Estratégias de sucesso para a governança de portais

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Nível: Intermediário

Pradeep Behl, Senior Consulting IT Architect, IBM

14/Abr/2009
Atualizado 29/Jun/2009

Este artigo fala sobre como determinar se a governança de portais é necessária, além de como defini-la e implantá-la. A definição da governança de portais envolve um esforço sistemático para capturar o estado atual do portal, definir sua missão, papéis e processo, e então aplicar as melhores práticas para otimizar eficiências.

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Apresentação

A gestão de portais é essencial para obter um portal eficaz. Estudos vêm demonstrando, repetidamente, que se usuários não estão satisfeitos com suas experiências com portais, eles não desejarão usar o portal novamente. Por natureza, o portal une diversas equipes organizacionais com interesses com grande probabilidade de serem conflitantes. É necessário que tais equipes trabalhem juntas em uma ampla gama de frentes, incluindo construção da marca da interface de usuário (IU), conteúdo, personalização, layout e funções operacionais. A eficácia do portal costuma depender de fortes estruturas de governança para resolver problemas de coordenação a curto prazo e para fazer avançar a visão do portal a longo prazo.

Portanto, a necessidade de se definir estratégias eficazes de governança de portais vem sendo articulada pelos clientes do IBM® WebSphere® Portal. Este artigo cobre as dimensões organizacionais e tecnológicas da governança eficaz. Ele fala de estratégias de governança de portais de diferentes maneiras, incluindo áreas de concentração de portais, fases do ciclo de vida do portal, velocidade de portais e os objetivos do portal. Ele detalha os papéis de portais típicos e suas interações nos diferentes cenários representativos de portais.

Para obter o máximo deste artigo, recomenda-se ter uma compreensão básica dos conceitos e utilização do WebSphere Portal e, de preferência, um pouco de experiência sobre como o portal afeta as diferentes áreas dentro da organização.

Este artigo pode ser interessante a qualquer pessoa que trabalhe com gestão de portais, especialmente os aspectos administrativos e organizacionais do portal.

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Governança de portais: Visão geral

A governança envolve pessoas e processos rumo à construção de sistemas mais eficazes. É possível vê-la como a identificação de quais áreas são responsáveis por quais funções, os processos para realizar tais funções, os indicadores utilizados para medir a eficácia de tais processos e um mecanismo de feedback para otimização contínua.

A governança é especialmente importante para manter a satisfação contínua do usuário com o portal, fazendo com que os usuários retornem ao portal. A governança é um desafio especial no que se refere a portais devido ao grande número de componentes existentes em uma arquitetura de portal típica, a gama das áreas afetadas pelo portal e os vários processos utilizados para manter o portal em operação. Não raro, a construção e o lançamento do portal não passam da etapa inicial, com a governança de portais sendo necessária para manter o portal eficaz para obter o retorno total do investimento feito nele. A figura 1 ilustra um cenário típico de portal com as diversas áreas do portal, incluindo usuários do portal, administradores, representantes de linha de negócios, criadores de conteúdo, designers de IU e desenvolvedores trabalhando em conjunto para manter o portal em operação. Os processos da governança de portais são o lubrificante que facilita tais operações.

A governança de portais é influenciada por diversos fatores:

• A natureza do portal. O portal é voltado para dentro ou para fora?
• Características organizacionais. A organização é centralizada ou descentralizada?
• O ciclo de vida do portal. O portal está em desenvolvimento ou já se trata de um portal maduro?

Uma expectativa frequente de projetos de portais é que o projeto tenha sucesso absoluto após o portal entrar em operação. No entanto, tal expectativa não costuma levar em consideração que os portais estão em constante evolução para corresponder a necessidades de negócios e para envolver diversas áreas e processos. Outra armadilha é que o projeto é visto como um design e implantação técnicos para uma única função de negócios, sem haver uma compreensão do portal como uma plataforma para a implementação contínua de soluções de negócios. A governança de portais fornece a estrutura para que o portal obtenha eficácia na implementação. Portanto, ele é integral ao sucesso operacional do portal e para obter um efetivo retorno sobre o investimento feito no portal.

A tabela 1 ilustra alguns dos sintomas resultantes de governança de baixa qualidade.

