级别： 中级 Bruce Kahn, 顾问软件工程师, IBM
2006 年 2 月 09 日
本文将介绍 Notes/Domino 7 中引入的全部新 Rooms and Resources 特性。
在 上一篇 developerWorks Lotus 专栏文章 中，我们简要地回顾了 Domino 7 之前的版本中对于 Rooms and Resources (R&R) 的设计。本文讨论 Domino 7 中新 R&R 系统的体系结构，旨在帮助您了解新的 R&R 系统，所以建议您在继续阅读本文之前先阅读那篇文章。但如果您只对 Domino 7 的 R&R 新特性感兴趣，则请继续阅读。
在 Domino 7 中，我们对 R&R 模板中的现有内容进行了修订，并添加了新特性。我们甚至还向邮件模板中添加了一些与新 R&R 相关的特性，目的是进一步简化 R&R 的使用。除邮件模板中的新特性外，文中提到的所有更改及添加的特性均可在新 Resource Reservation 模板中找到。（本文后面的部分介绍了新邮件特性。）
有必要重申一下在上一篇文章中提到的一些内容：任何版本的 Notes 客户机都可使用所有 Domino 7 的新 R&R 特性。不需要为获益于新 R&R 系统和 R&R 特性而将所有 Notes 客户机都升级到第 7 版（但我们强烈建议，您使用的 Notes 客户机和 Domino 服务器的版本号相差最好不要超过两个版本）。例外情况是新引入到 R&R 的 Notes 邮件模板中的 Calendaring and Scheduling (C&S) 特性，这要求使用 Notes 7 客户机。
本文适合所有 Notes 用户和管理员。
Domino 7 中的 Rooms and Resources 新特性
首先来看看 Domino 7 中的 Rooms and Resources 新特性。除 前一篇 developerWorks Lotus 专栏文章 中简要介绍的几种视图级更改之外，我们还为模板添加了几种新功能和新特性。
Domino 7 的 R&R 系统经过了重新设计，因此在了解新特性前应该首先了解对资源预订用户体验的一个小更改。Domino 7 之前版本的 R&R 模板的设计常使用户抱有这样的期望（有时候是错误的）：“如果我可以在数据库中保存预订请求，则只要我的预订被接受，就只有我拥有那个房间或资源。”虽然很多情况下确实如此，但这并不是绝对的。如需了解其中的原因以及我们采取了怎样的方法重新设计 R&R 系统才使得重复预订这种情况不再出现，请参阅关于 Rooms and Resources 的前一篇文章。为了使用户更清楚地了解这一行为更改，我们还更新了 Reservation Request 窗体，在其顶部包含了一条通知，说明关于此更改造成的影响（参见图 1）。
图 1. 新预订消息
注意：为简短起见，后文将用 “房间” 代替 “房间或资源”。只要提到 “房间”，则表示相应内容也适用于资源。若有例外，将另行注明。
Sametime 集成
在 Domino 7 中，R&R 所增加的最直观的功能是我们拥有启用了 Sametime 的 R&R 数据库，且两者均处于视图级（参见图 2）……
图 2. Sametime 集成（视图级）
……及预订级（参见图 3）：
图 3. Sametime 集成（预订级）
这也就意味着，您现在可以快速地为预订所有者创建一封邮件、向他们发送即时消息或将他们添加到您联系人名单。如果您需要拥有某特定房间，而其他人已预订了该房间，那么您可以很容易地与他们取得联系并设法安排一次房间交换。
自动提醒通知
虽然我们始终提倡使用邮件文件中的 C&S 来预订房间和资源，但许多用户都养成了在 R&R 数据库中创建 “直接预约” 预订的习惯，力图确保自己最先拥有房间。随后，他们会使用 C&S 向所有的参与者发送会议邀请，包括他们先前预订的房间 —— 他们会直接忽略来自房间的 “拒绝” 响应结果，因为他们已经直接预订了房间（显然，这个 “新” 邀请肯定会被拒绝）。不幸的是，这将导致用户邮件文件中的实际日历项与 R&R 数据库中的预订相脱离。对日历项的更改或取消也不会应用于 R&R 数据库中的预订请求。
这一实践会导致从不更改的额外预订，但此预订无法保持正确或准确。过去，对用户来说，惟一的解决方案就是记得返回 R&R 数据库，并手工地更改或删除预订请求。许多客户已经意识到这一问题（就像我们一样），纷纷询问是否有什么解决方案。为处理此问题，我们在 Domino 7 中添加了自动提醒特性。此特性会生成一份发送给预订请求者的邮件提醒，为其提示即将建立的预订，并提供可返回 R&R 数据库中保存的该请求者的各预订的文档链接。如果请求者依然需要预订，则不必采取任何操作。如果不再需要某项预订，可轻松地通过所提供的文档链接找到预订，并删除它，从而释放此房间供其他人使用。
