レベル: 中級 Goppinath Nagarajan, Software Engineer, IBM
2006年 01月 04日 人々はさまざまな方法で Lotus Notes/Domino を使用しますが、最も一般的な使い方はメールとメッセージングです。この点を考慮して、Lotus Notes/Domino
7 では、カレンダーとスケジュールも含め、メール機能が大幅に機能強化されています。この記事では、これらの中から特に重要で役に立つ新機能について解説します。
Lotus Notes は最初のリリース以来、コラボレーションの容易さを目標としてきました。Lotus Notes/Domino
7 はこれを継承しつつ、ユーザー間のより効率的なコラボレーションを支援します。世界中の開発者、エンド・ユーザー、ビジネス・パートナー、そしてお客様は、Lotus
Lotus Notes/Domino 7 を使用して、生産性、使いやすさ、ITインフラストラクチャーを向上させることに熱心に取り組んでいます。
この記事では、Notes 7 メール・データベースに追加された新機能について解説します。これには、メール機能およびカレンダーとスケジュール機能が含まれます。この記事は、Notes
の基本的な機能に慣れている方を対象として書かれています。Notes 7 と Domino
Designer 7 のすべての新機能の解説については、developerWorks: Lotus 記事『Lotus Notes 7 と Domino Designer 7 の新機能』を参照してください。
メールの新機能
Notes 7 メールには、多くの新機能が追加されています。新機能には、次のものがあります。
- 受信者のリストに基づくメッセージのマーク付け
- メール・データベースからの Instant Messaging
- フォローアップ・メッセージ用のクイックフラグ
- 作業中の文書の自動保存
- 送信者からのメールの拒否
これらの各機能の詳細を以下のセクションで解説します。
受信者のリストに基づくメッセージのマーク付け
メッセージのマーク付けは Notes 6 で導入されました。Notes 7 では、新しいオプションが追加され、[宛先] フィールドまたは [cc] フィールドの受信者リストに基づいてメッセージの重要性を示すアイコンをメールビューに表示できるようになりました。これらのメッセージ・アイコンを使用すると、送られてきたメッセージの中から最も重要なメッセージを識別し、すぐに返信することができます (図 1 参照)。
図 1. 受信ボックスの各メッセージに表示されたメッセージ・アイコン
図 1 では、受信した各メッセージの列に、塗りつぶした円、半分塗りつぶした円、中が空の円が表示されています。塗りつぶした円は、メッセージの [宛先] フィールドでこのユーザーが唯一の受信者であることを示します。半分塗りつぶした円は、このユーザーが、[宛先] フィールドに含まれる "x" 人の受信者の一人であることを示します。中が空の円は、このユーザーがメッセージの [cc] フィールドに含まれている (または、[宛先] フィールドの "x" 人を超える受信者の一人である) ことを示します。メッセージ・アイコンの列はソートできるので、送られてきたメッセージをすばやく識別できます。これらのメッセージ・アイコンは、メッセージの重要度を判断する目安となります。
ユーザーは、メッセージのマーク付けのプリファレンスを設定できます。次のように操作します。
- メール・データベース内から、[アクション] - [ツール] - [プリファレンス] を選択します。
- [メール] で、[メッセージマーキング] タブをクリックします。
- [受信者] タブをクリックします。
- 適切なアイコンを表示するオプションを選択します。このプリファレンスを適用するメール送信者の他のアドレスまたはグループ名を指定することもできます (図 2 参照)。
図 2. [プリファレンス] ダイアログの [受信者] タブ
メール・データベースからの Instant Messaging
Sametime の Instant Messaging は Notes 7 メール・データベースと緊密に統合されています。この機能を使用すると、メール・データベース内から同僚とコミュニケーションを取ることができます。(メモ：この機能を使用するには、Notes 7 Client で Sametime Instant Messaging サーバー情報が設定されている必要があります。この設定は、ロケーション文書の
[サーバー] タブの [IBM Lotus Sametime サーバー] セクションで行います。)
