Introdução ao IBM LotusLive Meetings

Neste artigo, forneceremos um panorama do IBM® LotusLive Meetings e descreveremos suas características exclusivas. Em outros artigos nesta série, examinamos cada oferta em maiores detalhes.

Amit M. Surana, Software Engineer, IBM  

Amit Surana has been with IBM India Software Labs from November 2007. Amit is currently part of the LotusLive Integration development team focusing on integration of various products and services in LotusLive for customers. His research and development interests cover a broad range of current technology trends including Atom, REST, JAX-WS, OSGi, OpenSource, Web 2.0, and Eclipse related technologies. You can reach him at amitsurana@in.ibm.com.



Dattatreya S. Vellal, Software Engineer, IBM  

Dattatreya S Vellal has worked for with IBM India Software Labs since July 2007. He is associated with the LotusLive team for usability testing and LotusLive usage scenario development. His area of interests includes Eclipse-based technologies, Expeditor on devices, and cloud computing. You can reach him at davellal@in.ibm.com.



Rajkiran Guru, IT Architect, IBM India Software Labs

RajKiran Guru has been working with IBM since 1999. He is the Technical Lead and Architect for the LotusLive Customers Integration Center. Guru also plays the role of Technical Evangelist, enabling partners, customers, and IBMers on LotusLive capabilities. He has published several articles for developerworks and external publications and has co-authored two IBM Redbook publications. You can reach him at Rajkirang@in.ibm.com.



11/Nov/2009

Nota do editor: Conhece muito sobre esse tópico? Deseja compartilhar seu conhecimento? Participe hoje do programa de wiki do software IBM Lotus.

Introdução

No início dos anos 80, quando as tecnologias ainda estavam amadurecendo, encontrar-se com pessoas significava ir fisicamente a um lugar e conversar com elas. Para um empresário que tinha de interagir com muitas pessoas, esta abordagem era um obstáculo, especialmente quando as partes estavam em locais geograficamente diferentes. O tempo perdido em viagem, as despesas gerais financeiras, o estresse envolvido e as diferenças geográficas eram todos fatores importantes a considerar ao decidir realizar uma reunião de negócios.

Com o surgimento de áudio-conferências, foram tratadas as dificuldades de reuniões tradicionais, contudo, mesmo reduzindo as despesas gerais, não se tratou o fator mais importante de uma reunião de negócios, o toque pessoal. Para tratar desta questão, foram concebidas as reuniões pela Web.

Uma reunião pela Web é uma ideia relativamente nova que permite que pessoas de várias partes do mundo se juntem para uma reunião pela Internet. Desde sua introdução, diferentes tipos de reuniões pela Web tornaram-se populares:

  • Webinários. Seminários em Web, que tipicamente englobam comunicação direta do orador ao público, com interação limitada entre eles.
  • Conferências pela Web. Uma versão melhorada de um seminário pela Web em que a interação entre moderador e público aumentou em grande escala e Web 2.0 contribuiu notavelmente ao enriquecimento de experiência de usuário.

Este artigo concentra-se na oferta do LotusLive chamada LotusLive Meetings.


LotusLive Meetings

Independentemente de um colega estar trabalhando em sua casa ou um cliente estar do outro lado do mundo, ideias e informações precisam ser trocadas perfeitamente em tempo real. Para tratar desta necessidade, foi desenvolvido o LotusLive Meetings. Anteriormente conhecido como IBM Lotus® Sametime® Unyte® Meeting, o LotusLive Meetings é um serviço de reunião com todos os recursos que integra Web e vídeo conferência, permitindo aos usuários organizar uma Web conferência rapidamente para um ou centenas de participantes. O LotusLive Meetings permite aos usuários compartilhar suas áreas de trabalho, conduzir demonstrações e entregar apresentações sem esforço, sem jamais deixar suas casas ou escritórios.

Empresas comerciais que precisam colaborar interna e externamente a seu firewall em um ambiente baseado em projeto com equipes distribuídas, podem aproveitar o LotusLive Meetings. Além disso, as empresas que buscam minimizar suas despesas com recursos de TI ou ampliar suas soluções existentes no local, usando um software como uma oferta de serviço (SaaS) podem aproveitar o LotusLive Meetings para se adequar às suas necessidades.


