Compreendendo e implementando réplicas de correio locais para o IBM Lotus Notes

Se pretende implementar réplicas de correio locais para os usuários do IBM Lotus Notes, saiba mais sobre as vantagens deste método e como criar réplicas locais manualmente ou administrativamente usando as políticas Setup e Desktop. Personalize a política de Desktop para controlar os documentos de localidade dos usuários.

Joseph Anderson, IBM Certified Consulting I/T Specialist, IBM

Joseph Anderson é um Especialista de Consultoria em TI Certificado pela IBM que faz parte do IBM Software Services para a equipe do Lotus. Joseph tem trabalhado com o Lotus Notes/Domino, Lotus Sametime e Lotus QuickPlace desde o início dos anos 90, principalmente como consultor. Atualmente, ele trabalha com a equipe de Software Competitivo, com enfoque na administração, migração/atualização e segurança do Domino/Notes. Antes de atuar no setor de consultoria, Joseph trabalhou com assuntos legais como Diretor de Operações, concluindo o seu Mestrado Científico (MS) em Administração Legal pela University of Denver College of Law. O seu e-mail de contato é joseph_anderson@us.ibm.com.



Peter Burkhardt, IBM Certified Senior I/T Architect, IBM

Peter Burkhardt é Arquiteto Sênior de TI Certificado pela IBM com IBM Software Services for Lotus (ISSL) em Richmond, VA. Desde que ingressou no Lotus Services em 1998, Peter tem desempenhado várias funções em vendas e distribuição. Atualmente, é Gerente de Programa para o WW ISSL Professional Development. Tem experiência técnica em design de infraestrutura, integração e implementação de tecnologias Lotus.



11/Jan/2010 (Primeira publicação 12/Dez/2006)

A flexibilidade e liberdade proporcionadas pela replicação têm sido uma vantagem insuperável ao usar o IBM Lotus Notes. Muitas organizações optam por implementar este eficiente recurso em tempo integral e configuraram para que seus usuários trabalhem com réplicas locais dos bancos de dados do Notes, inclusive os de correio.

Além dos pontos abordados neste artigo, o Lotus Notes/Domino incluiu recursos que podem tornar a implementação de réplicas de correio locais ainda mais atraente. Este artigo abrange estes outros avanços e recomenda modos para configurar réplicas de correio locais. Antes de explicar o método de réplica local e os detalhes técnicos depois de estabelecer o ambiente dentro da sua infraestrutura, vamos dar uma olhada em um exemplo de aplicabilidade do método.

Exemplo para implementar réplicas de correio locais

Cada ambiente tem requisitos únicos e, portanto, fica difícil descrever um conjunto de padrões ou recomendações que possa ser aplicado em todas as organizações. O exemplo a seguir tem por objetivo ajudá-lo a delinear um plano bem-sucedido para implementar réplicas de correio locais.

A empresa XYZ com o tempo implementou servidores de e-mail Lotus Domino para cada nova localidade porque essa foi a configuração padrão arquitetada e a maioria dos locais com menos de 25 usuários tinha baixa disponibilidade de largura de banda para eles. A maioria da comunicação por e-mail na empresa ocorre entre localidades e a exigência é mínima para envio de e-mail para usuários localizados no mesmo escritório. Com o tempo, a quantidade de servidores de e-mail Lotus Domino no ambiente cresceu para 37 fora da parte central, atendendo aproximadamente 1.400 usuários, enquanto a matriz tinha dois desses servidores em cluster para 2.900 usuários. O departamento de Finanças Corporativas questionou a quantidade de servidores e licenças necessárias para operar o ambiente de mensagens eletrônicas. Para diminuir a quantidade de servidores e licenças necessárias, mas ainda fornecer alta disponibilidade e balanceamento de carga, o departamento de TI decidiu realocar uma parte da população de usuários para a matriz e implementar réplicas de correio locais.

A equipe de TI avaliou os padrões de uso atual da empresa, determinando a localização dos servidores, a quantidade de usuários e a largura de banda disponível. As categorias a seguir estão definidas na Tabela 1.

