IBM Lotus Quickr 技術概説

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レベル: 初級

小峯 宏秋 (hkomine@jp.ibm.com), WPLC & PvC ソリューション開発 / ソフトウェア開発研究所, IBM

2007年 11月 02日

日常的なビジネス・コンテンツの共有方法を変革し、チームのコラボレーションをスピードアップさせる新しい製品として IBM Lotus Quickr が、2007年の夏にリリースされました。IBM Lotus Quickr を使用することで、ビジネス文書や資料などのビジネス・コンテンツの共有方法を変革し、より効果的なチーム・コラボレーションを実現することができます。非常にめまぐるしく変化するビジネス環境に応じてプロジェクト・チームのライフ・サイクルも短くなっています。IBM Lotus Quickr は、組織や物理的な距離をこえて結成されるプロジェクト・チームやバーチャルチームに対して、効率的にコラボレーションを行うための環境を提供します。IBM Lotus Quickrは、Web 2.0ベースのチーム・コラボレーション・オファリングで、プロジェクト管理や、ビジネス・シーンに普及しつつある Wiki や Blog の機能、そしてスケーラブルなコンテンツ・ライブラリの機能と、それを IBM Lotus Notes や Microsoft Office などのデスクトップ・アプリケーションに統合できるLotus Quickr Connectors から構成されています。本稿ではIBM Lotus Quickr について、その技術的な要素を含めて紹介します。

IBM Lotus Quickr が目指すもの

チームのコラボレーションの効率をあげてスピードアップさせる新しい製品として IBM Lotus Quickr が、2007年の夏にリリースされました。

IBM Lotus Quickr を使用することで、ビジネス文書や資料などの日常的なビジネス・コンテンツの共有方法を変革して、より効果的なチーム・コラボレーションの環境を実現します。IBM Lotus Quickr では、プロジェクト・チームで情報共有をするためのチームルーム作成や、チームメンバーの登録を簡単に行なうことができます。プロジェクトチーム・メンバーは、必要に応じて作成されたプレースと呼ばれる Web 上の空間で、安全にファイルを共有したり日々のディスカッションや思い付きなどを保存したりして、チームメンバーと情報共有やコラボレーションをすることができます。

IBM Lotus Quickr のコンセプトは、従来の組織の枠を超えて形成されるバーチャルなチームに対する共同作業の空間を提供することです。近年のビジネス環境の変化により、オフィスで働く人々の働き方も大きく変ってきています。そこに IT テクノロジの進化が加わり、オフィスワーカーは仕事の仕方を変えることを余儀なくされています。新たに起こるビジネスチャンスと市場のデマンドに対応するため、企業内におけるプロジェクト・チームの形成と解散のサイクルが速くなるとともに、そのプロジェクトのメンバーも、旧来の組織に縛られない、組織横断型や社外のリソースを取り込んだ形でのチーム編成が必要になってきています。

いままで、オフィスの中で行われていたコミュニケーションやプロジェクト・チームの編成は、組織に縛られたものでした。いわば軍隊やオーケストラといった組織に似ていたかもしれません。そこでは司令官がすべてを掌握した上で指示をだし、メンバーは組織の中で動いていました。オフィスワーカーは個人より組織を意識し、ジェネラリストであることを求められました。市場の変化がまだ速くなかった頃は、このような仕事の仕方で対応できました。新しいビジネスチャンスがあれば新しい組織を作って対応すれば十分で、組織内でのコラボレーションがほとんどでした(図1)。

しかしビジネス状況がすばやく変化するようになり、旧来の組織に依存したプロジェクト・チームではビジネスが進行しなくなってきました。新しい課題やビジネスチャンスに対応するためには、組織を超えたコミュニケーションとコラボレーションとが必要となってきています。そのようなビジネスの状況にあわせて企業の IT システムも進化してきました。メールやイントラネットによって企業内の組織の垣根が低くなり、企業はよりフラットな組織に移りつつあります。組織の壁を超えたところでプロジェクト・チームが形成され、ビジネスが進められることになります。

このようなチームはジャムとかセッション型と呼ばれる組織です。そのようなチームでは必要に応じてチームメンバーが選定され、めまぐるしく変るビジネス環境に対応します。いわばジャズの演奏やサッカーの試合にたとえられるかもしれません。そこに参加するのは特定の組織に属した社員ばかりではありません。社内の契約社員や社外の専門家、在宅ワークの社員や契約社員なども含まれます。彼らが「共通な目的」に向けてスペシャリスト（専門家）として組織横断的な連携をし、組織よりも「タスクチーム」によりビジネスが進行します。ここに求められるのはチーム型コラボレーションです(図2)。

