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在本文中，我将探讨如何能超越简单的生产力工具，不再依赖它来提醒您需要做哪些事情。您需要一种更好的生产力方式来在一个共同的项目中与他人协作。一种方式是使用通用的 Ajax 工作空间作为在线协作工作空间的基础，并借此组织和管理任务和项目，而不管您是单独工作还是与团队成员一起工作。
比如，通过跟踪公司工作空间内项目的状态，就可以管理任务。这些状态可以是 Pending Approval、In Progress、Completed、 Revised、Approved 和 Not Approved。如果管理者为了减少依赖项和消除冗余而对一个或多个项目的集成进行协作，但是在目标上存在冲突，您还可以决定您需要管理哪些任务。
通过使用常用工作空间、使用模板、动态分配工作空间以及集中化通信，任务管理是可以实现的。这些工作空间应该允许成员获得或是访问 Ajax 库并查看项目风险的当前状态。
您可以设立一个公共的 Ajax 工作空间作为中心工作空间，以便团队成员可以在个人、部门和公司这三个级别上就一个或多个项目进行协作。个人工作空间的成员也可以是一个或多个公司工作空间区域的成员。中心工作空间为低层的工作空间提供了技术支持、培训、网络监视和数据安全性。
当您创建自己个人的工作空间时，您会默认成为该工作空间的一个成员。您可以对等地邀请其他成员加入您的工作空间。他们可以接受，也可以拒绝您的邀请。
公司工作空间会无条件地要求此组织的永久成员加入这个工作空间。您，作为经理或领导，可以要求潜在的外部成员来加入公司工作空间。位于中间的是部门工作空间，它类似于公司工作空间，只是规模稍小，所包括的团队成员和潜在成员也更少。
在公司工作空间，可以将成员分成组以便于管理。您，作为系统管理员，可以为每个组而不是每个成员赋予对大型工作空间的访问和权限。如果需要惟一权限，添加到工作空间的某个组的任何一个成员均可单独添加，其权限覆盖此组的权限。
公司工作空间内的部门组与部门工作空间是不同的。区别在于部门工作空间在决定该设立哪些目标和目的、如何设立以及该如何使用这个工作空间方面具有更多的灵活性，而部门组则只是简单地从其父公司工作空间继承目标和目的。
系统工作空间管理员可以为初次登录的所有新成员修改默认开始页、为所有新邀请的成员修改默认的公司用户权限，以及决定是否默认启用工作空间的审计日志。要覆盖组的权限，管理员可以单独添加组的一个成员。管理员应该为成员提供一个选项以便运行、打开任务并检查是否有更新，以及显示或隐藏任务。
您可以为个人、部门和公司工作空间提供模板，供私人和公共使用。当工作空间管理者或领导创建一个新的工作空间时，模板就会作为一个选项出现。这样一来，工作空间管理员就可以按他们想要的方式设立工作空间，也可以让这个工作空间成为一个模板，然后重新创建一个新的工作空间，并显示创建日期，以及工作空间的当前大小和类型。
除了通常的信息组名、用途、时区、图表、仪表盘、重要事件、时间跟踪以及项目概览之外，模板应该包括针对开源或免费 Ajax 库的工作空间区。若要显示到期日、错过的最后期限、延误项、到期项，比如，接下来的 14 天、您的项目列表、跨项目的最新活动等，一个迷你日历应该会很有帮助。
应该使用这样一个模板，在仪表板的顶部用红色显示完成任务的最后期限已过的那些延误项，用蓝色表示项目的启动或实现获得批准。每个工作空间都应列出哪些人当前正在登录进来、哪些人正在使用一个或多个 Ajax 库、哪些人正在进行其他项目和工作空间的操作，以及从进行中的这个项目中能够受益的顾客和客户是哪些。
更为重要的是工作空间的 property 属性会在下拉菜单中为您提供 project/workspace status 选项。建议的选项有 Pending Approval、In Progress、Completed、Revised、Approved 和 Not approved。property 属性还应包括为开发中的这个项目所应保护的每个资产的风险系数级别 — Low、Medium、High、Pending Evaluation 或 Not Applicable。
