O crescimento e a aquisição de negócios em organizações de médio ou grande porte dependem do sucesso em fechar contratos de projetos em um ambiente altamente concorrido, em que as organizações competem ferozmente para ultrapassar as outras. Uma proposta é o ponto de partida de quase todos os projetos. Um gerenciamento de licitação oportuno e efetivo pode melhorar significativamente a capacidade da sua organização de obter contratos, além de resultar na satisfação e uma maior confiança do cliente.

Com o uso de uma estrutura de gerenciamento de licitação com recursos como visualização e priorização, é possível gerenciar propostas com muito mais eficiência. Este guia explica como customizar o IBM® Rational® Focal Point™ para implementar um sistema que controla o processo de proposta, desde a coleta de requisitos até o fluxo de trabalho e os resultados, e mostra o status em tempo real das licitações e propostas ao longo do processo.

Processo de gerenciamento de proposta típico

Uma proposta é a fase inicial de todo projeto no ciclo de desenvolvimento de software. A proposta é o lugar em que o primeiro conjunto de requisitos para um projeto chega do patrocinador ou parte interessada no negócio. Cada proposta tem seu próprio ciclo de vida, complexidade e problemas. (Para este fim, usamos proposta como sinônimo de ofertaegerenciamento de licitação é o processo de ponta a ponta.)

A equipe de gerenciamento de licitação (ou equipe de gerenciamento de propostas) supervisiona o processo. Essa equipe trabalha muito para obter um "pipeline" cheio de projetos obtidos a partir de propostas, e esses projetos variam muito quanto à sua natureza e complexidade. Uma equipe de gerenciamento de licitação possui muitas partes interessadas com responsabilidades diferentes:

• A função central é a do Gerente de Licitação, que organiza todos na organização para ajudar no sucesso da licitação.
• Os Dirigentes das Unidades de Negócios têm um papel fundamental nas decisões sobre recursos de recrutamento e licitação, como:
  • Especialistas no assunto (SMEs)
  • Analistas de TI para investigar a viabilidade técnica da licitação.
• Os analistas financeiros têm uma função importante na reestruturação e precificação de concorrência.

Cada uma dessas partes interessadas pode influenciar a proposta de diferentes maneiras.

Na maioria dos casos, as organizações possuem um processo de gerenciamento de licitação ou proposta documentado e bem-definido, que orienta essa equipe. Mas um processo não agrega valor até haver uma infraestrutura de suporte para implementar o processo.

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Problemas típicos sem uma maneira de gerenciar o processo

As dificuldades seguintes são geralmente encontradas quando o gerenciamento de licitação é baseado exclusivamente em um processo definido:

• Informações sobre a licitação estão disponíveis apenas em comunicações por e-mail. O acesso a quaisquer informações relevantes sobre a licitação é difícil e demorado, ou mesmo impossível. Além disso, a obtenção de informações exatas é um processo manual e desafiador. Isso aumenta o tempo necessário para resolver e reagir aos problemas, desacelerando assim o processo inteiro e reduzindo as taxas de sucesso.
• Como o gerenciamento de licitação é um processo muito dinâmico, muitas decisões fundamentais precisam ser feitas na hora, durante as discussões com os clientes. Às vezes, a equipe de licitação não está em condições de entrar em contato com as pessoas para extrair as informações necessárias. Com a ausência de um mecanismo para ter informações facilmente acessíveis, corretas, verificáveis e pesquisáveis, essas decisões podem sair pela culatra.
• Se o processo de licitação não for registrado em um sistema de informações, seu histórico permanece apenas na memória das pessoas envolvidas. Essas memórias se apagam, e essas pessoas são transferidas para outros departamentos ou saem da empresa. Portanto, a organização perde o aprendizado, além do histórico das licitações, para referência futura.
• Quando as informações das licitações não estão em um sistema centralizado, há uma falta de visibilidade no nível de CXO, de modo que os executivos não podem verificar o status de todas as propostas.

Todos esses problemas retardam a conclusão rápida e bem-sucedida da licitação, e podem resultar em clientes potenciais que não talvez não pensem duas vezes antes de oferecer o contrato à concorrência.