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IBM Lotus Quickrの機能の概要

IBM Lotus Quickr は、組織にとらわれないタスクフォースやバーチャルチームなどで、情報を共有するための手っ取り早く使いやすいコラボレーション環境を提供します。IBM Lotus Quickr はチーム内で必要とする人だけアクセスできる安全で安心な、そして自由な情報交換の場を提供します。また、IBM Lotus Quickr を使用するには基本的に Web ブラウザで十分です。いろいろなバックグラウンドと業務経験、業務環境を持つ人々によって構成されるチームでコラボレーションを行うのに最適な環境です。

IBM Lotus Quickr は、以前あった IBM Lotus QuickPlace と IBM Workplace Collaboration Services の技術をベースにしつつ、Web2.0の技術で使いやすいユーザーインターフェースと、Blogや Wiki などの新しいコンセプトのビジネス・アプリケーションを提供しています。

IBM Lotus Quickr では用途に応じたチーム・コラボレーションの空間（ワークスペース）を「プレース」と呼んでいます。このプレースの中に、必要な機能を提供するアプリケーションをコンポーネントとして組み合わせて使用します。いくつかのよく使うプレースの雛形がテンプレートとしてあらかじめ用意されており、ユーザーはテンプレートを選択して必要なプレースを作成することができます。

IBM Lotus Quickr の特徴は、チーム・コラボレーションのための場となるワークスペースを、必要に応じて簡単に作成できることです。チームが作成されて必要と感じたときに、システム管理者の手を煩わせることなく利用者自身が作成し、カスタマイズできます。提供される機能は、メンバー管理や検索機能などチーム・コラボレーションの全ライフ・サイクルに必要となる基本機能です。 また、作成されたワークスペースにメンバーを登録し、簡単にアクセスさせることができます。

このようにチーム・コラボレーション環境を柔軟に作成、管理することのできる IBM Lotus Quickr は、以下のような機能を提供しています。

チーム向け Web コンテンツ

チーム内で周知徹底しておくべき連絡事項や案内情報を表示するWeb コンテンツを作成、管理する機能を提供します。チーム・リーダーは簡単にページを作成し更新できます。メンバーはチームプレースを訪れることで必要な情報を確実に受け取ることができます。

また、チーム外、あるいは社外の有用な情報を提供する Web ページをとりまとめ、チームとして共有するフィードリーダーを表示する機能も提供しています。これによりチームメンバーが確実に必要な情報にアクセスできることを保証します。

Wiki と Blog

Wiki と呼ばれる共同で文書の作成と管理をするシステムと、それぞれのチームメンバーによって作成される　Blog の機能を提供しています。Wiki を使用することでチーム内での共有情報の作成や更新が加速し、業務プロセスやノウハウの共有に役立ちます。また Blogによりチームメンバーの抱える問題やアイデア、気づきを共有することができ、プロジェクト内の問題把握、改善活動やイノベーションに結び付きます。

プロジェクト管理

IBM Lotus Quickr はプロジェクト・チームをサポートするためのプロジェクト管理機能を提供しています。

プロジェクト管理機能により、チーム内のタスクを明確化し、メンバーへのタスク割り当てを行います。リストアップされたタスクに、各メンバーが状況を入力することで進捗管理を行います。

ライブラリによる文書や資料の共有

チーム内で共有するビジネス文書や資料などのファイルを共有するライブラリの機能を提供しています。ライブラリに登録されたファイルにはアクセス制御を設定することが可能で、チーム内でも特定のメンバーのみにアクセスを許すことができます。またチェックインとチェックアウトの機能によりファイルの入出力を管理し、バージョン管理が可能です。誰がいつファイルを修正したかを記録し、その修正が不適切であれば古いバージョンのファイルに戻すこともできます。また、登録された各ファイルには、ファイルの中身を変更せずに階層的にコメントを付けることもでき、ファイルの内容についてチーム内で議論を行うこともできます。

ライブラリに登録されたファイルは、IBM Lotus Quickr の標準インターフェースである Web ブラウザの画面だけではなく、日常使用しているクライアント・アプリケーションから直接使用することもできます。これを可能にするのがIBM Lotus Quickr Connectors で、Connector を組み込むことで、Microsoft Windows Explorer や Microsoft Office 製品、IBM Lotus Notes や IBM Lotus Sametime といったクライアント・アプリケーションからライブラリの文書や資料にシームレスにアクセスできます。

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IBM Lotus Quickrアプリケーション・コンポーネント