Tabela 1. Avaliação de padrões de uso atual
Quantidade de locais no ambienteQuantidade de usuáriosLargura de banda disponívelAção recomendada
11Menos de 25Centralizar
125 a 50 usuáriosMenos de 256 KBCentralizar (monitor)
725 a 50 usuáriosMais de 256 KBCentralizar
250 a 150 usuáriosMenos de 1 MBImplementar servidores em cluster
1350 a 150 usuáriosMais de 1 MBCentralizar
3Mais de 150 usuáriosImplementar servidores em cluster

Como resultado da avaliação, o departamento decidiu centralizar 32 locais na matriz em dois servidores em cluster e implementar mais cinco servidores para os locais que continuam mantendo servidores em seu ambiente. Esta ação diminuiu a quantidade total de servidores de 39 para 14 e proporcionou um ambiente altamente disponível e com balanceamento de carga para todos os usuários.

A liderança sênior de TI solicitou que todos os usuários no ambiente usassem a mesma metodologia de acesso. Para isso, a equipe desenvolveu as políticas personalizadas Setup e Desktop para automatizar o processo de implementação. O ambiente continha uma política Desktop e uma política de Setup antes de se decidir pelas réplicas de correio locais. Para garantir que o ambiente não fosse sobrecarregado com pedidos de replicação de dados para os usuários finais, a equipe de TI desenvolveu uma política de Setup e Desktop para cada localidade, que permitisse o controle do processo de replicação. Após a mudança para o sistema de réplicas de correio locais, a equipe de TI voltou para uma quantidade menor de políticas Setup e Desktop, implementando um conjunto de políticas para cada servidor.

Depois que o ambiente passou para o sistema de réplicas de correio locais, a equipe de TI diminuiu a quantidade de servidores. A redução de servidores e a implementação de clusters permitiram a manutenção nos servidores sem a necessidade de paradas para os usuários. Aumentou a satisfação geral dos usuários com relação ao ambiente.


Explicação da replicação do banco de dados de correio local

Muitas vezes, ouvimos pessoas comparando correio local e correio baseado no servidor. Mas o que isso realmente significa? Replicação de banco de dados de correio local significa levar uma réplica do arquivo de mensagens de um usuário para a sua estação de trabalho de modo a permitir que ele trabalhe com seu correio sem se conectar ao servidor. Em um intervalo periódico, o e-mail não enviado é enviado e o arquivo de mensagens é replicado com a versão do servidor para trocar qualquer mudança entre os dois bancos de dados. A figura 1 mostra uma representação da configuração desse ambiente.

Figura 1. Configuração do ambiente de réplica de correio local
Local mail replica environment configuration

Para criar esse tipo de ambiente, é preciso configurar determinadas opções no Lotus Notes Client de um usuário.

É preciso criar uma réplica do banco de dados de correio do usuário na estação de trabalho dele. Recomenda-se o uso de um catálogo de diretório para que o usuário possa procurar nomes quando for enviar mensagens de correio enquanto trabalha localmente. Você, como administrador, ou o usuário pode criar réplicas locais manualmente a partir da estação de trabalho do usuário ou usando as políticas do Lotus Notes/Domino. Depois de criar uma réplica local e um catálogo de diretório, será preciso configurá-los para que repliquem com as réplicas do servidor desses bancos de dados e poder manter a sincronia das mudanças. Nós recomendamos que esses bancos de dados sejam replicados a cada 30 minutos. A configuração da replicação a cada 30 minutos garante que o cliente não reduzirá o desempenho do servidor e do cliente com uma replicação muito frequente.

As preferências de usuário do Lotus Notes na estação de trabalho devem ser configuradas para verificar novos e-mails no servidor. Essa preferência deve ser configurada para verificar novos e-mails a cada cinco minutos, permitindo ao usuário receber mensagens em um intervalo muito mais curto do que o intervalo de replicação de 30 minutos. Isso garante que o cliente manterá uma sessão aberta com o servidor Domino e será notificado frequentemente de novo e-mail.

O Lotus Notes Client na estação de trabalho do usuário também deve especificar a réplica local do arquivo de mensagens do usuário como sendo o local para trabalhar com e-mail. Além disso, várias mudanças devem ser feitas na configuração do cliente para especificar o uso de um catálogo de diretório local para o envio de mensagens de correio. Essas mudanças permitem que o usuário trabalhe sem problemas na sua réplica local e tenha uma experiência muito próxima a de trabalhar no servidor.

