IBM Lotus Connections 2.5 评审指南

本评审指南概述最新版本的 IBM® 社会软件 Lotus® Connections 2.5 及它的 8 项服务:首页(Home Page)、个人档案(Profiles)、活动(Activities)、博客(Blogs)、书签(Bookmarks)、社区(Communities)、文件(Files)和 Wiki。除此之外,本指南还将说明如何将 Lotus Connections 的特性和功能延伸到现有应用程序之中。

Baan Slavens, 产品经理, EMC

Baan Slavens,在 IBM 公司任职,现任 Lotus Connections 产品经理。



Mac Guidera, 产品经理, EMC

Mac Guidera,在 IBM 公司任职,现任 Lotus Connections 产品经理。



Suzanne Minassian-Livingston, 高级产品经理, EMC

Suzanne Minassian-Livingston,在 IBM 公司任职,现任 Lotus Connections 高级产品经理。



Heidi Votaw-Ambler, 项目总监, EMC

Heidi Votaw-Ambler,在 IBM 公司任职,现任 IBM 社交软件项目总监。



2009 年 12 月 02 日

1 简介

在过去几年中,Web 2.0 技术的普及突飞猛进,改变了我们看待 Web 体验、以个人的身份合作、以及团队协作的方式。我们往往将 Lotus Connections 称为“Web 2.0”。但 Web 2.0 究竟意味着什么?它会给我们的软件用户带来怎样的收益?

要理解 Web 2.0,最好的方法是观察它的上一代也是第一代技术——“Web 1.0”。Web 1.0 世界的特征是大多数静态内容都由中央权威机构创建和管理。Web 浏览器的名称源于它们允许用户浏览这些静态 HTML 页面。

来自用户的交互非常少。用户偶尔能够提交表单(可能通过邮件发送给网络管理员),但主要还是查看集中发布的内容。

“Web 2.0”代表着第二代 Web 设计和开发,它允许用户实现更多功能,而不仅仅是检索信息。新的开发工具、Web 结构和以用户支持和用户参与为目标的发展方向,这些不仅极大地改变了用户与内容交互的方式,更重要的是,改变了用户与 Web 上的其他用户的交互方式。

如今,用户能够创作自己的 Web 内容,还能对他人的内容进行评分、标记和注释,他们可以在 Web 上与他人进行虚拟交互。这推动了提供社会网络、文件共享、博客、Wiki 和其他交互式内容应用程序的 Web 社区和站点的发展。

新一代的 Web 2.0 正在使这些架构和工具为企业所用,这使 Enterprise 2.0 应运而生。Enterprise 2.0 的核心在于将 Web 2.0 技术整合到企业之中,供内部和外部使用以及在业务流程中应用。

Enterprise 2.0 实现通常利用社会软件作为手段,为员工、客户和合作伙伴的产品设计、服务提供、支持等提供意见。企业社会软件已经成为满足这些需求、加强协作的方法。

Lotus Connections 2.5 为企业提供了当今市场上最完整的社会服务组合,从而使组织能够应对这些挑战。

1.1 Lotus Connections 2.5 服务

如果关注社会软件在消费领域中的表现,企业很快就会注意到它的价值。他们发现社会软件非常适合当今的业务用户所需的工作方式,允许这些用户快速协作、跨团队沟通,并根据共享的员工知识及其社会资产制定明智的决策。

Enterprise 2.0 技术和理念给员工带来了显著的收益,使利用这些技术作为框架来创建企业社会软件服务 Lotus Connections 变成了理所当然的决策。

下面概述 Lotus Connections 中所含的服务。注意,组织可根据需要,使用所有这些服务或单独的几项服务。

组织可从单独一项服务开始,并根据需要选择添加其他服务。服务可轻松安装,且能自然地适应用户体验,因而易于按需扩展。

个人档案

Lotus Connections 中的个人档案服务是组织中人员的目录,以及形成和鼓励高效的网络所需的信息。除了个人档案名片上的基本信息之外,个人档案中还记录了技能,如技术或业务专业技能、过去的经验和兴趣领域。

这项服务允许您定义自身,并允许他人通过报告结构视图、描述您的标签、您的好友网络、最近的状态更新、最近的数据贡献——甚至是您在个人档案页面上共享的照片,进一步了解您。

个人档案能帮助您接触他人,建立连接人员的协作网络。您可通过多种方式、采用多种标准搜索这项服务,包括位置、经验、兴趣等。个人档案是社会网络的完整组成部分,我们发现这也是许多组织最初采用的一项服务。

社区

Lotus Connections 中的社区服务将具有相同兴趣的人们联系在一起。社区帮助具有这些相同兴趣的人们通过共享信息和彼此交互轻松协作。

作为社区的一名成员,您可以查看添加了书签的信息、联系其他成员、订阅提要以了解最新信息、参与或发起讨论。您还可以在社区环境内利用其他 Lotus Connections 服务,这使您能够快速共享文件、启动博客或创建活动等。

无论您是在共享关于相似兴趣的内容、组建项目团队、研发新兴技术还是寻找人员,社区都是一种杰出的途径,可帮助您获取、组织和开始共享组织内部的信息以及位于企业外部的关键信息。

书签(过去称为 Dogear)

Lotus Connections 内的书签服务允许您在一个中央位置保存、组织、维护和存储书签,允许您从多台计算机访问书签。书签也可共享,这使人们能够基于他人认为最有用的信息、他人最常添加书签的信息和所使用的标签来发现信息。

如今,企业已经认识到组织对于社会书签的需求,它使由人员组成的团队能够轻松地实时共享信息,并为其提供将组织内外的信息组织起来的能力。

书签不仅允许您发现人员能够在何处发现信息,还能通过消除定位这些信息的需要来节约时间。您可以直接获得一名用户已经审查并确认合理、有用的信息。

博客

Lotus Connections 内的博客服务是一种企业博客系统,个人可在其中分享其独特的视角和专业技术、请求反馈意见和共享信息。博客可由个人或小组拥有或维护,定期发布包含文字、图像、链接甚至视频的条目。

在业务环境中,博客能够提供评论或者在不同的小组之间传播信息,从而鼓励跨越筒仓、地理位置和角色进行沟通。博客真正的强大之处在于读者可对博客中发布的内容进行评分和评论,帮助促进连续不断的讨论,随后还可重新整合到业务之中。

Lotus Connections 提供了标记博客发布内容的能力,使您可轻松定位企业内的信息,从而解决了尝试查找正确博客文章的常见挑战。博客为组织中的个人提供了表达其观点和轻松共享信息的出色途径。

活动

Lotus Connections 中的活动服务使个人能够“即时”定义特定团队为满足所述目标而需要执行的一组任务。您还可以为这些涉及一名或多名人员的战术举措指派所有权和到期日。

活动是由个人创建的,目的在于与他人沟通和协作,以达到共同的目标。活动允许用户在一个公共领域内通力协作,而不是使用多种各有不同、彼此脱节的工具开展工作。

在活动内,您可共享信息,如会议日程、项目计划、行动项、文件等。活动可用于组织一支团队或一名个人的工作。活动为用户提供了将可重用的活动模式保存为模板的能力,并允许用户通过模板创建活动。此外还提供了开箱即用的模板以及用户创建和共享的模板。

文件 – 新服务!

文件服务是我们新引入 Lotus Connections 的一项服务。文件服务为个人提供了快捷轻松的方法,通过将演示文稿、文档、视频或其他类型的文件上传到自己的文件共享库中来与他人共享内容。

他们可以将文件设定为私有、半私有或公开。通过使用标签、评分、推荐等社会软件特性,结合版本注释,文件服务即可为共享内容和他人发现已发布的内容提供有效的途径。

他们不必再通过电子邮件发送文件附件,而可以发送内容的链接,确保读者总是能获得最新的版本。文件服务也为个人提供了组织其文件的中央位置,这使得在未来使用时能更轻松地定位这些文件。

Wiki – 新服务!