Notes 7 には、チャットのメッセージ記録をテキスト・ファイルまたはメール・データベースに保存するオプションがあります。保存されたメッセージ記録をメール内で表示するには、メール・データベースの左側のナビゲーション・ペインで [ビュー] - [メッセージ記録] をクリックします (図 3 参照)。
図 3. [メッセージ記録] ビューに保存されたチャットのメッセージ記録
[メッセージ記録] ビューには、チャット相手のユーザー名と、メッセージ記録を保存した日時をともなって文書が表示されます。ビュー内の [Chat I started] アイコンと [Chat I took part in] アイコンによって、特定のメッセージ記録を検索することができます。保存されているメッセージ記録は他のユーザーに転送できるので、関心のある情報を瞬時に共有できます。
Notes 7 では、警告、メッセージ記録の保存、チャット時のタイムスタンプなどに関するプリファレンスを設定できます。これらのプリファレンスを設定するには、[ファイル] - [プリファレンス] - [ユーザー] を選択します。次に、[Instant Messaging] - [オプション] を選択します。Instant Messaging のプリファレンスが表示されます (図 4 参照)。
図 4. Instant Messaging のプリファレンス
フォローアップ・メッセージ用のクイックフラグ
クイックフラグを使用すると、[フォローアップ] ダイアログボックスを表示せずに、メッセージにフォローアップ用の優先フラグを設定できます。メッセージにクイックフラグを設定するには、[フォローアップ] アクション・メニュー (図 5 参照) にある [クイックフラグ] をクリックします。
図 5. [フォローアップ] メニューのクイックフラグ
クイックフラグは、[フォローアップ] プリファレンス (図 6 参照) のデフォルトを使用して設定されます。デフォルトのプリファレンスを変更するには、次のように操作します。
- [アクション] - [ツール] - [プリファレンス] を選択します。
- [フォローアップ] タブをクリックします。
- いずれかの優先度 ([至急]、[通常]、[低]) を選択することにより、デフォルトとして使用するフォローアップ・アクションの重要度を指定します。
- (省略可能) デフォルトのフォローアップ日付と時刻を設定したり、アラームを設定することができます。
図 6. [プリファレンス] ダイアログボックスの [フォローアップ] タブ
[フォローアップ] ミニビューを使用すると、実行する必要があるフォローアップ・アクションを管理できます。また、Notes 7 では、[カレンダー] ビューから、[フォローアップ] ミニビューに表示されているフォローアップ・アクションのメッセージにアクセスできます。
作業中の文書の自動保存
Notes 7 では、「自動保存」と呼ばれる新機能によって、作業中の文書を自動的に保存できます。この機能を有効にすると、Notes はローカルの暗号化されたデータベースに文書を保存します。これにより、電源断やシステム・クラッシュが発生したときに、メッセージを復旧できます。実際に作業していた文書が送信、保存、または削除されると、Notes はこれらのメッセージまたは文書を破棄します。
この機能を使用するには、ユーザーはユーザープリファレンスで自動保存を有効にする必要があります。[ユーザープリファレンス] ダイアログボックスには、自動保存を有効したり、作業中の文書を自動保存する間隔を設定するためのチェックボックスが追加されています (図 7 参照)。
図 7. [ユーザープリファレンス] ダイアログボックスで自動保存を設定するオプション
この機能の詳細については、記事『Lotus Notes/Domino 7 の自動保存のすべて』を参照してください。
送信者からのメールの拒否
Notes 7 のメール・データベースは、一人以上のユーザーからのメールを拒否できるようになりました。拒否できるのでは、特定のユーザーからのメールとドメイン全体 (例: @domain.com) からのメールです。拒否されているユーザーからのメッセージは、Notes 7 メール・データベースの新しい [ジャンクメール] フォルダに直接届けられます。
特定の送信者からのメールを拒否するには、次のように操作します。
- 拒否したい送信者からのメッセージを選択します (または、一度に複数の送信者を拒否する
場合は、拒否する各送信者からのメッセージを選択します)。
- [アクション] - [ツール] - [この送信者からのメールを拒否] を選択します
