo a la estructura de las mismas, con excepción de las cuentas que tienen referencias a otras cuentas. Si los valores registrados no son suficientemente específicos y el sistema no sabe qué índice aplicar para un cierto ítem, se usará el código B, M o D. El índice elegido depende de cómo está configurada la cuenta en la estructura de cuentas. El índice de cierre B se usará para cuentas con el código E de conversión de divisas. El índice promedio para el año (M) se usará para cuentas con el código F de conversión de divisas, y las cuentas con código G de conversión de divisas serán convertidas de acuerdo a las normas para el código D de conversión de divisas.


Divisas Históricas – Ejemplos

Ejemplo 1 – Índices Históricos con sólo dos reinversiones

El ejemplo muestra para la Compañía #1204 – Sweden Wand, el ingreso de índices históricos. La Compañía #1204 está conectada a dos estructuras.

Grupo 1200 (su moneda legal es EUR$)
Grupo 1000 (su moneda legal es GBP$)

Puesto que la Compañía #1204 reinvierte en dos grupos diferentes, esto requerirá que los índices históricos sean ingresados en cada uno de los grupos en que reinvierte la compañía.

1204 => 1200 => 1000
SEK => EUR => GBP

La Figura 2 muestra el balance de comprobación para la Compañía 1204
La Figura 2 muestra el balance de comprobación para la Compañía 1204

El foco de este ejemplo está puesto en la cuenta B50020. Esta cuenta en particular tiene Código de Divisas “G”, el cual es Fixed Historical/Period Average rate.

El nivel de la divisa de base en este ejemplo es GBP (Great Britain Pounds = Libras Esterlinas).

La Figura 3 muestra el código de divisas y la divisa de base
La Figura 3 muestra el código de divisas y la divisa de base

El período utilizado será 0701 (enero 2007).

La Figura 4 muestra el registro de divisas para 0701 (enero 2007)
La Figura 4 muestra el registro de divisas para 0701 (enero 2007)

El foco estará en los índices SEK/EUR. Por lo tanto, la Compañía #1204 reinvierte en GR1200 (EUR) y luego GR1200 reinvierte en Gr1000 (GBP).

El registro inicial de la 50020 (cuenta premium de acciones internas) fue el siguiente.

La Tabla 1 muestra el Cálculo de Conversión de Divisas y los montos que deben ser asentados en el registro de índices históricos
Period'0701
AccountLCEurRateGBPRate
50020($80,004.00)($10,784.00)$7.42($6,740.00)$11.87
Currency RatesHistorical RatesB Rate for 0701
SEK$11.87$11.36
EUR$1.60$1.60
Euro => GBP$7.42$7.10
GBP($80,004.00)$11.87($6,740.00)
La Figura 5 muestra los EUR $10784 que se asientan en el registro de índices históricos
La Figura 5 muestra los EUR $10784 que se asientan en el registro de índices históricos
La Figura 6 muestra las GBP $6740 que se asientan en el registro de índices históricos
La Figura 6 muestra las GBP $6740 que se asientan en el registro de índices históricos
La Figura 7 muestra el balance de comprobación con análisis luego de ejecutada la conversión de divisas. La cuenta #B20020 muestra -10784, que son SEK convertidos a LE (EUR) sobre la base del índice histórico en el registro de índices históricos.
La Figura 7 muestra el balance de comprobación con análisis luego de ejecutada la conversión de divisas. La cuenta #B20020 muestra -10784, que son SEK convertidos a LE (EUR) sobre la base del índice histórico en el registro de índices históricos.
La Figura 8 muestra los SEK convertidos a GBP. GBP es la divisa informada de primer nivel. El informe emplea el Currency Conversion Report
La Figura 8 muestra los SEK convertidos a GBP. GBP es la divisa informada de primer nivel. El informe emplea el Currency Conversion Report

Nota

B50020 se calcula según el índice histórico basado en el registro histórico (-6740).

B50010 se calcula con el código “B” o el índice de cierre. El índice de cierre en este ejemplo fue $11,36 (ver Figura 4).

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