Wiki 服务是我们新引入 Lotus Connections 的一项服务。Wiki 是使多名用户在易用的环境中协同创作 Web 内容的杰出途径。

所有能访问 Wiki 的用户都可创作、编辑或查看内容,具体取决于其角色。由于可能出现许多人编辑同一个页面的情况,Wiki 具有自动版本控制和“最新更改”视图,用户可在其中了解最新编辑内容并查看更改。

Wiki 在设计上支持许多互联的页面,因而在 Wiki 中的页面之间创建链接十分简单,从而创建复杂、多页面的 Web 站点,具有配套的目录。Wiki 服务允许用户编辑页面,使用富文本编辑器,也可以选择直接处理 HTML 和 Wiki 标记,从而使页面的构建快速简便。

如今,Wiki 已经成为企业中的一种重要工具,有着广泛的业务应用,如支持存储库、协作站点或简单的内部网等。

首页

Lotus Connections 中的首页是一种独特的服务,设计用于将其他所有服务整合到一个聚合视图之中。首页提供了来自网络中的更新和通知的视图。例如,更新可能来自您的网络中的人员或您希望观察的人员,或来自您已经确认感兴趣的标签。

这一信息流使得了解社区更新、文件上传、个人档案更改等信息更为轻松。此外还有集成化订阅功能,使人们能够指出希望跟踪的内容——无论是标签还是人。

首页提供的其他选项还包括 小部件视图、可完全由用户自定义的体验。例如,他们可能希望使用内置的 小部件拉取其他 Lotus Connections 服务的信息,也可以创建自定义 小部件,使之能够从外部源中拉取信息。

我们已经简要审视了 Lotus Connections 2.5 提供的服务,接下来让我们深入探讨一下各种服务及其特性。


2 个人档案

个人档案帮助您通过在组织内搜索来快速找到人员,使用关键字来识别专业技能、当前项目和职责。在 Lotus Connections 2.5 中,我们扩展了个人档案,添加了在用户个人档案页面上更新您的状态和评论的能力,增强了用户网络。

此外,提供个人联系信息及其信息链接快照的个人档案名片可供所有 Lotus Connections 服务使用。通过使用集成化目录和专业技能定位引擎,Lotus Connections 个人档案即可帮助您识别具有特定知识或战略业务关系的关键人员,并与之协作。

2.1 概述

个人档案服务帮助您扩展人际网络,跨报告结构、部门、地理位置等限制发展和维护人际关系。

您可利用个人档案使组织中的人员了解您是谁、您的专业技能有哪些、您正在参与的项目或参与过的项目有哪些、您使用哪些工具和技术、您目前尝试解决哪些问题、您正在读或写什么。

您还可以利用个人档案发现组织中有哪些人正在从事与您相似的项目,发现类似问题的解决方案——以及他们用于简化工作的资源。

通过个人档案,您可以确定您的好友有哪些、他们的兴趣是什么、他们的技能有哪些、他们正在发布或阅读哪些内容,并与其取得联系。个人档案更新现可在“Profiles Home”选项卡中的“Status Updates”部分中查看。

Profiles Home

Profiles Home 是 Lotus Connections 2.5 的新特性,允许您发布个人状态信息,通知您的网络中的人员您目前正在做的事情。它还提供了一个位置,使您能通过个人档案服务查看网络中的更新。

下面让我们来看看 Profiles Home 的特性,如图 1 所示。

图 1. “Profiles Home”选项卡
图 1. “Profiles Home”选项卡
  1. 您可以在“Profiles Home”选项卡的“Status”字段中轻松输入个人状态更新,还可在任何时候选择清除状态,只需使用清除连接选项即可。更新状态之后,状态将被加上时间戳,以便网络中的其他人能够了解您的状态的最新更新。
  2. 在“Profiles Home”选项卡中,可以看到“Status Updates in My Network”和“My Status Updates”选项。选中“Status Updates in My Network”选项,即可看到网络中好友的更新。选中“My Status Updates”选项,则只查看您自己的更新。
  3. 这部分提供了网络更新。您可在这里给他人的状态添加评论,也可响应评论。
  4. Profiles Home”选项卡上的“Organization tags”允许您轻松快捷地使用标签搜索个人档案。
  5. “Quick Search”根据一个字段在个人档案目录中进行搜索。要运行快速搜索,请选中“Find by name”或“Find by keyword”,这将根据标签或相关信息进行搜索。

高级搜索(请参见图 2)允许您同时搜索多个特定的个人档案字段,从而缩小搜索范围。这种搜索比快速搜索更具针对性,允许您按照电话号码、地址、电子邮件或个人档案中的其他字段进行具体搜索,包括自定义字段在内。

图 2. 高级个人档案搜索
图 2. 高级个人档案搜索

“My Profile”选项卡

个人档案服务的第二个选项卡“My Profile”提供了关于用户的更多信息(请参见图 3)。当其他用户在 Lotus Connections 内搜索您时,将看到这个页面,其中包含丰富的信息,本节将介绍这些信息。

图 3.“My Profile”选项卡
图 3.“My Profile”选项卡
  1. 个人状态显示您的最新状态。用户可选择在其个人档案页面中更新或清除状态。

  2. 用户标签显示在其个人档案页面中。这些标签就是个人档案所有者定义的关键字,用于标识技能、兴趣领域或工作。这些标签将与其他个人档案信息一起显示在搜索结果中。

    这部分中还包含社会标签。社会标签是一种可选的部署选项。使用社会标签,标准的“个人档案标签”小部件即将替换为一个允许个人档案所有者互相标记的 小部件。在用户标记另外一名用户时,其名称将与该标签相关联。

  3. “Contact Information”部分包含传统名片上包含的典型信息,如姓名、职务、公司、所在地、电话号码和电子邮件地址。这些信息可映射到企业目录、人力资源系统或其他数据库中,还可配置为保持同步。

    这部分中显示的字段可自定义为包含组织指定的字段名称和值。对于安装了 Lotus Sametime 的用户,我们可在这里整合到场提醒。同样,也可以单击各部分标题左侧的向下箭头,折叠个人档案中的各个部分。

  4. 在“About Me”部分中,个人档案所有者可提供他们希望分享的自我描述信息,包括最近的工作经历、技术技能、所用语言和兴趣等。个人档案所有者甚至可介绍其过去的工作经历和教育经历。您可使用所提供的富文本编辑器轻松编辑这部分的内容,该编辑器支持在此字段中显示图像、链接和其他富文本。
  5. “The Board”部分包含来自个人档案所有者的状态更新以及来自他人的评论。这部分可用于发布信息、提问、共享链接等。“The Board”特性允许您了解网络中的人员的最新信息,并与其沟通,而无需离开您的个人档案。
  6. “Report to chain”小部件显示个人档案所有者报告结构的摘要,包括以下视图选项的链接:
    • Full report-to chain:显示个人档案所有者的位置,从个人档案所有者一直到组织结构图的顶端。
    • Same manager:显示同样向个人档案所有者的经理报告的人员。
    • People managed:显示个人档案所有者在整个组织结构图中的位置,包括个人档案所有者管理的人员。
  7. “Network Contacts”小部件显示了个人档案所有者最近接受的好友。单击“Show All”链接将转入一个显示完整好友列表的页面。所有者在查看自己的好友页面时可进行操作,如修改列表或向选定好友发送邮件。
  8. “My Links”小部件允许个人档案所有者在此部分中添加链接标题和 URL。可以添加任意数量的链接,包括照片共享站点、外部社会软件链接或偏爱的 Web 站点。组织还可创建并添加自己的 小部件,还可选择删除或重新安排默认 小部件。
  9. 个人档案标题中包含基本的联系信息,如职位和所在地(这些信息默认为可配置),以及个人档案所有者的照片。将鼠标悬停在个人档案中的人名上,即可看到个人档案名片,在任何 Lotus Connections 服务中都可看到这样的名片,包括这名人员做出贡献的所有 Lotus Connections 服务的链接:
    • 博客:列举个人档案所有者创作的所有博客。
    • 个人档案:链接到这名人员的个人档案。
    • 活动:列举您和个人档案所有者共享的活动。
    • 书签:列举个人档案所有者创建的公共书签。
    • 社区:列举个人档案所有者所属的公共社区。
    • Wiki:列举个人档案所有者作为其成员的公开 Wiki。
    • 文件:列举个人档案所有者公开共享或专为您共享的文件。

    个人档案名片可配置为支持其他自定义链接。在标题中还包含可选的姓名发音链接。单击此链接将播放一段录音,给出此人员的姓名读音。在浏览其他人的个人档案时,您还可以单击“Add to my colleagues”链接,将其添加到您的好友列表中。最后,在标题中,使用个人档案名片图标,您还可以将他人的联系信息导出为虚拟名片文件(vCard)。

2.2 要点

个人档案类型

组织可以创建一种或多种个人档案类型。这些类型描述了“Contact Information”部分中显示哪些字段,以及个人档案页面本身中包含哪些个人档案 小部件。

例如,“temporary employee”可能是一个个人档案类型,这可能包含不同的联系信息(例如,“Agency Hired From”),可能不包括报告结构 小部件。管理员可定义包含哪些个人档案类型,以及哪些信息与之相关。

建立好友网络

单击您自己的一个个人档案标签,快速查找其他与您兴趣相投或从事类似项目的人员。与您共享共同标签的人员很可能是您的良好资源。

在通过个人档案获得其联系信息之后,您可能希望将其添加到您的网络中。将其包含在您的网络中将使您能够更轻松地与其保持联系,并允许您通过个性化的首页接收关于他们在 Lotus Connections 中的活动的信息,这将在本指南的第 9 部分中详细介绍。

为您的个人档案加标签

标签就是一种描述性的关键字,由您或他人指派给您的个人档案,表示您的工作、技能或兴趣——这与上述其他服务相似。您或他人指派给个人档案的标签将显示在“Profile Tags”区域中。标签描述您关心的事情,因而在您创建标签时,应该选择能表示您的兴趣或专业领域的关键字。

