IBM Lotus Notes 8 中全新的 Out of Office 功能

本文预览 IBM Notes/Domino 8 中全新的 Out of Office 功能,并研究 Out of Office 服务和 Out of Office 代理的新特性。学习使用该代理和服务的方法与时机。

Julie Kadashevich, 软件工程师, EMC

Julie Kadashevich 自 1997 年起成为 Domino 服务器编程小组的开发人员。她的专长涉猎了与代理有关的各个方面。



2007 年 3 月 06 日

[编辑注:本文所讨论的 Lotus Notes 8 的 Out of Office 功能反映的是预览的软件,该软件尚未公开发行。本文及其中的屏幕截图可能或未能反映最终产品的功能。]

Out of Office 功能是应用最广泛的 IBM Lotus Notes 邮件模板特性之一。IBM Lotus Notes/Domino 8 中完全重写了该功能,本文将研究该特性中的变化,比较新旧特性集,并讨论为什么以及何时需要使用老功能,而不是新功能。

在 Lotus Notes 的当前版本(版本 7.x 以及更早版本)中,Out of Office 功能受 Notes 邮件模板中 LotusScript 代理的管理。在 Lotus Notes/Domino 8 中,出于向后兼容性,增强的 LotusScript 代理仍存在于 Notes 邮件模板中。另外,邮件路由器具有称为 Out of Office 服务的新功能,该功能可以提供与代理相同的功能。

比较 Out of Office 服务和 Out of Office 代理

Out of Office 服务需要 Lotus Domino 8 服务器、Lotus Notes 8 客户机和 Lotus Notes 8 邮件模板。而 Out of Office 代理需要 Lotus Notes 8 客户机和 Notes 8 邮件模板,并且可以在 Lotus Domino 8 及更早版本的服务器上运行。Out of Office 功能受 Lotus Notes 8 和 IBM Lotus Domino Web Access 8 支持。

上述代理和服务都执行相同的基本功能;当邮件文件的所有者离开办公室后,它们将对邮件生成自动响应。此外,它们还共享相同的用户界面,如图 1 所示。

图 1. Lotus Notes 8 中 Out of Office 服务的用户界面
Lotus Notes 8 中 Out of Office 服务的用户界面

上述服务和代理都可以选择性地将所有者的日历标记为忙碌,支持针对两个群体的两种不同响应,并遵循关于哪一个消息应生成响应以及哪一个消息不能生成响应的异常规则。同时,它们还提供了仅对每个发送者响应一次的选项(这是 Lotus Notes 8 中的新特性)。

除了这些二者共有的功能之外,还有一些重大差别,如表 1 所示,将在随后部分进行详细说明。

表 1. Out of Office 服务与代理的特性
功能服务代理
响应时间即时响应每六个小时(默认)
是否支持故障转移?支持不支持
禁用自动禁用手动禁用
最短持续时间1 小时1 天
委托支持使用 Access Control List (ACL) 的委托支持使用 ACL + 代理安全的委托
是否依赖于代理安全性?

响应时间

Out of Office 服务支持对输入邮件消息的即时响应。该响应由路由器生成,作为输入消息的邮件传递的一部分。该代理由 Agent Manager 处理,默认情况下每六个小时执行一次代理。

故障转移支持

由于 Out of Office 服务是邮件传递的一部分,且在与邮件传递的目标服务器相同的服务器上进行处理,因此该服务支持故障转移。请注意集群中的所有邮件服务器都必须运行 Lotus Domino 8 才能支持该功能。而 Out of Office 代理不支持故障转移;当计划在其上运行代理的服务器恢复后,代理将处理先前所传递的消息。

禁用 Out of Office 功能

在用户所指定的周期结束后,将自动禁用服务功能,而用户必须手动禁用代理。

Out of Office 功能的持续时间

该服务的持续时间可以是一个小时或更长时间,因此您可以在开会时使用该服务来生成通知。代理可以开启的最短持续时间为一天。

委托

Out of Office 代理和 Out of Office 服务都支持委托。Lotus Notes 8 版的代理已得到增强,允许非邮件所有者启用 Out of Office 代理。委托方必须包含在数据库的 ACL 中,使用 Editor-、Designer- 或 Manager- 级的权限。如果委托方具有 Editor 权限,则管理进程(Administration Process,AdminP)可以启用代理。除了列示在数据库 ACL 中之外,委托方也必须在 Domino Directory 的 Server 文档的 Security 部分中拥有正确的权限。如果委托方拥有 Editor 权限,那么他必须拥有 “Right to sign agents on behalf of others” 特权。如果委托方拥有 Designer 或 Manager ACL 权限,则他只需拥有运行受限代理时所需的权限。

