編集者のメモ:この記事で解説されているカレンダーの代理機能は、現在サポートされているLotus Notesのすべてのバージョンにあります。説明とスクリーン・ショットは、Lotus Notes 7 Clientに基づいています。

IBM Lotus Notes Clientの強力なツールの1つに、カレンダーの代理機能があります。カレンダーの代理機能を使用すると、他のLotus Notesユーザーに自分のメール・ファイルへのアクセス権を付与できます。代理ユーザーは、依頼者のカレンダー・データの表示と編集、代理人としてのメール・メッセージの送信、メールおよびカレンダー・データの管理者としての操作を行うことができます。一般に、この機能は、役員が管理アシスタントを雇用して、会議や予定などのスケジュール管理および親展以外のメール・メッセージへの返信を委任するケースで使用されます。管理アシスタントがLotus Notesメール・ファイルを管理できるようにするために、役員はアシスタントをメール・ファイルの代理人として指定します。一方、管理アシスタントは、複数の役員をサポートしている場合など、複数のユーザーのカレンダーを管理することがあります。

忙しい役員にとって、メールとカレンダーの作業をアシスタントに委任することで、大幅に時間を節約できます。会議のスケジュール設定、会議招集への返答、および機密性の低い通信への返信などの基本的な作業から解放されるため、役員は他のビジネス案件に注力することができます。通常、複数の役員をサポートする管理アシスタントは、それらの役員のカレンダーを管理することに多くの時間を費やすことになります。このため、アシスタントが他のユーザーのカレンダーに迅速にアクセスし、容易に操作できることが不可欠です。Lotus Notesカレンダーの代理機能は、効率が高く使いやすい機能を役員とアシスタントの両方に提供します。この記事では、他のユーザーが管理できるようにLotus Notesカレンダーをセットアップする方法と、他のユーザーのメールとカレンダーのデータにアクセスし、管理する方法について解説します。

カレンダーの代理のセットアップ

カレンダーの代理機能を設定する最初の手順として、他のユーザーによって管理されるLotus Notesカレンダーに対するアクセス権を設定します。自分のカレンダーへのアクセスを委任する役員は、代理人がカレンダーとメールの作業を始める前に、誰にアクセス権を与えるのか、およびどのレベルの権限を代理人に持たせるのかを指定する必要があります。

ユーザーのメールとカレンダー・データへの代理人を指定し、アクセス権を設定するには、次の手順に従って操作します。

1. Lotus Notes Clientで、役員のメール・ファイルを開きます。[カレンダー]ビューで、アクション・バーの[ツール]ボタンをクリックし、[プリファレンス]を選択して[プリファレンス]画面を表示します。[アクセス/代理]タブをクリックし、[メール/カレンダーへのアクセス]タブを表示します (図1 参照)。
   
   図1.表示された[メール/カレンダーへのアクセス]タブ
   
   
   
2. [ユーザー/グループの追加]ボタンをクリックし、[ユーザー/グループの追加]ダイアログ・ボックスを表示します (図2 参照)。
   
   図2.[ユーザー/グループの追加][Add Person or Group]ダイアログ・ボックス
   
   
   
3. [ユーザー/グループを入力する]オプションを選択し、セクション1のテキスト・ボックスの下向き矢印をクリックし、[名前の選択]ダイアログ・ボックスを表示します。
4. このユーザーのカレンダーを管理するユーザーを選択し、[OK]ボタンをクリックします。[ユーザー/グループの追加]ダイアログ・ボックスに戻ります。選択したユーザー名が、セクション1のテキスト・ボックスに表示されています。
5. カレンダーの管理者を選択した後は、このユーザーにどれだけのアクセス権を付与するのかを指定する必要があります。セクション2で[カレンダー、タスクのみ]オプションを選択し、セクション3の下向き矢印をクリックすると、ドロップダウン・リストに[カレンダーとタスクの閲覧]と[カレンダーとタスクの閲覧/作成/編集/削除]の2つのオプションが表示されます。
6. また、セクション2で[メール、カレンダー、タスク]オプションを選択し、セクション3の下向き矢印をクリックすると、次の5つのレベルのアクセス権が表示されます。
   • [文書の閲覧]
   • [文書の閲覧/作成、代理メールの送信]
   • [文書の閲覧/編集/作成、代理メールの送信]
   • [文書の閲覧/編集/作成/削除、代理メールの送信]
   • [すべての文書の閲覧/作成、ユーザーが作成した文書の削除、代理メールの送信]
7. メール・ファイルの代理人にどの種類とレベルのアクセス権を付与するのかを選択します。セクション4では、カレンダー・エントリーに関する通知を代理人に転送するかどうかを指定できます。セクション4の下向き矢印をクリックし、次の転送オプションを表示します。
   • [転送しない]
   • [概要のみを転送]
   • [すべての内容を転送]
8. 転送オプションを選択し、[OK]をクリックします。[メール/カレンダーへのアクセス]タブに戻ります。指定したカレンダー管理者とそのアクセス権が表示されます(図3 参照)。
   
   図3.指定したカレンダー管理者のアクセス権の表示
   
   
   