Isso pode parecer muitas mudanças para um usuário ou você fazer manualmente na estação de trabalho do usuário. Enquanto a configuração manual é uma opção, também é possível criar políticas no ambiente do Lotus Notes/Domino, que façam essas mudanças sem precisar visitar uma única estação de trabalho. Como as políticas permitem reconfigurar uma grande quantidade de estações de trabalho ao mesmo tempo, é preciso ter muito cuidado para distribuir essas mudanças de forma granular para não inundar a rede com pedidos para a criação de réplicas de arquivos de mensagens e catálogos de diretório tudo ao mesmo tempo.


Aprimoramentos para se trabalhar com réplicas locais de e-mail

Muitas organizações preferem que seus usuários trabalhem com réplicas de correio locais por várias razões. No entanto, tradicionalmente ocorreram vários problemas nessa configuração de uma perspectiva administrativa. Esses problemas estão relacionados à configuração da estação de trabalho, treinamento do usuário e fornecimento de serviços de diretório ao usuário. Os avanços em replicação, políticas e catálogos de diretório em recentes versões do Lotus Notes (V6.0 e posterior) facilitam muito o gerenciamento das réplicas de correio locais.

Compactação da rede

Partindo com o Lotus Notes 6.x, ocorreram importantes mudanças na replicação, o que aumentou muito a eficiência na velocidade e no uso da rede. A introdução da compactação da replicação reduz a quantidade de dados entre o cliente e o servidor em 30% a 40%, se o tráfego na rede já não estiver compactado pelos roteadores ou software VPN. Leia mais sobre a compactação da rede no artigo developerWorks Lotus "Network compression in Domino 6".

Replicação de fluxo

Adicionalmente, a replicação de fluxo foi introduzida no Lotus Notes V6.0. Este recurso aumenta a experiência do usuário quando trabalha com uma réplica de correio local. Quando ocorre a replicação, novos documentos são replicados para a réplica de correio local, seguindo a ordem de tamanho do menor para o maior. Isso evita ter que esperar várias mensagens de correio enquanto uma única mensagem com anexo grande replica antes. Além disso, as replicações de fluxo permitem que os usuários vejam e trabalhem com documentos à medida que são replicados no banco de dados de correio local; por isso, não existe mais a espera para concluir a replicação de todas as mudanças antes de trabalhar com as mensagens novas.

Notificação assíncrona

A notificação assíncrona começou no Lotus Notes V6.5.x. Se o Notes Client trabalha com uma réplica de correio local e tem uma conexão aberta para o servidor Domino, este servidor envia uma notificação das novas mensagens de correio para o cliente. A notificação enviada pelo servidor Domino ativa o Notes Client para replicar o arquivo de mensagens, trazendo a nova mensagem para a réplica de correio local. A replicação acontece sem a intervenção do usuário e não depende da configuração do programa de replicação no Lotus Notes Client. Este recurso permite que o usuário receba imediatamente as mensagens de correio recebidas quando trabalha com réplicas locais.

Políticas

As políticas foram introduzidas para ajudá-lo na configuração e manutenção das opções nas estações de trabalho do usuário. Esse excelente recurso permite grande flexibilidade quando se configura as estações de trabalho para os usuários. Essas políticas permitem estabelecer todas as definições de configuração necessárias para permitir que um usuário trabalhe com uma réplica de correio local sem precisar visitar a estação de trabalho dele. Mais adiante neste artigo, mostraremos como configurar as políticas para gerenciar este cenário. Para obter mais informações sobre as políticas em geral, consulte os seguintes artigos developerWorks Lotus: "Policy-based system administration with Domino 6" e "Creating Mail policies in Lotus Notes/Domino 7".

Catálogos de diretório

Embora os avanços em replicação e políticas sejam recursos muito eficientes, a chave para a implementação bem-sucedida de réplicas de correio locais para os usuários é a criação de um catálogo de diretório. Podem ser criados dois tipos de catálogos de diretório.