Out of Office 服务通过 User Preferences 来支持委托并与 Calendar 充分集成。将委托方添加到 ACL,作为委托方规范的一部分。

除了提前设置委托之外,当用户去度假而没有设置委托时,有时需要紧急启用或禁用 Out of Office 功能。可以使用 Full Administrator 权限来实现上述操作。管理员必须拥有在 Domino Directory 中 Server 文档的 Security Tab 中指定的 Full Administrator 权限。此外,管理员必须在 Lotus Domino Administrator 客户机中启用 Full Admin Mode,然后可以打开用户的邮件文件并启用 Out of Office 代理或服务。

安全性

Out of Office 服务没有使用代理技术,因此没有捆绑到代理安全性。管理员可以独立于用户对 Out of Office 服务的使用需求来决定是否为用户授予运行代理时所需的权限。而 Out of Office 代理使用代理子系统,且取决于代理安全规则。这些规则与 Lotus Notes/Domino 6 和 Lotus Notes/Domino 7 中的规则一样。

如果邮件所有者是其邮件文件的 Designer 或 Manager,那么他必须拥有运行受限 LotusScript/Java 代理时所需的权限。这是允许用户运行操作子集所需的最低级权限,不会导致任何安全风险。

如果邮件所有者是其邮件文件的 Editor,那么他不必拥有运行代理时所需的权限。在 Editor 级用户的情况下,会自动将 Out of Office 代理配置为以特殊模式运行,该模式允许用户运行该代理而不运行任何其它代理。此自动配置是在首次启用 Out of Office 代理时由 AdminP 执行的。

Lotus Notes 8 Out of Office 代理还支持委托。在用户邮件文件的 ACL 中,委托方可以拥有 Editor-、Designer- 或 Manager- 级访问权限。如果在 ACL 中用户拥有 Editor 级权限,那么不论用户所有者的级别如何,所启用的请求将执行 AdminP。作为其它用户的代理,需要委托方拥有运行代理时所需的权限。

对于 Editor 级邮件所有者,作为其它用户的代理,委托方应拥有运行代理时所需的权限。对于 Designer- 和 Manager- 级的邮件所有者,委托方应拥有运行代理时所需的受限权限(参见图 2)。请注意也可以使用 on-behalf 权限,因为它高于受限级权限。

图 2. Server 文档中的代理安全规范
Server 文档中的代理安全规范

配置 Out of Office 功能

Out of Office 服务是在 Lotus Domino 8 路由器内构建的。因此,若要支持可靠的 Out of Office 功能(即确保响应所有消息),邮件集群的所有成员必须运行 Lotus Domino version 8(或更高版本)服务器软件。

Notes 8 邮件模板对 Lotus Notes 8 Out of Office 代理进行了增强。开启代理或服务的新逻辑要求来自 Lotus Notes 8 客户机的支持;但是,执行 Out of Office 代理不需要任何新特性,因此它可以在 Lotus Domino 8 或更早的版本的服务器上使用。

这种配置选择可以由管理员控制,而且位于 Miscellaneous Controls 部分中 Router/STMP - Advanced - Controls 子附签下的 Server Configuration 文档中(参见图 3)。在 “Out-of-Office service type” 字段中有两个值:Agent(默认情况)和 Service。当至少其中一个服务器是 Lotus Domino 7.x 或更早版本时,可以在具有混合版本的 Lotus Domino 的过渡邮件集群中使用 Agent 设置。当所有服务器升级到 Lotus Domino 8 后,可以使用 Service 设置。

图 3. 配置Out of Office 功能
配置Out of Office 功能

结束语

本文介绍了 Lotus Notes/Domino 8 中新的 Out of Office 功能,研究了Out of Office 服务和 Lotus Notes 8 Out of Office 代理的新特性。阐述了何时使用代理以及如何使用服务。新的 Out of Office 功能回应了客户提出的许多特性建议,我们希望您发现这一新功能是有用的。

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