Então o que está faltando? Uma ferramenta de software robusta e bem-alinhada que complementa e fortalece o processo bem-definido para licitações e torna o gerenciamento de licitações eficiente e sem percalços.

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Como o Rational Focal Point ajuda a resolver esses problemas

O Rational Focal Point fornece um ambiente altamente customizável para criar telas para capturar dados, incluir validações para esses dados, definir um fluxo de trabalho de processo e criar relatórios e visualizações customizados. Ela também possui recursos de notificação que podem ser acionados por eventos de negócios.

A definição de um modelo para a proposta é uma das atividades mais cruciais em um sistema de gerenciamento de licitação efetivo. Um sistema bem-definido deve capturar todos os dados necessários que ajudarão a gerenciar e converter, com sucesso, uma proposta e licitação em um projeto. Uma proposta é iniciada pelo Dirigente da Unidade de Negócios durante uma discussão com o patrocinador. Subsequentemente, uma equipe técnica e de gerenciamento, como um Gerente de Licitação e um Analista de TI, leva a proposta adiante por meio de uma série de discussões, ordenação de dados e análise de viabilidade, que culmina em uma proposta que contém a estimativa do projeto e uma descrição de alto nível do plano.

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Crie o sistema de gerenciamento de licitação

As seções a seguir mostram como combinar todos esses elementos para criar um sistema de gerenciamento de licitação para superar os problemas listados na seção anterior.

Tarefas de preparação

Antes de começar a customizar o Rational Focal Point, há várias coisas que você precisa fazer:

• Os requisitos de alto nível para os objetivos que o sistema precisa alcançar devem ser documentados.
• Os campos, atributos e dados que precisam ser monitorados e controlados devem ser finalizados. Isso inclui dados relacionados ao planejamento, estimativa, detalhes da proposta, riscos e assim por diante.
• O ciclo de vida que a proposta seguirá precisa ser simplificado.
• Os tipos de relatório utilizados precisam ser identificados.

Depois que todos esses pontos tenham sido identificados dentro da equipe de projetos, é possível iniciar as seguintes etapas:

1. Defina um modelo de módulo de proposta.
2. Defina os atributos para o módulo.
3. Crie visualizações de amostra com base no módulo.
4. Anexe um fluxo de trabalho à visualização de amostra.
5. Inclua membros do projeto.

Defina um modelo de módulo de proposta

Um módulo de proposta é um modelo usado para coletar dados relacionados à proposta. Ele contém os dados que representam a semântica de um projeto, chamados atributos, além de permitir que diferentes partes interessadas com permissão criem, atualizem e excluam dados.

• Crie uma área de trabalho. Depois de efetuar login no Rational Focal Point, um usuário que possui direitos de administrador pode escolher uma área de trabalho a partir de um conjunto predefinido de modelos de área de trabalho ou escolher um modelo em branco.

Depois da área de trabalho ter sido criada, ela fornece uma instalação para criar módulos, visualizações e relatórios.

• Para criar o novo modelo de módulo, selecione Configure > Module > Add Module.

Visualização maior da Figura 1.

Defina atributos

Depois de criar o módulo de proposta, a próxima etapa é definir os atributos do módulo. Os atributos capturam os detalhes de dados essenciais que serão necessários para analisar e preparar a proposta.

Visualização maior da Figura 2.

O Rational Focal Point fornece tipos diferentes de atributos como mostrado na Figura 3. Nós já identificamos os principais atributos que são essenciais para o gerenciamento de licitação, a partir do conjunto disponível de atributos que o Focal Point oferece:

• Atributos que capturam marcos ou planejamentos podem usar o atributo Date .
• Atributos que capturam informações como status, origem do trabalho ou prioridade podem usar o atributo Choice .
• Similarmente, se precisar vincular dados existentes em outra área de trabalho ou na área de trabalho atual, como Usuários, você pode usar o atributo Link .
• Para campos de orçamento ou recursos, use o atributo Matrix .

Adicionalmente, é necessário o atributo Choice que define as diversas fases ou estados da proposta. Isso é necessário porque ele será usado por um fluxo de trabalho definido na próxima seção.

Visualização maior da Figura 3.

A Figura 4 mostra uma amostra de um módulo de proposta concluído.

