レベル: 初級 小柳 ちか子, WPLC 開発 & サービス, ソフトウェア開発研究所, IBM
2008年 9月 12日 2008年5月、Lotus Notes ユーザー待望のメジャーリリースである Lotus Notes 8.5のパブリックベータ1が公開され、続いて8月末にはパブリックベータ2が公開されました。Lotus Notes 8.5では Mac OS X のサポート、Ubuntu サポート、ローミング・ユーザー機能など、いくつかの機能強化が行われます。その中でも注目していただきたいのが、Lotus Notes 8.5のキーコンセプトの一つである「Aggregate content & actions in Notes, helping to bridge home & work life (仕事とプライベートの情報を統一的に管理)」と「Team using Notes calendaring & contacts (カレンダーとアドレス帳のチームでの利用) 」を担う、カレンダー機能の強化です。Lotus Notes 8.5パブリックベータ版では、様々な種類のカレンダーを統合し、Notes カレンダービュー上でそれらのデータを重ねて表示することが可能となりました。さらにパブリックベータ2からは追加したカレンダーをオフラインで表示できる機能も追加されています。今回は最新の Lotus Notes 8.5パブリックベータ2を対象に、これらのカレンダーの新機能について使い方を紹介します。
はじめに
2008年5月、Lotus Notes (以下 Notes) ユーザー待望のメジャーリリースである Notes 8.5のパブリックベータ1が公開され、さらに8月末にはパブリックベータ2が公開されました。最新のパブリックベータ版はこちらからダウンロードできます。(IBM ID によるサインインが必要です。IBM ID をお持ちでない方は、”Register here” をクリックし登録処理を行ってください。) Notes 8.5パブリックベータ版では Windows, Linux, Mac OS プラットフォーム用のインストーラーが提供されています。
Notes 8.5では、開発におけるテーマとして「C.R.E.A.T.E」というキーワードが掲げられています。これは以下6つのキーコンセプトの頭文字をとったものです。
- Consume Notes, quickly and easily (簡単で能率的な使用感の提供)
- Roam with Notes (ローミング・ユーザー機能の強化)
- Extend the value of Notes, enabling customers and partners (お客様とパートナー様に機能拡張のための様々なツールや手段を提供)
- Aggregate content & actions in Notes, helping to bridge home & work life (仕事とプライベートの情報を統一的に管理)
- Team using Notes calendaring & contacts (カレンダーとアドレス帳のチームでの利用)
- Experience Notes (世界一流の使い心地)
このうちの、Aggregate Content & actions in Notes, helping to bridge home & work life (仕事とプライベートの情報を統一的に管理) と Team using Notes calendaring & contacts (カレンダーとアドレス帳のチームでの利用) を担うのが、強化された Notes 8.5のカレンダー機能です。といっても、カレンダーの外観は Notes 8.0のものとほとんど変わっていません。唯一の違いは、左側のナビゲーターエリアに「Show Calendars」というセクションが追加されたことです（図1）。
図1. Notes 8.5 パブリックベータ版のカレンダー画面
「Show Calendars」セクションを開くと、「Add Calendars…」というリンクと、左側にチェックボタンを配置した自分のカレンダー名が表示されます。「Add Calendars…」リンクから、複数の異なる種類のカレンダーを追加し、それらを自分のカレンダーのビュー内で統合して表示できるようになりました。これが Notes 8.5で追加された新機能の一つ、カレンダー統合表示機能です。
Notes 8.5では以下の種類のカレンダーを追加して自分のカレンダービュー上で表示することが可能です。
- Notes ユーザー・カレンダー
- Notes Teamroom カレンダー
- Notes Application カレンダー
- Google カレンダー
- iCalendar フィード
- Activities (Mac版ではサポートされていません)
カレンダーを追加すると、ナビゲーターの自分のカレンダー名の下に順次追加されて表示されます（図2）。カレンダービュー内での各カレンダーの表示・非表示はチェックボックスで切り替えられるようになっています。カレンダーは追加する際に色とアイコンを設定できるので、カレンダービュー上で複数のカレンダーを表示している場合でも簡単に見分けることができます。
