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난이도 : 중급 Susan Bulloch, Technical Enablement Engineer, IBM
2007 년 9 월 11 일 사용자들의 요청에 의해 IBM Lotus Notes and Domino V8에는 메일 메시지 리콜기능이 포함되어 있습니다. 이 문서를 통해 메일 메시지 리콜 기능이 어떻게 작동하는지, 어떻게 구성하고 제어하는지 그 활용 방법에 대해서 알아봅니다.
메일 메시지 리콜 기능은 IBM Lotus Notes/Domino V8에 가장 많이 요청 받은 기능중의 하나입니다. 서버와 클라인트에서 기본으로 설정되어 있는 이 기능으로 잘 못 보내진 메일 메시지를 리콜 할 수 있게 됩니다.
메시지 리콜기능 사용 방법
메시지 리콜기능은 사용자의 관점에서 매우 사용하기 간단합니다. 사용자의 Lotus Notes V8 메일 파일의 sent 보기를 열어, 리콜 하려는 메일을 선택한 후, 수행메뉴의 [Recall Message] 버튼을 누르면 됩니다. (그림 1 참조)
그림 1. 오른쪽에 Recall Message 버튼을 보여주고 있는 액션 바
대화상자가 나타나면서 원래의 수신자 목록을 보여줍니다. 사용자가 원하는 대로 선택 및 선택 해지 할 수 있으며, 각 수신자의 리콜상태에 대해 답변을 받도록 선택할 수도 있습니다 (그림 2 참조)
그림 2. Recall Message 다이얼로그 박스
사용자가 [확인] 버튼을 누르면, 리콜 요청을 알리게 됩니다. 모든 설정이 정상적으로 되어 있다면, 수신자의 메일에서 해당 메시지는 삭제되고, 사용자는 해당 메시지가 삭제되었는지, 삭제되지 못했다면 이유가 무엇인지에 대해 각각 보고를 받게 됩니다.
Message Recall 기능 설정
Lotus Notes 및 Domino V8은 기본적으로 메시지 리콜기능이 설정되도록 합니다. 새로 처음부터 구축을 하는 경우나 기존의 서버 및 사용자에 대해 업그레이드를 하는 경우에도 이 기능은 사용되도록 설정됩니다.
메시지 리콜 기능을 설정하기 위해 서버 환경설정 문서를 편집합니다. 이는 모든 서버에 쉽게 적용하거나 적용을 허가하지 않도록 설정할 수 있습니다. 메일 정책 문서는 설정 값을 각 사용자의 Preference로 재 설정될 수 있습니다.
아직 서버 환경설정 문서를 생성하지 않은 경우라도 메시지 리콜 기능은 기본값으로 사용하도록 설정되어 있습니다. 아래 참고:
- 메시지 리콜: 사용
- 메시지 리콜 허용 범위: 읽지 않은 메시지만
- 메시지 리콜 허용 기간: 14일 이내
고객사의 Deployment Plan에 의해 향후에 사용 가능하도록 설정하려면, 먼저 서버 환경설정 문서를 생성하고 이 기능을 off시켜야 합니다.
메시지 리콜기능을 사용하지 않게 설정하려면, Lotus Domino V8 서버의 환경설정 문서를 편집하여 메시지 리콜 설정 값을 'Enabled'에서 'Disabled'으로 변경해야 합니다. (그림 3 참조)
그림 3. Server Configuration 문서의 Message Recall 탭
Message Recall 기능 사용을 위한 조건
메시지 리콜 기능을 사용하기 위해서는 아래의 조건을 만족해야 합니다:
- Lotus Domino V8 또는 이후 버전의 서버.
- Lotus Notes V8 또는 이후 버전의 메일 템플릿 사용.
- 사용자의 메일 파일에 리콜 하고자 하는 메시지 보관(Sent 보기에서 찾을 수 있음. 모든 문서 보기에서도 [Message Recall] 버튼은 있음).
- 메시지 리콜 기능을 수행하도록 허용 (선택적으로 정책문서나 수신자의 메일 파일 level에서 이 기능을 off 시킬 수 있음) .