  • Catálogo de diretório condensado ou móvel
    O catálogo de diretório móvel contém entradas do usuário e do grupo provenientes do diretório Domino e de outros diretórios selecionados. Esse catálogo condensa as entradas dos diretórios selecionados em um banco de dados de catálogo de diretório. A proporção padrão usada para condensar entradas é aproximadamente 255 notas (uma nota é igual a uma entrada de usuário ou de grupo) em um diretório Domino e são comprimidas em uma nota no catálogo de diretório móvel. Como resultado, o catálogo de diretório é muito pequeno, porém pode ser classificado apenas pelo nome ou sobrenome, o qual deve ser designado durante a sua criação.
  • Catálogo de diretório estendido
    O catálogo de diretório estendido se baseia nas entradas de usuário, grupo e servidor no diretório Domino e em outros diretórios designados. O catálogo de diretório estendido não permite a compactação de entradas, fazendo com que esse catálogo seja muito maior do que o catálogo de diretório móvel. No entanto, o catálogo de diretório estendido é menor que o diretório Domino por não conter documentos de conexão, documentos de programa, etc. Ele também é muito flexível em termos de permitir consultas para os usuários, trabalhando da mesma forma quando se realiza uma consulta em relação a um diretório regular Domino (pesquisar nome, sobrenome, nome abreviado, etc.).

Um fator importante na satisfação do usuário quando trabalha com réplicas de correio locais é proporcionar a ele capacidade para pesquisar nomes em um diretório no trabalho off-line. Tanto o catálogo de diretório móvel quanto o de diretório estendido têm seus prós e contras. Embora o catálogo de diretório móvel seja menor, o catálogo de diretório estendido tem um recurso de consulta mais flexível. O princípio básico para selecionar o catálogo de diretório correto para o seu ambiente deve se basear no tamanho do catálogo. Se for criado um catálogo de diretório estendido e este tiver mais de 50 MB, em vez disso use um catálogo de diretório móvel. Usar o tamanho como ponto de decisão entre os dois tipos de catálogo de diretório considera o tempo que o usuário precisará para replicar o catálogo de diretório e permite a expansão do diretório no futuro.

Agora que já abordamos os principais elementos para um ambiente que usa réplicas de correio locais, vamos ver como criá-lo e configurá-lo.


Configurando o ambiente

Muitas opções precisam ser ativadas e configuradas na estação de trabalho do usuário para que eles possam trabalhar com sucesso em réplicas de correio locais e manter uma excelente experiência enquanto trabalham com mensagens. Essas opções se encontram em User Preferences e Location Document, na estação de trabalho do usuário, e estão identificadas na Tabela 2.

Tabela 2. Visão geral dos campos a serem configurados
Configuração da estação de trabalhoValor
Create Local ReplicasMail file, Directory Catalog
User Preferences
Cascade Directory Catalog (guia Mail\General)Name of directory catalog database
Check for new mail every (guia Mail\General)5 minutes
Automatically refresh Inbox (guia Mail\General)Enabled
Create full-text indexing for searching (guia Replication)Enabled
Should Notes encrypt new replicas? (guia Replication)Locally encrypt using Medium encryption
Location Document (guia Mail)
Mail file locationLocal
Recipient name type-aheadLocal Only
Mail addressingLocal and Server
Transfer outgoing mail if1
Location Document (guia Replication)
Enable ReplicationEnabled
Create new replicasImmediately
Replicate when Notes startsEnabled, Prompt before replicating
ScheduleEnabled
Replicate daily between7:00 AM – 7:00 PM
Repeat every30 minutes
Days of weekMon, Tue, Wed, Thu, Fri
Replicate when Notes endsPrompt to replicate when Notes shuts down, In anything is waiting to be sent.

Há duas maneiras para se configurar essas opções na estação de trabalho do usuário: manualmente ou com políticas. Esta seção do artigo passa pelo processo manual de configurar o cliente. Na próxima seção, o artigo analisa como definir esses parâmetros usando as políticas do Lotus Domino.

Criação das réplicas locais

Por padrão, a configuração do ambiente do Lotus Notes não cria uma réplica local do banco de dados de correio ou o catálogo de diretório necessário para usar o modelo de replicação local. As seguintes tarefas estão enfocadas no banco de dados de correio, mas é importante concluir estas etapas para o catálogo de diretório também.