図2. ナビゲーターに各種カレンダーを追加した様子
本稿では、最新の Notes 8.5パブリックベータ2を使って、Notes ユーザー・カレンダー、Google カレンダー、および iCalendar フィードを自分の Notesカレンダーに追加する方法について順に紹介します。また Notes 8.5パブリックベータ2からは、追加したカレンダーデータのレプリカ機能が利用可能になりました。この機能により、オフライン時にも、自分のカレンダーだけではなく追加した各カレンダーを表示することができるようになります。この設定方法についても最後に説明します。なお、本稿では詳しい説明は割愛させていただきますが、自分の Notes カレンダーに Lotus Connections のコンポーネントの一つである Activities の To-Do エントリーを追加したり、Notes Teamroom アプリケーションのカレンダーに登録されている予定を追加したりすることもできます。それらの方法については Lotus Notes InfoCenter の「Adding calendars to your Notes calendar」を参照してください。
Notes ユーザーのカレンダーを追加する
まず他の Notes ユーザーのカレンダーを追加する方法を見ていきましょう。これは Notes ユーザーにとって最も利用頻度が高く強力な機能で、これによって、例えばプロジェクトチームメンバーのカレンダーの空き時間を確認して会議招集を送信したり、上司や部下のスケジュールを自分のカレンダービュー上でいつでも素早く確認したりすることができるようになります。
図2のナビゲーターより「Add Calendar...」をクリックし、カレンダー追加のためのダイアログを開きます（図3）。このダイアログでは、追加するカレンダーの種類と、そのカレンダーの表示に使用される色やアイコンを設定します。今回は追加するカレンダーの種類を「Notes user's calendar」とし、「User name」欄には追加したい Notes ユーザーの名前を type-ahead 機能を使って検索、追加してください。背景やテキストの色、アイコンはお好みで変更してください。全ての入力が終わったら OK をクリックしてください。
図3. Add a Calendar ダイアログ – Notes user's calendar
カレンダーのナビゲーターには追加した Notes ユーザーの名前が表示され、カレンダービュー上にそのユーザーのカレンダーに入っている予定が表示されます（図4）。もし表示されない場合は、そのユーザーのカレンダーに対して参照権限がない可能性がありますので、そのユーザーにカレンダーの参照権限を確認してみてください。
図4. Notes ユーザーのカレンダーを追加した画面
自分自身のカレンダー参照権限の設定を確認するには、「File」 -> 「Preferences」(Mac OS X の場合は「Lotus Notes」 -> 「Preferences」) を開き、「Calendar and To Do」を選択して「Access to Your Schedule」タブを開きます（図5）。
図5. Access to Your Schedule の設定画面
「Who is allowed to see your schedule information ?」の項目で「No one」が選択されていれば、あなたのカレンダーを他のユーザーが追加してもあなたのカレンダーに入っている予定が表示されることはありません。また、「What schedule information are they allowed to see ?」の項目で他のユーザーから参照できるカレンダーの内容のレベルが設定できます。「Only my availability」にチェックが入っている場合には、図6右のように詳細は表示されず、予定が入っている時間枠だけが表示されます。「Details about my calendar entries」にチェックが入っていればあなたの予定は相手の画面で図6左のように詳細内容まで表示されます。ただし、「Do not include the subject of calendar entries in details」にチェックが入っている場合にはサブジェクトは表示されません。また、Domino サーバーの設定によっては、このオプションを選択しても詳細が表示されない場合があります。サーバーの設定方法についてはこちらを参照してください。
図6. Access to Your Schedule の設定変更によるカレンダーの予定の表示の変化
プレビューでカレンダーに入った予定の中身を他のユーザーが確認したり、予定の編集あるいは削除を行ったりするためには、より強い参照権限を与える必要があります。その設定は「Access to Your Mail & Calendar」タブで行うことができます（図7）。このタブでは特定の人に対して、予定の詳細の表示、編集、削除権限を設定することができます。