Message Recall 기능의 제한
메시지 리콜 기능은 NRPC에 의해서 라우팅 되는 메일에 한해서 가능합니다. 즉 Internet 메일이나 SMTP를 통한 Internal 메일은 리콜 되지 않습니다. 이 기능을 사용하지 못하도록 설정된 [메일 정책]이 존재하는 경우 이 기능은 허용되지 않습니다. 또 제한하는 [메일 정책]이 존재하지 않더라도 사용자가 리콜기능 설정을 변경할 수 있는 경우(정책에 의해)에는 각 사용자가 이 기능을 사용자의 메일 Preference에서 [사용하지 않음]으로 설정할 수 있습니다.
리콜 대상 메일은 반드시 Lotus Domino V8 또는 그 이후 버전이어야 합니다. Lotus Domino V8이 리콜 요청을 보냈더라도 Lotus Domino V7 서버의 메일에서 해당 요청을 받은 경우 리콜 되지 않습니다. 그리고 리콜을 요청한 사용자는 '메시지 리콜을 지원하지 않는 서버'라는 보고를 받게 됩니다.
발송자의 메일 파일에 해당 메시지는 보관되어 있어야 합니다. 해당 메시지를 발송할 때 보관하지 않은 경우, 메시지 리콜 기능은 사용할 수 있는 방법이 없습니다. 왜냐하면, 보안상의 이유로 서명을 확인하게 되고, 보낸 메일에서 리콜 기능을 수행할 수 있도록 개발되었기 때문입니다. 대리인에 의한 메시지 리콜도 가능합니다. 단, 대리인에 의해 보내진 메시지에 한해서 가능합니다. 즉 해당 사용자의 사용자 ID와 password로 접근하지 않으면 Lotus Notes 관리자 또는 관리 보조자의 경우라도 다른 사용자가 보낸 메시지 리콜은 수행할 수 없습니다.
수신자에 의해 forward된 메시지는, 원래의 발송자의 리콜 요청에 의해 리콜 되지 않습니다. 원래의 메시지와 forward된 메시지의 UNID 값이 다르기 때문입니다. 다르게 말하면, 메시지 리콜은 원래의 메시지가 forward된 경우 이를 추적하지는 않습니다. Forward된 메시지는 forward한 사용자에 의해 리콜 될 수 있습니다.
메시지 리콜 기능은 IBM Lotus Domino Web Access에서는 기본적으로 가능하지 않습니다. Lotus Domino Web Access 사용자에게 보내진 메일은 Lotus Domino V8 서버에 위치하고 리콜 요청자가 Lotus Notes V8 메일 템플릿에 리콜 기능이 사용되도록 설정되어 있는 경우에 한해 리콜 될 수 있습니다.
메시지 리콜은 Calendar나 To do item등은 가능하지 않고 메일만 가능합니다. 사용자가 Calendar나 To do item에 대해서 리콜을 시도하면 '이 메시지 유형은 리콜 할 수 없습니다' 라는 Pop-up창이 뜨게 됩니다. 이런 item들은 모든 버전의 Lotus Notes Calendar에 일정변경 또는 취소 기능으로 변경하거나 취소할 수 있습니다.
리콜 기능의 동작
원래의 발송자가 Sent 보기(또는 모든문서 보기)에서 [Recall Message] 버튼을 누르면 Lotus Notes client는 선택된 메시지에 대한 리콜 요청을 생성합니다. 이 리콜 요청은 선택된 각 수신자 또는 그룹으로 보내집니다.
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팁
잠시 동안이라도 혼합 버전 시스템을 실행할 계획이라면, 프리(pre) Lotus Domino V8 SMTP에 메일 규칙을 설정하여 그러한 메시지들을 거부하도록 해야 합니다. 그렇지 않으면, 리콜 리포트가 인터넷으로 보내지는데, 이는 수신자에게 혼란을 가져올 수 있습니다. 이 같은 메일 규칙은 "recall”을 포함하고 있는 폼을 가진 메시지를 수락하지 않도록 설정될 수 있습니다. SMTP 서버가 Lotus Domino V8로 업그레이드 될 때 이 규칙을 실행하지 않을 수 있습니다. |
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해당 문서의 UNID값은 수신자의 메일 파일에서 해당 메시지를 찾는데 사용됩니다. 해당 서버가 리콜을 수행하면, 해당 메시지를 찾아 삭제합니다. 라우터는 해당 메시지를 완전하게 삭제하고 deletion stub에만 남겨두어 해당 메시지가 복제본에서도 삭제 될 수 있도록 합니다. 사용자가 soft deletion 기능을 사용하는 경우라도, 이 메시지는 휴지통 폴더에 절대 남지 않습니다. 해당 메시지의 UNID로 메시지를 찾아서 삭제하기 때문에 다른 폴더로 옮겨진 복사본이라도 모두 삭제되기 때문입니다.
