 | Уровень сложности: средний Сьюзан Баллок , инженер по внедрению, IBM
16.10.2007 По просьбам пользователей в IBM Lotus Notes и Domino V8 появилась возможность отзывать сообщения. Узнайте, как работает функция отзыва сообщений Message Recall, как настраивать эту функцию и управлять ею, а также как её развернуть.
Способность отзывать почтовые сообщения - одна из наиболее востребованных функций в IBM Lotus Notes и Domino V8. Будучи включенной по умолчанию на сервере и клиенте, эта новая функция позволяет отзывать отправленные по ошибке почтовые сообщения. В этой статье объясняется, как работает Message Recall, обсуждается управление этой функцией и её настройка, а также затрагиваются более сложные вопросы, связанные с планированием и развёртыванием.
Как работает Message Recall: основы
Функция Message Recall очень проста с точки зрения пользователя. Нужно просто открыть представление Sent почтового файла Lotus Notes V8, выделить письмо, которое вы хотите отозвать, и нажать на кнопку Recall Message на панели действий (см. рисунок 1).
Рисунок 1. Панель действий с кнопкой Recall Message справа
После этого появляется диалоговое окно, отображающее всех получателей, кому было отправлено письмо. С любого из получателей можно снять выделение или выбрать его для получения ответа (см. рисунок 2).
Рисунок 2. Диалоговое окно Recall Message
После нажатия кнопки OK запрос на отзыв подтверждается соответствующим сообщением. Если всё настроено правильно, сообщения удаляются из почтовых ящиков получателей. Вы получите отчёт, в котором сообщается, какие сообщения были отозваны (и были ли они прочитаны), а также какие сообщения не удалось отозвать и почему. Теперь давайте исследуем, что лежит за этим простым процессом.
Настройка Message Recall
Lotus Notes и Domino V8 поставляются со включенной функцией Message Recall. Создаёте ли вы новую систему с нуля или обновляете серверы и пользователей, эта функция готова к использованию. Если у вас большая система, которая со временем будет модернизироваться, вы, возможно, захотите сначала отключить данную функцию, чтобы выкроить время на поддержку и обучение пользователей.
Для настройки Message Recall используется документ Server Configuration. Он позволяет централизованно включать и выключать эту функцию для всех серверов. С помощью документов Mail Policy, а также отдельных пользовательских параметров можно проводить более тонкую настройку.
При отсутствии документов Server Configuration функция Message Recall всё равно будет включена по умолчанию. Ниже приведены настройки по умолчанию:
- Message Recall: включено
- Разрешать отзыв непрочитанных сообщений: только непрочитанные
- Не разрешать отзыв сообщений старше: 14 дней
Если в соответствии с вашим планом развёртывания данная функция должна быть развёрнута позже, необходимо создать документ Server Configuration, чтобы временно её отключить.
Чтобы отключить Message Recall, просто откройте документ Server Configuration Lotus Domino V8 и измените настройки Message Recall с Enabled на Disabled, как показано на рисунке 3.
Рисунок 3. Вкладка Message Recall в документе Server Configuration
Требования для Message Recall
Требования для Message Recall таковы:
- Сервер Lotus Domino V8 или более поздней версии, на котором хранится подлежащая отзыву почта.
- Почтовый файл на основе почтового шаблона Lotus Notes V8 или более поздней версии, при помощи которого осуществляется отзыв сообщения.
- Копия почтового сообщения в почтовом файле отправителя. (Обычно расположена в представлении Sent, однако кнопку Message Recall можно также найти в представлении All Documents.)
- Выдаваемое на сервере разрешение на выполнение отзывов сообщений (как вариант это разрешение может выдаваться на уровне политики и почтового файла получателя, где эту функцию можно отключить).