IBM Lotus Quickrには以下のようなアプリケーション・コンポーネントが用意されており、すぐに利用できます。IBM Lotus Quickr を使用するときにはまず、チームのメンバーがアクセスする空間であるプレースを作成します。そのプレースに必要なアプリケーション・コンポーネントを追加して、チームとして使いやすい作業空間を構成することができます。また IBM Lotus Quickr では標準的なプレースのテンプレートを用意しており、テンプレートを選択してプレースを作成することで、ほとんど追加の作業なしで必要なアプリケーションをすぐに使用することができます。

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2種類のアーキテクチャ

IBM Lotus Quickr は2007年夏にバージョン 8.0 としてはじめてリリースされた製品です。IBM Lotus Notes など他の製品とのバージョンを合わせるために、最初のリリースから 8.0 というバージョンをとっています。しかし、IBM Lotus Quickr は IBM Lotus QuickPlace や IBM Workplace Collaboration Services などの技術を受け継いでおり、そのバージョン番号にふさわしい機能と品質を備えています。

IBM Lotus Quickr は IBM WebSphere Portal サーバーで動作するオファリングと IBM Lotus Domino サーバーで動作するオファリングとがあります(図3)。ユーザーは、IBM Lotus Quickr を適用するコラボレーションの目的や必要とする機能、そして管理者のスキルなどに合わせてこれらのオファリングを選択することができます。

IBM WebSphere Portal サーバーで動作する IBM Lotus Quickr のオファリングはIBM Lotus Quickr 8.0 Services for WebSphere Portal です。これは WebSphere Portalの技術をベースとして開発されたもので、そのデータ・ストアにはRDBリポジトリを使用しています。

一方、IBM Lotus Domino サーバーで動作する IBM Lotus Quickr のオファリングは IBM Lotus Quickr 8.0 Services for Lotus Domino です。これは Lotus Domino の技術をベースとしており、データ・ストアにはDomino のデータベースであるNSF ファイルを使用しています。

この2つのオファリングは、それぞれベースとなるテクノロジは異なりますが、同じコンセプトで作成された IBM Lotus Quickr という製品を構成しています。ただし現在は、ベース技術の差により提供する機能に若干の差があります。アナウンス、連絡先、フィードリーダーは IBM Lotus Quickr 8.0 Services for WebSphere Portal でのみ提供します。

IBM Lotus Quickr にアクセスできるクライアントは、WebSphere Portal のオファリングでも Lotus Domino のオファリングでも違いはありません。Internet Explorer や Mozilla FireFox などの Web ブラウザから管理機能を含むすべての機能にアクセスすることができます。またライブラリ・コンポーネントには RSS フィードリーダーや、IBM Lotus Quickr Connectors によってアクセスすることができます。

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IBM Lotus Quickr Connectors

IBM Lotus Quickr のライブラリに保管された文書や資料などのファイルにアクセスできる、IBM Lotus Quickr Connectors というクライアント・プラグインが提供されています。IBM Lotus Quickr Connector を使うことで、Web ブラウザを使用せずに、Microsoft Windows Explorer や Microsoft Office 製品、IBM Lotus Notes や IBM Lotus Sametimeなどのクライアント・アプリケーションから自然な操作感で、ファイルの共有や更新といったコラボレーションを行うことができます。

Microsoft Windows Explorer Connector

Microsoft Windows Explorer Connector をインストールすることで、PC 上にあるローカルのファイルの管理に使用しているエクスプローラーで、IBM Lotus Quickr 上のファイルに日ごろ使い慣れたフォルダ階層の画面でアクセスできるようになります。ファイルの表示や操作に関してはローカルのファイル操作と同じように扱うことができ、ドラッグ＆ドロップでローカルのフォルダとQuickrのライブラリやチームスペース間でのファイル移動も可能です。さらにIBM Lotus Quickr の提供するファイルのバージョン管理やチェックインとチェックアウトを利用する仕組みもアクションメニューに組み込まれており、IBM Lotus Quickr の提供するコラボレーション環境のクライアントとしてエクスプローラを利用することができます(図4)。

Microsoft Office Connector

Microsoft Office Connector を使用することで、業務文書などを作成している Microsoft Word、Excel、PowerPoint などのオフィス製品の中で、IBM Lotus Quickr の機能を利用できるようになります。 Connector により Microsoft Office のメニューに、IBM Lotus Quickr 用の操作メニューが追加され、ファイルのチェックインやチェックアウト、バージョン管理の操作も可能になります。さらに作成や修正した文書を IBM Lotus Quickr のライブラリに保存することで、オフィス文書の共有と再利用を促進し、文書の重複編集による混乱や、同じ目的の複数の文書の乱立による業務の無駄を削減することもできます(図5)。また IBM Lotus Quickr の提供する機能により、作成した文書をQuickrのワークフローで回覧し、承認を受けるなどの使い方もできます。