리콜 요청자는 리콜 시도에 대한 결과를 보고 받습니다. 메시지가 성공적으로 삭제되었는지, 해당 메시지가 읽었는지 여부에 대한 정보를 포함합니다. 리콜 시도가 성공적으로 수행되지 않은 경우 실패한 이유에 대해서도 보고합니다. 리콜 요청자는 해당 메시지가 리콜 된 이후, 두 개의 통지를 받는데 이를 통해 해당 메시지가 정상적으로 리콜 되었는지 확인 할 수 있습니다.
원래 메시지의 수신자는 리콜이 수행되었는지 알 수 없으며, 단순히 수신자의 메일에서 삭제됩니다. SMTP를 통해 메시지 리콜을 시도하면 Lotus Domino V8 라우터는 'Non-Delivery Report "Message Recall Requests cannot be routed via SMTP."라는 메시지를 보냅니다.
메시지 리콜 기능의 제어
메시지 리콜 기능이 서버 레벨에서 사용가능, 사용불가능으로 설정되고 구성이 되어 있더라도, 해당 기능의 사용에 대해 사용자에게 유연성을 제공하는 회사라면 다른 곳에서 이를 재설정하거나 제어 할 수 있습니다.
이 기능의 사용가능 여부를 지정하는 서버의 환경설정 문서에서 제어가 시작됩니다. 여기서 '읽은 문서, 읽지 않은 문서 또는 둘 다'에 대한 선택을 할 수 있으며, 시간 제한도 주 단위에서 분 단위까지 줄 수 있습니다.
메일 정책은 Lotus Notes Administrator에서 가능하며, 메시지 리콜 선택사항은 아래의 그림 4와 같습니다.
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User is allowed to recall sent messages: yes or no.
- Other users are allowed to recall messages they sent to this user: yes or no.
- Allow recall of messages with unread status: Unread only or Both read and unread.
- Do not allow recall of messages older than: specify number of weeks, days, hours, or minutes.
메시지 리콜은 이러한 최소한의 요구 사항들로 작동할 뿐만 아니라, 리콜을 실행하는 사용자가 Lotus Domino V8이 아닌 서버에 있을 경우에도 작동합니다. 필요한 것은 메시지를 리콜하는 버튼을 포함하고 있는 Lotus Domino V8 메일 템플릿과 호출되는 메시지가 Domino V8 서버에 있으면 됩니다. 더욱이, 리콜러(recaller)와 수신자간 임시 서버들은 어떤 버전이라도 가능합니다. 그 시점의 요청은 단순한 이메일 메시지이기 때문입니다.
그림 4. Server Configuration 문서에서의 Mail Policy 설정
메일 정책은 모든 메일 메시지를 보관해야 하는 법적인 규제 하에서는 사용되지 않을 수 있습니다. 또는 메시지를 리콜 할 수 있는 사용자를 제한 할 수도 있습니다. 메일 정책은 서버의 환경설정 문서에서 설정한 값보다 우선시됩니다. 예를 들면, 서버에서 읽지 않은 메시지만 리콜 하도록 설정되었더라도, 메일정책에서 읽은 메시지와 읽지 않은 메시지 모두를 리콜 할 수 있도록 설정되었다면, 메일정책의 값이 우선시되어 모든 메시지가 리콜 됩니다.