。[この送信者からのメールを拒否] ダイアログボックスが表示されます (ま
たは、右クリック・メニューでも同じように操作できます)。
- 特定の送信者からメールを拒否するために、[この送信者からのメールを拒否 (sender@domain.com)] を選択します。
または、[次のドメインからのメールを拒否 (@domain.com)] を選択します。このオプションを選択すると、
このドメインから送信されたすべてのメールが拒否されます。このオプションは、送信者が Notes 形式ではなく、
インターネット形式のアドレスを持つときにのみ有効です。
- [OK] をクリックします。今後、拒否する送信者からの受信メッセージは、
自動的に [ジャンクメール] フォルダに届けられます。
送信者からのメールの拒否を解除するには、次のように操作します。
- [ジャンクメール] フォルダで、今後は拒否をしない送信者からのメッセージを選択します。
- [アクション] - [拒否を解除] を選択します。拒否する送信者のリストから削除するメール・アドレスの確認を求められるので、[はい]
をクリックします (または、右クリック・メニューでも同じように操作できます)。
カレンダーとスケジュールの新機能 Notes 7 では、Sametime Instant Messaging との統合が、カレンダーの会議招集や他のカレンダーエントリにも拡張されています。ユーザーは、会議招集の議長や会議スケジュールに含まれている他の参加者とオンライン・チャットを開始できます。
また、[カレンダー] ビューが機能強化され、カレンダーエントリへのすばやいアクセスを可能にするフィルタ・オプションが追加されています (図 8 参照)。
図 8. [カレンダー] ビューの [フィルタ] メニュー
カレンダー・フィルタを使用すると、次のことができます。
- 特定のユーザーが議長になっている会議招集の検索
- タイプによるカレンダーエントリの検索 (たとえば、予定の検索、確認の検索など)
- ステータスによるカレンダーエントリの検索 (例: 出席と返答した会議招集の検索など)
- プライベートに指定されているカレンダーエントリの表示
Notes 7 には、カレンダーエントリを効率よく管理するための機能も用意されています。[カレンダーのクリーンアップ] アクションを使用すると、ユーザーが指定した削除日付に基づいてカレンダーエントリを消去できます。このアクションを実行するには、[ツール] - [カレンダーのクリーンアップ] を選択します。このアクションを選択すると、[カレンダーのクリーンアップ] ダイアログが表示されるので、削除するカレンダーエントリの種類と削除までの期間を指定します。
Notes 7 のカレンダーを使用した会議スケジュールの設定では、オンライン会議のスケジューリングもサポートされています。オンライン会議のスケジュールを設定するときは、オンライン会議の場所、パスワード、必要な添付ファイルを指定できます。また、議長は、オンライン会議への参加資格を会議の参加者だけに制限することもできます (この機能を使用するときは、社内環境の Sametime サーバーをオンライン会議に対応させる必要があります)。
会議のスケジュールを作成するときに、会議に必要な会議室とリソースを予約できます。Notes カレンダーでは、利用可能な会議室とリソースを検索できます。検索は [会議室/リソースの検索] アクションを使用して行います。このアクションは、会議文書のアクションバーと [アクション] メニューにあります。また、会議室とリソースのプリファレンスを設定することもできます (図 9 参照)。
これらのプリファレンスを変更するには、次のように操作します。
- カレンダーを開き、[アクション] - [ツール] - [プリファレンス] を選択します。[カレンダーとタスク] をクリックし、
[会議室/リソース] をクリックします。
- [アドレス帳] アイコンをクリックしたときに、[会議室の検索] ダイアログおよび [リソースの検索]
ダイアログに表示するサイトを指定します。
- [会議室リストの管理] ボタンをクリックして会議室を選択します。
- [リソースリストの管理] ボタンをクリックしてリソースを選択します。
- [優先する会議室リストの管理] または [優先するリソースリストの管理] で、
会議招集用に会議室またはリソースを選択したときの Notes の動作方法を指定します。
図 9. [プリファレンス] ダイアログの [カレンダーとタスク] タブにある [会議室/リソース] タブ