通过为您的个人档案指派标签,您就可以向组织中的其他人描述您的技能、职业角色、兴趣和教育经历。人们将能够通过搜索标签来找到您。例如,如果某人正在寻找理财方面的专家,他们可能会搜索“财务”和“理财”这样的标签。通过选择您希望别人能通过它了解您的标签,您也就公开了您希望与他人分享的技能。

个人档案名片

在 Lotus Connections 中,只要有人名出现的位置,就包含弹出式的名片(请参见图 4)。这种名片包含基本联系信息和 Lotus Connections 服务的链接。

名片可扩展为包含到其他应用程序的自定义链接,也可嵌入到任何显示人名的 Web 应用程序(例如内部网博客的文章)中。

图 4. 名片示例
图 4. 名片示例

3 社区

Lotus Connections 内的社区服务提供了查找、加入和关注社区的工具,用户可查看新内容或存档。在社区中,您可以与具有共同兴趣、责任或专业领域的人员协作。

在 Lotus Connections 2.5 中,我们扩展了社区内的功能,提供通过 小部件整合博客、文件、活动、Wiki、您的自定义 小部件等内容的能力。

3.1 概述

与 Lotus Connections 的早期版本相似,您可以轻松创建一个社区,只需单击“Start a Community”按钮即可。必要的信息包括社区名称,所有其他信息都是可选的,包括说明、标签、照片和成员。

默认情况下,社区是公开的,但您也可以选择创建半公开或私人社区,定义如下:

  • 公开社区:任何人都可加入并参与。所有共享的信息都是公开的。
  • 半公开社区:任何人都可请求加入,但所有者必须认可成员身份,之后申请者才能被接受并参与社区。所有共享的信息都是公开的。
  • 私人社区:只有所有者才能添加社区成员。所有信息都是保密的,仅成员能查看。私人社区不会列入公开社区视图。

此外,Lotus Connections 2.5 社区所有者能够通过一些开箱即用的模板自定义社区的外观(请参见图 5),企业也可决定实现自己的设计模板。

图 5. 社区自定义示例
图 5. 社区自定义示例

可用的自定义非常广泛,不仅仅是访问方式和外观。现在,所有者还可自定义社区中显示哪些 小部件,还能开放和关闭论坛、添加书签等(请参见图 6)。社区所有者还能拖放 小部件以自定义其放置方式。

图 6. 小部件自定义示例
图 6. 小部件自定义示例

与博客、活动、文件和 Wiki 服务的整合使社区成为企业内小组的完善解决方案。社区提供了一种极佳的方式来跨组织筒仓和物理边界将人员联系在一起。

3.2 要点

下面介绍一些社区要点,如图 7 所示。

图 7. 所有社区页面
图 7. 所有社区页面
  1. 使用这些导航选项卡查看组织内的所有社区,或仅查看您所属的社区。
  2. 查看最新或最受欢迎的社区,或按字母顺序浏览社区。
  3. 通过提供名称、说明和标签快速启动一个社区。
  4. 按照标签浏览社区内容,在需要时可根据常用标签过滤内容。

无论您要加入一个社区还是启动您自己的社区,都可利用上述特性,发挥您的经验的最大价值。

下面我们将通过一个示例社区介绍这些要点(请参见图 8)。

图 8. 示例社区要点
图 8. 示例社区要点
  1. 社区的“Overview”部分是一个聚合了添加到社区中的最新内容的视图。“Overview”页面划分为几个包含最新更新的部分。
  2. 页面左侧的“Community Card”包含社区的自定义图标和导航元素。在此社区的任何页面中都可以看到这张“卡片”,如博客文章、Wiki 页面等。
  3. “Members”视图显示了社区成员的列表。可用它来添加或删除社区成员。

博客。这个 小部件显示了社区内共享的最新博客文章(请参见图 9)。所有者可添加此 小部件,并选择谁能创作新的博客文章。关于博客的更多信息,请参见本指南的第 5 部分。

图 9. 博客 小部件
图 9. 博客 小部件

活动。成员可创建适于社区的活动,例如,规划会议、事件、指定待办事项等。此 小部件显示了最近更新的活动,提供了创建新活动的快捷方法(请参见图 10)。关于活动的更多信息,请参见第 6 部分。

图 10. 活动 小部件
图 10. 活动 小部件

文件。使用这个 小部件,人们能够上传并与社区共享相关文件(请参见图 11)。社区所有者可选择成员是否可上传文件,是否仅有所有者才能上传文件。所有成员都可下载文件,下载数量、上传日期和作者等信息可供查看。关于文件的更多信息,请参见第 7 部分。

图 11. 文件 小部件
图 11. 文件 小部件

Wiki。这个 小部件允许社区成员查看最近更新的 Wiki 页面,还提供了一个链接,用于查看完整的页面内容(请参见图 12)。成员可通过评分、评论和查看历史更改编辑、添加和交互处理 Wiki 页面。

所有者可将此 小部件添加到其社区中,这将自动创建一个 Wiki 空间,供社区使用。关于 Wiki 的更多信息,请参见第 8 部分。

图 12. Wiki 小部件
图 12. Wiki 小部件

论坛。成员可发布新主题并开始各主题的讨论。论坛内容可包含图像、链接和富文本(请参见图 13)。论坛拥有经过改进的界面,允许用户以可视化的方式跟踪讨论话题。用户还可选择关注此主题,使特定主题在论坛列表中置顶。

图 13. 论坛
图 13. 论坛

提要。使用此 小部件,成员即可向共享提要阅读器添加 RSS 或 Atom 提要(请参见图 14)。

图 14. 提要 小部件
图 14. 提要 小部件

书签。成员可向 web 信息站点添加书签或社区提要(请参见图 15)。关于书签的更多信息,请参见第 4 部分。

图 15. 示例书签 小部件
图 15. 示例书签 小部件

标签。使用标签来为您的社区分派描述性的关键字。标签对于搜索特定类型的社区或过滤列表来说是十分有用的。

图形。导入图形,如徽标等,帮助打造社区的独特外观。


4 书签

Lotus Connections 书签是一种社会书签工具,允许您保存、组织和共享书签。书签显示了具有类似兴趣和专业技能的人员证实的资源。

尽管标签是所有 Lotus Connections 服务提供的一项 Web 2.0 功能,但它对于书签特别有用,它使书签更易于搜索、发现和浏览。

4.1 概述

书签允许您将 Web 站点或任何可访问的 URL 存储到一个中央位置。通过将书签存储到中央位置,可以从多台计算机和浏览器访问书签,同时保持完全相同的用户体验。

由于书签以这样的中央位置为基础,因而此服务通过允许用户为资源加标签和描述资源提供了更多价值,在与他人共享此信息时,这非常有用。

使用标签描述资源后,当资源在搜索结果集中返回时,这项资源的可信度要更高,因为已经有其他人根据其描述为此资源添加了标签。书签启动了信息流,允许您订阅标签或人员,因而您可以获取“即时知识”。下文介绍的书签的其他特性包括:

  • 跨工作站存储和组织书签的中央位置。
  • 发布部分或全部书签的一种方式,使其他人能够看到您的内容集合。
  • 标签允许您通过选定的关键字标识书签。标签使搜索和共享书签更加简单。
  • 还提供了关于书签所有者的联系信息,使您能够定位和联系其他用户。
  • 用户可得到关于感兴趣的书签的通知。

将书签存储到中央位置。书签服务允许您将书签导入单独一个位置,而不是不同的 Web 浏览器或机器中。信息存储在服务器上,这使之更易于在任何位置访问、管理和更新。

书签缓解了在计算机之间移动文件的需求,因而在新机器可用时,用户只需登录其书签服务即可,再无其他要求。

书签。书签服务可轻松与您的浏览器集成,使之能够存储书签。无论是浏览 Internet 还是内部网,在为 Web 站点添加书签时,您都可以获得相同的体验。

标签。在您决定将一个 Web 站点加入书签时,您将看到一个“New Bookmark”对话框(请参见图 16), 其中有一个“Title”字段;一个“Description”字段(您可在这里提供信息,以便回忆关于此站点的重要细节);一个“Web Site URL”字段以及一个“Tags”字段。

这个对话框也用于为社区、活动和博客添加书签。

图 16. “New Bookmark”对话框
图 16. “New Bookmark”对话框

要将书签保存到 Lotus Connections,首先要安装书签按钮,使之显示在浏览器的工具栏上。这可在“Bookmarks Tools”页面中找到,链接于服务的页脚处。在访问页面并希望保存时,单击浏览器中的“Bookmark this!”按钮即可将链接加入书签。

书签提供了推荐、流行和最新标签,可帮助企业建立一种通用的“大众分类法”。这种通用的大众分类法可帮助用户理解他人在访问类似站点时已经使用过哪些标签。

在输入标签时,输入提示(type-ahead)特性将显示过去使用过的标签的列表。显示各标签已被他人使用过多少次,这能帮助新用户使用标签,并为组织内使用的通用标签做出贡献。