Após determinar o quanto o seu portal está prejudicado por governança de baixa qualidade, será possível lidar com tais fatores e seguir adiante. A natureza da governança de portais é influenciada por diferentes dinâmicas:

• O quanto o portal é importante. Não raro, a necessidade de governança de portais é proporcional à visibilidade organizacional do portal e ao efeito percebido do portal para o sucesso no mercado.
• Maturidade do portal. A governança de portais evolui à medida que o projeto do portal vai das fases de design, desenvolvimento e controle de qualidade à produção total.
• Ativos de TI do portal. Os portais costumam servir para consolidar a entrega de portais e aplicativos de TI existentes. Tal entrega pode variar de links da Internet a aplicativos já existentes ou soluções integradas maduras na arquitetura orientada a serviços. A complexidade dos silos de TI e aplicativos entregues pelo portal podem orientar a necessidade de governança de portais.
• Processos e papéis de portais. O nível de papéis e interações organizacionais necessários para dar suporte a fluxos de trabalho de conteúdos e outros processos no portal pode aumentar a necessidade de governança.

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Construindo o alicerce para a governança de portais

O desenvolvimento de governança de portais eficaz requer preparação direta para identificar os processos em andamento, objetivos de portais e papéis de portais à medida que já existem e virão a existir no futuro. Tal preparação pode consistir das etapas e escolhas exibidas na figura 2.

Escolhendo os tipos de modelos de governança

Uma decisão essencial é a escolha do nível de autonomia para a governança de portais. A governança de portais pode ser gerida de modo centralizado através de uma pequena equipe principal ou distribuída através das diferentes áreas. A tabela 2 compara as abordagens de governança.

Na prática, a maioria das formas de governança de portais baseia-se em um modelo híbrido, refletindo a realidade que costuma existir em uma organização, com algumas funções centralizadas e outras descentralizadas. Tal realidade requer o desenvolvimento de procedimentos e políticas eficazes de governança de portais que combinem processos centralizados e descentralizados.

A construção dos objetivos estratégicos de longo prazo é uma parte importante do processo de comunicar a missão do portal às suas áreas. Uma declaração de missão pode ser muito valiosa para alinhar as percepções do portal. Além disso, os objetivos do portal devem ser divididos em objetivos de curto prazo, intermediários e de longo prazo para permitir o planejamento total das atividades do portal. Por exemplo, considere os objetivos de um portal para uma empresa de planos de saúde cuja missão é fornecer informações e serviços aos consumidores.

Documentação dos processos do portal

O processo de governança é um conjunto de etapas (formais e informais) que leva agentes definidos a chegar a decisões específicas. Os processos de governança de portais lida com decisões diárias, como a aprovação de alterações na IU do portal, e decisões estratégicas, como a oferta de novos aplicativos no portal. Uma parte essencial da governança de portais é a definição dos processo do portal que podem ser distribuídos ao longo de diversas áreas. A tabela 4 descreve alguns processos típicos.

É importante que todas as equipes técnicas e de negócios compreendam o processo documentado e que o modelo de governança de portais incorpore auditorias para garantir que as atividades de governança realizadas por diferentes equipes estejam em conformidade com o processo documentado.

Definição de papéis de governança de portais

Os papéis de governança de portais são funções específicas desempenhadas pelas áreas de equipes do portal para chegar a decisões sobre o portal. Os processos do portal anteriormente definidos podem ser estruturados para identificar um conjunto de papéis de portal. A tabela 5 identifica alguns dos papéis de portal típicos.

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Construção da estrutura de governança de portais

Após construir os componentes do alicerce da governança de portais, esteja pronto para introduzir a estrutura de governança. A estrutura de governança de portais é desenvolvida para implantar a estratégia da empresa para o portal entregando um modelo de operações para o planejamento, comunicação e coordenação do portal.

Os componentes essenciais da estrutura de governança são a comissão de direcionamento de governança, os processos de governança, além dos indicadores que avaliam a eficácia dos processos de governança e as abordagens que adaptam os processos de governança de modo a aprimora a eficácia.

Algo importante a se considerar ao construir a estrutura de governança de portais é criá-la de acordo com o contexto do atual estágio de desenvolvimento do portal. O portal, como outros projetos de software, passa pelas seguintes fases: projeto, implementação e operações. Cada um desses estágios possui diferentes necessidades de governança, que serão discutidas posteriormente neste mesmo artigo.

A figura 3 mostra os principais componentes da construção de estrutura de governança de portais.

Formulação da comissão de direcionamento da governança de portais

A comissão de direcionamento do portal atua como um link de comunicação entre a equipe principal do portal e os usuários; ela fornece um fórum para que a equipe principal informe cronogramas para entregáveis e funcionalidade esperada, definindo assim as expectativas dos envolvidos. Além disso, a comissão de direcionamento atua como um mecanismo para educar os usuários participantes a respeito dos possíveis benefícios do portal, ajudando a gerar discussão sobre as futuras atividades de desenvolvimento e encorajando o apoio de grupos adicionais de envolvidos.