Message Recall работает не только при таких минимальных требованиях, но даже и в том случае, если отзывающий сообщение пользователь находится на сервере, не являющимся сервером Lotus Domino V8. Всё, что требуется - это почтовый шаблон Lotus Notes V8, в котором имеется кнопка отзыва сообщения и сервер Domino V8, на котором хранятся отзываемые сообщения. Промежуточные серверы между отзывающим сообщение пользователем и получателем могут быть любой версии, поскольку на этой стадии запрос представляет собой простое сообщение электронной почты.
Ограничения Message Recall
Message Recall работает только с почтой, маршрутизируемой по протоколу NRPC. Это означает, что ни Интернет-почту, ни внутреннюю почту, передаваемую по протоколу SMTP, отозвать не удастся.
Если существует политика Mail Policy, ограничивающая использование этой функции для конкретного пользователя, эта политика будет применена и может ограничить возможности данной функции. Если же такой политики нет, или она разрешает пользователю изменять настройки отзыва сообщений, каждый пользователь может отключить эту функцию в своих настройках почты (Mail Preferences).
Успешно отзывать можно только почтовые сообщения, находящиеся на сервере Lotus Domino V8 или выше. Работу выполняет маршрутизатор Lotus Domino V8, поэтому запрос об отзыве, отправленный на сервер Lotus Domino V7 не проходит, а пытающийся выполнить операцию отзыва пользователь получает отчёт, в котором говорится, что сервер не поддерживает функцию Message Recall.
Для успешного отзыва копия сообщения должна сохраняться в почтовом файле отправителя. Если отправитель не сохранил сообщение при отправке, функцию Message Recall использовать нельзя. Поскольку (в целях безопасности) проверяются подписи, сообщение можно отзывать только из почтового файла, из которого оно было отправлено, и делать это может только тот человек, который отправил сообщение. Доверенное лицо может отзывать сообщение из почтового файла другого пользователя, но только в том случае, если сообщение было отправлено этим доверенным лицом. Это означает, что ни администратор Lotus Notes, ни его помощник не могут отзывать сообщения, отправленные другим пользователем, если только они не знают логин и пароль пользователя.
Если получатель переслал кому-то сообщение, отправитель не может отозвать перенаправленное сообщение с помощью запроса на отзыв, поскольку UNID отличается от исходного. Другими словами, Message Recall не сможет обнаружить перенаправленные копии письма. Все перенаправленные копии должны отзываться тем человеком, кто их переслал.
Функция Message Recall недоступна под IBM Lotus Domino Web Access. Сообщение, отправленное пользователю Lotus Domino Web Access можно отозвать, если оно находится на сервере Lotus Domino V8, а у отзывающего сообщение пользователя есть почтовый шаблон Lotus Notes V8, который он может использовать для инициализации отзыва.
Функция Message Recall работает только с электронной почтой, а не с календарём (Calendar) и перечнем задач для выполнения (To Do items). Если пользователи попытаются отозвать элемент Calendar или To Do, они увидят всплывающее окно с сообщением "This message type cannot be recalled" (Этот тип сообщения невозможно отозвать). Эти элементы можно отменять или изменять при помощи опций Reschedule или Cancel, существующих во всех версиях календарей Lotus Notes.
Как работает данная функция: подробности
Когда пользователь, отправивший сообщение, нажимает на кнопку Recall Message в представлении Sent (или All Documents), клиент Lotus Notes создаёт запрос на отзыв выделенного сообщения. Этот запрос отправляется каждому получателю или группе получателей, которых выбрал пользователь. (Обратите внимание, что на рисунке 2 отображаются адреса Интернет-пользователей. Запрос на отзыв может быть отправлен, однако для этих пользователей отзыв сообщений будет невозможен.)
