電子メール監査の新機能！ eMail Search のご紹介

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レベル: 初級

森下亜里, 情報マネージメント技術/大和ソフトウェア開発研究所 , IBM

2006年 12月 15日

eMail Search機能が新しく提供されています。IBM DB2 CommonStore経由で保管されたコンテンツを検索できるWebブラウザーを使ったクライアントです。昨今コンプライアンスが話題になっていますが、メール監査に適した専用Webクライアントです。この仕組みと機能について解説します。

はじめに

電子メールは公的文書として取り扱われる時代となり、訴訟に備えて安全に保管しておくことが必要になっています。さらに、電子メールを保管するだけでなく、大容量の電子メールを必要に応じて高速に検索できる仕組みが求められています。こうした要求に応じて開発されたのがIBM eMail Search for CommonStore for Lotus Domino and Exchange Server(以下 eMail Searchと略す)です。eMail Searchは、IBM DB2 CommonStore (以下 CommonStoreと略す)を介して保管された電子メールを柔軟なキーワードで高速に検索、提示する機能を提供します。社内からの個人情報や機密情報の漏洩を防止する電子メール監査に関心が高まっていますが、eMail Searchは電子メール監査の強力なツールといえます。

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eMail Searchの機能

eMail SearchはWebアプリケーションとして動作し、ユーザビリティーを重視したGUI（グラフィック・ユーザー・インターフェース）を提供しています。これを使用して、簡単に電子メール監査システムを構築することができます。

たとえば、メール・サーバー内の全メールの中から特定のキーワードを含むメールを取り出し、それを監査人が監査する例を考えてみましょう。

この場合、次のような仕組みが考えられます。

1. すべてのメールをメール・サーバーのジャーナル機能を使用して、ジャーナルDBに保管します。メール監査では、送受信されたメールを漏れなく監査するため、全メールを自動的に保管するジャーナルDBを使用します。
2. CommonStore の機能を使用し、ジャーナルDBを自動的にリポジトリーにアーカイブします。
3. eMail Searchの機能を使用し、定期的にリポジトリーを検索し、決められたキーワードを含むメールを監査用のローカルDBにエクスポートします。
4. 監査人は監査用のローカルDBに保管されたメールを監査します。

この仕組みを構築するには、まずメール・サーバーのジャーナル機能の設定、およびCommonStoreの自動アーカイブ設定を行います。Lotus Dominoサーバーを使用する場合の設定方法については、 CommonStore for Lotus Domino V8.3 簡単導入ガイド を参照してください。

次に、eMail Searchアプリケーションにログオンし、検索の作成とスケジュールの設定を行います。リスト1 の検索ウィンドウで、検索条件を指定してスケジュールをクリックします。日付による検索のほか、送信者、受信者、件名、本文および添付文書に含まれるテキストの全文検索を行うことができます。テキスト検索なので柔軟なキーワードによる検索が可能です。

リスト2 のスケジュール・ウィンドウでは、検索を行う日時、頻度を指定します。また、ヒットしたメールをローカルDBにエクスポートするために、エクスポート先のDB名を指定します。この指定により、スケジュールした日時にアーカイブされたメールが検索され、ヒットしたメールはローカルDBにコピーされます。

監査人はフィルタリングされたメールを集めたローカルDBを監査します。ローカルDBであるためパフォーマンスを気にすることなく、また使い慣れたメール・ソフトで監査を効率よく行うことができます。

ヒットしたメールをエクスポートせずに、eMail Search アプリケーションで表示することもできます。ブラウザー上でメールを表示すると、検索文字列がハイライト表示されます(リスト3参照)。また、ブラウザー上で添付文書をテキスト形式で表示することもできます。この時、添付文書内の検索文字列もハイライト表示されます。(リスト4参照)

その他、eMail Searchは監査履歴を保管、表示する機能や検索で使用された検索構文を表示する機能なども提供しています。

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eMail Searchシステムの構成

次にeMail Searchの構成について説明します。eMail Searchは前提ソフトウェアとして、DB2 Content Manager for Multiplatforms(以下 Content Managerまたは CMと略す) および CommonStoreが必要です。CommonStoreは、メール・サーバーとしてLotus Dominoを利用する場合は DB2 CommonStore for Lotus Domino、Exchange Serverをご利用の場合は DB2 CommonStore for Microsoft Exchange Serverを使用します。また、テキストの全文検索を行うためDB2 NetSearch Extender(以下 NSEと略す)を使用します。

eMail SearchはContent Managerのアプリケーションとして実装され、APIを使用してContent Managerに接続します。CommonStoreもContent Managerのアプリケーションであり、Lotus Domino Serverに保管されたメールをContent Managerに保管します。eMail SearchはCommonStoreが保管した文書を検索しますが、CommonStoreとは独立して機能します。

通常、メール・サーバーに保管されたメールは、各メール・サーバーのジャーナル機能を利用してジャーナル・メールDBに保管されます。Common StoreはこのメールDB上のメールを自動的にアーカイブして、Content Managerに保管します。このとき、送信日付、送信者、受信者、件名などを自動的に抽出し、これをメタデータとして保管します。さらに、メールの本文および添付文書内のテキストを抽出します。抽出した送信日以外のテキスト・データに対し、 NSEの機能を使用して全文検索用の索引を作成します。eMail Searchは検索要求を受け取ると、Content Managerに保管された文書を検索し、ヒットした文書を返します。また、メールだけでなく、eMail Searchで作成された検索条件、検索スケジュール、検索履歴などもContent Manager内に保管しています。

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高速Indexing機能

電子メール監査システムでは、大量のメールの中から一定の監査期間内に検索を行う必要があり、優れたパフォーマンスが求められます。

eMail Searchシステムのパフォーマンスでボトルネックになる要素の一つは、膨大なメールに対する全文検索用の索引作成（Indexing）です。eMail Searchは、Content Manager標準のIndexing方法を改良し、高速Indexingを可能にする機能を提供しています。

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まとめ

メールソフトの機能として検索機能が提供されていますが、大容量のメールを高速に検索することは容易ではありません。

その点、eMail SearchはIndexingおよび検索のパフォーマンスが優れている点、および導入後すぐに簡単にご利用いただけるユーザビリティーの良さが特長です。

参考文献

• IBM eMail Search for CommonStore for Lotus Domino and Exchange Server V8.3.1 delivers audit and litigation discovery function
  
  
• Best Practices for Setting Up a CommonStore Solution

著者について

		森下 亜里はソフトウェア開発研究所のエンジニアで、Content Managementの分野におけるプロジェクトでの開発・支援業務を担当しています。

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