Uma comissão de direcionamento da governança de portais costuma ser composta do seguinte:

• Patrocinador executivo. Um patrocinador senior pode garantir a supervisão executivo em várias departamentos de modo a lidar com os problemas de alterações de negócios e processos, auxiliar na remoção de barreiras para o projeto do portal, alinhar o portal aos objetivos e iniciativas, alavancar recursos em toda a empresa e atuar como líder de divulgação.
• Gerente de projeto de portal. O gerente de projeto possui uma responsabilidade geral sobre o projeto, além de orientar e controlar atividades nas fases de desenvolvimento, operações e manutenção.
• Equipe principal do portal. A equipe principal consiste de funcionários técnicos e de gestão essenciais (como gerentes e arquitetos) que são responsáveis pela execução e supervisão das atividades do portal, incluindo procedimentos e políticas de conformidade e por revisar e aprovar todas as solicitações de alterações e novos desenvolvimentos de componentes do portal.
• Representantes de linha de negócios. Áreas de negócios específicas que obtêm valor de negócios do portal auxiliam no planejamento, comunicação e coordenação das iniciativas de negócios do portal.

Ao mesclar os recursos tecnológicos com proprietários de negócios, a comissão de direcionamento do portal cria um fórum para que os proprietários guiem as atuais e futuras atividades de desenvolvimento do portal. Ela fornece resultados mais rápidos e direcionados para esses proprietários e gera um maior suporte ao projeto do portal.

Definição dos processos de governança do portal

É possível definir um conjunto de processos de governança de portal para gerir as atividades de governança. A seguir, um grande esboço geral que pode ser personalizado de acordo com suas circunstâncias específicas:

1. Políticas e procedimentos.
   
   

   Identificar cada um dos componentes de governança do portal (tais como gestão de conteúdo, IU do portal e operações do portal) e, para cada componente, definir informações claras no que se refere ao responsável, o meio de se solicitar uma modificação ou acréscimo e quaisquer outras responsabilidade ou papéis e processos operacionais necessários. O meio de comunicar tais informações pode incluir diagramas de fluxo ou procedimentos operacionais padrão. A divisão de políticas e procedimentos em componentes traz vários benefícios. Por exemplo, um documento pode servir como um esquema para identificar todos os componentes essenciais do portal e criar regras firmes para seu desenvolvimento e manutenção. Além disso, tal documento auxilia na migração para um modelo de portal descentralizado no qual a equipe principal do portal define as regras de desenvolvimento, usuários identificam e solicitam a nova funcionalidade e as equipes individuais de negócios constroem as funcionalidades do portal.

2. Políticas operacionais.
   
   

   Foco nas interações operacionais diárias dos componentes de governança do portal e criação de estratégias operacionais específicas para gerenciar pontos de cruzamento essenciais e possíveis áreas de conflito em governança de portal. Por exemplo:

   • É possível coordenar estratégias sobre como as equipes de gestão de conteúdo devem trabalhar para criar novos conteúdos enquanto a equipe de desenvolvimento de portais atualiza o portal com novos componentes.
   • É possível determinar como os planos de infraestrutura do portal se alinham para satisfazer as necessidades dos representantes de linha de negócios para o trimestre seguinte.
   • É possível organizar diversas equipes de áreas do portal para que trabalhem juntas rumo à determinação de um visual comum para o portal.
3. Comunicação.
   
   

   Comunicar a respeito do portal a todos os usuários, usuários em potencial e outros envolvidos utilizando diversos meios. Por exemplo, é possível desenvolver uma área pública que contenha os procedimentos e políticas do portal, listas de contatos, relatórios de erros e novas solicitações. Além disso, a equipe do portal pode utilizar a área pública para discutir iniciativas de desenvolvimento existentes ou planejadas e cronogramas para o acréscimo de funcionalidade planejada.

4. Feedback.
   
   

   Solicitar feedback de usuários de modo ativo na forma de relatórios de erros ou solicitações de novas funcionalidades. Alavancar pesquisas gerais de usuário para aprimorar os processos de governança.

Alinhamento da governança ao ciclo de vida do portal

A natureza da governança de portais varia de acordo com o ciclo de vida do portal, dependendo de qual fase o portal está, projeto, implementação ou operações:

• Projeto do portal
  
  • Compreensão dos atuais processos de governança para construir o novo modelo de governança.
  • A comissão de direcionamento de governança concentra-se em unir os envolvidos para adaptar os processos existentes de modo a definir os novos processos de governança.
• Implementação de portais
  
  • Gerenciar os processos dinâmicos associados com o desenvolvimento e o lançamento do portal.
  • A comissão de direcionamento de governança concentra-se em avançar com as diversas tarefas de desenvolvimento e de testes.
• Operações do portal
  
  • Gerenciar os aspectos operacionais diários do portal.
  • A comissão de direcionamento de governança concentra-se na comunicação e coordenação entre as equipes de áreas do portal e equipes de envolvidos com o portal.