对于大型项目，为了协作的目的，可能需要一个较大的工作空间。常用的方式是静态分配工作空间。但是，这种方式会导致灵活性较差，比如动用所有的服务器而未妥善利用未使用的工作空间资源。此外，个人、部门和公司等级的大小通常也是静态设置，浪费了大量未使用的工作空间资源。
更好的一种方式是动态分配工作空间。这让工作空间的管理者能够在需要的时候动态增加工作空间并在不需要的时候减小工作空间。当一个或多个项目的目标和目的发生变化，或当想要邀请超出最大限度的更多人加入部门工作空间时，管理人员可以按其个人的意愿，允许一个工作空间成员请求从部门工作空间升级到公司工作空间。当工作空间成员的数量低于公司工作空间所要求的最低数量时，团队成员还应该允许工作空间成员请求降级到部门工作空间，或降级到个人工作空间。
对于工作空间成员之间的协调，往返的电子邮件并非是一种非常有效的方式。如果不进行系统设置来丢弃邮件或在特定时间存储邮件，您收到的电子邮件数量将会不断增加。在发送电子邮件后，因某时刻的网络流量过大或者断电，很可能会导致回复延迟。
即时消息也并非是一个非常好的方式。您所看到的消息是按顺序排列的。如果试图回滚以查找某个人的消息的内容，这种方式就会显得十分笨拙，特别是当几个人几乎同时在线，并且每个人都在抢时间编写消息的时候，这个问题就更为突出。
一种解决的方法是利用 Communications Center 在同一个公共消息留言板进行集中交流、保存联系人列表和进行电子邮件分类。您可以将文件、声音和图像像附加到电子邮件一样附加到消息。对于公司工作空间，您可以启动一个有关项目问题的论坛，比如集成目标有冲突的项目。不管在哪种情况下，您都可以为成员提供安全性选项来确保只有具有适当安全凭证的接收者才能打开和阅读消息并参加论坛。
您还可以使用此中心来根据您的安全性标准共享只限于少数几个人私人使用的文件，或共享可供所有人使用的文件。在这里，您可以决定哪些文件可以穿过防火墙。如果是在同一个位置共享文件，最好是在一个基于 USB 的便携设备上保存来自计算机或服务器的小文件，携带这个设备，并将文件复制到另一台附近的计算机上。
现在最有趣的部分来了：服务组件的 Ajax 库。为了帮助开发人员在开发应用程序时能最充分地利用工作空间，您应该为工作空间设置三个库类型：可重用服务组件、提取的服务组件和丢弃的服务组件。除了丢弃的服务组件的库之外，所有这些库的每个文件都必须被标以版本号。您必须要确保一个服务组件对其他组件不存在不可接受的依赖项并删除所有依赖项。
您可以从 Internet，特别是 OpenAjax Registry，获得免费的行业范围的 Ajax 库，并且您可以构建和修改代码以便在您的工作空间上使用。客户端库主要由 JavaScript 代码组成，而基于服务器的库则能将服务器数据库结果映射成 JavaScript 对等物并减少 JavaScript 代码的数量。只要库的使用协议允许，您可以使用工作空间来综合免费的 Ajax 库。
免费的独立 Ajax 库的一个例子是 Microsoft® Ajax Library 3.6，它让您能够无需使用 ASP.NET 即可构建客户端 Web 应用程序。ASP.NET Ajax 内的客户端库可以与几种编程语言交互。PHP for Microsoft Ajax Library 让 PHP 开发人员能够与 Microsoft 的客户机框架交互。
您需要评估所有项目的风险来决定项目是否在可接受的风险范围之内。如果评估显示风险太高，则需要重构项目，以便风险能减少到可接受的级别。在软件开发生命周期的开始阶段，项目一般都处于一个可接受的风险等级，但是随着项目逐渐转向生命周期的更高级别，风险也会逐渐到达可接受级别的阈值。
当风险在生命周期的后期开始超过可接受等级时，就会出现两个问题：第一，在生命周期的后期该如何重构项目？第二，如何在生命周期初期预见目前低风险的项目将会在生命周期的后期具有过高的风险？
