O LotusLive Events é uma solução de gerenciamento de eventos on-line, contendo todas as ferramentas necessárias para gerenciar o registro, realizar o evento e acompanhar as informações pós-evento. Todos os aspectos do evento ficam em um único local e facilmente de utilizar permitindo que você mantenha o foco no evento e não em detalhes tecnicos.

Passos básicos de utilização:

1. Entrar no site: www.lotuslive.com

2. Login com usuário e senha

3. Acessar através do menu de Aplicativos → Eventos

4. Clicar em "Criar um Evento"

Figura 1.

5. Nesta etapa é possível optar por duas modalidades de criação de eventos

5.1. É possível criar um novo evento

Firgura 2

5.2. É possível copiar um evento existente

Figura 3. Visualização maior da Figura 3.

Ao copiar um envento existe, tem-se com base todas as informações deste que foi selecionado e estarão disponíveis e devidamente preenchidas para este novo evento. Evitando-se assim o retrabalho de preencher os dados ou ainda preencher e criar campos personalizados referentes ao host e às informações de registro do participante.

Na Figura 3 é possível ver que existem dois eventos com o mesmo tema (Webcast em Português - Tema: Quickr), porém de datas e horários diferentes. Este é um exemplo de um evento criado a partir de outro. Como trata-se de um evento de mesmo tema é possível evitar o retrabalho de preencher todas as informações, então altera-se somente a data neste caso.

Já ao criar um novo evento sem possuir outro de base, é apresentado um novo formulário vazio. Sendo este tipo de opção que será abordado nos próximos passos, mas basicamente as informações apresentadas servirão também para a cópia de um evento existente.

6. O formulário para criação de um evento é intuítivo porém com uma riqueza em detalhes, e está divido em seções, como mostrado na Figura 4 e que serão exploradas com mais detalhes ao longo deste guia.

Figura 4

7. Na 1ª seção são solicitados os detalhes gerais do evento, tais como título, data, hora, logotipo ou ilustração e a descrição.

Figura 5. Visualização maior da Figura 5.

Um detalhe na parte de hora é que pode-se apresentar a informação do fuso horário para que os participantes que possuam fuso horário diferente do local onde será apresentado o evento possam saber e poderem calcular o horário que será apresentado para eles.

Por exemplo, um evento que ocorrerá às 15h15, no horário de Brasília (GMT-3), em outros locais do Brasil e do mundo podem ser difentes, como em Miami (GMT-5) que acontecerá de fato às 13h15, considerando o fuso. Caso o criador do evento não dispor da informação de fuso horário, os participantes de Miami podem presumir que o evento ocorrerá às 15h15.

Pode-se também alterar o estilo de exibição da data e horário. Por exemplo, no Brasil a data é normalemente apresentada da seguinte forma: dia/mês/ano horas:minutos (Figura 6). Já nos Estados Unidos: mês/dia/ano horas:minutos AM/PM (Figura 7). Ou ainda na China: ano-mês-dia AM/PM horas:minutos(Figura 8).

Figura 6

Figura 7

Figura 8

Ainda nesta seção é possível adicionar um logotipo ou uma imagem. Esta será a imagem de cabeçalho do convite do evento ao finalizar este processo de criação, como pode ser observado na Figura 9.

Figura 9

8. Nesta seção de Hosts e Apresentadores é possível definir ainda campos personalizados de informação pertinentes ao host, com valor máximo de 10 campos personalizados. Pode-se ainda optar que as informações referentes ao host será utilizado para preencher os dados do 1º apresentador, com exceção das informações de campos personalizados. É também possível definir até 10 apresentadores para um mesmo evento.

Figura 10. Visualização maior da Figura 10.

9. Na seção de Registros, é possível selecionar a opção de aprovar os participantes de forma manual (1ª opção) ou que os participantes serão aprovados de forma automática (2ª opção).

Ao selecionar a opção de aprovar manualmente, será necessário que o host aprove os participantes para que possam entrar no evento. Caso o host seja o apresentador ou um dos apresentadores, é aconselhado que os participantes sejam aprovados automaticamente, pois o host/apresentador não necessitará interromper o evento por alguns instantes para aprovar determinado participante. De outra forma este participante que não foi aprovado, não poderá participar do evento.

É possível ainda limitar o número máximo de participantes, caso não seja especificado, ele atribuirá o valor máximo padrão, que neste caso em específico é de 1499, sem contar o host.

Ainda nesta seção, são definidas as informações de registro do pariticipante, podendo selecionar os campos padrões apresentados pelo LotusLive Events ou ainda adicionar campos personalizados que atendam suas necessidades. Tendo um número máximo de 10 campos personalizados. As opções para estes campos podem ser dos tipos: Necessário, Não Perguntar ou Perguntar, mas não é necessário. Onde caso selecionado necessário, este será um campo obrigatório. Caso Não perguntar, este não irá aparecer na hora do cadastro. Caso selecionado a última opção, será perguntado mas não será obrigatório seu preenchimento.

Figura 11. Visualização maior da Figura 11.

