IBM LotusLive Meetings 简介

在本文中,我们将概述 IBM® LotusLive Meetings 并介绍它的独特特性。在本系列的其他文章中,我们将详细描述它的每一个特性。

Amit M. Surana, 软件工程师, EMC

Amit Surana 从 2007 年 11 月开始就职于 IBM India Software Labs。Amit 目前是 LotusLive Integration 开发团队的一员,主要帮助客户集成 LotusLive 的各种产品和服务。他的研究和开发兴趣涵盖了当前流行的技术趋势,包括 Atom、REST、JAX-WS、OSGi、OpenSource、Web 2.0 和 Eclipse 相关技术。



Dattatreya S. Vellal, 软件工程师, EMC

Dattatreya S Vellal 从 2007 年 7 月起就职于 IBM India Software Labs。他与 LotusLive 团队合作进行可用性测试和 LotusLive 使用场景开发。他的兴趣范围包括基于 Eclipse 的技术,设备 Expeditor 和云计算。



Rajkiran Guru, IT 架构师, IBM India Software Labs

RajKiran Guru 从 1999 年开始在 IBM 工作。他是一名技术主管,也是 LotusLive Customers Integration Center 的架构师。Guru 还扮演着技术专员的角色,为合作伙伴、客户和 IBM 员工提供 LotusLive 功能支持。他在 developerworks 和外部刊物发表了很多文章,并合著了两份 IBM Redbook 刊物。



2009 年 11 月 30 日

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简介

在 20 世纪 80 年代早期,当时的技术仍然在发展当中,与他人会面意味着必须去到某个位置与之交谈。对于需要与许多人进行交流的业务人员来说,这种方式具有很大的局限性,当会见双方位于不同的地理位置时尤其如此。时间都浪费在了旅途中,存在经费支出和工作压力,不同地理位置存在地区差异,这些都是决定举办业务会谈时需要考虑的因素。

随着语音会议的兴起,传统会议的弊端得到了解决,但是,即使削减了开销,业务会议的最重要需求亦无法得到满足,即人员接触。为了解决这个问题,Web 会议应运而生。

Web 会议是一种比较新的理念,允许来自世界各个地方的人们通过 Internet 聚集在一起。自从引入此概念,各种类型的 Web 会议变得日益流行起来:

  • Webinar。Web 研讨会,通常涉及从发言者到听众的单向通信,并且两者之间的交互非常有限。
  • Web 会议。增强后的 Web 研讨会,主持人和听众之间的交互得到了显著的增强,并且 Web 2.0 对于丰富用户体验贡献巨大。

本文主要关注一款名为 LotusLive Meetings 的 LotusLive 产品。


LotusLive Meetings

不管同事是在家工作,或是客户位于世界上的另一个地方,都需要能够顺畅、实时地交换想法和信息。为了满足这一要求,IBM 开发了 LotusLive Meetings。LotusLive Meetings 以前称为 IBM Lotus® Sametime® Unyte® Meeting,它是一个特性丰富的在线会议服务,它集成 Web 和视频会议,允许用户针对一个或数百个与会者快速组织会议。LotusLive Meetings 允许用户轻松地共享他们的桌面、进行示范和播放演示,甚至不需要离开家或办公室。

在一个涉及分布式团队的基于项目的环境中,企业需要在防火墙内部和外部展开协作,他们可以利用 LotusLive Meetings。此外,尝试利用软件即服务(SaaS)产品最小化其 IT 资源开销或扩展其现有的预置解决方案的企业,可以利用 LotusLive Meetings 来满足他们的需求。


LotusLive Meetings 提供的服务

让我们考虑这样一个场景:销售员 Bob 总是在四处奔波,他需要与大量客户以及来自其公司 ABC 的同事进行交流。Bob 可以利用 LotusLive Meetings 来优化会议体验。通过使用 LotusLive Meetings,Bob 可以完成以下操作:

  • 主持一次在线会议。Bob 可以主持一次在线会议,并要求同事和客户加入到会议中,从而能够快速地交换想法。
  • 演示文件。Bob 可以为会议的参与者演示会议内容,帮助他们更好地理解想法。
  • 使用教鞭(Pointer)或亮光笔(Highlighter)。为了抓住虚拟听众的注意力,他可以使用教鞭和亮光笔。
  • 共享桌面。如果 Bob 不仅需要演示文件,还需要展示一个应用程序演示,那么他可以与会议的参与者共享他的桌面。
  • 发起投票。在会议期间,如果 Bob 需要快速了解有多少人同意会议讨论的想法,那么他可以通过发起一个投票来获得结果。
  • 管理与会者。由于 Bob 在会议中具有主持人访问权,因此可以为参与会议的其他人提供一些控制权,使另一名与会者在会议上做演示,因此允许他充当主持人的角色来继续会议,从其他参与者中获得快速反馈,与与会者共享文件,更新与会者的联系信息。
  • 锁定会议。通过锁定会议,Bob 可以阻止参与者在某段时间内加入到会议中。对会议解除锁定后,参与者即可加入到会议中。
  • 与会议参与者聊天。一个集成的聊天窗口允许会议参与者之间进行聊天,向 Q & A 团队提交问题、获得答案,并交换信息。
  • 注意与会者是否举手。会议的参与者可以举手示意来引起演示者的注意,同时不会干扰会议的进行。Bob 可以注意到是否有人举手并解答问题。
  • 共享视频。Bob 可以直接从 Web 相机中与会议参与人员共享实时视频提要。
  • 记录会议。Bob 可以使用记录服务来记录整个会议或会议的一部分。
  • 进行语音广播。Bob 可以使用 audiocast 服务来发起一个语音会议。