4.2 要点

图 17 显示了书签服务的登录首页“Public Bookmarks”。

图 17. 书签 Web 界面
图 17. 书签 Web 界面
  1. “Public Bookmarks”部分提供了社会网络中最新书签的列表。书签允许您存储任何 Web 站点并提供说明、标题和与之相关的标签。“My Bookmarks”页面专为您量身订造,允许您查看您的最新书签。此外还有一个将书签标记为私有的选项。
  2. 存储书签并非新概念,但您现在可以从一个位置搜索您的书签或公开书签,实现更好的信息管理并提高生产率。使用书签服务,您能够在您的书签内或所有共享书签中进行搜索,而使用标签描述书签的方法又改进了搜索结果。

    由于书签允许您添加外部和内部信息,因而搜索也会返回内部和外部结果。例如,对“财务”进行搜索时会返回与财务有关的内部和外部书签。

  3. 标签就是您希望与资源(此时为书签)关联的一个或多个关键字。字体越大越粗,标签的使用就越频繁。如果您将鼠标指针悬停在一个词上,将弹出该标签至今被使用的次数。书签会显示与各条目相关联的标签。

    Lotus Connections 还在各服务内提供了标签云,作为已使用标签的视觉描述。标签云在书签内普遍应用,您可查看自己的个人标签、他人的标签、相关的标签和书签服务内的所有标签。标签云也提供了在查看时过滤您感兴趣的标签和与一个主题相关的标签的能力。

  4. “My Updates”选项卡中显示了用户的监视列表。您的监视列表维护着一名人员所创建的最新书签的最新集合或带有您订阅的标签的书签。单击人员或标签即可查看相关书签。要为监视列表添加内容,可查看与一名人员或您感兴趣的标签相关联的书签,并单击“Add to Watchlist”

4.3 其他特性

下面我们将列举其他一些特性。

本地书签。从您的 Web 浏览器中,可导入本地存储的书签,并根据文件夹名称自动创建标签。例如,如果有一个名为“IBM”的文件夹,那么在导入本文件夹中包含的书签时,书签服务将自动为其添加“IBM”标签。此外,您可以在稍后修改书签,添加或删除任何标签。

监视列表。监视列表允许您包含特定人员创建的书签或使用特定标签标记的书签。用户可决定是否希望将特定领域的专家添加到监视列表,以关注该专家。

使用监视列表使用户能够随时了解他人使用 Lotus Connections 添加的最新书签。此外,您可以查看谁将您添加到了他们的监视列表中,并发展您的好友网络,添加具有共同兴趣的人(请参见图 18)。

图 18. 将我添加到其监视列表中的用户
图 18. 将我添加到其监视列表中的用户

5 博客

博客提供了共享知识、搭建网络、建立关系的一种媒介。博客可用作多种不同的业务用途,包括共享产品目录、提问和回答问题、收集反馈意见和学习最佳实践等。后面将介绍博客的其他特性,包括:

  • 创建组或社区博客,您和他人可在其中发布信息。
  • 使用主题创建博客,并随时切换主题。
  • 使用博客首页作为信息源,查看组织内的最新博客和评论。
  • 为博客文章评分,查找他人认为非常有用的信息。

5.1 概述

博客首页包含指示板式的 Lotus Connections 博客服务外观(请参见图 19)。它提供了活跃的博客文章的快照,允许您按照标签或全文索引快速搜索,查找适合您的需求的信息。

博客是一种灵活的媒介,可用于在组织内部进行沟通,也可与业务合作伙伴和客户进行沟通。

图 19. 博客首页
图 19. 博客首页
  1. “Latest Blog Entries”显示所发表的博客文章的列表,您可按日期、标题、推荐、评论和访问数排序。您可在列表视图或详情视图中查看这些内容,详情视图中会显示博客文章的标题、标签、博客名称、发布日期、推荐数、评论数和作者。
  2. “Featured Blogs”部分突出显示了最新的活跃博客。
  3. 尽管标签是可选的,但建议使用标签来改进搜索并建立大众分类法。博客中的标签使信息主体更易于搜索、发现和浏览。
  4. “ Most Recommended”部分显示了评分最高的博客文章列表。
  5. “Most Commented”部分提供了评论最多的博客文章列表,允许您与同行、业务合作伙伴或客户分享您的思想和意见。
  6. “Most Visits”部分提供了其文章被访问的次数最多的博客列表。

5.2 要点

创建博客。只需单击首页左上角的“Start a Blog”按钮,并为读者提供标题和说明即可。作为博客所有者,您还可以更改主题,这是一组控制博客外观和布局的模板集合。

富文本编辑器。在发布博客文章时,您可利用富文本编辑器,它使您能够插入超文本链接、图像、横线、项目列表等。可用的文本属性包含彩色、粗体、斜体、下划线和删除线。

上传文件到博客中。可利用文件上传工具,通过图片、播客或其他各种文件增强您的博客。您可管理上传内容,并轻松将新图像或现有图像添加到博客文章中,如图 20 所示。

图 20. 添加图像
图 20. 添加图像

更改博客外观。您可使用多种主题选项,可通过这些选项更改博客的外观。例如,可更改颜色主题,整合书签等其他 Lotus Connections 服务。

团队博客。博客可以只有一名作者,也可以有多名贡献者。

社区博客。社区博客设计用于整合入 Lotus Connections 社区服务。这使社区的所有成员都默认拥有创作访问权限,并能够提交贡献。除了对加入社区或访问社区页面的用户可用之外,它们还会显示在博客首页上。利用社区博客时,将显示 Community Card,以便回访社区。

标记文章以便审查。如果一名用户遇到了他们认为不恰当的内容,即可标记内容,以便管理员审查并采取恰当的措施(请参见图 21)。

图 21. 标记为不当内容
图 21. 标记为不当内容

5.3 高级特性

下面介绍 Lotus Connections 博客服务的一些高级特性。

引用通告(Trackbacks)。在提交博客文章后,您将看到一个提供引用通告 URL 的选项。引用通告将创建博客文章的引用,并将该引用显示为评论。将您希望链接的文章的 URL 复制粘贴到“Trackback URL”字段中,再单击“Send Trackback”。

使用第三方博客编辑器在您的博客中创作。您可设置博客,以便可以使用第三方编辑工具创作博客文章。(例如,如果您希望在离线时创作博客,那么这种功能将大有帮助。)为博客启用 MetaWeblog API 即可实现此功能。

MetaWeblog API 这种应用程序编程接口允许使用 w.blogger 或 ScribeFire 等 Web 服务客户端编写、编辑和删除博客文章。

通知用户新博客文章。您可使用电子邮件选项,通知其他博客用户关于博客文章的信息,这会向其发送一封电子邮件,内有博客文章的链接。您所发送的通知将列于收件人的“Notifications Received”列表和 Lotus Connections 首页的“My Updates”选项卡的“Notifications Sent”列表中。

查看博客单击数。您可通过“Referrer”页面查看您的博客被访问了多少次,此页面将说明博客的单击率的来源。来源不确定的单击,如通过新闻提要阅读器和链接进行的访问,将被计为直接单击。

管理博客评论。若启用博客的 Moderate Comments 设置,博客所有者可以使用评论页面,在一个位置查看和管理他人在其博客中发布的评论。可过滤和排序评论,选择发布哪些评论、删除哪些评论。


6 活动

活动可帮助您组织工作、计划后续步骤并轻松接入扩展的专业网络,帮助更迅速地开展日常工作。活动提供了更自然地完成工作的方法,与目前以文档和工具为中心的方法截然不同。

活动方法旨在让您的工作产生协作和工件,以及捕获发生的特定协作和工件。这使您更易于管理日常工作,并轻松发现和捕捉最佳实践。

6.1 概述

活动就是人员、他们所使用的材料、他们的沟通和他们用于实现共同目标的流程之间的关系的集合。人们不再使用完全独立、脱节的工具进行工作,活动将来自多种工具、多个位置的信息整合起来,供小组共享。

简而言之,活动就是需要协调和与他人协作才能完成的任务。例如,活动可以是:

  • 促使销售流程完成
  • 筹备重要会议
  • 为客户书写报告
  • 聘用新员工

活动是帮助您组织工作和与他人协作的途径。您可发布消息、共享文件和 Web 链接、创建待办事项。借助 IBM Lotus Notes® 和 Lotus Sametime®、Microsoft® Outlook、Office 和 Windows® 扩展,您可以轻松将这些工具内的信息(如电子邮件、即时消息或文件)添加到活动之中,而无需访问这些工具。

活动还允许您根据实现目标所需收集的信息创建自己的自定义条目。与他人共享活动十分轻松,您可使用基于 Web 的活动指示板来跟踪当前、优先和已完成的活动。

利用活动提高效率。活动是改善小型组织内的认知和协调的良好途径。例如,假设您确定了一个目标(“创建一份演示文稿”、“解决一个软件问题”或者“研究一个主题”),并为此目标创建了一个活动。那么就可将此活动与您的同事共享,保证所有人都保持同步。