会議室とリソースのプリファレンスを設定すると、これらのプリファレンスは優先するサイトのデフォルトとして使用されるとともに、会議のスケジュールを設定するときの優先会議室とリソースのリストとしても表示されます。会議室はいずれの時点でも変更または追加が可能で、Notes は変更または追加に応じて、自動的に予約のスケジュールを変更します。
また、Notes には、優先会議室に含まれていない会議室を識別して学習する機能があり、新しい会議招集を作成して送信したときに、これらの会議室が自動的にリストに追加されます (または、優先するサイトの値が変更されます)。Notes Client では、会議招集に含まれる会議室/リソース/サイトが設定済みの優先リストに登録されていない場合、現在のリストを変更/更新するかどうかを確認するダイアログが表示されます。
メモ： ユーザーに会議室またはリソースの予約を許可するには、組織内の Domino ディレクトリに会議室またはリソースのエントリが登録されていなければなりません。Domino
のシステム管理者は、優先サイト名を指定してサイトプロフィール文書を作成し、これを特定の会議室予約データベースと
Domino ディレクトリに関連付ける必要があります。サイトプロフィール文書は、Domino
Server に置かれている会議室予約データベースで作成します。また、リソース文書は会議室予約データベースで作成し、サイトプロフィール文書に関連付けます。リソース文書では、リソースタイプ
([会議室]、[オンライン会議室]、[その他]) を指定します。リソース情報を設定し、会議室予約データベースと
Domino ディレクトリを関連付けた後は、会議室とリソースの空き時間を検索したり、会議用にスケジュールを設定することができます。Lotus Notes/Domino
7 の会議室予約機能の詳細については、記事『Lotus Notes/Domino 7 の会議室予約の設計』および『Lotus Notes/Domino 7 での会議室予約の新機能（US）』を参照してください。
Lotus Notes 7 のカレンダーでは、あらかじめ定義された休日のセットを追加できます。それぞれの休日は、記念日としてカレンダーに追加されます。カレンダーにエントリを作成するには、休日を取り込む必要があります。休日を追加するには、[アクション] - [ツール] - [休日の取り込み] を選択し、休日のセットを選択します (図 10 参照)。
図 10. 休日の取り込み
利用できる休日のリストは、Domino のシステム管理者が設定する必要があります。詳細については、『Domino Administrator ヘルプ』を参照してください。
メールのその他の新機能 Notes 7 メール・データベースの右クリック・メニューが拡張され、多くの新機能が追加されました。追加された新機能には、送信者からのメールの拒否、フォローアップ用のクイックフラグの設定、チャットの開始、アドレス帳への送信者の追加、新規メモ、カレンダーエントリ、タスク文書へのメッセージのコピー、特定のフォルダへのメッセージの移動、クイックルールの作成などがあります。
Notes 7 では、件名によるメッセージのソートがサポートされています。この機能を使用すると、特定の件名に基づくメッセージをすばやく検索できます。また、メッセージに件名がないときは、そのメッセージを送信するかどうかが確認されます。
Notes 7 では、未読メッセージだけを受信ボックスに表示できます。これを行うには、[未読のみ表示] をクリックします (図 11 参照)。このアクションによって、未読メッセージだけの表示とすべてのメッセージの表示を切り替えられます。
図 11. 未読メッセージの表示に切り替えるアクション
まとめ
Lotus Notes 7 のこれらの新機能により、ユーザーはメール・データベースで情報の重要度を判断することができます。Notes 7 メール・データベースを活用すると、タイムリーかつ生産的な方法でより有効なコラボレーションを行うことができ、毎日の情報とリソースの管理能力が高まります。
参考文献 学ぶために
製品や技術を入手するために
議論するために
著者について  | | | Goppinath Nagarajan is a Software Engineer for IBM Global Services. He is primarily involved in developing technical solutions using Lotus Notes/Domino technology. |
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