OBSERVAÇÃO: Antes de criar uma réplica local de um catálogo de diretório, crie antes um catálogo de diretório no servidor Domino. Para obter mais informações sobre como criar um catálogo de diretório, consulte a Ajuda do Lotus Domino Administrator.

OBSERVAÇÃO: Se o ambiente do usuário final tiver uma réplica local do banco de dados de correio que não tenha sido replicado regularmente, exclua esse banco de dados e crie-o novamente para evitar que documentos excluídos antes reapareçam no banco de dados quando a replicação for ativada. Para obter mais informações, consulte a Ajuda do Lotus Domino Administrator.

Para criar uma nova réplica do banco de dados de correio, selecione o banco de dados de correio na sua estação de trabalho e escolha File – Replication – New Replica. Aceite os padrões para a nova réplica e clique em OK para confirmar a criação da nova réplica na estação de trabalho local (consulte a Figura 2).

Figura 2. Caixa de diálogo Create Replica
Create Replica dialog box

Definindo a criptografia para a réplica de correio local

Verifique se o banco de dados de correio está criptografado localmente para proteger os dados. Abra a caixa Database Properties e clique no botão Encryption Settings. Na caixa de diálogo Encryption, selecione a opção "Locally encrypt this database using" e o nível apropriado de criptografia, na lista suspensa. O padrão é Criptografia Média.

OBSERVAÇÃO: Dependendo dos requisitos de segurança do ambiente, podem ser necessários diferentes níveis de criptografia. O ambiente Domino permite três níveis diferentes de criptografia. Há mais informações sobre os níveis de criptografia na Ajuda do Lotus Domino Administrator.

Configurando as preferências do usuário

A caixa de diálogo User Preferences contém as definições de configuração do cliente. Para abrir a caixa de diálogo, selecione File – Preferences – User Preferences. Para garantir que a nova mensagem apareça a tempo na réplica local do arquivo de mensagens, selecione a guia Mail - General e configure as seguintes definições (consulte a Figura 3):

  • Na seção Configuration, insira ou procure o nome do arquivo no catálogo de diretório local, no campo Local Address Books.
  • Na seção Receiving, selecione a opção "Check for new mail every" e defina o intervalo para cinco minutos.
  • Na seção "When New Mail Arrives", selecione a opção Automatically Refresh Inbox.
Figura 3. Definições de correio na caixa de diálogo User Preferences
Mail settings on the User Preferences dialog box

Selecione a guia Replication e configure as definições padrão que se aplicam para criar novas réplicas (consulte a Figura 4).

  • Selecione a opção "Create full text index for searching" para garantir que todas as novas réplicas estejam prontas para pesquisa.
  • Selecione a opção Locally encrypt using e determine o nível de criptografia apropriado. Isso garante que todos os bancos de dados replicados localmente sejam criptografados por padrão para proteger os dados.
Figura 4. Definições de replicação na caixa de diálogo User Preferences
Replication settings on the User Preferences dialog box

Configurando o documento de localidade

Através do típico processo de instalação do cliente, o Notes Client é configurado para usar o banco de dados de correio baseado no servidor e as informações do diretório. Para que o usuário trabalhe com uma réplica de correio local, modifique o documento de localidade na Lista Pessoal de Endereços para usar recursos locais na estação de trabalho versus recursos baseados no servidor.

Abra o documento de localidade, selecione a guia Mail e defina os seguintes valores (consulte a Figura 5):

  • Mail file location: Local
  • Recipient name type-ahead: Local Only
  • Mail addressing: Local then Server
  • Transfer outgoing mail messages if: 1 (messages pending)
Figura 5. Configurando as opções de Mail no documento de localidade
Configuring the Mail options within the Location document

A próxima etapa é ativar a replicação dos bancos de dados a partir do servidor. Na guia Replication do documento de localidade, defina os seguintes valores:

  • Enable replication: "Replication is enabled for this location"
  • Create new replicas: Immediately
  • Replicate when Notes starts: "Replicate when Notes starts" and Prompt before replicating
  • Schedule: Replication Interval
  • Replicate daily between: 7:00 AM – 7:00 PM
  • Repeat every: 30 minutes
  • Days of week: Mon, Tue, Wed, Thu, Fri
  • Replicate when Notes ends: "Prompt to replicate when Notes shuts down" e "If outbox is not empty"
Figura 6. Configurando as opções de Replicação no documento de localidade
Configuring the Replication options within the Location document

Configurando políticas baseadas no servidor

Nas seções anteriores deste artigo, descrevemos como configurar manualmente o uso de réplicas de correio locais para usuários no seu ambiente. Para automatizar essas etapas, implemente as políticas do Lotus Notes/Domino. As seções a seguir analisam a implementação de políticas específicas para preparar o ambiente para as réplicas de correio locais. Para ver uma análise mais extensiva das políticas no Lotus Domino, consulte a Ajuda do Lotus Domino Administrator.

Há dois tipos de políticas usadas para iniciar e manter as configurações relacionadas às réplicas de correio locais. As políticas de configuração são aplicadas aos novos clientes à medida que são configurados no ambiente. É importante observar que as políticas de Configuração se aplicam apenas quando o Notes Client é configurado pela primeira vez. As políticas Desktop se aplicam ao Notes Client sempre que o cliente inicia e abre uma sessão com o servidor Lotus Domino. A política Desktop é muito útil para implementar e aplicar definições de configuração para os usuários que já tenham um Lotus Notes Client.

Criando uma política de Setup

As etapas a seguir o conduzem pela criação de uma política de Setup se concentrando nos elementos específicos para as réplicas de correio locais. Se você já tiver uma política de Setup estabelecida, poderá alterá-la para incorporar as modificações especificadas aqui para ativar a configuração da réplica de correio local. Conforme observado antes, a política de Setup se aplica apenas às novas configurações. Elas devem ser aplicadas a uma política Desktop para garantir que sejam permanentes.

Abra o diretório Domino e vá até a visualização Policies\Settings. Clique no botão Add Settings e selecione Setup para criar uma política de Setup. Na guia Basics do documento Setup Settings, selecione a opção "Create local mail file replica" (consulte a Figura 7).

Figura 7. Configurando as opções Básicas na política de Setup Settings
Configuring the Basic options within the Setup Settings policy

Na guia Databases do documento, inclua o link do banco de dados para o catálogo de diretório no campo Mobile directory catalogs. Depois, selecione a guia Preferences e, nas subguias Mail e News, defina o intervalo de verificação de nova mensagem para cinco minutos e selecione a opção Automatically Refresh Inbox.

Na subguia Preferences - Replication, ative "Create replicas ready for searching", defina o campo Encrypt replicas para Locally encrypt e o campo Encrypt using para o nível de criptografia desejado (Alto, Médio, Baixo). Consulte a Figura 8.

Figura 8. Configurando as opções de Replicação na política de Setup
Configuring the Replication options within the Setup policy

Criando e estendendo uma política de Desktop

Usando apenas a funcionalidade atual fornecida com as políticas de Setup e Desktop, não é possível configurar totalmente o documento de localidade do usuário. Mudar as definições de tipo de correio, aplicar a replicação e gerenciar o planejamento da replicação não fazem parte das opções padrão no documento da política Desktop. No entanto, é possível personalizar o documento da política de Desktop no diretório Domino para obter controle de todas as definições no documento de localidade do usuário. Esta seção fornece informações sobre como personalizar o documento da política Desktop para configurar e gerenciar essas definições.

A capacidade para personalizar o formulário de política do Desktop para controlar os parâmetros Notes.ini e as definições do documento de localidade estão documentadas na nota técnica de Suporte do Lotus: "The desktop policy in the Domino Directory can be designed to set notes.ini and Location parameters". É recomendável minimizar o impacto da customização do diretório ao desenvolver um subformulário separado que pode ser anexado junto ao formulário de política do Desktop.

Primeiramente, abra o diretório Domino no IBM Lotus Domino Designer. Navegue até a área Shared Code\Subforms do banco de dados e crie um novo subformulário com o nome $ClientLocationDoc.

Nesse subformulário, crie uma tabela com duas guias: Mail e Replication. Na guia Mail, recrie o design da guia Mail no documento de localidade de uma Lista Pessoal de Endereços. No entanto, certifique-se de ter incluído LocAll no início do nome de cada campo, conforme indicado na Figura 9.