这个特性是使用 R&R 数据库中的 Site 配置文件以各站点为基础配置的。对于管理员而言，此特性具有很高的可配置性。启用此特性时，管理员可以配置几种不同的选项。第一个选项确定是否应将自动提醒发送到站点的所有房间中，亦或仅发送到选定房间。这使管理员能够仅为有迫切需要或需特别注意的房间设置自动提醒。
第二个选项允许管理员确定谁应获得自动提醒 —— 所有房间请求者（“All reservations”），还是仅包含在数据库中直接创建预订的请求者而不包括使用 C&S 的请求者（“Manually created reservations only”）。用 C&S 创建的预订将与请求者邮件文件中的副本保持同步，所以基本上不需要向这些请求者提示即将建立的预订。大多数管理员都会选择 “Manually created reservations only”，从而仅向 “孤立” 或放弃预订的可能性较高的用户发送自动提醒。
第三个选项允许管理员决定发送自动提醒邮件的频率。默认值为每周发送一次，发送时间为周日。这一设置意味着每逢周日，系统将为给所有恰当的用户生成一个自动信息，提示从第二天 —— 即周一起至下个周日 —— 的所有请求。这将给忘记删除不必要预订的用户一个友善的提醒，给他们足够的机会删除它以使房间可供他人使用。但若这种方式还不足以应付那些不自觉的用户，那么管理员可利用 Daily 设置，Daily 设置可以更频繁地发送提醒。若选择此项，可按自定义的一组时间间隔发送提醒。参见图 4：
图 4. Daily 自动提醒设置
管理员最多可为每个预订发送三个自动提醒。按照图 4 的设置，这位管理员决定提前 14 天发送第一次自动提醒、提前 7 天发送第二次自动提醒、提前 2 天发送最后一次。如果您只想发送两次自动提醒，可将最后一项设置为 0 ，这样就不会发送第三次自动提醒通知。有了这一特性，用户就不能再以忘记了 6 个月前预订的会议房间为借口，不删除所创建且不再需要的预订。自动提醒通知会为他们提供预订信息和到各预订的链接。
图 5 展示了一个自动通知的示例。
图 5. 每周一次的自动提醒通知示例
用户可以轻松地打开他们不再需要的预订，并利用 Action Bar 按钮删除它们，从而使其他人可以预订此房间。在某些情况下，您可能对某个房间有几个预订，但只会看到一个链接，因为管理员将自动提醒配置为 “Manually created reservations only” 而不是 “All reservations”，且其他预订是使用您的邮件文件中的 C&S 创建的。
限制将来的预订
另外一种可用的能特性用于控制用户可提前多久预订房间。客户报告有些用户希望预订将来的房间，因为他们某一天可能需要使用房间。这可能会导致可用房间短缺，因为用户预订了很长的周期但没有实际使用它们。为了避免出现这种形式的 “电子圈地运动”，我们在 Domino 7 中添加了 Limit Future reservations 特性。此特性允许管理员设置限制，规定用户可预订未来多久的房间。
该设置是以各房间为基础配置的，这与 Availability Hours 类似。我们在 Resources 文档的 Availability Settings 部分中添加了这一特性。管理员可通过两种方法配置此特性：根据未来特定日期与配置当天相隔的天数限制预订，或根据特定的日期限制预订。启用时的默认设置为按指定天数限制预订，默认限制为 90 天。这意味着用户可预订今天到从今天开始算起 90 天内的任意日期。如果您试图预订超过所配置天数的房间，将收到一个来自 Rooms and Resource Manager 的拒绝通知，通知您日期超过限制，若试图在 R&R 数据库中直接预订，则阻止您保存这个请求。因冲突导致的房间不可用与请求日期超过限制的拒绝响应是不同的。试图直接在 R&R 数据库中创建预订请求的用户将收到关于此预订受到何种限制的详细反馈信息（参见图 6）。
图 6 . 因超过提前设置限制而得到的拒绝对话框
在房间因多种原因而不可用时，按特定日期限制房间预订这一设置非常有用，例如时间跨度未知的房间改造或房间停止使用等。
快速预订
