 | Уровень сложности: простой Билл Ли, инженер службы оценки качества, IBM
30.04.2008 Узнайте, как усовершенствованный пользовательский интерфейс планировщика (Scheduler UI) в IBM Lotus Notes V8 облегчает поиск свободного времени.
В IBM Lotus Notes V8 значительно усовершенствован пользовательский интерфейс, в том числе за счёт доработок в механизме поиска свободного времени при назначении собраний. В прежних версиях Lotus Notes интерфейс планировщика не предоставлял такой гибкости. При этом Lotus Notes V8 позволяет пользователям делать выбор подмножеств участников, тем самым позволяя им сосредоточиться на выделении среди приглашённых тех, чьё участие наиболее важно или критично. Таким образом, интерфейс планировщика помогает ускорить процесс нахождения свободного времени. С ещё большим удобством Lotus Notes V8 позволяет при нажатии правой кнопкой мышки на одном или нескольких активных именах и выборе команды "Find Available Time" (Найти свободное время) быстро отыскать ближайший момент, когда человек доступен для встречи.
Пользовательский интерфейс планировщика
Усовершенствованный пользовательский интерфейс планировщика отображается на вкладке "Find Available Times" в диалоговом окне "Check Schedule" (Проверить график), когда организатор создаёт собрание или когда участник предлагает новое время или делегирует приглашение на собрание. Также он появляется в диалоговом окне "Check Schedule", когда председательствующий переносит собрание на другое время.
Давайте рассмотрим эту функцию на примере следующего сценария.
Допустим, компания Х подводит итоги продаж за квартал. В компании имеется две группы торговых менеджеров: группа A и группа Б. Дария Марс - лидер в группе A, а Аллан Марс - лидер в группе Б. Рэй Марс - менеджер обеих групп. Марк Марс в составе группы А (см. рисунок 1). Марку нужно назначить собрание, чтобы обсудить и отчитаться о продажах своей группы за квартал. Марк хочет пригласить на собрание своего менеджера, свою группу и группу Б. По мнению Марка его менеджер Рэй и лидер группы Дария - основные участники. Участие лидера группы Б, Аллана необязательно, но его присутствие на собрании всё же считается важным. Поэтому, пытаясь подобрать удобное для каждого время встречи, Марк, прежде всего, учитывает интересы Рэя, Дарии и Аллана.
Рисунок 1. Структура компании X
Марк создает встречу с Рэем и Дарией в роли обязательных участников и всеми остальными в роли необязательных. Поскольку Рэй, Дария и Аллан - три ключевых участника собрания, Марк ищет свободное время только у Рэя, Дарии, Аллана и у себя. Для этого Марк может просто поставить в планировщике галочки рядом с именами Рэя, Дарии, Аллана и себя и снять все остальные галочки (см. рисунок 2).
Рисунок 2. Интерфейс планировщика и ключевые участники, отмеченные для поиска свободного времени
Обратите внимание, что в пользовательском интерфейсе планировщика есть также галочки для двух категорий: обязательной (Required) и необязательной (Optional). Такое деление на категории позволяет пользователям легко помечать или снимать пометку у всех приглашённых в таких группах. Сняв пометку с группы Optional, Марк удаляет галочки у всех необязательных участников. Затем он может индивидуально выбрать одного Аллана. Поскольку на рисунке 2 при поиске свободного времени не учитываются остальные участники (Билл Марс и др.), их график занятости изображен на сером фоне и их свободное/занятое время не участвует в общем результате. Поэтому 12 июля 2007 на отрезке с 3:00 до 4:00 график выделен зелёным цветом. Если Марк будет искать свободное время для всех на участке от 3 до 4 часов 12.07.2007, график окрасится в красный цвет, поскольку один из необязательных участников в это время может оказаться занят (см. рисунок 3).
Рисунок 3. Интерфейс планировщика с пометкой всех участников для поиска свободного времени
Теперь предположим, что Аллан из группы Б не может присутствовать на собрании 12 июля и хочет предложить другое время для встречи. По его мнению это собрание важно для всей его группы, и он хочет, чтобы вся группа присутствовала. Когда Аллан ищет свободное время, он может выбрать Марка, Рэя, Дарию, Билла и Сару и не помечать остальных участников (см. рисунок 4). На рисунке 4 Эльба и Вонг заняты с 4 до 5 часов 12 июля 2007, но поскольку Аллан запретил для них поиск свободного времени, график становится зелёным.
Рисунок 4. Интерфейс планировщика в диалоговом окне Check Schedules в случае предложения нового времени
Точно так же предположим, что Марк соглашается с предложенным новым временем, но перед тем, как перенести встречу, он может нажать "Проверить график" (Check Schedule), чтобы увидеть свободное время всех своих основных участников (см. рисунок 5).
Рисунок 5. Интерфейс планировщика в диалоговом окне Check Schedules при изменении графика
Нажмите на правую кнопку мыши и найдите свободное время
Для своего собрания Марк забронировал проектор. 12 июля 2007г. Марк получает по электронной почте письмо Джонатана Марса из IT-подразделения с инструкцией по использованию недавно купленного проектора. Марк читает инструкцию, но у него остаются вопросы. Он решает зарезервировать время с Джонатаном для практической тренировки. Он нажимает правой кнопкой мышки на имени Джонатана в электронном сообщении и выбирает "Find Available Time" (Найти свободное время).
По команде "Find Available Time" в меню правой кнопки выполняется быстрый поиск в графиках Марка и Джонатана и открывается диалоговое окно "Find Available Time". Диалоговое окно "Find Available Time" идентифицирует наиболее полезную информацию из поиска, сообщая Марку, что Джонатан будет свободен для встречи продолжительностью один час сегодня (12 июля 2007 г.) с 10:00 до 11:00 утра и что до 12:00 Джонатан абсолютно свободен. Интерфейс планировщика также показывает, что Джонатан свободен днём в период с 4:00 до 5:00 (см. рисунок 6). Отлично! Марк может нажать кнопку "Create Meeting" (Создать собрание), чтобы назначить встречу с Джонатаном на 10:00 утра.
Рисунок 6. Интерфейс планировщика в диалоговом окне Find Available Time из меню правой кнопки
Интерфейс планировщика по-прежнему поддерживает альтернативные имена. В нём удалён переключатель Invitee (приглашённый), так как он более не представляет из себя необходимую функция для поиска свободного времени.
Заключение
Интерфейс планировщика в IBM Lotus Notes V8 предоставляет пользователям большую гибкость и свободу при поиске свободного времени. Результатом поиска свободного времени является рост производительности работы пользователей.
Ресурсы Научиться
Обсудить
Об авторе | | | Билл Ли (Bill Le) - инженер службы оценки качества в команде, разрабатывающей клиент IBM Lotus Notes, и расположенной в Вестфорде (штат Массачусетс). Он присоединился к IBM в 2003 году в качестве молодого специалиста в команде разработчиков Domino Access для Microsoft Outlook. Имеет степень бакалавра Северо-Восточного Университета. |
Выскажите мнение об этой странице
| |