図7. Access to Your Mail & To Do 設定画面
Google カレンダーを追加する
Google カレンダーは、Google アカウントを持っているユーザーであれば誰でも利用できるウェブカレンダーサービスです。個人用カレンダーとして利用するのはもちろん、特定のユーザーとカレンダーを共有したり、あるいはオンラインで見つけたイベントを追加したりすることも簡単にできます。また、Gmail を使ってイベントの招待状をメールで送信することなどもできます (英語版ユーザーのみ)。オンラインで公開されている Google カレンダーを Notes カレンダーに追加することも可能ですが、ここでは自分の Google カレンダーを Notes カレンダー上に追加する方法について説明します。プライベートで Google カレンダーを利用されている方は、ぜひこの機能をお試しください。オンラインで公開されている Google カレンダーの追加方法については、後ほど「iCalendar フィードを追加する」の項で触れます。
Notes カレンダーを開き、ナビゲーターより「Add Calendar...」をクリックし、カレンダー追加のためのダイアログを開きます。今回は追加するカレンダーの種類を「Google Calendar」とします（図8）。さらに、オンラインで公開されている Google カレンダーを追加する場合は図8のダイアログで「A public calendar (a URL is needed)」をチェックしますが、今回は自分の Google カレンダーを追加しますので、「A private calendar (login and password are needed)」を選択します。続いて「Label」欄には適当な名前を入力し、「User name」欄と「Password」欄にはそれぞれ自分の Google アカウント名とパスワードを入力します。
図8. Add a Calendar ダイアログ – Google Calendar
全ての入力が終わり OK をクリックすると、カレンダーのナビゲーターには追加した Google カレンダーの名前が表示され、カレンダービューには Google カレンダーのエントリーが表示されます（図9）。予定をクリックするとプレビュー画面内のウェブブラウザで予定の詳細を確認することができます。
図9. Google カレンダーを追加した画面
iCalendar フィードを追加する
iCalendar とは RFC 2445で規定されているカレンダーデータ用のフォーマットのことです。拡張子には .ics や .ical などが使用されるのが一般的です。Notes 8.5ではこのような iCalendar 形式で配信されるデータを読み込んでカレンダービュー上に表示することが可能です。iCalendar フォーマットのカレンダー情報をフィードとして公開しているウェブサービスには、有名な iCalShare.com を始めとしていくつかありますが、前項で説明した Google カレンダーもまた、オンラインで公開されているカレンダーを iCalendar 形式で配信しています。ここでは Google カレンダーの iCalendar フィードデータを Notes カレンダービュー上に表示する方法を紹介します。
それでは Notes カレンダーに iCalendar フィードを追加してみましょう。まず公開されている Google カレンダーの iCalendar フィードを配信するアドレスを知る必要があります。今回は Boston Red Sox 2008 の試合予定を追加してみることにします。ブラウザで自分の Google カレンダーを開き、上部にある検索フィールドに「Red Sox 2008」と入力して「Search Public Calendars」をクリックしてください。キーワードに合致する公開カレンダーが複数表示されますので、今回は「Boston Red Sox 2008」という公開カレンダーの「Add to Calendar」ボタンをクリックし、自分の Google カレンダーに追加します（図10）。
図10. オンラインで公開されているカレンダーを自分の Google カレンダーに追加した様子
「Back to Calendar」リンクから自分のカレンダーに戻ると、左側の「Other Calendars」の下に追加した Boston Red Sox 2008 が表示されています。Boston Red Sox 2008 の右側にある三角のアイコンをクリックして「Calendar settings」を開いてください（図11）。
図11. Google カレンダーの Calendar settings を開く様子