您可以向活动发布内容,并通过多种共享工具开展协作。完成活动后,您应将其标记为完成,使活动指示板始终具有最新的信息。

活动也是集中一个任务或项目所需的多种元素(包括聊天、文档、图像、消息和 Web 链接)的位置。

创建活动。您的活动列表中包含当前活动的列表,是您登录后看到的首页。在活动指示板上,单击左上角的“Start an Activity”按钮,填写所需信息(请参见图 22)。

图 22. 启动活动
图 22. 启动活动

在活动中,您可指定成员担任不同的角色,例如,作为作者,或具有阅读与公开访问权限,还可使一个活动以某个模板为依据。要查找这些选项,请展开“Member options”和“Template options”部分。

6.2 要点

现在我们讨论活动的“Activities”、“To Do List”和“Templates”选项卡。第一个视图“Activities”显示了当前正在处理的活动(请参见图 23)。

图 23. “Activities”视图
图 23. “Activities”视图
  1. 要启动一个活动,请单击“Start an Activity”按钮。
  2. 您可选择优先级为高或中的活动,过滤活动列表。还可根据仅显示活跃的活动(与已完成相反)、已完成或已废弃的活动进行过滤。要划分一个活动的优先级,可将其标记为完成或移动到垃圾箱中,单击活动名称旁边的“More”链接并选择相应的选项即可。
  3. 可为活动添加标签,就像为其中的内容添加标签一样。使用此视图可根据标签过滤您的活动。
  4. 此视图为您显示了活动中的最新动向,允许您查看其中提到的项目。您可在提要阅读器中订阅此视图,使用列表底端的提要图标即可订阅。

图 24 显示了活动的部分关键方面的示例。

图 24. 活动的关键方面
图 24. 活动的关键方面

部分。一个活动可包含单层内容,也可组织成几个部分。所有者可自定义各个部分,添加各部分之后,活动中的所有人均可利用这些部分来使用、组织相关活动内容。

要添加新部分,请单击顶端的“Add Section”按钮,并为该部分提供一个标题。部分是可选的,但在管理规模较大的活动时极为有用。

添加条目。为活动添加新信息的方法之一就是单击“Add Entry”按钮。在所显示的默认“New Entry”表单中,您可为此条目添加标题、说明和标签(请参见图 25)。

图 25. “New Entry”表单
图 25. “New Entry”表单

可以选择添加必要的字段。这些字段包括“File Type”字段、带有日期选取器的“Calendar Type”字段、用于 URL 的“Link”字段、用于 Lotus Connections 人员名称的“Person”字段和用于添加其他信息的普通文本字段。您可单击任何字段的名称来为其重新命名。

如果您发现您在反复使用某个自定义条目,那么您可能希望将其保存为一组其他人可以使用的信息。为此,在活动中找到新建的条目,选择 More Actions > Save as Entry Template。在输入名称后,该条目将显示在新条目列表中。

添加代办事项。利用待办事项(To Do),即可在活动过程中创建行动项,若有必要,还可为其指定到期日和所有权。它们可帮助为参与活动的人员添加和指派工作。活动中的所有待办事项都将收集到单独一个视图中,供您参考。

添加成员。您可直接通过“New Activity”表单或在活动内与他人共享活动。输入提示特性可帮助您查找组织中的人员(请参见图 26)。

如果您无法找到希望与之共享活动的人员,可以选择使用其电子邮件地址来添加这些人员。可以使用逗号分隔列表同时向一个活动添加多名成员。

图 26. 添加新成员
图 26. 添加新成员

您还可以设置公开活动。公开访问(只读)使活动完全公开,任何人都可查看此活动,但不能进行编辑。公开访问(无只读标记)允许任何人向活动添加内容并编辑其自己的条目。

在活动中,您可为三种不同类型的角色指派不同级别的内容访问权限——所有者、作者和读者:

  • 所有者能够查看、编辑和删除所有活动对象。所有者还可添加人员,并将其指定为活动中的任何角色。
  • 作者能够查看和添加对象,也可编辑和删除自己的条目。作者也可以将人员添加到活动中的作者或读者角色中。
  • 读者仅能查看内容。

模板:重用现有知识。如果您发现自己在反复进行相同类型的活动(例如,办理执照或提供简报),那么就可以创建一个活动模板,提供完成任务所需的全部内容(待办事项以及一些 Web 链接等)。

随后,您可实例化模板的一个副本,从“预先填好”的活动入手。您可轻松地从头开始创建活动模板或根据现有活动创建活动模板。


6.3 其他特性

电子邮件通知。如果您过滤了姓名列表,那么向具有大批成员的活动中的几位成员发送通知将更加快捷(请参见图 27)。

图 27. 过滤通知
图 27. 过滤通知

社区内的活动。您可轻松创建社区内的活动,只需为社区添加活动小部件即可,创建之后,社区的成员即可访问该活动(请参见图 28)。

图 28. 社区内的活动
图 28. 社区内的活动

利用活动页面上提供的 Community card,用户可轻而易举地从活动返回社区,这为最终用户实现了两种服务间的无缝集成。


7 文件

Lotus Connections 2.5 为社会软件平台引入了全新的社会文件共享服务。通过与 Lotus Connections 紧密集成,您可以轻松找到一名人员的文件,与您的社区共享文件,创建文件集合以保证条理性。

7.1 概述

企业和组织正在竭力应对共享文件的难题。网络驱动器上的大型文件系统共享允许您存储供小组访问的文件,但无法处理访问控制级别、评论和评分、版本控制,也无法为文件提供上下文。

文档管理系统可帮助管理版本,但往往难以使用,无法供组织内的所有角色访问。

Lotus Connections 文件是一种与个人和小组共享文件的快捷方法。模型十分简单:上传任何类型的文件,为其添加读者和编辑者。您可添加新版本,人们可评论文件、为文件评分。您可访问与您共享的所有文件、某个用户共享的文件或与特定社区共享的文件。

7.2 重要特性

在登录 Lotus Connections 时,您可单击主浏览窗格中的“Files”链接来查看文件。首先,您将看到新增文件的列表,按其上传时间排序。您可通过这里查看各文件,也可查看与您共享的文件以及“Updates”选项卡中您的文件的状态。

最后,要查看文件集合,可单击“Collections”选项卡,此时将可查看虚拟集合或相关文件组。

在所有这些选项卡上,您会注意到,在各页面中有一些不变的操作,包括:

  • 上传文件。允许您添加新文件并设置其访问权限。
  • 创建集合。允许您创建新容器(类似于文件夹的概念),在其中存储文件。您可将一个文件添加到多个集合中。
  • 最近共享的用户。显示您最近与之共享文件的用户。
  • 空间占用情况。您可单击“How much space am I using”链接,此时将弹出一个指示窗口,指出您的剩余空间(请参见图 29)。请注意,所分配的总空间是由管理员设定的。您也可以单击此处,按总大小排列文件,以便帮助您找到希望删除的文件。
    图 29. 文件所占用的空间
    图 29. 文件所占用的空间
  • 搜索。您可以对所有文件、您的文件、与您共享的文件进行全文搜索,或通过搜索用户的名称或电子邮件地址来查找某用户的文件。

在“Files”选项卡中(请参见图 30),您可看到与他人共享的文件列表、其更新时间、其下载次数以及共享用户。

图 30. My Files 列表
图 30. My Files 列表
  1. 您可通过这些快捷链接过滤文件,仅显示:

    • 由您创建并在您的列表中的文件
    • 他人与您共享的文件
    • 您与他人共享的文件(此时不会列出私人文件)或公开文件。
  2. 这个标签云允许您查看最流行的标签,并根据这些标签过滤文件列表。您可在云或列表视图之间切换。在这些标签下方,可以看到仅显示公开、私人或共享文件的过滤条件以及显示特定日期范围内文件的过滤条件。
  3. 此区域显示了排序最靠前的文件,并提供了下载或查看完整信息的链接。列表显示了文件上传的日期、下载数、共享类型(共享、公开或私人)。

单击“More”链接(在最右侧)即可显示文件说明、评分和标签等信息,并允许执行上传新版本、共享、设置属性、编辑标签、发送电子邮件通知、添加到集合和删除等操作。

7.3 浏览文件

单击文件链接之后,即可查看关于该文件的更多信息,还可以下载文件。在上方可看到标题、共享信息和标签。您也可以在这里添加新标签。在右侧,您可以看到此文件的评分,可通过单击黄色五角星来为其评分(请参见图 31)。

图 31. 示例 Files 页面
图 31. 示例 Files 页面

上传新版本

如果您是文件的编辑者或所有者,那么您可以上传文件的新版本。为此,单击“File”页面上的“Upload new version”链接,此时可选择在出现的对话框中提供文件更改摘要(请参见图 32)。

