ICC V2.2 活用方法: メールの添付文書だけをアーカイブするには

IBM Content Collector (以下 ICC) は、Eメールやファイルを保管する機能を提供します。通常Eメールを保管する場合は、メール本文、およびメールに添付された画像ファイルやオフィス文書ファイルも同時に保管しますが、この文書では、Eメールの本文は保管せずに、Eメールに添付されたファイルだけを保管する方法を説明します。

注: この方法では、アーカイブ元のメールの変更(添付ファイルのURLリンク化など)は一切行なわれません。

森下 亜里, ソフトウェア開発研究所 IM DM&ECM開発, 日本アイ・ビー・エム株式会社

森下 亜里は、ソフトウェア開発研究所のIM DM&ECM開発に所属し、現在はIBM DB2 Content Manager製品群の品質保証および支援業務を担当しています。



2011年 7月 08日

BPMタスク経路

ICCは複数のタスク経路テンプレートを提供していますが、この場合は「P8_LD-BPM Template ctms」を使用します。このテンプレートはEメールと添付ファイルを別文書としてリポジトリー内に保管します。

Eメールの本文は保管する必要がなく添付ファイルのみ保管したい場合は、タスク経路を次のように修正します。「Eメール用のP8 4.x文書の作成」タスクは削除します。

「添付ファイル用の文書の作成」タスクではプロパティー・マッピングを編集し、ドキュメント・タイトルに添付ファイルの表示名が入るように設定します。

その他、送信元、宛先、件名などのプロパティー・マッピングをしておくと、アーカイブされた添付ファイルにメールの属性を持たせることができます。


アーカイブ結果

メールに添付ファイルがある場合のみ添付ファイルはアーカイブされ、FileNetの「BPM Mails」というP8のフォルダーに保管されます。ユーザーはWorkplaceXT上で簡単に添付ファイルを検索、表示することができます。


まとめ

メールの添付ファイルのみアーカイブする必要がある場合は、このような方法で実現することができます。送信元、件名などのメールの属性は、添付ファイルのプロパティー表示で見ることができます。

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