ここには公開カレンダーの詳細情報が書かれています。この中の「Calendar Address」という項目から「iCal」と書かれたアイコンをクリックしてください。ポップアップが開いて、このカレンダーのデータを iCalendar 形式で配信する際に使用される URL が表示されます（図12）。この URL は Google カレンダーを Notes カレンダーに追加するときに使いますので、コピーしておいてください。
図12. Google カレンダーの iCal データ用カレンダーアドレス
ちなみに、「iCal」と書かれたアイコンの隣に「XML」と書かれたアイコンがありますが、このアイコンをクリックしたときに表示される URL は、前項で説明した「Googleカレンダーを追加する」の図8で「A public calendar (A URL is needed)」を選択したときに使用する URL です。つまり、公開されている Google カレンダーは XML 形式と iCalendar 形式のどちらでも Notes カレンダーに追加することが可能です。
次に Notes のカレンダーを開き、ナビゲーターより「Add Calendar...」をクリックし、カレンダー追加のためのダイアログを開きます。カレンダーの種類は「iCalendar feed」を選択します（図13）。
図13. Add a Calendar ダイアログ – iCalendar feed
Label 欄には適当な名前を入力し、URL には先ほど図12で確認した URL を入力します。背景やテキストの色、アイコンはお好みで変更してください。全ての入力が終わり OK をクリックすると、カレンダーのナビゲーターには追加した iCalendar の名前が表示され、カレンダービューには Red Sox の試合予定が表示されます。予定をクリックすると、プレビューにその予定の詳細が表示されます（図14）。
図14. iCalendar フィードを追加した画面
また、もっと簡単に iCalendar フィードを追加するために、Notes の Web ブラウザの「Subscribe to calendar」機能を利用することもできます（図15）。
図15. Notes ブラウザの Subscribe to calendar 機能を利用する
Notes の Web ブラウザに iCalendar フィードの URL を含むサイトが表示されているときに、ブラウザのメニューバーにあるカレンダーアイコンをクリックすると、図13の Add a Calendar ダイアログが開き、そのサイトに含まれている iCalendar フィード URL が自動的に入力されるので、簡単にその iCalendar フィードを追加することができます。
オフラインでカレンダーを利用する
Notes 8.5パブリックベータ2からは、追加した各カレンダーデータをオフラインでも表示することが可能となりました。カレンダーを追加するときに、「Add Calendar」ダイアログの「View this calendar when offline or on a mobile device」という項目（図16）にチェックを入れることで、オフライン時でもそのカレンダーを表示させることが可能になります。
図16. オフラインでカレンダーを表示するための設定
Google カレンダーや iCalendar フィードのデータはユーザーのメールアプリケーションにキャッシュされるので、オフライン時にはローカルにあるメールアプリケーションのレプリカを参照することで、オフラインでもデータを表示させることができるようになります。一方、Notes ユーザーのカレンダーをオフラインで参照する場合には、Notes の空き時間情報アプリケーションのローカルレプリカが利用されます。図16の項目にチェックが入ると、追加した Notes ユーザーの空き時間情報がローカルの空き時間情報アプリケーション (busytime.nsfあるいはclubusy.nsf) に複製されるように設定されます。Notes カレンダーは、オフライン時には、空き時間情報アプリケーションのレプリカから各ユーザーのスケジュールを取得するようにルートを変更することで、追加したカレンダーのデータをオフラインでも表示させることができるようになります。
オフライン時にはカレンダー情報へのアクセスが Domino サーバー上のメールアプリケーションからローカルにあるメールアプリケーションのレプリカに切り替わるので、事前に自分自身のメールアプリケーションのレプリカを作成しておく必要があります。また、カレンダーのリストもメールアプリケーションに保存されているため、最新のリストをオフラインで利用するためには、オフラインに切り替える前にレプリカを実行する必要があります。
メールアプリケーションのレプリカを作成するには、Workspace 上にあるメールアプリケーションアイコンを右クリックし「Application」 -> 「Make Available Offline…」を選択します（図17）。
図17. Make Available Offline… を開く