|
Совет
Если вы планируете некоторое время эксплуатировать систему на основе смешанных версий, рассмотрите возможность размещения почтового правила на ваших SMTP-серверах до установки на них Lotus Domino V8, чтобы такие сообщения отвергались. В противном случае, отчёты об отзыве посылаются по Интернету и могут сбить получателя с толку. Это почтовое правило можно настроить таким образом, чтобы оно не принимало сообщение с формой, содержащей "recall". Затем, когда вы установите на SMTP-сервер Lotus Domino V8, это правило можно удалить. |
|
UNID документа используется для идентификации сообщения в почтовом файле получателя. Если сервер в состоянии выполнить отзыв, сообщение находится и удаляется. Маршрутизатор полностью удаляет сообщение, оставляя лишь "заглушку" (deletion stub), что позволяет также удалить сообщение из копий-реплик. Даже если у получателя включен режим «мягкого» удаления, сообщение никогда не останется в папке Trash. Поскольку для поиска сообщения используется UNID документа, любые копии, перемещённые в папки, также удаляются.
Отзывающий сообщение пользователь получает отчёт о результатах попытки отзыва. Если сообщение было успешно удалено, эта информация включается в отчёт, а кроме того, указывается, было или не было прочитано сообщение. Если попытка отзыва не удалась, в отчёте указывается причина. После отзыва сообщения у отзывающего пользователя в почтовом файле появляются два очень похожих уведомления, одно в папке Sent, а другое в Inbox. Оба необходимы, чтобы проинформировать пользователя о том, какие сообщения были отозваны, поэтому нужно объяснять пользователям, чтобы они сохраняли оба уведомления до тех пор, пока они не будут удовлетворены результатами отзыва. После этого оба уведомления можно удалить.
Получатель оригинального сообщения не получает уведомления о том, что произошёл отзыв. Это сообщение просто удаляется из почтового файла получателя.
Если вы пытаетесь отозвать сообщение, которое было отправлено с помощью протокола SMTP, маршрутизатор Lotus Domino V8 пришлет вам сообщение о невозможности доставки (Non-Delivery Report), в котором сообщается “Message Recall Requests cannot be routed via SMTP” (Запросы на отзыв сообщений невозможно перенаправлять по SMTP).
Управление функцией Message Recall
Хотя функция Message Recall включается, отключается и настраивается на уровне сервера, более тонкую настройку и управление можно выполнять и на других уровнях, что даёт компаниям необходимую гибкость в использовании этой функции.
Управление начинается в документе Server Configuration, в котором эта функция включается или отключается; можно выбрать отзыв прочитанных, непрочитанных, либо и тех, и других сообщений, а также задать временные рамки отзыва от недель до минут.
В распоряжении администраторов Lotus Notes имеется средство управления почтовой политикой Mail Policy. Ниже перечислены опции Message Recall; они же показаны на рисунке 4:
-
Пользователю разрешается отзывать отправленные сообщения: да или нет.
- Другим пользователям разрешается отзывать сообщения, отправленные ими этому пользователю: да или нет.
- Разрешать отзыв непрочитанных сообщений: только непрочитанные или все.
- Не разрешать отзыв сообщений старше: укажите количество недель, дней, часов или минут.
Рисунок 4. Настройки Mail Policy в документе Server Configuration
Политику Mail Policy можно применить к подмножеству пользователей, которым предписывается сохранять все сообщения, или же ограничить с её помощью количество пользователей, которым разрешено отзывать сообщения. Настройки Mail Policy обладают большей силой, чем настройки в документе Server Configuration. Например, если Server Configuration допускает отзыв только непрочитанной почты, а в соответствии с Mail Policy пользователю разрешается отзывать непрочитанные и прочитанные сообщения, то действует Mail Policy, и отзывать можно будет как непрочитанные, так и прочитанные сообщения. Это позволяет создавать индивидуальные настройки для отдельных пользователей.
Если функция Mail Recall не отключена на сервере или через политику, пользователи также могут управлять отзывом сообщений. Выбрав User Preferences - Basics, они могут включать или выключать опцию “Allow others to recall mail sent to me” (Разрешать другим пользователям отзывать отправленные мне сообщения). Если пользователь выключит эту опцию, инициатору отзыва будет отправлено уведомление о том, что сообщение невозможно отозвать.