IBM Lotus Notes Connector

IBM Lotus Notes Connector は、Lotus Notes に組み込むことで Notes メールでの添付ファイルを管理し、メールサイズを削減する効果を生み出します。Notes メールにはいろいろなファイルを添付することが可能ですが、添付ファイルがついたまま返信を繰り返してメールボックスの容量を圧迫したり、転送によって予期しない相手に情報が漏れたり、メールとは別に行われた編集で不整合が起こったりすることがあります。Lotus Notes Connector は、Notes メールに添付されたファイルを検出し、ファイルの実体を IBM Lotus Quickr のライブラリに保存することで、添付ファイルの一元管理を実現するとともにメールサイズを削減します。メールには添付ファイルの代わりにライブラリのファイルへの共有リンクが作成されます。

ライブラリに保存された添付ファイルは、IBM Lotus Quickr の提供するアクセス制御の仕組みを使用することで、適切なユーザーだけにアクセスを許可します。またファイルが一元管理されているので二重更新の心配もなく、メール内の共有リンクで常に最新のファイルへのアクセスを可能にします。

図6. は IBM Lotus Notes でメールを送ろうとしている画面です。IBM Lotus Notes Connector がインストールされていると、ここでダイアログ(図7)が表示され、添付ファイルをそのまま添付して送るか、あるいは IBM Lotus Quickr に保存しリンクで送るかを選択できるようになります。ユーザーは目的に応じてどちらでも選択できますが、「保存してリンクで送信」を選ぶと、図8 のように添付ファイルは共有リンクに置き換えられて送信されます。

図7. Lotus Notes Connector による添付ファイル処理のダイアログ

図8. Lotus Notes Connector によりリンクに変換された Notes メール

IBM Lotus Sametime Connector

IBM Lotus Sametime は、企業内で業務のために使用できるインスタントメッセージとプレゼンスのシステムです。Sametime のユーザーは、Sametime Connect クライアントでプレゼンスを見て同僚の状態を把握し、インスタントメッセージでメールよりも早く電話よりも気軽にコミュニケーションをとっています。IBM Lotus Sametime Connector は、このSametime Connect クライアントからIBM Lotus Quickr のファイルへのアクセスを提供します。Microsoft Windows Explorer のようにシンプルな階層型のナビゲータを提供し、ローカルファイルをドラッグ＆ドロップして、ライブラリへ登録することができます(図9)。

しかし、こういったライブラリのファイル操作ばかりではなく、Sametime の提供するチャットと連携した利用も可能です。たとえば業務上の問題で同僚とコミュニケーションをとり、IBM Lotus Quickr に保存された必要なファイルのリンクをやり取りできます。そのリンクを元に参加者は資料をダウンロードし、コミュニケーションに役立てることができます。

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まとめ

ここまででご紹介したように、IBM Lotus Quickr を使うことでプロジェクト・チームやタスクチームなどのさまざまなチーム内でのコラボレーションを行うことができます。新しいビジネスの流れに対応した、組織的にも物理的にも離れたメンバーで構成されたチームで、情報共有や共同作業のための手っ取り早いコラボレーション環境を提供します。IBM Lotus Quickr はチーム・コラボレーションに必要な各種のアプリケーション・コンポーネントを提供し、それらを組み合わせることで、チームの目的や作業に柔軟に対応します。

IBM Lotus Quickr は新しいインターネット技術の利用をすすめることで、日常的なビジネス・コンテンツの共有方法を変革し、チームのコラボレーションをスピードアップさせます。

ぜひ、この新しいコラボレーションの形をご体験ください。

参考文献

• IBM プレスリリース、IBM Lotus Quickr、ビジネス・コンテンツの共有を変革
  
  
• Lotus Quickr Web サイト
  

著者について

		小峯宏秋は日本アイ・ビー・エム株式会社のソフトウェア開発研究所WPLC 開発&サービスに所属し、「次世代コラボレーション」を担当するエバンジェリストとして、オフィスでのソーシャル・ネットワークの価値、あるいは多様なコミュニケーション手段などの研究をしています。大学では理論量子力学を専攻し、外資系ミニコンメーカーとロータス株式会社を経てIBMに入社しました。バンダイトミーの「いえそば」を買ってしまいました。まだぶちぶちの太麺ですが、精進して細長い二八そばを目指しています。

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