Medição de eficácia de governança

A governança é um processo contínuo que deve ser monitorado e otimizado. A melhor maneira de monitorar o modelo de governança de portais é definir um conjunto de indicadores. A tabela 6 relaciona alguns indicadores comumente utilizados para a governança de portais:

É possível utilizar tais indicadores para ajustar a eficácia dos processos de governança do portal.

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Governança com o WebSphere Portal V6.0 e versões mais recentes

O WebSphere Portal V6.0 lhe dá um número de recursos para permitir governança de portais. É possível utilizar tais recursos para tornar a governança mais fácil e eficaz.

Portais virtuais

O WebSphere Portal inclui portais virtuais que permitem que um único objeto de servidor WebSphere Portal atenda diversas comunidades de usuários com portais separados, cada um com seu próprio visual, navegação e esquemas de páginas.

A administração do portal virtual se baseia em um modelo de administração distribuída com administradores globais responsáveis pela configuração do portal virtual e gestão de recursos compartilhados, como portlets e temas. Administradores locais para cada portal virtual gerenciam aspectos específicos dos portais virtuais, tais como o layout da página e o esquema de navegação do portal.

Os portais virtuais ajudam a criar um modelo de governança com gestão centralizada dos recursos compartilhados no portal de base e gestão autônoma dos recursos localizados nos portais virtuais. É possível utilizar um portal virtual como uma ferramenta para estabelecer governança eficaz ao longo de diferentes grupos de linha de negócios, garantindo assim que suas necessidades possam ser satisfeitas sem colisões e estabelecendo um modelo federado de gestão de recursos.

Gestão de conteúdo do WebSphere Portal

A gestão de conteúdo do WebSphere Portal oferece um grande conjunto de recursos de aprovação e publicação de conteúdos que estão intimamente integrados ao portal.

Os recursos de publicação de conteúdos incluem eficientes fluxos de trabalho de conteúdos com os quais é possível atribuir aos usuários papéis que lhes permitem publicar, editar e aprovar conteúdos.

É possível utilizar os papéis de gestão de conteúdo para impingir um modelo de governança eficaz através da atribuição de usuários para tarefas específicas. Tal atribuição ajuda a garantir que haja uma designação de responsabilidades que seja clara e uma estrutura para interações baseadas em conteúdo nas diferentes equipes.

Mecanismo de personalização

As regras de personalização permitem a reprogramação de comportamentos do portal pelos usuários de negócios sem que seja necessário ter conhecimentos de programação de portais. Tais regras podem ir desde exibir determinados conteúdos com base em critérios específicos a ocultar ou exibir portais com base em regras de negócios.

A capacidade de criar, editar e gerenciar regras de personalização pode ser segregada entre as unidades de linha de negócios utilizando permissões de páginas que auxiliam na criação de uma estratégia de governança de portais.

Colaboração

Algo essencial para a governança é a comunicação entre as equipes de áreas que compartilham o portal. O pacote de colaboração WebSphere Portal oferece uma gama de funções de colaboração, incluindo salas de equipes para compartilhar documentos de governança e o IBM Lotus® Sametime® para a comunicação entre as diferentes áreas da equipe de governança. A utilização de tais recursos pode aprimorar a eficácia dos seus processos de governança.

Integrador de processos do WebSphere Portal

O integrador de processos do WebSphere Portal permite o desenvolvimento de formas e fluxos de trabalho baseados em pessoas para automatizar processos manuais, trazendo assim capacidade de rastreamento e visibilidade aos processos. Os processos de governança podem se beneficiar de tal tecnologia, já que, com ela, é possível automatizar algumas funções; por exemplo, ela pode automatizar o processo de aprovação de alterações de portais.

Administração federada do WebSphere Portal

Portais federados são portais que incluem outros portais, criando um modelo unido como uma hierarquia de portais. Tal modelo também pode ser uma ferramenta eficaz na definição da estrutura de governança de portais. Normalmente, há equipes de proprietários separadas para os portais que são federados, juntamente a gestão de recursos e políticas comuns centralizadas que são compartilhados em todo o portal federado.