Serviços oferecidos pelo LotusLive Meetings

Consideremos um cenário no qual nosso representante de vendas, Bob, está sempre se deslocando, interagindo com muitos clientes e seus colegas de sua empresa, ABC. Bob pode aproveitar o LotusLive Meetings para facilitar a experiência de reunião. Usando o LotusLive Meetings, Bob pode realizar o seguinte:

  • Hospedar uma reunião online. Bob pode ser anfitrião de uma reunião online e solicitar que seus colegas e clientes se juntem para uma rápida troca de ideias.
  • Apresentar arquivos. Bob pode fornecer uma apresentação aos participantes da reunião, para ajudá-los a entender melhor a ideia.
  • Usar indicadores e realçadores. Para atrair a atenção do público virtual a uma seção específica da tela, ele pode usar indicadores e realçadores.
  • Compartilhar áreas de trabalho. Se não for somente uma apresentação de um arquivo a ser mostrado, mas um aplicativo demo que Bob precisa exibir, ele pode compartilhar sua área de trabalho com outros participantes da reunião.
  • Realizar votações. Durante a reunião, caso Bob precise realizar uma pesquisa rápida de quantas pessoas concordam com a ideia, ele pode fazê-lo através de uma votação.
  • Gerenciar participantes. Com os direitos de acesso de moderador para a reunião, Bob pode conceder controle a outros participantes da reunião, fazer de outro participante um apresentador e, desse modo, permitir que essa pessoa continue a reunião realizando o papel de host, aceitar feedback rápido de outros participantes, compartilhar arquivos com participantes e atualizar informações de contato dos participantes.
  • Bloquear uma conferência. Bob pode impedir participantes de fazerem parte da reunião durante um período, bloqueando a conferência. Desbloquear a conferência permite que eles participem.
  • Conversar com participantes. Uma janela de conversa integrada permite que os participantes conversem entre si, façam uma pergunta à equipe de P and R, obtenham respostas e troquem informações.
  • Atender a mãos levantadas. É permitido aos participantes da reunião levantarem as mãos, um modo elegante e sem interrupção de se buscar a atenção do apresentador. Bob pode atender a mãos levantadas e esclarecer as questões.
  • Compartilhar um vídeo. Bob pode compartilhar feeds de vídeo ao vivo diretamente de sua webcam com os participantes da reunião.
  • Gravar a reunião. Bob pode gravar a reunião completa ou parte dela, usando o serviço de gravação.
  • Fazer um audiocast. Bob pode iniciar uma conferência por aúdio, usando o serviço de audiocast.

Hospedar uma reunião online

Bob está de férias, quando recebe uma ligação de seu gerente, que o pergunta se pode ser providencia uma reunião com um cliente imediatamente. Bob usa o LotusLive Meetings para hospedar uma reunião virtual. Ele acessa sua conta do LotusLive Meetings e inicia a reunião de Web a partir da home page do LotusLive Meetings apresentada na figura 1.

Figura 1. Home page do LotusLive Meetings
Home page do LotusLive Meetings

Convidando participantes

Conforme mostrado na figura 1, Bob pode convidar participantes para participarem da reunião, usando as seguintes opções:

  • Usuários do LotusLive Meeting podem participar da reunião, obtendo a ID de reunião de Bob e inserindo-o na caixa de texto denominada Participe de uma reunião - ID de Reunião.
  • Bob pode enviar o link direto, copiando a URL da reunião e colando-a em uma janela de conversa ou enviando um e-mail. Esse link permite aos usuários convidados participarem das Reuniões do LotusLive.
  • Bob pode convidar participantes, enviando um e-mail pré-compilado que contenha informações sobre a ID e a URL da reunião. Ele pode clicar no link Enviar um Convite. O link aciona o cliente de email padrão para enviar emails aos participantes solicitados.

Apresentando arquivos

Bob deu início à reunião, e todos os participantes se reuniram. Bob precisa exibir uma apresentação de vendas aos participantes. Para isso, ele pode usar a opção Publicar fornecida pelo LotusLive Meetings.

Figura 2. Tela de apresentação do LotusLive Meetings
Tela de apresentação do LotusLive Meetings

Bob pode adicionar arquivos de seu computador e carregá-los no LotusLive Meetings. Ele pode carregar arquivos múltiplos e alternar entre os arquivos durante sua apresentação. Ele pode usar as setas esquerda e direita na barra de ferramentas para navegar pelas páginas da apresentação.