서버에서 또는 메일 정책에서 메시지 리콜이 사용불가능으로 설정되어 있지 않다면, 사용자가 메시지 리콜을 제어할 수 있습니다. 사용자의 Preference에서 다음의 각 항목에 대해서 스스로 선택할 수 있습니다. Allow others to recall mail sent to me." 사용자가 이 선택사항을 체크하지 않으면, 다른 리콜 요청자에게 이 메시지는 리콜 될 수 없다라는 보고 메시지를 보내게 됩니다.
메시지 리콜 및 legal compliance
메시지 리콜은 Lotus Notes Domino를 사용하는 많은 조직에게는 새로운 개념입니다. 이 기능이 법 규약에 저촉되지는 않는지에 대한 많은 질문이 있었고, 특히 메일의 보존에 대한 이슈들이었습니다.
해결방법은 메일 메시지를 발송할 때 수신자의 파일에 배달되기 전에 모두 기록하는 것입니다. 메시지 리콜은 이 해결방법에 영향을 주지 않습니다. 원래의 메시지만 기록하는 것이 아니라 메시지 리콜 요청까지도 기록하기 때문입니다.
원래의 메시지가 compliance 목적으로 항상 필요하다면, 메일 기록에서 찾을 수 있고 또 compliance solution으로 마련한 별도의 저장 장치에서도 구할 수 있습니다. 그리고 메시지 리콜 요청은 다시 리콜 되지 않습니다. 그래서, compliance solution으로 손색이 없으며, 실제로 많은 조직에서 메일 리콜 솔루션을 사용하고 있습니다.
더욱 세분화된 포인트 이해하기
Lotus Notes 메일은 offline에서도 볼 수 있기 때문에, '읽은 문서, 읽지 않은 문서'에 대한 상태가 로컬 복제본과 서버에 존재하는 메일 파일과 일치하지 않을 수 있습니다. 그래서 리콜 요청이 서버로 보내지면 사용자가 offline에서 읽은 문서일지라도 읽지 않은 메시지로 보고가 될 것입니다.
Mobile Device는 사용자가 메시지를 리콜 하도록 할 수 있습니다. 휴대용 장치가 서버에서 메일을 삭제하도록 설정되어 있지 않다면, 메시지는 휴대용 장치에서 삭제되지 않습니다. 휴대용 장치의 사용자가 이 설정을 제어할 수 있습니다. 또한 vendor에 따라 메시지 리콜 기능이 가능하지 않을 수도 있습니다.
메일 메시지는 그룹으로부터도 리콜이 잘 수행됩니다. 하지만, 메일을 발송한 시점과 리콜을 요청한 시점 사이에 그룹의 구성원이 변경되었다면, 그룹에서 삭제된 원래의 수신자에게 리콜 메시지가 발 송 되지 않으며, 원래의 메시지를 받지 못한 새로운 그룹 구성원이 리콜 메시지를 받게 됩니다. 또한 그룹에 Internet mail 주소가 포함되어 있었다면, 이 역시도 실패하게 됩니다.
마지막으로, 메시지는 언제든지 출력되거나 forward될 수도 있고 또는 screenshot으로 만들 수도 있습니다. 메시지 리콜은 이런 경우에는 동작하지 않습니다. 메시지 리콜은 모든 메시지를 추적해서 없애준다는 보장을 할 수 없습니다. 그보다는 메시지를 보낼 때 오류를 만들지 않는 것이 가장 좋은 방법입니다.
결론
Lotus Notes와 Domino V8 Message Recall은 사용자를 위한 툴이고 곧 대중화 될 것입니다. 이를 전개할 경우, 사용자가 충분히 사용법을 익혀서 효과적으로 사용할 수 있도록 하십시오.
참고자료 교육
토론
필자소개 | | | Susan Bulloch는 2000년부터 IBM에 근무했다. 이전에는 Lotus Domino 관리자로서 다양한 업계에서 일했다. 필드 지원 엔지니어로서 6년을 보낸 후에, 2007년 새로운 역할인 기술 인에이블먼트 엔지니어로서, 비즈니스 파트너들을 도와 Lotus Notes와 Domino용 솔루션을 개발 및 전개하고 있다. Susan은 http://notesgoddess.net에 블로그를 관리하고 있고, 기술 컨퍼런스에 주기적으로 참여하고 있다. |
기사에 대한 평가
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