IBM Cognos 最佳实践: IBM Cognos Controller 8X 拨款指南和示例

文档性质:指南;产品:IBM Cognos Controller 8.5;关注领域:财务管理

本文将提供有关在 IBM Cognos Controller 中执行拨款的信息。

Cognos Proven Practices Team, Cognos 最佳实践团队, IBM USA

Cognos 最佳实践团队。



2011 年 7 月 22 日

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简介

目的

在 IBM Cognos Controller 中使用 Allocation 的目的是根据一个因子(权重)分配值给特定目标。下面是一些拨款示例:

  • 大多数拨款预期可以在 Companies 和 Accounts 之间以及 Extended Dimensions 之间创建
  • Light 到 medium 拨款(例如,一家控股公司划拨给子公司的分摊费用)
  • 公司倒闭和合并过程中所需的拨款
  • 基于日记账的拨款(在 AJ 中预定的拨款)
  • 拨款功能不执行复杂且全面的费用划拨(这种情况下应当使用 TM1)。您应当筹划您的拨款,以确定在哪里执行拨款最好。

适用性

  • IBM Cognos Controller 8.5 和更高版本

例外与除外责任

在创建本文档之时还没有已知的例外与除外责任。


拨款设置和示例:

简介

  • IBM Cognos Controller 中拨款的一般概念
  • Companies 与 Accounts 之间的拨款
  • Companies 与 Accounts/Dimensions 之间的拨款
  • 拨款基于预定义的自动日记账类型,也可以基于日记账类型
  • 也是合并流程的一部分,可批量运行
  • 仅可使用 I、C 及其等效统计账目 (T, U)。

设置和配置

在使用 Allocation 之前必须激活它。

  • 转至 Maintain\Configuration\Automatic Journals\Define
  • 激活自动日记账代码 “EALC”
图 1. 自动日记账列表
自动日记账列表

拨款的详细信息

您需要为每次拨款定义 Source、Weight 和 Target 信息。

Source(源):

图 2. 拨款源,包括公司、账户、现状等
拨款源,包括公司、账户、现状等
  • Source - Company
  • Source - Account,可以是账户和/或合计账户
  • Actuality 和您想划拨的百分比(您可以划拨不到 100%)
  • Journal Types(Closing Version 和 Contribution Version)。注意:Contribution Version 可以是 base value 或 base value and allocation。
  • Extended Dimension – 如果您有账户有扩展维度,比如部门、产品组等。可将扩展维度确认为源,然后将其推出到目标公司/账户/维度。

Weight(权重):

图 3. 权重,包括阶段选择标准
权重,包括阶段选择标准

Reference Accounts(参考账户)

  • 不同公司的参考账户中的账户与所有公司的总账户相关。这提供每个公司要使用的百分比。注意:账户可以是统计的或 I(收入)或 C(成本账户)
  • Relative Period(相对期)
    • 可以从运行时间段中为参考账户选择一个不同的时期。
  • Fixed coefficient(固定系数)
    • 每个目标公司的已定义百分比

最佳实践/权重

  • 权重(分配基数)可以是 I (Income) 或 C (Cost) 以及其同等的或统计账目。可能有需要使用特定表单将分配基数作为独立的数据负载(例如,调用 #,单位 #,订单 #,发票 # 等)予以加载。特定表单可以存储适当的拨款驱动因素。
  • 如果您使用固定系数方法或载入具体比例,那么当这些百分比变更或您添加了特定公司时您需要小心。检查所有拨款来确保它们反映正确/更新的信息是很重要的。
  • 另外注意,如果您更新分配基数(固定系数和/或参考账户)并尝试重新运行以前的基数组合,那么分配可能就不正确,特别是围绕固定系数的分配。如果您要重新运行前几年的基数组合/分配,那么要小心处理变更以及它们对历史数据的影响。

确立的目标:

输入目标参数

  • 选择一家或多家公司。注意:目标公司与源公司相同。
  • Account – 进行拨款的账户。注意:目标账户必须是算术(合计)账户或 AFC 或 IC 账户。
  • Manual Journal type – 预定的拨款的日记账类型。注意:拨款将自动基于预定义的自动日记账类型 37 预定
  • Extended Dimensions – 为扩展维度选择一个维度分布方法(Target、Source 或 Reference)
图 4. 目标,包括公司,账户/日记账类型等。
目标,包括公司,账户/日记账类型等。

维度

可以使用以下三个选项在扩展维度上预定拨款

  1. Source - Extended Dimension
  2. Reference - Extended Dimension
  3. Target - Extended Dimension

使用 Source 和 Reference 选项的示例

  • 要划拨的管理费用 = $1000
  • 这个 $1000 是预定用于产品 dim Admin 上的
  • 是要在 Target Company 1 上划拨的管理成本的 600/6000 = 10% ($100)
  • 拨款应该在哪个扩展维度上预定?