Visualização maior da Figura 4.

Anexe fluxos de trabalho ao módulo

Um módulo criado na visualização mostrada na captura de tela anterior apresenta uma captura instantânea do sistema a qualquer momento. Mas um sistema de proposta passa por estados diferentes. Por exemplo, em um sistema normal, é provável que haja vários estados, como estes exemplos:

• Iniciação de proposta
• Proposta em investigação
• Proposta fechada
• Proposta aprovada para implementação
• Proposta adiada

Para poder fornecer um comportamento dinâmico ao módulo criado na etapa anterior, é necessário definir um fluxo de trabalho.

1. Para incluir um novo fluxo de trabalho, selecione Configure > Workflows.

Visualização maior da figura 5.

2. Associe o fluxo de trabalho a um módulo. Neste caso, vincule-o ao módulo de proposta já criado.
3. Selecione o atributo de fase (estado) definido anteriormente como atributo do fluxo de trabalho.
4. Para definir transições de estado para o fluxo de trabalho, juntamente com permissões de acesso para cada atributo, clique em Add Transition.

Visualização maior da figura 6.

Crie visualizações de amostra para propostas

As visualizações retratam a natureza dinâmica do sistema. Ao definir as visualizações, a captura instantânea atual do sistema pode ser derivada. As visualizações são criadas com base em regras que são usadas para filtrar o conteúdo mostrado. As regras são expressões lógicas baseadas nos atributos do sistema. Portanto, qualquer atributo ou conjunto de atributos pode ser usado para definir uma regra de visualização. Além disso, as permissões de cada atributo (leitura/gravação) podem ser definidas na visualização.

1. Por exemplo, para criar uma visualização para mostrar todas as propostas, selecione Configure > View > Add View.
2. Então conclua estas seções (ver Figura 7):
   • Informações de visualização
   • Atributos obrigatórios
   • Informações de acesso

Observação: A visualização deve ser designada ao módulo no qual ela será baseada. Neste caso, ele é o módulo de propostas.

Visualização maior da figura 7.

Os tipos de proposta que serão mostrados na visualização podem ser controlados por meio das regras criadas.

Quando uma visualização é criada, novas regras que definem a visualização são incluídas. Essas regras são baseadas nos atributos do módulo.

3. Se desejar incluir regras, selecione Views > Add Rule (consulte a Figura 8).

Visualização maior da Figura 8.

4. Defina permissões de leitura/gravação para cada atributo do módulo, juntamente com o fluxo de trabalho no qual ele será baseado para a visualização (consulte a Figura 9).

Visualização maior da figura 9.

A visualização do fluxo de trabalho de proposta concluída para Display > All Proposals, na Figura 10, mostra todas as propostas ativas.

Visualização maior da figura 10.

Inclua membros do projeto

O sistema que você criou pode ter diversos usuários, cada um com um conjunto diferente e definido de responsabilidades e permissões. Por exemplo, talvez apenas o Dirigente da Unidade de Negócios ou o Gerente de Licitação tenha permissão para iniciar propostas. Similarmente, o Gerente de Licitação e o Analista de TI teriam permissões para atualizar dados em suas propostas. Finalmente, apenas o Dirigente da Unidade de Negócios pode ter permissões para mover a proposta para o estado aprovado com base nos dados que foram apresentados no sistema.

Antes de criar membros em seu sistema, é necessário definir usuários para o sistema do Rational Focal Point. Cada usuário pode ser um membro de mais de uma área de trabalho.

1. A partir da tela de visualização (Display > All Users neste caso), simplesmente selecione Users > Add User, como mostra a Figura 11.

Visualização maior da Figura 11.

É possível designar usuários do seu sistema do Focal Point para a área de trabalho Bid Management como Members.

2. Para incluir um usuário em uma área de trabalho, selecione Members > Add Member.

Visualização maior da figura 12.

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O que vem a seguir

Este artigo mostrou todos os componentes do Rational Focal Point necessários para criar um sistema de gerenciamento de proposta. Em um artigo futuro, ofereceremos orientações sobre como criar e usar uma proposta de amostra em um cenário real, envolvendo usuários e estados diferentes.

