级别： 初级 杨 超峰 (yangcf@cn.ibm.com), 测试工程师, IBM
2007 年 6 月 28 日 IBM Lotus Connections Activities（活动）系统为用户提供一个以活动为中心的计算环境，使用户可以高效组织团队工作，收集、管理、共享、重用和团队目标相关的信息、资源，把活动作为项目最新信息的集散地，同时便捷准确的搜索功能使成员可以迅速获取所需信息。使用 Activities，用户可以方便跟踪己的工作、任务状态，在日常工作中分清轻重缓急从而合理安排自己的时间。本篇介绍了 IBM Lotus Connections Activities 系统的应用，包括如何在系统中创建活动、使用模版、在活动中添加和使用各种资源、对活动和资源进行搜索，最后简单介绍了 Activities 系统和其他软件的集成应用。
IBM Lotus Connections Activities 系统旨在为用户提供一个以活动为中心的计算环境，使用户可以高效组织团队工作，收集、管理、共享、重用和团队目标相关的信息、资源，在 Activities 系统中一个团队的成员间可分享和活动相关的设计文档、会议议程、Sametime 聊天记录、网络书签等资源，团队成员可以把活动作为项目最新信息的集散地，同时便捷准确的搜索功能（可按照团队成员、资源类型、Tags 等多种条件进行搜索）使成员可以迅速获取所需信息。使用 Activities，用户可以方便跟踪自己的工作、任务状态，在日常工作中分清轻重缓急从而合理安排自己的时间。
下面详细介绍 IBM Lotus Connections Activities 系统的应用。
系统视图
用户通过 Web 浏览器登录 Activities 系统看到如下页面。
图 1. Activities 系统“我的活动”页面
用户登录后默认停留在 My Activities（我的活动）页面。页面中间列出用户参加的所有活动，列表中每一项活动包含该活动的优先级、截止日期、活动名称、最近更新活动内容的用户和更新时间，点击 more（更多）链接，会根据用户在该活动中的权限列出用户可进行的其他操作如编辑活动信息、改变活动优先级、添加标签等，点击活动名称会打开该活动详细信息页面。页面左侧有 Start an Activity（创建活动）按钮，方便用户随时创建新的活动，左侧中部是对用户所有活动的分类，分别列出当前用户处于活跃状态的活动（Dashboard）、已经完成的活动（Completed。对于已完成的活动，如果有新的需要，可以重新把活动设置为未完成状态，使这些重新出现在活跃活动列表中）、不再感兴趣的活动（Tuned out。对于不再感兴趣的活动，如果有新的需要，可以重新把活动设置为感兴趣，使这些重新出现在活跃活动列表中）以及删除的活动资源（Trash。删除的资源可根据需要恢复），左侧下部根据用户所处页面上下文列出和用户活动相关的标签（Tags）和人员（People）信息。页面右侧按优先级清晰列出不同活动，方便用户快速找出当前优先级较高的活动。To Do List 页面列出 Activities 系统中当前用户创建的所有任务以及分配给当前用户的任务。Public 页面列出 Activities 系统中对整个组织成员公开的活动。Search 页面提供了丰富的 Search 功能，随后详细讲述。Templates 页面列出 Activities 系统中所有可用的模版，方便用户创建活动使用。
创建活动
在 My Activities 页面点击左侧 Start an Activity（创建活动）按钮出现如下表单。在 Activity 一栏输入活动名称，Activity goal 一栏输入组织该活动最终要达成的目标（比如产品开发），在 Tags 一栏输入该活动的标签来从多个角度对该活动进行归类，系统会根据用户输入猜想结果自动列出已有类似标签供用户选择，在 Due date 一栏可以使用日期控件选择活动截至日期。