Функция Message Recall и её соответствие законодательству
Message Recall - новая концепция для многих организаций, использующих Lotus Notes и Domino. Возникают вопросы, не противоречит ли эта новая функция требованиям законодательства, особенно многим новым законам, касающимся обязательного сохранения электронных сообщений.
Решения, рассчитанные на работу в соответствии с требованиями законодательства, обычно предполагают, что все сообщения при их отправке и до прибытия в почтовый файл получателя регистрируются в журнале. Message Recall не противоречит решениям подобного типа. На самом деле, в журнал заносится не только оригинальное сообщение, но и запрос на отзыв.
Если в соответствии с требованиями законодательства когда-либо потребуется первоначальное сообщение, оно находится в почтовом журнале, а также во внешнем хранилище, являющемся частью решения по поддержке соответствия законодательным требованиям. В качестве страховочной меры сами запросы Message Recall отзывать нельзя. Таким образом, надёжное и соответствующее законодательным требованиям решение превосходно совместимо с функцией Message Recall; у многих компаний уже имеются созданные по заказу или иные решения по отзыву почты, и они полностью совместимы с действующим законодательством.
Сложные вопросы
Поскольку почту Lotus Notes можно читать в автономном режиме, когда пользователь не подключен к сети, статус прочитанных и непрочитанных сообщений в локальной реплике почтового файла может отличаться от их статуса в серверной копии, пока не будет проведена репликация. Таким образом, в ответ на отправленный серверу запрос об отзыве можно получить отчёт, в котором говорится, что сообщение не было прочитано, хотя в действительности пользователь прочитал его, находясь в автономном режиме.
У пользователей, желающих отозвать все копии сообщения с мобильных устройств, могут возникнуть некоторые сложности. Если мобильное устройство не настроено на обработку удаления сообщений сервер-основанной почты, сообщения с него не удаляются. Эти настройки задаёт владелец устройства. Кроме того, есть вероятность, что в принципе будет невозможно выполнять отзыв сообщений с устройства. Это зависит от его производителя.
Сообщения, отправленные пользователям с одинаковыми именами, не отзываются; сообщение об отзыве не сможет определить, какой получатель был первоначально определён отправителем.
Можно успешно осуществлять отзыв сообщений, отправленных группам пользователей, однако, если в промежутке между отправкой и отзывом сообщения состав членов группы изменяется, уведомления об отзыве могут быть не отправлены первоначальным получателям сообщения, которых позднее удалили из группы; такие же уведомления могут получить пользователи, которым оригинальное сообщение отправлено не было. Кроме того, вы можете отзывать сообщения, отправленные группам пользователей, у которых имеются Интернет-адреса, однако уведомление об отзыве получат лишь пользователи из группы, обладающие действующими адресами Lotus Notes. Все остальные запросы завершатся неудачей.
И наконец, сообщения всегда можно распечатать, переслать и даже сделать с них экранные копии. В подобных случаях функция Message Recall неэффективна. Она не гарантирует, что будут ликвидированы все следы сообщения; она лишь даёт пользователям возможность исправить ошибки, допущенные при отправке сообщений.
Заключение
Функция Message Recall в Lotus Notes и Domino V8 - всего лишь ещё один инструмент для пользователей, но именно он может стать весьма популярным. Если вы решите развернуть эту функцию, позаботьтесь об обучении своих сотрудников, чтобы они могли эффективно ей пользоваться.
Ресурсы Научиться
Получить продукты и технологии
Обсудить
Об авторе | | | Сьюзан Баллок (Susan Bulloch) работает в IBM с 2000 г. До этого она была администратором Lotus Domino на различных предприятиях. Проработав шесть лет выездным инженером в службе поддержки, Сьюзан в 2007 г. стала инженером по внедрению (Technical Enablement Engineer). Она помогает бизнес-партнёрам разрабатывать и развёртывать решения на основе Lotus Notes и Domino. Сьюзан ведёт блог, находящийся по адресу http://notesgoddess.net, а также регулярно выступает на технических конференциях. |
Выскажите мнение об этой странице
| |