图 32. 上传文件的新版本
图 32. 上传文件的新版本

社会文件共享

单击“Files”页面上的“Share”链接将允许您选择您希望添加为读者或编辑者的人员(请参见图 33)。如果文件并非归您所有,但与您共享,那么您可以将他人添加为此文件的读者。这将允许文件服务的用户查看共享的文件归谁所有以及所共享的人员列表。

图 33. 共享文件
图 33. 共享文件

使用集合

集合就是文件的分组。与文件相似,集合也可以是私人、共享或公开的。单击“Files”页面上的“Add to collection”链接,选择您拥有的集合或您具有贡献者或管理者访问权限的集合(请参见图 34)。随后,此文件将与您之前添加的其他文件一起,可通过集合使用。

图 34. 将文件添加到集合
图 34. 将文件添加到集合

图 31 所示的“More actions”链接允许您设置文件属性,设置在文件被更改、评论、删除时发送电子邮件通知。编辑属性时可以更改文件的名称、扩展名或说明。

在图 31 所示界面的顶端下方是文件图标、大小、文件名和下载链接。再下方可以看到评论、关于文件的详细信息、文件的共享链和谁下载了文件,以及文件的版本。

“Versions”允许您通过一次单击查看和恢复版本,甚至删除所有早期版本(请参见图 35)。

图 35. “Versions”选项卡
图 35. “Versions”选项卡

7.4 处理文件

上传新文件

上传文件时,可将其访问权限设置为如下选项之一(请参见图 36):

  • 公开:任何人均可查看、下载、评论和评分。
  • 私人:只有所有者才能查看文件。
  • 共享:某些用户可查看文件。您可与其他作为编辑者或读者的用户共享文件:
    • 编辑者:可阅读文件、评论文件、为文件评分、添加新文件版本的人员。
    • 读者:可阅读、推荐和评论文件的人员。
图 36. 上传文件
图 36. 上传文件

创建供社区使用的文件

您可自动将文件添加到 Lotus Connections 社区,并将社区的所有成员添加为读者;但要将文件添加到社区,您必须是社区的管理者。

以管理者身份访问您希望添加文件共享功能的社区,单击“Add Content”按钮。随后单击“Files”旁边的“+”,将文件小部件添加到此页面中(请参见图 37)。

图 37. 将 Files 小部件添加到“Community”页面
图 37. 将 Files 小部件添加到“Community”页面

在此小部件中,可以上传和下载文件(请参见图 38)。

图 38. 在小部件中上传文件
图 38. 在小部件中上传文件

您还可以通过单击文件标题来查看文件的细节(请参见图 39)。

图 39. 查看详情
图 39. 查看详情

7.5 使用集合

集合就是文件的分组(请参见图 40)。您可将一个文件添加到多个集合中,与文件相似,集合也可以是私人、共享或公开的。私人集合仅可由其所有者查看和使用。

如果您创建了一个公开集合,那么其中的所有文件也必须是公开的。如果一个添加到公开集合中的文件被更改为私有或共享文件,那么它将从集合中删除。

图 40. 公开集合列表
图 40. 公开集合列表

共享集合可被有权访问集合的任何用户查看(请参见图 41)。但集合中的各文件可能具有不同的访问权限级别。例如,Jane 和 John 是集合 A 的阅读者,但集合 A 内的文件 A 仅与 John 共享,Jane 无法查看此文件。

图 41. 公开集合与公开文件
图 41. 公开集合与公开文件

8 Wiki

Lotus Connections 2.5 引入了丰富的 Wiki 功能,将其作为社会软件平台中的一项新服务。通过与 Louts Connections 套件紧密集成,您可以轻松找到一名用户的 Wiki 贡献,创建 Wiki 来与您的社区一起共享和开发信息,并在需要时创建您自己的 Wiki。

8.1 概述

传统 Web 页面允许一次性地与多人共享信息,但除了 Web 开发人员之外,其他人难以更新和维护这些信息。多年前,人们开发出了 Wiki 技术,目的在于大幅度简化在线发布和内容生成,使没有 Web 开发技能的用户也能轻松使用。

在企业环境中,Wiki 适合多种创作用例。通过在 Wiki 中在线创作内容,企业即可运用来自多方专家的输入更快捷地开发内容、迅速组织灵活的信息、通过当前信息获得更好的洞察,同时在不给 Web 开发人员增加负担的前提下开展头脑风暴和发表新理念。

Wiki 就是一种可供多人创建、组织和编辑的在线页面。在 Lotus Connections 中,Wiki 是以一个主题或课题为中心的页面集合。Wiki 成员可使用富文本工具或代码视图编辑页面,成员还可在页面层次结构中添加自己的页面。

团队和社区可利用 Wiki 创建一个中央位置,发布和共享关于一个主题的信息。

8.2 重要特性

取决于您在 Wiki 中的不同角色,您将在 Wiki 页面上看到不同的特性和功能。主要角色如下:

  • 管理者:由所有者指派,具有全部 Wiki 访问 / 编辑权限,包括添加新成员、向页面添加标签、更改 Wiki 设置。Wiki 的创建者默认将成为管理者。
  • 编辑者:可阅读、编辑、添加评论、添加标签、删除页面的人员。
  • 读者:可阅读和推荐页面的人员。

如果您是 Wiki 页面的读者,那么您将无法看到编辑功能。如果您是 Wiki 的管理者,您将能够编辑 Wiki 的管理设置。下文将详细讨论相关内容。

图 42 给出了 Wiki 的一个示例。

图 42. 示例 Wiki
图 42. 示例 Wiki
  1. Wiki 标题中的信息包括页面标题。在标题上方可看到浏览路径,显示当前页面在 Wiki 页面层次结构中的相对位置。在标题下方 是页面的最后编辑日期、最后编辑的作者以及该页面的所有标签。

    “Page Actions”按钮提供了不同的操作,具体取决于您在 Wiki 中的角色。如果您是 Wiki 的管理者或编辑者,您将看到“Edit”按钮,允许您编辑 Wiki 页面上的内容。

  2. Wiki 导航区域显示了当前查看的 Wiki 内存在的页面层次结构。如果一个页面标题旁显示了一个箭头,则表示此处有子页面可供查看。您可展开或折叠箭头,查看和选择子页面。

    如果您是 Wiki 空间的编辑者或所有者,在导航区域中您还会看到一个添加页面的链接。这允许您在列表中添加新页面。后文还将介绍添加子页面或同级页面的其他方法。

  3. 通过 Wiki Actions,您可以单击页面右侧的五角星,快速给页面评分。如果您是 Wiki 的管理者,在五角星上方还会看到一个“More Actions”按钮,允许您彻底删除 Wiki。
  4. 只有 Wiki 的管理者才能看到“Site Tools”。若展开这些工具,您将看到管理成员和角色的选项,在这里可以为 Wiki 添加人员。如果您的 Wiki 是通过社区创建的,此选项将不可用,因为 Wiki 的成员身份由社区成员身份决定。

    另外一个可用的工具就是站点设置,将为您显示 Wiki 创建者、Wiki 空间名,并允许编辑说明。

  5. 此区域显示页面中用户生成的内容。在这里,您可以看到普通文本和富文本、图像、链接和嵌入媒体。Wiki 的管理者或编辑者可以编辑这里的内容,而读者仅可查看内容。
  6. 页脚再一次显示了最后更新日期和作者、评论数、更改历史、附件、相关信息和允许在提要阅读器中订阅页面更改的页面提要。单击“Comments”链接即可查看评论页面,您可在这里添加自己的评论,也可订阅评论。

    “History of Changes”链接将转到另一个页面,显示此页面创建后的页面版本列表,允许您比较页面。编辑者或管理者可恢复和删除之前的版本。“Attachments”链接将转到另一个页面,您可在这里查看、访问 Wiki 页面并为其添加附件。

    “About”链接显示关于页面的信息,例如添加页面的人员、最后更新的人员和最后更新时间以及页面层次结构。在页脚中所有操作的右侧可以看到在页面更改或有新评论时通过电子邮件获得通知的选项。

8.3 创建和查找 Wiki

Wiki 是 Louts Connections 的核心,也是它的一个完整组成部分,因而可通过多种方法访问 Wiki 内容。最显而易见的一种方法就是 Wiki 概览页面,其中包含所有 Wiki,该页面的标题为“Public Wikis”(请参见图 43)。

图 43. Wiki 概览页面
图 43. Wiki 概览页面

在“All Wikis”和“My Wikis”页面中查找 Wiki

在 Lotus Connections 页眉中单击“Wikis”按钮即可进入“All Wikis”页面。在此页面上可以看到最新更新的公开 Wiki 页面列表,最近更新的页面列在最顶端。

各列表均提供了一个 Wiki 标题及其链接、最近更新 Wiki 的人员名称及更新时间、标签、评分,如果单击“more”链接,还将显示 Wiki 说明。

在顶端可以看到排序选项,允许按 Wiki 名称、添加时间、最后更新时间排序。在列表上方,还可在 Wiki 信息的摘要视图和扩展视图之间切换。

“My Wikis”页面仅显示您作为管理者、编辑者或被明确设定为读者的页面。基本上,它为您提供的是与“All Wikis”部分中相同的信息,但将范围缩小到您被明确指定为管理者或编辑者的 Wiki。