用户在创建活动的时候可以添加团队成员（也可以在活动创建完成之后再添加），在创建者键入成员名字或者 email 地址过程中，系统会在整个组织的人员目录中进行动态匹配查找并把结果列表返回供用户选择；成员按照权限不同分为活动作者（Author，具有编辑权限）、活动所有者（Owner，拥有对活动的最高权限，包括删除活动所含资源、活动成员等）、活动读者（Reader，只读权限）；默认情况下新建活动具有私有属性（Private），只对活动成员可见，如果要对组织内所有成员开放，可在活动创建完成后由活动所有者添加公开访问权限（Add Public Access），使整个组织成员都可以搜索、查看该活动的信息（Public Read Only 属性），甚至可以添加活动内容（Public 属性）。如果 Activities 系统已经有成型的活动模版，用户可以选择通过模版创建新活动，如果模版已有的标签和成员符合新建活动的要求，可以选择在新建活动中继承这些资源，使得创建活动过程事半功倍。点击 Create activity 完成活动创建，如果 Activities 系统已经配置了邮件系统，创建活动时被邀请的活动成员将收到关于新活动的邮件通知。
图 2. 创建活动
活动模版
模版是某种活动的原型，使用模版可以收集进行某种活动所需的必要资源、基本工具、相关人员等基础信息，使用现成模版创建类似的活动将大大提高工作效率（资源重复利用）。比如一个为新员工入职创建的模版 EmployeeOnBoard，可以在其中包含一系列 To Do 列出新员工在入职第一天、第一个星期、第一个月要完成的任务，还可以包含一些必要的链接指向公司内部常用的网址（比如用户可自助完成设置自己在公司内部用户口令的站点）、基本联系人信息（比如项目经理、人力资源部门业务负责人电话、邮件地址等）等。随后销售部门可以通过 EmployeeOnBoard 模版创建专门为新销售准备的入职活动，软件开发部门在 EmployeeOnBoard 模版基础上加入研发部门特定的资源、信息就可以方便新的软件工程师办理入职手续。
在系统视图中切换到 Templates 页面，用户可以看到 Activities 系统中所有可用的模版列表。点击页面左侧的创建模版（Create a Template）按钮出现创建新模版表单，填入必要信息可从头创建一个新的模版，创建模版表单和创建活动表单类似；另外用户还可以直接从已有活动创建模版，打开某个活动在更多操作（More Actions）中选择拷贝为新模版（Copy As New Template）即可完成。在模版列表中，点击某个模版对应的创建新活动（Start New Activity）链接，页面显示通过模版创建活动的表单；点击模版图标或者在更多操作中选择 Prioritize，可以在弹出的页面菜单中选择把当前模版添加到页面右侧的模版收藏夹（Favorite Templates），方便用户对常用模版进行归类。如果权限许可，用户还可以编辑模版标签。点击列表中模版名称进入选中模版详细信息页面，Activity 的模版可被看作一种特殊的活动，模版详细信息页面内容和具体活动详细信息页面内容类似。
图 3. Activities系统模版
添加活动资源
活动是团队成员资源共享的空间，活动所有者、活动作者可以在活动中根据需要发布和活动相关的消息、上传文件、添加书签、创建并分配任务等。下图是发布一项消息的表单，包括标题栏、消息详细描述信息的富文本编辑框、标签栏，如果用户要暂时保密该消息，可以选择把该资源项标识为私有（Mark this entry private）选项；如果用户要在发布消息的同时通知活动成员，可以选中邮件通知活动成员（Notify people of this entry by email）选项并在活动成员列表选中要通知的用户。保持私有和邮件通知不能同时使用。
图 4. 发布消息表单
下图是创建一项任务并把该任务指派给多个成员的表单：
图 5. 创建任务表单
创建其他类型资源（上传文件、添加书签等）和发布消息操作类似，不再赘述。
浏览活动详细信息
在“我的活动”列表中选择一项活动，点击活动标题进入该活动详细信息页面，如下图是一个关于 Team 内部讲座的活动。
图 6. Team 内部讲座活动详细信息