使用 source 选项处理 Extended Dimensions

  • 总参考价值 = $ 6 000
  • 要划拨的管理费用 = $ 1 000
    • 600/6 000 = 要在 Target Company 1 上划拨的管理成本的 10% ($100)
    • $ 100 预定用于 Target Company 1 的 dim Admin 产品

注意:如果系统试图指派一个不可用的维度码(由于链接的结构,等),它会默认将值指派给维度列表中第一个可用的代码。

使用 reference 选项处理 Extended Dimensions

  • 目标公司的参考账户在三个产品维度之间分开:
    • Car: $100
    • Buses: $200
    • Trucks: $600
    • 因此 $100.00 的数额会通过这三个产品予以划拨:17 美元用于汽车(100/600),34 美元用于公交汽车(200/600),50 美元用于卡车(300/600)。

执行拨款:

拨款的执行可通过以下方式完成

  • Consolidation with Status – 拨款被自动包含在 consolidation with status 中。有一个选项可用于禁用拨款的自动计算。
图 5. consolidation by steps 选项
consolidation by steps 选项
  • Consolidation by Steps – 可以将 Allocations 作为单独的步骤运行
  • 可以作为批处理作业安排拨款

理解如何将 Allocation 添加到作业中很重要。如果顺序很重要,或如果拨款依赖于之前的拨款,那么您需要确保以正确的顺序正确列出拨款。

货币

以下示例用于展示流程(SEK 形式的源和 CAD 形式的目标)。

  • 会在 SEK 中创建拨款,然后将其转换成相关货币:CAD,NOK 和 USD。
  • 注意:历史汇率不在最新版的 IBM Cognos Controller 中处理。
图 6. 如何执行货币转换
如何执行货币转换。

示例 #1 – 跨子公司的部门拨款

有可能需要从公司到特定组中的子公司分配股份服务。这些分摊费用可以用于信息技术、会计/财务、高级管理、营销,等等。

公司 1201 是一家公司总部,对像 1202、1203、1204 和 1206 这样的子公司具有分摊费用。

图 7. 部门拨款和应当划分的费用,还包括成本驱动因素信息
部门拨款和应当划分的费用,还包括成本驱动因素信息

拨款的驱动因素

  • 部门 180、210、220 的 % 的销售额

您需要建立拨款自动日记账来确认源、权重和目标信息。

公司 1201

拨款

图 8. 公司 1201 或样例公司的拨款输出
公司 1201 或样例公司的拨款输出

公司 1202

图 9. 样例公司 1202 和它会收到的拨款
样例公司 1202 和它会收到的拨款
  1. 定义源
    图 10. 源维度,该例在划拨部门/公司之间的费用
    源维度,该例在划拨部门/公司之间的费用
  2. 定义权重
    图 11. 拨款控制表,包括日记账号和拨款名称
    拨款控制表,包括日记账号和拨款名称
  3. 定义目标
    图 12. 目标,包括目标维度,比如部门
    目标,包括目标维度,比如部门

指导

当有需要检查所需拨款的级别时,可以在账户/维度上执行拨款。如果您计划跨产品维度划拨费用,那么在 TM1 中做这些拨款、然后将它们作为日记账条目上传到 IBM Cognos Controller 中可能更好。如果您在执行大型拨款就会有性能影响,因为系统需要跨维度推行该信息,且该流程比较耗时。

如果您在执行部门和/或小型拨款,那么系统应当运行得很好,且拨款会是有用的。

总而言之,您需要查看您的账户/公司/维度结构设计来确定产品维度拨款、部门拨款所需的拨款量。不同时段间的拨款不受支持。

注意:不同时段间的拨款是不受支持的。

参考资料

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