Figura 9. Criando o novo subformulário Mail no diretório Domino
Creating the new Mail sub-form in the Domino Directory

OBSERVAÇÃO: Se você copiar a tabela do documento de localidade na Lista Pessoal de Endereços, tenha cuidado para modificar os nomes de campo em todas as fórmulas de ocultar quando e de campo (padrão, tradução de entrada, validação de entrada, etc.) para acomodar o LocAll incluído nesses nomes. Além disso, certifique-se de remover os campos MailFile e MailFormat da tabela copiada. Esses campos já estão localizados em outro lugar no documento de Política ou estão especificados para o usuário e não devem ser gerenciados por políticas.

Depois de preencher a guia Mail do subformulário, vá para a guia Replication para recriar o design dessa guia no documento de localidade de uma Lista Pessoal de Endereços. Certifique-se de novo se incluiu LocAll no início do nome de cada campo, conforme indicado na Figura 10.

Figura 10. Criando o novo subformulário Replication no diretório Domino
Creating the new Replication sub-form in the Domino Directory

OBSERVAÇÃO: Recrie a tabela do documento de localidade na Lista Pessoal de Endereços, mas não copie e cole a tabela porque a maioria dos campos no documento de localidade é do tipo compartilhado. Ao criar esses campos no subformulário como campos individuais, é possível manter a independência do subformulário no futuro e acomodar as mudanças de todas as fórmulas de ocultar quando, fórmulas de campo (padrão, tradução de entrada, validação de entrada, etc.) e incluir LocAll em todos os nomes de campo sem afetar outros campos compartilhados no diretório Domino.

Depois de preencher, salve e feche o subformulário $ClientLocationDoc. Em seguida, abra o formulário "Policy Settings\Desktop Settings". Nesse formulário, insira outra guia na tabela principal entre as guias Databases e Dial-up Connections. Nomeie a nova guia como Location Document e insira o novo subformulário nessa guia (consulte a Figura 11).

Figura 11. Incluindo os novos subformulários no formulário Desktop Settings Policy
Adding the new subforms to the Desktop Settings Policy form

OBSERVAÇÃO: Crie uma cópia do formulário "Policy Settings\Desktop Settings" antes de alterá-lo. Além disso, desative a capacidade de atualização no modelo de estrutura do diretório Domino para não permitir que as customizações sejam sobrescritas quando a estrutura for substituída ou atualizada durante a manutenção regular do diretório.

Depois de inserir o novo subformulário nessa nova tabela, salve e feche o formulário "Policy Settings\Desktop Settings". Teste o formulário para garantir que as customizações aparecem no diretório e podem ser configuradas com valores.

Depois de concluir as customizações, abra o diretório Domino com o Lotus Notes Client e vá para a visualização Policies\Settings. Clique no botão Add Settings e selecione Desktop para criar uma política Desktop.

Na guia Basics do documento, na seção Server Options, selecione a opção "Create local mail file replica". Na guia Databases do documento, inclua o link do banco de dados para o catálogo de diretório no campo Mobile directory catalogs.

Na nova guia Location Document que foi adicionada, selecione a guia Mail (consulte a Figura 12). Configure as seguintes definições:

  • Mail file location: Local
  • Domino mail domain: O nome do domínio do correio Domino
  • Recipient name type-ahead: Local Only
  • Mail addressing: Local then Server
  • Transfer outgoing mail if: 1 messages pending
Figura 12. Configurando as definições Location Document – Mail no documento Desktop Settings
Configuring the Location Document – Mail settings in the Desktop Settings document

Na nova guia Location Document, selecione a guia Replication (consulte a Figura 13). Configure as seguintes definições:

  • Enable replication: "Replication is enabled for this location"
  • Create new replicas: Immediately
  • Replicate when Notes starts: "Replicate when Notes starts" e Prompt before replicating
  • Schedule: Replication Interval
  • Replicate daily between: 7:00 AM – 7:00 PM
  • Repeat every: 30 minutes
  • Days of week: "Mon, Tue, Wed, Thu, Fri"
  • Replicate when Notes ends: "Prompt to replicate when Notes shuts down" e "If outbox is not empty"
Figura 13. Configurando as definições de Location Document – Replication no documento Desktop Settings Policy
Configuring the Location Document – Replication settings in the Desktop Settings Policy document