页面左侧有三个 Tab 页面，分别列出当前活动的标签（Tags）、活动成员（People）、活动大纲视图（Outline）。活动标签页面显示当前活动的标签云，在活动资源中出现频率越高的标签在标签云中字体越粗、字号越大，点击某一标签会列出当前活动所有使用该标签的资源（Activities 系统搜索功能，在活动内部按照标签搜索），如果要查看的标签不在标签云中，可在标签云上方的输入框中键入要查找的标签在活动内部进行搜索。活动成员页面列出当前活动所有者、活动作者和活动读者，鼠标悬停在姓名上弹出“查看个人档案”对话框点击显示该用户的商业名片信息，如果直接点击人员姓名将按照人员进行搜索，转到该用户在当前活动中的所有资源列表（Activities 系统搜索功能，在活动内部按照人员搜索）；活动所有者可以在活动成员页面添加、删除活动成员，设置活动是否公开的属性。活动大纲视图是活动资源的导向图，按照会话的方式对活动资源进行组织，使用户查看某项资源时清楚知道该资源所处的上下文；点击大纲视图中的资源项会在当前活动中部的 Outline 页面显示该资源项的详细信息，包括和该资源项同处一个会话的资源项数目；在活动大纲视图可以使用重新排序（reorder）功能，用户只要简单的拖拽就可以对活动资源之间的关系进行调整，比如把一条消息拖拽到另外一条消息下面作为对这条消息的回复，使这两条消息同处一个会话中。
图 7. 活动成员列表
页面中部是活动的详细内容。最上方是活动名称、活动标签、活动截至日期。点开不同 Tab 页面可以查看按照不同方式组织起来的活动资源。Recent 页面按照资源最近更新时间对资源排序，排在最前面的是最近被更新的资源；To Do 页面列出当前活动中所有共享的任务列表和指派给当前登录用户的任务；Outline 页面列出活动资源的大纲视图，是页面左侧 Outline Tab 页面的详细信息列表；By type 页面按照资源类型（消息、文件、To Do、书签、邮件、聊天记录、相关活动等）组织活动资源；History 页面按照由近及远顺序列出了活动变化的详细历史信息，包括谁在什么时候创建活动、添加资源项、删除成员等。用户在浏览不同页面时，系统根据用户权限列出当前用户可以执行的操作，如在 Recent 页面，活动所有者可以发布消息（Add a message）、上传文件（Add a file）、创建任务（Add a To Do）、添加书签（Add a bookmark）、添加相关的活动（Add Related Activity）、添加活动模版（Add Activity Template），在更多操作菜单中，用户还可以选择编辑活动、删除活动、把活动标识为完成状态、为活动设置不同优先级（高优先级、中优先级、普通优先级、不感兴趣，每个用户设置的优先级只对自己有意义，不会影响其他用户对同一活动优先级的设置）、拷贝活动、把活动拷贝为一个新的活动模版（通过已有活动创建活动模版）等；对资源列表中的条目，所有者可以选择添加回复（可使用的回复项种类和用户可以添加的资源项种类相同，使用哪种类型资源进行回复没有限制，比如可以通过上传文件回复其他成员发布的一项消息或一项指派的任务）、编辑、删除资源项，在更多操作菜单，可以选择向活动成员发邮件通知该资源项的信息、查看资源项的链接、拷贝或者转移资源项、编辑资源项的标签等。下图是准备向活动成员发送邮件通知某一资源项的情形。
图 8. 向活动成员发送邮件通知
活动搜索
日积月累，IBM Lotus Connections Activities 系统会包含大量的活动，每一项活动中又会包含大量的资源，如何在浩瀚的资源中找到自己需要的信息？IBM Lotus Connections Activities 系统提供了便利的资源归类和搜索功能，可按照标签、人员、一般文本进行搜索。在系统主视图中切换到 Search 页面，如下图是在所有资源中搜索关键字 Idea 得到的结果列表。
图 9. Activities 系统搜索页面