Após carregar arquivos múltiplos, Bob pode alternar entre arquivos, clicando na seta inferior localizada ao lado da opção Publicar. É fornecida a opção Limpar Arquivo, que permite que Bob limpe a área de apresentação.

Figura 3. Barra de ferramentas realçando a opção Publicar
Barra de ferramentas realçando a opção Publicar

Usando indicadores e realçadores

Durante sua apresentação, se Bob quiser indicar um lugar específico na área de apresentação ou realçar uma seção particular da apresentação, isso é possível usando-se as opções Indicador e Realçador fornecidas na barra de ferramentas. As opções de realçador incluem cores personalizadas, portanto Bob pode usar diferentes cores para realçar diferentes seções.

Compartilhando a área de trabalho

Bob exibiu a apresentação aos participantes, e ele deseja mostrar um vídeo que apresenta o produto que ele está tentando vender. Para exibir o vídeo aos clientes, Bob pode usar a opção Compartilhar disponível na barra de ferramentas. Ao usar essa opção, ele pode personalizar os aplicativos que ele deseja compartilhar com os participantes conforme apresentado na figura 4. Após serem compartilhados, os aplicativos são visíveis aos participantes, e Bob pode executar o vídeo para todos os participantes.

Figura 4. Compartilhamento de aplicativo
Compartilhamento de aplicativo

Enquete

Durante ou após a reunião, caso Bob precise saber quantas pessoas concordam com sua ideia, ele pode conduzir uma enquete rápida, usando a opção Enquete fornecida na barra de ferramentas. Após o envio da questão da enquete, ela é exibida na janela do participante. Os participantes podem responder à questão da enquete. A resposta é exibida na tela de Bob, fornecendo-lhe uma representação gráfica de quantos participantes concordaram com sua ideia e quantos acham que ela precisa de uma melhoria.

Figura 5. Enquete
Enquete

Gerenciando participantes

Como moderador da reunião, Bob goza de certos privilégios que o ajudam a controlar e organizar o fluxo da reunião. Os privilégios do moderador são os seguintes:

  • Fazer do participante o apresentador. Bob deseja demonstrar um aplicativo ao cliente que está configurado no sistema de sua colega Alice; ele pode fazê-lo, tornando Alice a apresentadora. Isso permite que Alice compartilhe seus aplicativos, arquivos e apresentações e mostrá-los ao cliente. Em qualquer ocasião, Bob pode retirar de Alice esse direito, ou ele pode tornar outro participante um apresentador.
  • Compartilhar arquivos com participantes. Bob modificou a apresentação, incorporando feedback do cliente e ele deseja compartilhar esta versão atualizada com Alice durante a reunião, de modo que ela possa trabalhar nisso depois. Bob pode fazê-lo, compartilhando arquivos com Alice ou quaisquer outros participantes individuais.
  • Transferir o controle a um participante. Bob deseja que Alice explique um documento de projeto ao cliente. Ele pode fazê-lo, passando o controle a Alice. Alice pode usar a área de apresentação compartilhada por Bob e explicar o documento de projeto.
  • Atualizar informações de contato. Bob tem a opção de atualizar as informações de contato, desse modo, ajudando os participantes a se reconhecerem com facilidade.
  • Desconectar um participante de uma reunião. Bob pode usar esta opção quando ele quiser apresentar dados confidenciais a apenas um determinado público.

Com esses privilégios, Bob pode conduzir suas reuniões, garantindo a qualidade dos conteúdos apresentados na reunião.

Conversando com participantes

Caso Bob receba uma pergunta durante a reunião a qual ele não saiba a resposta, mas ele sabe que sua colega Alice sabe, então ele pode conversar rapidamente com Alice, usando o serviço de conversa integrada do LotusLive Meetings, obter a resposta e responder a pergunta. Além disso, Bob também pode nomear um participante para um grupo de P and R. As perguntas direcionadas ao Grupo de P and R são enviadas diretamente a eles, permitindo, desse modo, que Bob apresente seus arquivos sem ser interrompido e que os respondentes de P and R assumam todas as perguntas levantadas.