Recursos

Aprender

• Navegue pela página Visão geral do Rational Focal Point , assim como a página do developerWorks, onde você irá encontrar planilhas de dados, requisitos de sistema, benefícios específicos e artigos e White Papers relacionados.
  
  
• Acompanhe Gerenciamento de portfólio do projeto usando o IBM Rational Focal Point, uma demo de 7 minutos sobre os métodos para analisar e gerenciar coletivamente um grupo de projetos atuais ou propostos com base em diversas características principais, incluindo o custo total esperado de cada projeto, os recursos necessários, a linha de tempo esperada, os benefícios e a relação ou interdependência com outros projetos.
  
  
• Visite a área do software Rational no developerWorks para obter recursos técnicos e as melhores práticas para todos os produtos Rational Software Delivery Platform.
  
  
• Fique por dentro dos eventos técnicos e webcasts do developerWorks com foco em uma variedade de produtos da IBM e tópicos do segmento de mercado de TI.
  • Participe de um briefing gratuito do developerWorks Live! para se atualizar rapidamente sobre produtos e ferramentas IBM, bem como tendências do segmento de mercado de TI.
  • Acompanhe Demos on demand do developerWorks, variando de demos de instalação e configuração de produtos para iniciantes a funcionalidades avançadas para desenvolvedores experientes.
  
  
• Melhore suas qualificações. Consulte o catálogo Catálogo de treinamento e certificação do Rational que inclui muitos tipos de cursos em uma ampla variedade de tópicos. É possível realizar alguns deles em qualquer local, a qualquer momento, e muitos dos cursos para iniciantes são gratuitos.
  
  

Obter produtos e tecnologias

• Faça download de uma versão gratuita do software Rational.
  
  
• Avalie outros produtos de software da IBM da forma que melhor lhe convier: faça o download da versão de avaliação, experimente-o on-line, use-o em um ambiente de nuvem ou passe algumas horas no SOA Sandbox aprendendo a implementar Arquitetura Orientada a Serviços de forma eficiente.
  
  

Discutir

• Avalie e escreva uma resenha do Rational Focal Point na nossa página rápida e fácil de usar.
  
  
• Participe do fórum do Rational Focal Point para fazer perguntas e participar de discussões.
  
  
• Compartilhe seu conhecimento e ajude outros a usar o software Rational, escrevendo um artigo para o developerWorks. Você terá um público mundial, organização RSS, reconhecimento de autoria e uma biografia, e o benefício da edição e produção profissional no Web site do Rational no developerWorks. Descubra quais são as características de um bom artigo do developerWorks e como realizá-lo.
  
  
• Siga o software Rational no Facebook, Twitter (@ibmrational), e YouTubee adicione seus comentários e solicitações.
  
  
• Faça e responda a perguntas e aumente seus conhecimentos participando dos fóruns do Rational, caféséewikis.
  
  
• Entre em contato com outras pessoas que compartilham seus interesses fazendo parte da comunidade do developerWorks , e respondendo aos blogs de desenvolvedores.
  
  

Sobre os autores

Jyothi Rao é gerente de desenvolvimento do IBM Platform Technology Centre for Application and Integration Middleware Software em Bangalore, na Índia. Ela geriu e liderou vários projetos de portagem do Platform Technology Centre entre marcas IBM e em diversas plataformas, incluindo HP-UX, IBM AIX, Linux no IBM System z, e IBM z/OS.

Satyajit Panda é consultor de TI e gerente de desenvolvimento na divisão de Application and Integration Middleware Software no IBM Software Group. Sua formação diversa e ampla experiência incluem seu trabalho em TI como gerente de desenvolvimento, arquiteto, programador, líder de equipe, coach de processo e agile, e analista técnico. Ele também trabalhou em funções com contato com os clientes em várias áreas do segmento de mercado, incluindo varejo, remessa, telecomunicações e gerenciamento de ciclo de vida de software.

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Índice

• Processo de gerenciamento de proposta típico
• Problemas típicos sem uma maneira de gerenciar o processo
• Como o Rational Focal Point ajuda a resolver esses problemas
• Crie o sistema de gerenciamento de licitação
• O que vem a seguir
• Recursos
• Sobre os autores
• Comentários

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