根据搜索需要用户选择不同Tab页面或者在搜索下拉框选择不同条件可设置搜索范围：所有资源（All，包括活动和其他类型资源）、活动（Activities）、消息（Messages）、文件（Files）、任务（To Dos）、书签（Bookmarks）。搜索页面列出的是用户至少具有 Reader 权限的资源。页面左侧的标签云会根据用户选择不同搜索范围而变化，点击标签云中某个标签或者在标签云上方输入框键入要搜索的标签，Activities 系统按照标签在选定资源范围进行搜索；在和标签云平行的相关人员列表中，点击用户姓名或者在人员列表上方的输入框键入要查找的人员姓名，Activities 系统按照人员在选定资源范围进行搜索。用户在输入标签或者人员姓名时，系统会根据已有信息动态给出猜想结果供用户选择。对于搜索结果可进行二次细化，比如按照标签搜索得到的结果可进一步按照人员进行搜索，同样按照人员搜索得到的结果也可进一步按照标签继续进行细化搜索。在搜索框中键入要搜索的关键字可在资源的标题和描述信息中进行文本检索。另外，页面右上角的搜索控件也可以用来进行文本检索，检索范围根据用户所处页面相应变化；在 Activities 系统 Tools 页面，用户还可以把“Search your activities”按钮拖放到 Firefox 浏览器工具栏，在浏览网页时随时通过 Firefox 浏览器在活动中搜索所选网页关键字。
与第三方软件的集成
因为采用了开放的技术标准，Activities 实现了和 Notes8、Sametime7.5.1 等第三方软件的方便集成。使用 Activities 插件，用户不用离开日常邮件系统、即时通讯系统就可以完成和活动相关操作。在我使用的 Sametime7.5.1 中，可以很方便就把聊天记录添加到已有 Activity，或者自己通过 Sametime 创建的新 Activity。使用 Notes 8，可进行的操作和使用普通 Web 浏览器几无二致；简单的拖拽就可以把邮件、文档添加到活动中；周到的邮件通知功能更是把邮件系统和 Activities 系统紧密连接在一起，用户甚至只要向 Activities 系统发送一封邮件就可以完成创建活动、在活动中添加资源的工作。
下图是把 Sametime7.5.1 聊天记录添加到 Activity 的情形：
图 10. 把 Sametime 聊天记录添加到活动
下图是在 Notes 8 中添加一个“To Do (任务)”到 Activity 的情形：
通过 Notes 8 客户端在活动中添加任务
另外，Activities 系统支持 Atom Feed，用户可以获取 Activities 系统某一感兴趣视图的 Feed URL (或者点击页面底部的 Atom 链接)，添加到自己的 Feed Reader（比如 Lotus Notes 8 自带的 Feed 阅读器、IBM Lotus Connections Communities 系统某社区的 Feeds 页面）对活动最新进展进行跟踪。
总结
IBM Lotus Connections Activities（活动）系统为用户提供一个以活动为中心的计算环境，使用户可以高效组织团队工作，收集、管理、共享、重用和团队目标相关的信息、资源，把活动作为项目最新信息的集散地，同时便捷准确的搜索功能使成员可以迅速获取所需信息。使用 Activities，用户可以方便跟踪己的工作、任务状态，在日常工作中分清轻重缓急从而合理安排自己的时间。
本篇介绍了 IBM Lotus Connections Activities（活动）系统的应用，包括如何在系统中创建活动、使用模版、在活动中添加和使用各种资源、对活动和资源进行搜索，最后简单介绍了 Activities 系统和其他软件的集成应用。
Activities 系统提供了丰富的联机帮助信息，还提供了产品演示功能，使用户能尽快熟悉 Activities 系统。要了解更多关于产品应用的信息，请参考联机帮助。
参考资料 学习
讨论
关于作者  | | | 杨超峰，现在 IBM 中国软件开发实验室 Lotus 测试开发中心工作，目前从事 IBM Lotus Connections 系统测试。之前从事 IBM Workplace Collaboration Services 安全组件（PKI、 ACF、 DURL 、垃圾邮件过滤等）功能测试。对软件测试、协同软件有浓厚兴趣。 |
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