Nas subguias Preferences - Mail e News do documento Policy, defina o intervalo de verificação de nova mensagem para cinco minutos e ative a definição Automatically Refresh Inbox. Na subguia Preferences - Replication, ative "Create replicas ready for searching", defina o campo Encrypt replicas para Locally encrypt e o campo Encrypt using para o nível de criptografia desejado (Alto, Médio, Baixo). Salve e feche o documento da política Desktop.


Problemas de educação do usuário final e na central de ajuda

O modelo de replicação local não deverá exigir treinamento significativo do usuário se estiver devidamente configurado. A meta da implementação é automatizar o máximo possível do processo com políticas. No entanto, existem alguns itens que podem exigir algum treinamento para garantir que os usuários compreendam os problemas que possam surgir.

Notificação de novo correio

O Lotus Notes Client consulta a presença de novo correio no servidor Domino em intervalos regulares. Se houver um novo correio no servidor que ainda não tenha sido replicado para o cliente, o usuário receberá uma notificação sobre ele, porém não poderá encontrá-lo na sua Caixa de Entrada local. O atraso na entrega das mensagens depende do tamanho da mensagem de correio e da atividade no servidor. Quando o usuário aproveita a cópia do banco de dados de correio do servidor, a mensagem fica na Caixa de Entrada antes da notificação.

Atraso em rotear mensagens para o servidor antes do encerramento

Se uma mensagem for enviada antes de fechar o Notes Client, o processo de roteamento poderá não ter tempo para roteá-la até o servidor. A configuração está definida para rotear mensagens imediatamente, porém, dependendo do tamanho da mensagem ou do tipo de conexão para o servidor, a mensagem poderá estar no processo de roteamento. A seguinte caixa de prompt (consulte a Figura 14) será exibida se a mensagem não concluiu o processo de roteamento.

Figura 14. Aviso de mensagem não enviada aguardando transferência antes de fechar o cliente
Warning of outgoing mail awaiting transfer before closing the client

Replicando mensagem apenas para minimizar carga no servidor

Um problema com os usuários que usam réplicas de correio local é que eles tendem a replicar todos os bancos de dados na guia Replication em vez de usar a opção Replicate Mail Only. Na guia Replication, clique no botão Start Now e selecione uma das seguintes opções:

  • Start Now. Esta opção inicia a replicação de todos os bancos de dados na guia Replication.
  • Start Mail Only Now. Esta opção inicia a replicação do banco de dados de correio.
  • Start High Priority Databases Now. Esta opção inicia a replicação de todos os bancos de dados marcados com Alta Prioridade.

Observe a marca de seleção à esquerda do banco de dados de correio na guia Replication. Ela marca o banco de dados para replicação. Os usuários podem cancelar a seleção desta opção. As políticas não forçam para que essa marca de seleção permaneça desativada. Por tanto, se um usuário cancelar a seleção de replicação para o seu arquivo de mensagens, a replicação não poderá ocorrer até que o banco de dados seja marcado para replicar novamente.

Opções para configurar a guia Replication

É possível modificar a guia Replication para adequá-la às necessidades dos usuários. Este é um rápido conjunto de instruções para mostrar aos usuários as opções de configuração para a guia Replication.

Os usuários podem clicar na seta para baixo no botão Replication (consulte a Figura 15). Eles podem alterar os tamanhos do ícone, alterar a exibição da guia Replication, exibir todos os bancos de dados ou apenas os marcados para replicação ou criar pastas para organizar bancos de dados.

Figura 15. Modificar a aparência da guia Replication
Modify the look and feel of the Replication tab

Conclusão

Este artigo apresenta um exame completo do modelo de réplica de correio local, com enfoque nas etapas necessárias para implementar totalmente o ambiente a partir de um processo tanto manual quanto automatizado. Se o modelo de réplica de correio local for o mais apropriado para o seu ambiente, este artigo deverá minimizar os problemas, esforço e processo administrativo de sua implementação.

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