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連載 IBM Notes/Domino の「検索」を使いたおす! 第 1 回「IBM Notes/Domino 検索の全体像を鬼わかりやすく解説」

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はじめに

連載 IBM Notes/Domino の「検索」を使いたおす!のページにアクセスいただき、ありがとうございます。本連載では「IBM Notes/Domino の検索」をテーマとして、IBM Notes/Domino 上や IBM Notes/Domino から外部の情報を探す際に利用できる便利機能や Tips を具体的な使い方や内部の仕組みなども含めて、全 6 回の連載で解説します。

第 1 回となる本稿では、本連載を始めるきっかけとなった 「検索への問題意識」と「問題の解決策」について解説し、今後の連載の概要についてもお伝えします。

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背景

情報のデジタル化、ソーシャルネットワーキングサービスの誕生などに代表される IT 技術の高度化と浸透が進んだ現在では、膨大な量のデジタル情報に誰でも容易に触れることができるようになりました。それに伴って、膨大な量の情報から有用なものをいかに効率的に探すかが大きな課題になっています。

1989 年に誕生し、今なお革新的な進化を続けている IBM Notes/Domino においても同様です。さまざまな企業や組織に必要不可欠な情報共有基盤として採用いただいており、業務において必要不可欠となる様々な種類の情報が Notes アプリケーション(Notes データベース)上に長期間の利用によって蓄積されているため、IBM Notes/Domino 上で扱う情報量は膨大になっていることも珍しくありません。

実際に IBM Notes/Domino をご利用いただいているユーザー様からも、「IBM Notes/Domino で必要な時に必要な 情報になかなか辿りつくことができない」というご意見をいただくこともあります。その必要な情報というのも、「ワークスペースから利用する Notes アプリケーションを探したい」、「Notes アプリケーション上で複数の検索語にヒットする文書を探したい」、「複数の Notes アプリケーションをまたいで有用な文書を探したい」など利用シーンに応じて様々です。

このような状況に陥った際にどうされていますか?実は、IBM Notes/Domino には標準機能としてさまざな検索機能が用意されておりこれらのシーンにおいて必要な情報を素早く探すことができます。しかしながら、それらの検索機能そのものや利用シーンに応じた使い方に関しては公開された情報も少なく広く浸透していないのが実際です。利用いただいているユーザー様からも検索機能についてまとまった情報がなく、必要であるという強いご要望をいただくことも増えてきています。

このような背景をふまえ、「IBM Notes/Domino 上の膨大な情報の中、ないしは IBM Notes/Domino から外部コンテンツの中から欲しい効率的に情報を探し出す」というテーマで、これまでにまとめられてこなかった検索機能や Tips をケース別に紹介し IBM Notes/Domino を情報共有基盤としてより便利に使っていただけるようにすることが本連載の目標です。

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検索に共通する課題

企業内においてグループウェアに代表される情報共有基盤の活用度が高まり、さまざまな情報資産が蓄積され続けると一般的に下記のような課題が発生する傾向があります。それは IBM Notes/Domino においても例外ではありません。

  1. 情報源の分散による情報収集スピードが低下する
    • 必要な時に必要な情報にすぐにアクセスすることができない
    • システム構成上、蓄積されている情報が検索可能な状態や設定になっておらず探すのに時間がかかる
  2. 情報収集において個人の能力差が顕著になる
    • 「ベテラン」と「新人・新任担当」で収集できる情報の量や質に大きな差が生じて作業品質や対応の処理時間に差が出る
    • 必要とされる情報の情報源が属人的になる
    • 情報や特定キーワードに対して、どこにあるのか?何をするべきか?「情報源」の発見や「気づき」を得ることが困難になる
  3. さまざまシステムに対して横断的な検索が行えず作業効率が低下する
    • 複数画面の切り替え操作(Notes クライアントと Web ブラウザの切り替えなど)や、検索結果のコピー&ペースト操作が多発する
    • 情報や特定キーワードに対して、IBM Notes/Domino と他システム間でデータ連携できず、作業効率が低下する

実は、上記のような課題は、IBM Notes/Domino が標準機能として備えている検索機能を活用することで解決できます。

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IBM Notes/Domino 検索に関する全体像と機能概要

IBM Notes/Domino は、目的に応じてさまざまな検索の機能を標準機能として提供しています。

目的となる情報(Notes 文書)を探したい場合によく使われるのが、「全文検索」と「ドメイン検索」です。Notes 文書に添付されているファイルにおいても広く普及しているフォーマットに関しては中身も含めた検索をすることができます。

複数の IBM Domino サーバー上の複数の Notes アプリケーションを跨って、横串で検索する機能が「ドメイン検索」です。検索用の IBM Domino サーバーを個別に用意するのが一般的です。

現在開いている特定の Notes アプリケーションの中からその中に格納されている Notes 文書を検索を行うのが「全文検索」で、Notes アプリケーションのビュー上に表示されていない文言も検索することができます 。Notes ビュー上に表示されている文字列の中から即座に検索する機能もあり、それは「クイック検索」と呼ばれています。

Notes 文書ではなく Notes アプリケーション自体を検索する場合に使うのが、ワークスペース検索とカタログ検索です。ワークスペース上のアイコンの場所を探す機能が「ワークスペース検索」で、Notes クライアント上のワークスペースに存在しないアプリケーションも含めて検索する機能が「カタログ検索」になります。

なんらかの文書を開いて閲覧しているときに、リッチテキストフィールドに書かれている文書上の文字列を Web 検索などの外部アプリケーションを利用して調べたい、ということも実現できます。外部のアプリケーションとは Notes ウィジェットを使って連携するので「ウィジェット検索」と呼ばれます。

以上は IBM Notes/Domino が標準機能として提供している検索機能ですが、もちろん外部の検索ソリューションを利用することもでき、多くの検索ソリューションが IBM Notes/Domino のコンテンツを検索対象としてサポートしています。

それぞれに特長があり、利用するには管理者の設定が必要なものもあります。

図. IBM Notes/Domino の検索機能とユースケース

*WEX・・・IBM Watson Explorer

図に示すように、ユーザーさまが情報を検索したいシーンにおいて、IBM Notes/Domino は標準で複数の検索機能を提供しています。

これらの検索機能を適材適所に利用することで、今までなかなかたどり着くことができなかった情報へアクセスすることができるようになるため、是非有効活用していただきたいと考えています。

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おわりに

ここまで IBM Notes/Domino が提供している検索機能の全体像について解説いたしました。え?いろいろありすぎて全然鬼わかりやすくない??

ご安心ください。今後の連載でそれぞれ検索機能について、その特長や使い方などについて詳しく解説していきますので、連載終了時には IBM Notes/Domino における検索の鬼になっていることでしょう。

この連載記事の次回内容は「第 2 回 全文検索の仕組みと基本」をテーマに、IBM Notes/Domino 全文検索のメカニズムと基本的な使用方法について鬼わかりやすく解説いたします。お楽しみに!


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