É possível estruturar os processos de governança através de uma comissão de direcionamento de portais composta de representantes dos portais que serão federados e representantes dos sistemas, tais como gestão de conteúdo e segurança, que fornecem compartilhamento centralizado de recursos em todos os portais.

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Melhores práticas para governança de portais

Mesmo que a abordagem à governança de portais possa ser exclusiva para cada portal, abaixo estão algumas das melhores práticas derivadas de experiências obtidas na vida real:

• Formular uma comissão de governança de portais. A formulação de uma comissão de governança de portais é vital para a governança eficaz, permitindo que você coordene e gerencie as atividades relativas ao portal, aprimore a comunicação entre as equipes de áreas do portal e crie planos para o portal. A comissão de governança de portais (também chamada de departamento de projeto do portal) deve ser composta de representantes de áreas essenciais do portal e ter um cronograma de reuniões regulares, além de meios de comunicação e processos bem definidos.
• Obter patrocínio executivo. Normalmente, há prioridades conflitantes para o portal que precisam ser resolvidas entre as equipes do portal. É necessário definir os objetivos do portal a longo prazo, assim como é necessário obter os recursos organizacionais essenciais para o portal. Essas considerações costumam requerer um executivo senior que supervisione os departamentos relevantes para governança eficaz do portal.
• Estabelecer um centro de excelência do portal. A governança de portais eficaz requer a construção de competências para o portal em uma ampla gama de tecnologias. Além disso, ela também envolve o desenvolvimento de documentação e materiais de treinamento sobre os procedimentos operacionais do portal, assim como a disseminação de tais materiais às diversas áreas do portal. O centro de excelência do portal ajuda na fusão e condução de tais processos.
• Desenvolver indicadores de eficácia de governança. A comissão de governança do portal deve formular um conjunto de indicadores quantificáveis para medir a eficácia da governança do portal e usar tais indicadores como feedback para refinar tal eficácia. Alguns exemplos de indicadores:
  
  • Número e gravidade de relatórios de problemas com o portal
  • Estatísticas de uso do portal
  • Tempo do ciclo para a publicação de novo conteúdo
  • Tempo para desenvolver e lançar novos artefatos do portal
• Adaptar governança de portais. Como já descrito, a natureza da governança de portais pode se alterar à medida que o projeto do portal evolui da criação à produção. Além disso, após o portal entrar na fase de produção, a missão do portal e sua utilização poderiam evoluir continuamente com base em novas necessidades de negócios. Portanto, a governança de portais não é estática. Para ser eficaz, ela também precisa evoluir juntamente à natureza em constante mutação do portal.

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Conclusão

Este artigo falou sobre como determinar se a governança de portais é necessária e como defini-la e implantá-la. A definição da governança de portais envolve esforços sistemáticos para:

• Capturar o atual status do portal, começando pela captura dos processos e áreas atuais do portal
• Definir a missão do portal, seus papéis e processos
• Aplicar um conjunto de melhores práticas para otimizar as eficiências de governança

A governança de portais não é estática, ela evolui juntamente ao ciclo de vida do projeto do portal e constantemente varia de acordo com as diferentes necessidades de negócios. É possível utilizar um conjunto de indicadores quantificáveis para avaliar e otimizar a eficácia da governança de portais.

Os portais envolvem diferentes áreas com cronogramas sobrepostos, interesses conflitantes e prioridades conflitantes. Tal complexidade faz da governança de portais uma ferramenta essencial que pode ajudar o portal a atingir todo o seu potencial dentro da organização. A governança de portais merece ser uma parte integral do projeto do portal e deve ser aplicada de modo sistemática em cada fase do ciclo de vida do portal.

Falhas do portal normalmente podem ser sintomas de fragmentação na governança de portais. Portanto, organizações que desejam aprimorar a eficácia de portais devem ser zelosas ao criar a governança do portal de uma maneira estruturada e adaptada à cultura da organização e às necessidades específicas do portal.

Recursos

• Participar do fórum de discussão.
  
  
• Consulte o Centro de Informações do WebSphere Portal.
  
  
• Consulte a documentação de produto do WebSphere Portal.
  
  
• Visite o developerWorks WebSphere Portal zone.

Sobre o autor

		Pradeep Behl é um Arquiteto de TI Consultor Senior da IBM Software Services for Lotus que auxilia os clientes no que se refere ao design, avaliação e melhores práticas de arquiteturas baseadas em WebSphere Portal. Ele fez uma apresentação na Conferência Técnica de WebSphere Portal. Suas atuais áreas de interesse incluem a Governança de Portais e melhores práticas de Portais Virtuais. É possível entrar em contato com ele no e-mail pbehl@us.ibm.com.

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