客户曾向我们提出要求，希望能够在不需搜索房间或选择站点的情况下快速预订。在 Notes/Domino 7 面世之前，预订请求窗体允许用户选择日期和时间，然后通过选择站点和房间或根据所输入的日期及时间搜索所有可用房间的方式来搜索可用房间。为了加快房间预订过程，我们创建了 Quick Reservation 特性。在您了解所需房间且此房间在您需要时可用的情况下，可使用该特性。您只需直接输入房间、日期和时间，然后单击 Save 及 Close 即可。
Quick Reservation 窗体中需要改动的设置更少，并且没有普通预订请求拥有的可用性搜索控件，因此其载入速度更快。除 Quick Reservation 操作按钮外，我们还在右键菜单中包含了快速预订功能。创建 Quick Reservation 时，Date、Start time、End time 和新 Quick Reservation 请求的 Resource Name 都以当前视图中当前选定的预订为基础。通过从现有预订中继承数据，就进一步为用户加速了预订请求过程。在保存请求之前，您需要设置的只有所需时期和时间。图 7 展示了 Quick Reservation 窗体。
图 7. Quick Reservation
尽管为满足速度方面的需求而删除了房间搜索功能，但我们为用户提供了更改所提供的默认房间的能力。只需单击 Select room 即可看到可请求房间的列表。我们并未删除在保存请求之前完成的实际可用性校验，因此在用户保存请求之前，将会得到此房间是否确实可用的消息。
转移预订
到目前为止，Domino 7 的 R&R 中最受欢迎的新特性就是 Transfer Reservation 特性。在 Domino 7 出现之前，用户若要放弃或与其他人交换所预订的房间，惟一的途径就是完成一组精心设计的接近于并发的取消和预订请求操作，操作期间其他任何人都不允许获得该房间。
我们注意到，我们内部有权力的用户已开发出交换房间的另外一种方法：他们直接通过口头方式达成房间交换或放弃房间的协定，然后在 Reservation Description 字段中置入其他人的名字。他们之所以选择这样的方式，是因为这是放弃房间或与其他人安全交换房间的惟一途径。这种方法易于操作，取代了复杂的取消/预订操作，但当前的请求所有者实际上并未获得对预订的控制权，原请求者仍必须作出所有更改。
在 Domino 7 中，我们决定就此问题进行处理，使放弃房间或与其他人交换房间的操作变得更为简捷。所以我们提出了 Transfer Reservation 特性。预订所有者只需直接在 R&R 数据库中其所创建的预订处单击 Transfer Reservation 操作按钮，然后提供新请求所有者的名称，即可快捷简便地将其预订转让给其他人（参见图 8）。
图 8. Transfer Reservation
在这里单击 OK 按钮即可立即使指定用户成为请求所有者。随后他们就可以重新安排请求、取消请求、将其转移到另外一个房间，甚至还可将其转移给其他人。而交换房间与各用户彼此转移预订一样容易。这里不需要进行任何复杂的取消/请求操作，更改可立即完成，而正在预订房间的其他任何人都没有机会占用此房间。
除了预订所有者具备了将预订转移给其他人或与他人交换的能力外，管理员同样也具备了向其他人转移预订的能力。在预订所有者不能直接完成此操作的情况下 —— 例如他们去渡假了、已离职或无法亲自执行转移操作，管理员的这种能力非常有用。为使其他用户可对相应房间创建自己的预订，管理员不必再像过去那样进入数据库，并删除已离职的用户的预订。根据用户反馈 —— 包括使用 Domino 7 测试版的内部和外部用户，至今为止，这一特性是我们在 Domino 7 中添加的最受欢迎的新 R&R 特性。
对房间和资源进行排列与安排
与 R&R 相比，Notes 7 的 Calendaring & Scheduling 也吸引了部分关注。许多用户报告说其公司拥有大量房间或资源，但在日常工作中他们只需使用其中的一部分。通常，使用的这部分房间或资源是对于用户来说距离最近或位置最方便的。为进一步简化选择房间这一任务，我们为 Notes 7 邮件模板增加了 Preferred Room 特性。Preferred Room 特性中包含您愿意为会议使用的那些首选房间名，并在提供包含全部可用房间或资源的列表之前为用户提供该列表。
在会议邀请窗体中使用 Room 或 Resource 选择程序时，用户很可能首先看到类似于图 9 所示形式的内容。单击选择程序按钮即可得到一个对话框，其中显示了用户的首选房间。
图 9. Preferred Room 选择对话框