Levantando as mãos

Durante a reunião, se um participante, por exemplo, Alice, quiser fazer uma pergunta a Bob, mas ela não quiser interromper sua conversa, ela pode fazê-lo levantando sua mão. Quando Alice levantar sua mão, o ícone Mão na janela de Bob fica piscando e Bob pode tomar as medidas necessárias para lidar com isso.

Compartilhando vídeo O LotusLive Meetings fornece uma opção para o compartilhamento de vídeo, que Bob pode usar para compartilhar o feed de vídeo ao vivo a partir de sua webcam. Iniciar o vídeo compartilha o feed ao vivo da webcam de Bob (ou do apresentador) com todos os participantes da reunião. Recursos visuais ao vivo adicionam grande impacto durante a colaboração.

Bloqueando uma conferência

Digamos que Bob esteja em uma reunião com gerentes que estão discutindo uma política da empresa. Quando todos os gerentes se reunirem, Bob pode bloquear a conferência, de modo que nenhum participante adicional possa se juntar a sua Web conferência. Ele pode proteger a privacidade da reunião, mesmo que outros conheçam o ID de reunião de Bob. Após serem discutidas as informações confidenciais, Bob pode desbloquear a conferência e permitir que outros participantes se juntem a ela.

Gravando uma reunião

Em qualquer ocasião durante a reunião, Bob pode gravar a sessão, clicando na opção de gravação fornecida na barra de ferramentas. Isso exibe uma janela que solicita as credenciais necessárias, que Bob recebeu quando ele fez o registro para esse serviço.

Figura 6. Gravando uma reunião
Gravando uma reunião

Audiocast

Em qualquer ocasião durante a reunião, Bob pode iniciar um audiocast, clicando na opção Audiocast. Isso permite que outros participantes ouçam o áudio de Bob através de suas caixas de som, em vez de discarem para uma áudio conferência separada. Bob deve inserir as credenciais necessárias para habilitar a opção de audiocast e clicar no botão Iniciar Audiocast.

Figura 7. Audiocast
Audiocast

Capacidades administrativas

Revisemos as configurações de administração de conta do LotusLive Meetings, às quais um usuário tem acesso, conforme apresentado na figura 8:

  • Nome
  • Endereço de e-mail
  • Função
  • Senha
Figura 8. Configurações de administração
Configurações de administração

Usuários podem alterar suas configurações pessoais, como por exemplo, nome de exibição e senha.

Um usuário que também seja o administrador do LotusLive Meetings goza de preferências administrativas adicionais, conforme apresentado na figura 8. Elas possibilitam que o administrador configure ou altere o nome da empresa, o e-mail de contato da empresa e o endereço para correspondência. Outras configurações administrativas incluem o seguinte:

  • Subscrições. Relaciona todas as subscrições de usuário do LotusLive Meeting às quais a empresa subscreveu. É fornecida uma opção de visualização de cada uma delas detalhadamente.
  • Contas de Usuário. Permite ao administrador visualizar os usuários do LotusLive Meetings. O administrador pode editar suas contas, alterar senhas e assim por diante. Elas também podem adicionar usuários à empresa; esta ação envia automaticamente um convite de e-mail aos novos usuários para se juntarem ao LotusLive Meetings.
  • Histórico de Pedido. Relaciona todos os pedidos que são feitos pela empresa.

Personalizando o LotusLive Meetings

A interface de usuário (UI) do LotusLive Meeting é personalizável; ela pode ser modificada para usar o logotipo de um empresa, refletir o layout padrão da empresa, e mais. Para descobrir mais sobre personalizações, consulte os fóruns de suporte.


Uma observação sobre o LotusLive Events

LotusLive Events é um serviço online de gerenciamento de evento e de Web conferência, que ajuda usuários a criar, hospedar e gerenciar seminários Web. Além do serviço de Web conferência com todos os recursos do LotusLive Meetings, usuários têm todas as ferramentas necessárias para gerenciar registro, hospedar eventos, e acompanhar análise pós-evento. LotusLive Events pode auxiliar usuários a melhorar o comparecimento de um webinário com convites, e-mails de lembretes e templates de registro fácil de nível profissional e prontos para uso. Usuários podem manter o público comprometido, usando os serviços de Web conferência. Além disso, é fácil obter valioso feedback com pesquisas simples.

Recursos

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ArticleTitle=Introdução ao IBM LotusLive Meetings
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