通过“Popular Tags”查找 Wiki

管理者可为每个 Wiki 分配一组标签。这些标签聚合在一起,“All Wikis”和“My Wikis”页面左侧的“Popular Tags”小部件中显示了最常用的标签。

单击一个标签,可将结果范围缩小至具有该标签的 Wiki。您可滚动标签列表,以显示更少或更多的标签,或切换到列表视图而非云视图。

创建新 Wiki

在“All Wikis”和“My Wikis”页面顶端包含一个“Start a Wiki”按钮,单击此按钮时将出现一个对话框,提示为 Wiki 命名,这也是唯一的必填字段(请参见图 44)。

图 44. 创建新 Wiki
图 44. 创建新 Wiki

您还可以选择添加说明和标签,建议您添加这些信息,因为它们能帮助其他人找到您的 Wiki。填写好信息之后,单击“Create Wiki”按钮。

创建供社区使用的 Wiki

您可自动向 Lotus Connections 社区添加 Wiki,将社区的所有成员添加为编辑者,为此,您必须是社区的管理者。

以管理者身份访问您希望添加 Wiki 功能的社区,单击“Add Content”按钮,再单击 Wiki 旁边的“+”号,将此 Wiki 小部件添加到页面中(请参见图 45)。

图 45. 向页面添加 Wiki 小部件
图 45. 向页面添加 Wiki 小部件

这项操作将创建新 Wiki 空间,标题与社区名称匹配,成员将与社区成员保持同步。

创建新页面、子页面和同级页面

在您作为管理者或编辑者的 Wiki 中查看页面时,您可以创建子页面或同级页面,只需单击“Page Actions”按钮并从菜单中选择一个选项即可:

此外,也可以单击导航 小部件底部的“New Page”选项 New Page 来创建新的顶级页面。

执行搜索

下面介绍 Wiki 的搜索特性。

每个 Wiki 页面的右上角都提供了一个快速搜索栏。要运行快速搜索,只需单击搜索字段旁的下拉框,选择您希望搜索的服务,本文中我们将搜索所有公开 Wiki(请参见图 46)。

图 46. 快速搜索
图 46. 快速搜索

搜索结果将显示与搜索词匹配的所有 Wiki。

上面介绍的快速搜索和首页允许您跨所有 Lotus Connections 服务运行搜索,将结果、标签和相关人员聚合到一个视图中。您可以过滤搜索,仅显示 Wiki(请参见图 47)并直接访问所需 Wiki。

图 47. 搜索结果
图 47. 搜索结果

8.4 编辑页面

如果您能够编辑一个 Wiki 页面,单击“Edit”按钮即可进入该页面的编辑模式。在创建新页面时也会看到这个视图。在页面右上角有 4 个选项卡,“Rich Text”是默认视图(请参见图 48)。

可以在“Rich Text”视图中使用剪切 / 复制 / 粘贴等熟悉的文档编辑工具编辑页面,甚至可以从 Microsoft Word 中粘贴内容。

图 48. Wiki 编辑模式
图 48. Wiki 编辑模式

您可以打印、撤销、恢复、查找和替换文本、选择所有文本、清除格式,还可以标定文本并插入链接和图片。除此之外,您也可以插入快速链接、内嵌 Flash 动画、创建表格、横线、图释和分页符,以便打印。

在第二行中,可以编辑字体样式、字体名称、大小、前景色和背景色、粗体/斜体/下划线/删除线和上标与下标字体。可以添加项目符号、数字编号、缩进、凸出、分离、格式化段落对齐效果,最终显示页面的部分。

“HTML Source”选项卡允许您查看和编辑页面的 HTML 输出,“Wiki Text”选项卡允许使用通用的 Wiki 编辑格式编辑页面,例如,用“=”包围标题,“**”表示粗体。

最后,使用“Preview”选项卡可以在提交更改前预览编辑。页面将定期自动保存,您也可以使用右上角的操作选项手动进行保存并继续工作或关闭页面。

如果您未保存页面更改或在保存之前会话超时,页面顶端将出现“Unsaved Changes”警告。您可根据需要重新编辑或放弃更改。


9 首页

随着您的 Lotus Connections 部署随时间和使用不断发展,您可以发现的信息越来越多。为了将您的注意力集中在最相关的信息上,版本 2.5 的首页服务中添加了一些新特性。

首页提供了您在所有 Lotus Connections 特性中的最新更新的聚合视图。根据您的查看首选项,您可以访问网络中的最新更新,在“Updated”选项卡中以列表格式显示或者在“My Page”选项卡中以 小部件格式显示。

利用此服务,您可轻松搜索 Lotus Connections 社会网络,并使用“Top Updates”选项卡获得更新个人档案和资源的快速视图。

9.1“Updates”选项卡

“Updates”选项卡列举了 Lotus Connections 中的最新事件和更新,包括与您相关的社区和标签。

如图 49 所示,更新以列表形式显示,使浏览更容易,并可迅速识别您最感兴趣的更新。各更新旁边的图标有助于识别更新与哪项服务关联。

图 49. 首页的“Updates”选项卡
图 49. 首页的“Updates”选项卡

在“Updates”选项卡中有 5 个子选项卡,提供了社会网络的不同视角:

  1. “Top Updates”显示您的网络中的人员的最新状态更新。您可查看最新响应或评论,如您的博客文章的评论或评分,也可回复您在活动中创建的条目。

    打开首页时,默认将显示此选项卡——除非您是新用户,没有任何可显示的内容,此时将显示“Discover”选项卡。

  2. “Discover”中显示所有 Lotus Connections 服务中最新公布的更新。初次打开“Updates”选项卡时,默认将打开“Discover”选项卡。利用此选项卡可浏览 Lotus Connections 中的最新条目,并查找您感兴趣的内容和人员。
  3. 在“Watchlist”中,您可建立您感兴趣或希望关注的人员和标签的监视列表。
  4. “Notifications”显示您显式发送或他人发送给您的通知。它还显示来自请求加入半公开社区的用户的通知以及社区所有者向加入私人社区的用户发送的通知。

    您可单击“Notifications Received”,查看最新通知,或单击“Notifications Sent”查看您发送给其他人的通知。

  5. “Saved Stories”提供对您所保存的案例的访问,以便此后参考。在您快速查看更新但没有时间查看完整细节时,保存案例是非常有用的。

    此视图还包含您的最新状态更新,允许您通过快速回答问题“您现在正在做什么?”来更新个人档案状态。可从右栏添加 小部件,提供更多自定义选项。

    这些 小部件可由组织进行自定义,由 Lotus Connections 管理员启用。活动的“My To Do List”默认是可用的,它提供了预订待办事项的日历视图(请参见图 48)。

9.2 “My Page”选项卡

首页中的“My Page”选项卡总共包含 20 个 小部件,分别对应各种 Lotus Connections 服务。小部件是独立、基于 HTML 的软件组件表示,可在首页上单独添加、删除或重新安排。这允许用户自定义其 Lotus Connections 体验,而不是由管理层决定。

您可通过 小部件选项板轻松添加 小部件,只需单击首页右上角的“Customize”按钮即可(请参见图 50)。可用 Lotus Connections 小部件包括:

  • Activities
  • My Activities
  • Public Activities
  • Blogs
  • My Communities
  • Public Communities
  • Bookmarks
  • Recent Bookmarks
  • Popular Bookmarks
  • My Watchlist
  • My Bookmarks
  • Profiles
  • My Profile
  • My Network
  • My Wikis
  • Latest Wikis
  • Popular Wikis
  • My Files
  • Files Shared with Me
图 50. 首页上的“My Page”选项卡
图 50. 首页上的“My Page”选项卡

首页还可包含来自外部的 小部件。Lotus Connections 管理员可使用其他 Web 站点提供的 小部件,并将其包装在与首页交互的代码中,从而将其嵌入首页。

例如,Google™ Gadgets、Yahoo!® Maps 和 Yahoo Answers 可作为可选 小部件添加到首页中,供部署时使用。

9.2 搜索信息

首页也是跨所有 Lotus Connections 服务查看人员、标签和内容的中心点。利用标题栏中的搜索字段跨所有 Connections 服务进行搜索,并在一个整合的视图中获取结果。

搜索技术基于 IBM Research 的社会搜索项目,考虑了 Lotus Connections 中建立的所有社会管理,根据社会数据量身定制搜索结果。

搜索以灰色突出显示最接近的匹配结构,其他匹配结果列于下方。使用“Search”页面左上角的内容链接可以根据 Connections 服务过滤搜索结果(请参见图 51)。

图 51. “Search results”选项卡
图 51. “Search results”选项卡

搜索还显示了“Related Tags”和“Related People”。来自所有服务的标签云是根据搜索词和搜索结果中最常出现的标签构造而成的。您可根据这些标签过滤搜索视图。