为了解决上述两个问题，一种方案是在生命周期的初期进行风险评估。从标识已有的资产开始。无需标识所有资本。只需标识需要为此项目进行保护的那些资产、与您一起工作的人、所需文档、所使用的设备等。请确保将资产分成易于识别的类别以方便查找，便于以后根据新技术、公司新的业务方向或新的规定对它们进行变更。
接下来，需要标识项目可能具有的漏洞。您需要标识出黑客及其他威胁因素（比如，冰雹、洪水、不满的雇员、未经许可的访问、软件开发错误、电源供应故障）所能利用的项目在保护和应对措施方面的疏忽或弱点。最好是给每个资产分配一个使用数字表示的可能性值，以便判断风险的等级 — 损失的可能程度或威胁因素利用漏洞的可能性以及由此对业务造成的影响（比如，按美元和小时计算）。定性的可能性（低，高）值非常难以量化。
对量化的可能性的更改构成了更改风险优先级和影响估算的基础。优先级越高，风险可能性值越高。如果项目使用了一个新的技术、一种新的开发方法，甚至新的、相对不熟悉的团队成员流动频繁，这些都需要在工作空间上被列为项目潜在的风险。
项目风险符合要求后，还应该准备一个风险管理计划来缓解每个重大的风险，比如决定该使用哪些衡量指标（例如，Annual Loss Frequency）或应该如何使用此 ROI 来实现对一种资产的保护，并开发一个灾难恢复计划。在这个计划中，应包含残余风险，即应用了安全控制后仍存在的风险。最后一步是将您的所有这些发现整合到一个正式的具有确定指标的风险管理计划，并每周在工作空间中跟踪顶级风险。
您可以在工作空间内设立一个试验研究，甚至横跨若干个工作空间来与其他团队成员共同开发一个应用程序并测试这个应用程序是否能正常工作。在这些问题解决后，就可以将这个应用程序集成到企业系统。
使用这个试验研究的一个实例是除了您当前使用的这个模板或模块之外，您想要重用一个来自项目团队成员的 Ajax 模板或模块。若想避免开发一个在功能上类似于其他项目的项目时，这将非常有用。在这种情况下，您可以在一个可搜索的服务目录内查找团队成员正在从事或已经从事的项目，以及每个项目的目的和目标。
在另一个实例中，您可以使用工作空间来共享该工作空间上的一组脚本，以供其他团队成员查阅并给出更改建议以便在实验研究中使用。这个实验研究能够帮助您发现开发人员可能需要的额外的培训，以使研究中的这个应用程序能正常工作。
您可以使用 IBM Rational® Web Developer WebSphere® Software 构建 Ajax 应用程序，在工作空间上使用 IBM Rational ClearQuest 进行缺陷和应用程序跟踪。只需确保工作空间的数量足以涵盖您与其他构建项目应用程序的人员共享工作空间所需要的逻辑资源。
本文使您了解了对使用通用 Ajax 工作空间管理任务进行提前计划的概念。在开发和集成 Ajax s应用程序时，对于更好的任务管理的潜在用户需求对项目团队中的开发人员以及其他成员提出了一个新的挑战。不过，通过使用三个级别的通用工作空间（个人、部门和公司）可以简化这项工作。意识到并解决围绕使用 Ajax 库以及潜在的项目风险的问题可以让您的工作空间团队不再遇到任何麻烦。
学习
- 要进一步了解 Mark Pruett 如何用 Ajax
库作为一种手段创建一个可重用的 Ajax 天气 badge（小部件），请参阅文章 “在 Ajax 中进行 XML 处理，第 1 部分: 四种方法”（developerWorks，2008 年 3 月）。
- 在 Open Ajax 主页上可以找到有关 Ajax 新闻和项目的信息。
- 想要寻找行业范围的 Ajax 库？可以在 OpenAjax
Registry 找到它们。
- 想要进一步了解 Ajax 工具吗？请阅读 “Ajax -- 困惑者指南，第 1 部分: Ajax 工具和技术综述”。
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