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カレンダーの代理の使用

役員が自分のLotus Notesメールとカレンダー・データを管理するユーザーを指定すると、代理人は役員のメール・ファイルを、あたかも自分のメール・ファイルであるかのように使用できます。この例では、William ChaseはTigger Chaseをカレンダーの代理人として指定し、すべての権限を付与しています。このため、TiggerはWilliamのカレンダーを開き、会議招集の作成と更新、メールの送信と返信などの操作を実行できます。カレンダー・エントリーとメール・メッセージをWilliam自身が作成した場合と、Tiggerが代理人として作成した場合の唯一の違いは、これらはWilliamの名前ではなくTiggerの名前で送信される点です。

代理人として指定されたLotus Notesカレンダーとメール・ファイルのデータを開いて管理するには、次の説明に従います。

1. Lotus Notes Clientで代理人のメール・ファイルを開き、[メール]アイコンをクリックして[他のユーザーのメールファイルを開く]オプションを表示します (図4 参照)。
   
   図4.[他のユーザーのメールファイルを開く]オプションが表示された[メール]下向き矢印
   
   
   
2. [メールファイルを開く]ダイアログ・ボックスが表示されます。アドレス帳のリストから、代理人がカレンダーを管理するユーザーを選択します (図5 参照)。
   
   図5.[William Chase]が選択された[メールファイルを開く]ダイアログ・ボックス
   
   
   
3. [OK]をクリックします。役員のメール・ファイルがLotus Notes Client内に開かれます。

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他のメール・ファイルへのショートカットの作成

サンプル・コンポーネントをインポートした後は、最初の作業として、projectスキーマとissueスキーマを変更し、changeHistory子要素を追加します。Workplace Designer2.5および2.6のどちらでも、次の手順に従います。

1. これを行うには、[カレンダー]ビューで、アクション・バーの[ツール]ボタンをクリックし、[プリファレンス]を選択して[プリファレンス]ダイアログ・ボックスを表示します。[アクセス/代理]タブをクリックし、[他のユーザーのメールへのショートカット]タブをクリックします (図6 参照)。
   
   図6.[他のユーザーのメールへのショートカット]タブ
   
   
   
2. [次のユーザーのメール、カレンダー、タスクへのショートカットを表示します]テキスト・ボックスの下矢印をクリックします。[ユーザー名の選択]ダイアログ・ボックスが表示されるので、アドレス帳から役員の名前を選択し、ショートカットを作成するために[追加]をクリックします。
3. [OK]をクリックし、[他のユーザーのメールへのショートカット]タブに戻ります。[次のユーザーのメール、カレンダー、タスクへのショートカットを表示します]テキスト・ボックスに役員の名前が表示されます。
4. [OK]をクリックして[カレンダー]ビューに戻ります。画面の左上にある[カレンダー]アイコンをクリックします。メニュー・オプションのリストに、新しい項目の[カレンダーを開く:William Chase]が表示されます。このメニュー・オプションを選択し、Lotus Notes ClientでWilliam Chaseのメール・ファイルを開きます (図7 参照)。
   
   図7.新しいメニュー・オプションの[カレンダーを開く:William Chase]
   
   
   

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代理人としてのメールまたは招集の送信

Williamの代理としてメール・メッセージを送信するには、[新規メール]をクリックして、新規メール・メッセージを作成します。メッセージには、作成者がWilliam Chaseと表示されますが、メッセージがTigger Chaseによって送信されたことも示されます (図8 参照)。

Williamの代理として作成したメール・メッセージと同様に、Tigger ChaseがWilliamの代理で会議を作成すると、カレンダー・エントリーにはWilliam Chaseが議長と表示されますが、会議はTigger Chaseによって作成され、送信されたことが示されます (図9 参照)。

メール・メッセージと会議招集に送信者の名前が含まれているため、受信者は、会議招集は会議の議長自身ではなく、カレンダー管理者から送信されたものであると知ることができます。受信者は、役員自身でなく管理アシスタントと直接通信していることがわかるため、これは重要です。

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まとめ

IBM Lotus Notesカレンダーの代理機能を設定および使用する方法を理解することにより、メールとスケジュール作業の補助が必要な役員と、管理サポートを提供するアシスタントの両者の作業効率を最大限に高めることができます。今日の忙しいビジネス界では、効率を高めるものはすべて歓迎され、価値のある資産となります。

参考文献

学ぶために

• developerWorks Japan: Lotus: Lotusの日本の技術情報サイトです
  
  
• developerWorks: Lotus(US) : Lotusの英語の技術情報サイトです
  
  
• developerWorksのWorkplaceの記事『Lotus Notes 7 メールの新機能』をご参照ください。
  
  
• developerWorksのWokplaceの記事『Lotus Notes と Domino Designer 7.0 の新機能』をご参照ください。
  
  
• developerWorksの『Lotus Notes and Domino (US)』ページをご参照ください。
  
  

製品や技術を入手するために

• developerWorksより『Lotus Notes 7 client (US)』の試用版がダウンロードできます。
  
  
• developerWorksより『Lotus Domino 7 server (US)』の試用版がダウンロードできます。
  
  

議論するために

• ディスカッションフォーラム (US)にご参加ください。
  
  

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目次

• カレンダーの代理のセットアップ
• カレンダーの代理の使用
• 他のメール・ファイルへのショートカットの作成
• 代理人としてのメールまたは招集の送信
• まとめ
• 参考文献
• 著者について
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