10. Na seção de Detalhes da Conferência é possível selecionar quais recursos pretendem ser utilizados durante o evento, com o intúito de informar os participantes para que possam fazer testes prévios e realizar a verificação do sistema para constar se este está apropriado para assisitir ao evento, caso contrário será indicado a necessidade de instalação de plug-ins. É também possível informar qual será o número de acesso à ponte de áudio e qual será o código de participante (caso seja aplicável). Vale lembrar que o LotusLive Meetings transmite o áudio aos participantes e a interação com o apresentador e entre os participantes ocorre de modo escrito, via chat, dentro da solução de reuniões. Porém para haver interação de áudio é necessário ligar para o número de conferência e neste caso é aconselhado colocar na descrição do evento (descrito no passo 7).

Figura 12. Visualização maior da Figura 12.

11. Na seção de E-mails é possível configurar os lembretes que serão enviados aos participantes, tendo um número máximo de 3 Lembretes. Pode-se selecionar diversas opções de lembretes possuindo inclusive a opção de um personalizado para selecionar uma determinada data no calendário a ser enviado o lembrete.

Ainda é possível selecionar outras opções de e-mails que podem ser enviados de forma automática aos participantes, como um agradecimento por atender ou então dizer que é uma pena que não foi possível atender para que este que não participou possa ficar ciente de que perdeu o evento e que pode entrar em contato com o host para informações dos próximos eventos ou do evento que perdeu.

Pode-se definir a identificação da nota que será enviada ao host ao término do evento, contendo alguns detalhes dos participantes e tempo de permanência.

Nesta seção também é possível visualizar todos os e-mails que serão enviados, porém não sendo possível a edição das mensagens.

Figura 13. Visualização maior da Figura 13.

12. Após o término do preenchimento das informações a respeito do evento, basta salvar ou ainda pode-se visualizar o formulário de registro.

Figura 14

13. Ao salvar o evento, serão enviados os e-mails para sua caixa de entrada (um email para ser enviado para as pessoas que você deseja convidar e outro para ser enviado ao apresentador) e você será redirecionado à página de gerencia do evento.

Figura 15. Visualização maior da Figura 15.

Figura 16. Visualização maior da Figura 16.

Obs.: A diferença entre os dois e-mails é que o e-mail ao apresentador possui uma mensagem explicando o que deve ser feito e vem com um anexo para adicionar o evento em no calendário.

14. A partir de agora é possível gerenciar o evento. Pode-se gerenciar os registros dos participantes, visualizar o formulário de registro, assim como os e-mails que foram e que serão enviados.

Pode-se ensaiar o evento para publicar as apresentações e/ou entender melhor a ferramenta e até praticar o discurso que será realizado na data do evento.

É possível editar o evento mesmo após criado e todas as informações atualizadas serão refletidas no formulário de registro e ainda podem ser encaminhadas para o seu e-mail para que possa ser enviada às pessoas que desejar.

Ainda é possível cancelar o evento e todas as pessoas inscritas receberão um e-mail informando-as de que o evento foi cancelado.

Figura 17

15. É possível disponibilizar em mídias sociais o link para junção do evento:

Figura 18

16. É possível verificar qual o link que os participantes receberão para participar do evento, caso algum deles não consiga encontrar o e-mail que recebeu com esta informação, basta enviar este link para esta pessoa:

Figura 19

17. É possível verificar o número de inscritos diretamente na página do evento (Figura 20) e na página inicial quando algum participante se inscreve aparecerá uma notificação:

Figura 20

18. Pode-se verificar quem registrou, podendo aprovar ou negar a requisição (caso aplicável), enviar um e-mail personalizado, analisar os detalhes dos participantes e exportar a lista de inscritos (onde é gerado um arquivo .csv):

Figura 21. Visualização maior da Figura 21.

19. É possível verificar os e-mails que foram ou serão enviados, podendo ainda verificar a mensagem contida na nota (Figura 22):

Figura 22. Visualização maior da Figura 22.

20. Todas as ações como ensaio e reunião ficam armazenadas em um histórico (Figura 23):

Figura 22. Visualização maior da Figura 23.

21. Para iniciar este evento, basta clicar no botão "Iniciar agora" e você será redirecionado à reunião (LotusLive Meetings):

Figura 24

Obs.: Para mais detalhes a respeito da utilização do LotusLive Meetings, acesse o artigo em: http://www.ibm.com/developerworks/br/local/lotus/lotuslive/index.html.

22. Ao término do evento o host receberá uma nota resumo (caso solicitado) contendo alguns detalhes dos participantes e tempo de permanência, assim como, o resultado da sondagem (caso existir):

Figura 25

Figura 26. Visualização maior da Figura 26.

Sobre o autor

Cleyton Kano é IT Specialist da equipe técnica de ICS (Lotus) da IBM Brasil Software Group em São Paulo. Ele apresentou: um webcast através do LotusLive sobre xPages e as novidades da versão 8.5.2 do Lotus Domino Designer; um PoT (Prova de Tecnologia) de Notes & Domino 8.5 e de Get Social. Do Business. para clientes, parceiros IBM e IBMistas; uma capacitação interna sobre LotusLive, com foco no LotusLive Meetings. Perfil My Developer Works: http://www.ibm.com/developerworks/mydeveloperworks/profiles/user/CleytonKano

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