ダイアログが開いたら OK をクリックし、ローカルに自分のメールアプリケーションのレプリカを作成します。次に Notes メニューから「Open」 -> 「Replication」を開き、図18のように、作成したメールアプリケーションのレプリカがレプリケーション内に表示されているかどうか確認してください。また、Notes ユーザーのカレンダーをオフラインで参照する場合には、空き時間情報アプリケーションもこの中に表示されていることを確認してください。(表示されていない場合は、Notes 画面右下から「Offline」ロケーションを選択することにより表示されます。) どちらのアプリケーションも「Enabled」にチェックを入れ、レプリカを定期的に実行するようにしておきましょう。レプリケーション機能の詳しい使い方については InfoCenter の「Using Notes offline」を参照してください。
図18. メールアプリケーションと空き時間情報アプリケーションのレプリケーション設定
事前準備はこれで完了です。あとは Notes カレンダーを開き、前述した通りにカレンダーを追加しましょう。この時「View this calendar when offline or on a mobile device」にチェックを入れるのを忘れないようにしてください。これでネットワークに繋がっていないオフラインの状態でもメールアプリケーションと空き時間情報アプリケーションのレプリカを利用して、追加したカレンダーを表示することが可能となります。「View this calendar when offline or on a mobile device」にチェックされていないユーザーは、オフラインの時はカレンダー名の左側に Warning アイコンが表示され、カレンダービューに予定が表示されません（図19）。
図19. 「View this calendar when offline or on a mobile device」にチェックされていないユーザーの表示
制限事項として、追加したユーザーによっては、オンライン時は予定が表示されていたのに、オフライン時には予定が表示されない場合があります。これは前述の Access to Your Schedule の設定画面（図5）で、そのユーザーがあなたに表示を許可していない場合に起こります。オンライン時は図7の Access to Your Mail & To Do の設定が優先して適用されるため、そちらで表示許可が設定されていれば Access to Your Schedule の設定に関係なく予定は表示されます。
まとめ
Notes 8.5では Notes カレンダー機能の大規模な拡張が行われ、Notes ユーザーのカレンダーだけでなく、Google カレンダーや iCalendar フィードなど、広くウェブで利用されているカレンダーも集約して表示できるようになりました。Notes ユーザー・カレンダーの追加機能は、組織間やプロジェクトチーム間のスケジュール管理に大いに役立ちます。加えて Google カレンダーを追加すれば、Notes カレンダー上でプライベートスケジュールを見ながら仕事のスケジュール調整を行うことも可能となるでしょう。また、オンライン公開されている Google カレンダーや iCalShare.com などの公開 iCalendar フィード配信サイトから、祭日や月の満ち欠け、野球の試合予定、あるいは映画館情報などを思いのままに追加して、自分好みに Notes カレンダーをカスタマイズすることが可能です。さらに、今回は詳しい紹介は省きましたが、Teamroom アプリケーションを始めとする、カレンダービューの設計要素を持つ Notes アプリケーションであれば、そのアプリケーションのカレンダーに登録された予定を、自分のカレンダービュー上に表示することもできます。例えば会議室・備品予約アプリケーションを自分のカレンダーに追加することで、予約した会議室の情報が自分のカレンダービュー上に表示されるようになり、各ユーザーの空き時間と会議室の空き時間を同時に確認しながら会議招集を行うことが可能となります。また Lotus Connections の Activities に含まれる To-Do エントリーを表示することもできます。このように、カレンダーに関する様々なデータの統合表示が可能となった Notes 8.5のカレンダーの新機能は、これまでの単なる個人スケジュール管理ツールの枠を超えて、多様な使い方の可能性を持つ強力なコラボレーション機能へと進化しました。今回説明した Notes 8.5のカレンダー新機能にご興味を持たれた方は、ぜひ最新のパブリックベータ版を入手してお試しください。
参考文献
著者について  | | | 小柳 ちか子はソフトウェア開発研究所の WPLC 開発部門に所属するソフトウェアエンジニアで、現在は主に Lotus Notes クライアントの開発に携わっています。好きなものは甘エビと SWT です。 |
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