若所需房间未在列表中，只需将地址簿/目录从 Preferred Rooms 更改为其他任意地址簿/目录，然后选择所需房间即可。该特性也是为了解各用户认为怎样的房间才是首选房间而设计的。若会议邀请中包含未在您的首选房间列表中的房间，则系统会提示您是否将其加入首选房间列表（参见图 10）。
图 10. Preferred Room 自动添加对话框
在这个对话框中，您可以决定是否将房间加入您的首选房间列表，以及系统是否应继续通过您未来的预订了解您的首选房间。Preferred Rooms 特性还可手动配置，只需在邮件文件的 Preferences 中选择 Calendar & To Do - Rooms and Resources 附签即可（参见图 11）。在该附签的下半部可配置首选房间和资源。
图 11. Preferred Room 配置
单击 Manage Rooms List 可以任何您喜欢的方式更改当前列表。如果某房间不再提供服务（或不再是您的首选房间），您可简单地将其从您的列表中删除。添加房间的操作也非常简单，只要在选择程序中双击该房间的名称，然后单击 OK 按钮返回 Preferences 对话框即可。另外，如果您之前已选择了 “Do not prompt me again”（参见图 10），但随后又改变了主意，也可以在这里重置这一设置。单击 “Prompt me to add rooms to my list when scheduling meetings”（参见图 11）即可将此特性重置为原默认设置。
Preferred Room 设置还可用于 “Find Room(s)” 或 “Find Resource(s)” 操作，可在 Find Room 或 Resource 操作按钮下找到这两项操作。用于搜索可用房间的 Scheduler 对话框现有了一个新选项：“Limit search to preferred rooms for this site”。如果在单击 Search 之前选中了该复选框，Notes 将仅在也是作为指定站点一部分的您的首选房间列表中寻找房间。否则，系统将搜索指定站点中的所有可用房间。当用户试图为其会议寻找房间时，这一额外的过滤功能将使用户可更容易地忽略不关注的房间。举例说明，如果没有首选房间过滤器，您就必须在所有可用房间的列表（显示在一个相对较小的窗口内）中滚动浏览，查看是否有某些特定房间可用。但若您首先选中了此复选框，Notes 就会将搜索结果限制为一个更易于管理的列表。
Preferred Rooms 特性使用户可在一种更宽容的企业环境中使用 R&R。在简洁安装的情况下，该特性也能起到很好的作用，此时用户的选择较少，但通常只需使用其中的一个子集。
Notes 7 客户机中另外一项与 R&R 相关的新特性就是对房间选择对话框作出了更改。现在，当您选择地址簿以选择房间时，将看到更多可用信息（参见图 12）。
图 12. 房间选择对话框
若一个房间上有某种类型的所有者限制，则该房间的名称前将显示一个 “ghostbusters” 图标（一个带有斜杠的红色圆圈，参见图 12）。有了这一功能，您立刻就可知道此房间有某些所有者限制，因此您的请求可能不会自动处理及接受/拒绝。另外，只需将鼠标停留在一个房间的名称上，就会显示出其他信息（不需在对话框中滚动窗格），如房间容量或详细说明等。关于此房间的详细信息将以弹出式文本框的形式显示在房间选择对话框上，使您在无需滚动浏览的情况下了解更多关于此房间的信息，从而可以比过去更快捷的方式寻找实现任务所需的房间。
结束语
Domino 7 中的 Rooms and Resources 功能经过了大量细致的检查和修订。除对底层基础结构进行了重新设计之外，Rooms and Resources 中还添加了一些新特性，并为 C&S 用户提供了一些增强功能。许多新特性都是依据客户的反馈意见和请求、对我们内部的 R&R 部署的观察以及许多积极用户的投票表决而增加的。几乎所有这些新特性都可在 Notes 7 客户机和旧版本 Notes 客户机上使用，因此要使用这些出色的 R&R 特性，并非一定要对已安装的客户机基础进行升级。
我们尽了最大努力，希望能同时改进、增强用户体验及管理员对于 R&R 安装的控制能力。
参考资料
关于作者  | | |
Bruce Kahn 是 IBM 的一名顾问软件工程师。工作之余，他志愿参加了 American Red Cross，在双休日，他偶尔也会回家看看。
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