类似地,“Related People”视图显示了对与搜索词相关的内容贡献最多的人员名称和弹出式的个人档案名片。


10 将 Lotus Connections 扩展到其他应用程序之中

Lotus Connections 高度开放、可扩展;在集成选项方面,更可通过 RESTful Web 服务应用程序编程接口(API)轻松加以扩展。

API 支持现有的和开放 Web 标准,如基于 HTTP 的 XML 和 JavaScript™,这使之更易于在任何客户端或服务器平台上使用。

无论是业余开发爱好者还是专业开发人员,都能发现这种面向服务的架构提供了在组织的应用程序之中建立集成的出色方法。

这些扩展在 IBM Lotus Connections 企业解决方案目录中提供,使 Lotus Connections 的特性和功能可在现有企业应用程序中使用。

10.1 使用活动(Activities)侧栏集成 Lotus Notes 8.5

电子邮件消息与即时消息一样重要,有时也需要在活动的所有成员之间共享。Lotus Notes 8.5 的活动侧栏允许您查看活动,并将电子邮件消息或 Notes 文档拖放到活动中(请参见图 52)。

此外还可以显示活动的成员,或者在列表视图、大纲视图或待办事项中排序内容。Lotus Notes 8.5 的活动侧栏需要 Lotus Connections 中包含的活动服务。

图 52. Lotus Notes 8.5 的活动侧栏
图 52. Lotus Notes 8.5 的活动侧栏

10.2 使用活动(Activities)插件集成 Lotus Sametime

活动旨在提供工具来组织工作,更好地实现目标。通常,电子邮件或即时消息中包含的信息与更广泛的社区密切相关,可为实现您的活动目标做出贡献。

即时消息传递是完成活动的重要应用。Lotus Sametime 支持群组聊天,但聊天的内容往往应该分发给活动的所有成员或供其共享。最终,活动插件允许您为新活动或现有活动添加聊天记录,并提供名称和标签。

图 53. 为活动添加聊天记录
图 53. 为活动添加聊天记录

10.3 集成 IBM WebSphere® Portal

WebSphere Portal 提供了核心门户服务,聚合了应用程序与内容,使之能够作为基于角色的应用程序或 portlet 交付。Lotus Connections Portlets 由 6 个 portlet 组成,它们集成了 Lotus Connections 的活动、博客和书签服务。

这三种服务具有一个 Summary Portlet,用于快速获得只读视图,还有一个 Details portlet,用于处理服务所提供的内容(请参见图 54)。

这些 portlet 使用 Connections REST API 来处理服务特性和数据。这些 portlet 是使用 IBM WebSphere Portlet Factory 开发的,基于支持增长且可轻松扩展来适应任何环境需求的开放架构。

Portlets 用户界面与 Lotus Connections 的用户界面一致,在两个应用程序中为用户提供了一致的体验。

图 54. 集成 WebSphere Portal 和 Lotus Connections
图 54. 集成 WebSphere Portal 和 Lotus Connections

10.4 集成 Lotus Quickr

通过集成 Lotus Connections 和 Lotus Quickr,您可以扩展团队空间、个人文件共享和社会软件的价值。您可以为 Lotus Quickr 中的任何页面添加书签,以供 Bookmarks 服务使用,甚至将该页面添加到 Lotus Connections 社区或活动中。

您也可以扩展个人档案名片,在 Lotus Quickr Entry 中包含用户的个人文件库,当您在 Lotus Quickr 中看到一个名称时,还可以利用 Connections 个人档案服务来填写个人档案名片(请参见图 55)。

图 55. Lotus Quickr 内的个人档案名片
图 55. Lotus Quickr 内的个人档案名片

10.5 集成 Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint 的用户现在也可使用 Lotus Connections 提供的社会网络。在 Microsoft SharePoint 界面内,用户可搜索 Connections 个人档案服务,与受 Connections 标签服务支持的标签云交互,或通过查看人员的个人档案名片来获取他的上下文信息。

这些特性和集成点为 Microfost 用户提供了探索 Lotus Connections 服务和其他 Connnections 服务的能力。这允许他们轻松获得 Lotus Connections 内的社会数据,并建立对 Microsoft SharePoint 站点的更透彻的理解。

搜索功能允许您在 Microsoft SharePoint 中查看结果,您可以将这些结果添加到您的站点中。此 SharePoint 插件将 Lotus Connections 社会网络扩展到 Microsoft SharePoint,增强了站点参与者的视图

安装和配置插件之后,当人员的名称出现在 Microsoft 站点中时,就会被链接到 Lotus Connections 个人档案名片。如果将鼠标指针悬停在名称上方,可以看到个人档案数据和 Lotus Connections 服务的链接。

在个人档案名片中,可快速导航到提供关于个人对社会网络的贡献的 Lotus Connections 服务(请参见图 56)。

图 56. Microsoft SharePoint 与个人档案名片集成
图 56. Microsoft SharePoint 与个人档案名片集成

同样,利用 Microsoft SharePoint 插件,可以将搜索栏扩展为可在 Microsoft SharePoint 服务中使用。将搜索范围更改为使用个人档案,这允许用户搜索 Lotus Connections 个人档案服务中存储的人员。

搜索结果将显示在 Microsoft SharePoint 内,无需切换应用程序即可查看个人档案信息(请参见图 57)。

图 57. 在 Microsoft SharePoint Services 站点中搜索 Connections 个人档案
图 57. 在 Microsoft SharePoint Services 站点中搜索 Connections 个人档案

Lotus Connections 标签云 Web 部件可轻松添加到 Microsoft SharePoint 站点中,并由站点所有者进行配置。云中的每个标签都是一个超链接,单击该超链接将打开一个新浏览器窗口,显示在 Lotus Connections 中搜索该标签的结果,并跨所有 Lotus Connections 服务显示结果(请参见图 58)。

图 58. 针对 Microsoft SharePoint 的 Lotus Connections 标签云 Web 部件
图 58. 针对 Microsoft SharePoint 的 Lotus Connections 标签云 Web 部件

10.6 集成 Microsoft Office 和 Microsoft Outlook

Lotus Connections 可与基于 Microsoft 浏览器的技术和客户端应用程序相集成。Microsoft Office 用户可轻松向新活动或现有活动发布文档、电子表格或演示文稿,以便与同事协作。

使用 Microsoft Word,您可记录备注并将其保存为待办的活动,甚至可以创建新博客文章,通过单击一个按钮将其上传到 Lotus Connections Blog(请参见图 59)。

图 59. Microsoft Office 中的 Lotus Connections 工具栏
图 59. Microsoft Office 中的 Lotus Connections 工具栏

Microsoft Outlook 用户也可以利用 Lotus Connections 的社会网络功能。除了使用 Microsoft Outlook 中的提要阅读器订阅 Lotus Connections 中的提要之外,用户还可为新活动或现有活动添加电子邮件,从而轻松与其社会网络共享信息。

在 Microsoft Outlook 内,单击一个按钮即可通过个人档案名片查看电子邮件发件人的信息。如前文所述,这提供了该用户的所有 Louts Connections 社会贡献(请参见图 60)。使用 Lotus Connections 的 Microsoft Outlook 插件,您还可以通过电子邮件客户端搜索 Louts Connections。

图 60. Microsoft Outlook 与活动集成
图 60. Microsoft Outlook 与活动集成

10.7 集成其他应用程序

Lotus Connections 基于开放标准,并可通过 REST 风格、基于 HTTP 的 API 进行扩展,此外还支持 Atom 提要,您可在喜爱的提要阅读器中查看 Lotus Connections 内容。

Lotus Connections 可生成基于 Atom 的 URL,允许通过提要检查多种软件程序的更新。利用 Web 2.0 开发标准,可以通过连接提要内容的 Web 站点或允许 Internet 用户订阅提要并查看内容的提要阅读器程序来下载这些提要。

10.8 Lotus Connections 企业解决方案目录

Lotus Connections 企业解决方案目录扩展了社会软件生态系统,允许业务合作伙伴和客户发布插件、解决方案和服务,从而扩展您的 Lotus Connections 投资。

在解决方案目录中,您可以发布您独特的解决方案或服务,也可查找与 Lotus Connections 有关的解决方案或服务。


11 结束语

Lotus Connections 2.5 引入了一组全新的服务和特性,旨在打造高绩效的社会网络和社区。通过引入新社区功能、社会文件共享服务、功能全面的 Wiki 等特性,Lotus Connections 成为了当今市面上最完善的企业社会软件解决方案。

在剧烈的变化和激烈的竞争中,为了建立可持续的竞争优势,领先企业高度重视创新,不断捕捉和利用来自员工、合作伙伴乃至客户的最佳理念。

Lotus Connections 可促进组织发展,释放组织内外的集体智慧。Lotus Connections 始终是企业级社会计算领域的领导者,致力于帮助组织提高敏捷性和更迅速地运营。

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ArticleTitle=IBM Lotus Connections 2.5 评审指南
publish-date=12022009