主持在线会议

Bob 在接到经理的电话时正在休假当中,经理询问他是否能够立刻安排一次与客户的会面。Bob 使用 LotusLive Meetings 主持一次虚拟会议。他登录到他的 LotusLive Meetings 帐户并从如图 1 所示的 LotusLive Meetings 主页中发起一次 Web 会议。

图 1. LotusLive Meetings 的主页
LotusLive Meetings 的主页

邀请他人参加会议

如图 1 所示,Bob 可以通过使用以下选项来要求其他人加入到会议中:

  • LotusLive Meetings 用户通过获得 Bob 的会议 ID 并将其输入标签为 Join a Meeting – Meeting ID 的文本框中加入会议。
  • Bob 可以发送直接链接,方法是复制会议 URL 并将其粘帖到一个聊天窗口中,或通过发送电子邮件。这个链接允许被邀请者加入到 LotusLive Meetings。
  • Bob 可以通过发送预先准备好的电子邮件要求参与者,该邮件中包含有关会议 ID 和 URL 的信息。他可以单击 Send an Invite 链接。该链接将调用默认的邮件客户机,以将邮件发送给有关的会议参与者。

演示文件

Bob 启动了会议,并且所有参与者都加入到会议中。Bob 需要向他们展示一个销售演示。他可以通过使用 LotusLive Meetings 提供的 Publish 选项来实现这一点。

图 2. LotusLive Meetings 演示屏幕
LotusLive Meetings 演示屏幕

Bob 可以从他的计算机中添加文件,并将这些文件上传到 LotusLive Meetings。他可以上传多个文件并在演示期间在这些文件之间切换。他可以使用工具栏中的向左或向右箭头来访问演示的不同页面。

上传了多个文件后,Bob 可以通过单击 Publish 选项旁边的向下箭头来在这些文件之间切换。LotusLive Meetings 提供了 Clear File 选项,它可以令 Bob 清空演示区域。

图 3. 工具栏中高亮显示的 Publish 选项
工具栏中高亮显示的 Publish 选项

使用教鞭和亮光笔

在进行演示期间,如果 Bob 希望指出演示区中的某个特定位置,或突出显示演示的某个特殊部分,那么他可以使用工具栏提供的教鞭和亮光笔选项。亮光笔选项包括自定义的颜色,因此 Bob 可以使用不同的颜色来突出显示不同的内容。

共享桌面

Bob 已经向与会者展示了演示,现在他希望播放一个介绍目前正在销售的一款产品的视频。要向客户展示视频,Bob 可以使用工具栏中的 Sharing 选项。通过使用该选项,他可以定制希望与会议参与者共享的应用程序,如图 4 所示。当实现共享后,应用程序可以被所有会议参与者看到,这时 Bob 就可以为所有参与者播放视频。

图 4. 共享应用程序
共享应用程序

投票

在会议期间或会议之后,如果 Bob 需要知道有多少人同意他的想法,那么他可以通过使用工具栏中的 Polling 选项来发起一个投票。当发送完投票问题后,它将显示在会议参与者的窗口中。会议参与者可以响应投票。响应结果将显示在 Bob 的屏幕中,而他能够通过图形表示了解有多少与会者同意他的想法,以及有多少人认为他的想法需要改进。

图 5. 投票
投票

管理与会者

作为会议的主持人,Bob 拥有一些特权,可以帮助他控制和组织会议流程。这些主持人特权包括:

  • 将某名与会者设置为演示者。Bob 希望向客户演示某个应用程序,而这个应用程序位于他的同事 Alice 的系统中;他可以通过将 Alice 设为演示者来实现应用程序演示。这样做将允许 Alice 共享她的应用程序、文件和演示,并将这些内容展示给客户。在任何时候,Bob 都可以从 Alice 处收回权利,或者他可以将其他任何与会者设置为演示者。
  • 与会议参与者共享文件。Bob 将来自客户的返回并入到演示中,从而对演示进行了修改,并且他希望在会议期间与 Alice 共享更新后的演示,这样 Alice 就可以在稍后使用该演示。Bob 可以通过与 Alice 或其他任何与会者共享文件来实现这点。
  • 将控制权移交给某位与会者。Bob 希望 Alice 向客户解释一个设计文档。他可以通过向 Alice 移交控制权来实现这点。Alice 可以使用与 Bob 共享的演示区域,并解释设计文档。
  • 更新联系人信息。Bob 可以更新联系人信息,这样就可以帮助与会者轻松地识别彼此。
  • 断开某位与会者与会议的连接。当 Bob 希望只向一名特定参与者演示机密数据时,可以使用该选项。

有了这些特权,Bob 可以掌控他的会议,确保在会议中演示的内容的质量。

与会议参与者聊天

如果 Bob 在会议期间收到一个不知道如何回答的提问,但是他的同事 Alice 知道答案,那么他可以使用 LotusLive Meetings 提供的集成的聊天服务与 Alice 快速交谈,获得答案,然后回答这个问题。此外,Bob 还可以将某名与会者指引到 Q & A 小组。发送给 Q & A Group 的问题被直接发送回提问者,这样 Bob 就可以专心地演示文件,不会受到打扰,而指定的 Q & A 回复者将解答提出的所有问题。

举手

在会议期间,如果某名与会者,比如 Alice 希望向 Bob 提问,但是她不希望打断他的谈话,那么她可以举手示意。当 Alice 举起手后,Bob 的窗口上的 Hand 图标将闪烁,那么 Bob 就会采取必要的措施来处理它。

LotusLive Meetings 提供了一个选项来实现视频共享,Bob 可以用它来共享来自他的 Web 相机的实时视频提要。启动视频,与会议的所有参与者共享来自 Bob 的(或演示者)的 Web 相机中的实时提要。实时视频帮助对协作产生了巨大的影响。

锁定会议

假设 Bob 正在与经理开会,讨论某项公司政策。当所有经理加入后,Bob 可以锁定会议,这样任何其他参与者都不允许加入到他的 Web 会议中。他可以保护会议的私密性,即使其他人知道 Bob 的会议 ID。当讨论完机密信息后,Bob 可以解除锁定并允许其他人加入到会议中。

记录会议

在会议的任何时刻,Bob 都可以对会议进行记录,只需要单击工具栏中的 record 选项。这样做将显示一个窗口,询问必要的凭证信息,这些信息会在 Bob 注册这项服务时发送给他。

图 6. 记录会议
记录会议

Audiocast

在会议期间的任何时刻,Bob 都可以通过单击 Audiocast 选项启动一次语音广播。这将允许其他参与者通过他们的计算机扬声器收听 Bob 的声音,而不是另外发起单独的语音会议。Bob 必须输入必要的凭证才能启用 audiocast 选项并单击 Start Audiocast 按钮。

图 7. Audiocast
Audiocast

管理功能

让我们回顾一下用户访问的 LotusLiveMeetings 的帐户管理设置,如图 8 所示:

  • 姓名
  • 电子邮件地址
  • 角色
  • 密码
图 8. 管理设置
管理设置

用户可以修改他们的个人设置,例如显示名和密码。

作为 LotusLive Meetings 管理员的用户可以设置更多的管理首选项设置,如图 8 所示。它们允许管理员设置或修改公司名、公司联系电子邮件和邮寄地址。其他管理设置还包括:

  • 订阅。列出公司订阅的 LotusLive Meetings 的所有用户订阅。提供了一个可以详细查看每个订阅的选项。
  • 用户帐户。让管理员查看 LotusLive Meetings 的用户。管理员可以编辑他们的帐户、修改密码等等。他们还可以向公司添加用户;这个操作将自动向新用户发送一封电子邮件邀请,以加入到 LotusLive Meetings。
  • 订单历史。列出公司下出的所有订单。

定制 LotusLive Meetings

LotusLive Meeting 的用户界面(UI)是可定制的;它可以被修改为使用公司的徽标、反映公司的标准布局,等等。要了解更多关于定制的信息,请查阅 支持论坛


结束语

LotusLive Events 是一个在线事件管理和 Web 会议服务,帮助用户创建、主持和管理 Web 研讨会。除了功能丰富的 LotusLive Meetings Web 会议服务,用户还获得所需的所有工具来管理注册、主持活动,以及进行后续的分析。LotusLive Events 提供专业的易于使用的邀请、提醒电子邮件和简单的注册模板,帮助用户增加 Web 研讨会的出席人数。用户可以通过 Web 会议服务把参与者聚集起来。此外,使用简单的调查功能可以轻松地获得有价值的反馈。

参考资料

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ArticleTitle=IBM LotusLive Meetings 简介
publish-date=11302009